IAPI Procurement Forum & Expo 2015

Presentasi berjudul: "IAPI Procurement Forum & Expo 2015"— Transcript presentasi:

1 IAPI Procurement Forum & Expo 2015
Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) Vendor Management System (VMS) Gusmelinda Rahmi Direktur Pengembangan Iklim usaha dan kerjasama Internasional LKPP IAPI Procurement Forum & Expo 2015 Balai Kartini, 7 Mei 2015

2 Vendor Management System Secara Umum

3 Pemilihan Penyedia Prosesevaluasi, seleksi dan penilaian berkelanjutan dari penyedia “multi-criteria problem”, dimana melibatkan baik faktor kualitatif maupun faktor kuantitatif. Penyedia dapat menimbulkan dampak langsung yang besar terhadap pengeluaran, kualitas, teknologi, dan waktu.

4 Pentingnya Pemilihan Penyedia
Kinerja sebuah organisasi untuk menghasilkan barang/jasa yang berkualitas dengan pengeluaran yang sesuai serta tepat waktu sangat dipengaruhi oleh kemampuan dari penyedia Pemilihan penyedia adalah salah satu isu kunci dalam Supply Chain Management karena biaya untuk bahan baku dan komponen suku cadang merupakan biaya utama dalam manajemen produk Keputusan untuk memilih penyedia pada hari ini dapat mengurangi atau mencegah masalah dikemudian hari

5 Proses Pemilihan Penyedia
1. Mengevaluasi kebutuhan dan mendefinisikan tujuan Apakah yang perlu anda cari untuk kepuasan? - Meningkatkan kualitas produk Kategori evaluasi mana yang akan anda pakai? Apa persyaratan kebutuhan, bisnis, dan teknik anda? Apa saja persyaratannya? - harga maksimal, harga minimal, dll Bagaimana anda menilai persyaratannya? Outcome: daftar kebutuhan, tujuan, dan kriteria untuk evaluasi penyedia dan cara untuk menilai beberapa kriteria yang berbeda

6 Outcome: Pengelompokan penyedia
Proses Pemilihan Penyedia 2. Mengelompokan beberapa penyedia Mengevaluasi semua penyedia potensial membutuhkan waktu yang banyak Eliminasi dan skrining dasar karena kurangnya persyaratan Outcome: Pengelompokan penyedia

7 Outcome: Kriteria dan daftar penilaian untuk tiap penyedia
Proses Pemilihan Penyedia 3. Mewawancara penyedia Mewawancara satu demi satu penyedia Membuat gap analysis antara kebutuhan, syarat dan kemampuan penyedia Menilai setiap kriteria Outcome: Kriteria dan daftar penilaian untuk tiap penyedia

8 Proses Pemilihan Penyedia
4. Memilih dan menerapkan metoda Memilih satu diantara beberapa metoda - AHP, Fuzzy logic, dll Menghitung nilai vendor menggunakan metoda yang dipilih Memilih penyedia dengan nilai yang paling baik

9 Kriteria Evaluasi Penyedia
Kriteria evaluasi sangat fundamental untuk memilih penyedia terbaik. Kriteria ini sangat spesifik untuk setiap bentuk usaha, bergantung terhadap kebutuhan. Ada 6 kategori kriteria (secara umum) : Kondisi keuangan Keahlian Performance organisasi Bisnis proses dan pelaksanaan Perilaku dan budaya Risiko

10 Kriteria Evaluasi Penyedia
1. Kesehatan Finansial Dalam mengevaluasi apakah penyedia dalam keadaan keuangan yang sehat, pembeli dapat menggunakan indikator sebagai berikut: Penjualan Tingkat Keuntungan Likuiditas ROI Rasio hutang Transparansi keuangan

11 Kriteria Evaluasi Penyedia
2. Keahlian Departemen purchasing dari sebuah perusahaan harus memilih penyedia menurut kemampuan: Kemampuan networking Kualitas dan kemampuan produksi Tingkat teknis dibandingkan dengan sektor rata-rata Investasi dalam riset dan pengembangan

12 Kriteria Evaluasi Penyedia
3. Performa operasional Ada banyak kriteria dalam kategori ini, seperti: Pengiriman yang tepat waktu Waktu produksi Tingkat responsif Manajemen inventori dan kontrol: reorder management, forcasting capabilities Penerimaan pesanan, pemrosesan dan pemenuhan Layanan pelanggan Pemeliharaan pencegahan Jumlah jam pelatihan operator dalam Total Quality Control (TQC) atau JIT

13 Kriteria Evaluasi Penyedia
4. Bisnis proses dan pelaksanaan Bagaimanakah penyedia menyediakan sebuah produk atau jasa dalam nilai terbaik, tepat waktu, dan tepat seperti yang dibutuhkan oleh pembeli? Best practice dan quality based information Evaluasi ini dapat membantu mendapatkan penyebab akar masalah yang ditimbulkan oleh penyedia. Sebagai contoh: apakah standar kualitas dari sebuah produk dapat dipenuhi oleh proses produksi atau dengan memeriksa kualitas produk setelah proses produksi?

14 Kriteria Evaluasi Penyedia
5. Faktor perilaku dan budaya Kriteria evaluasi dalam kategori ini berfokus kepada keberlangsungan jangka panjang dari penyedia yang potensial: Apakah peningkatan budaya dari penyedia? Apakah informasi kemampuannya selalu terbarukan? - Apakah ada keinginan untuk berkoordinasi?

15 Kriteria Evaluasi Penyedia
6. Faktor resiko Resiko penyedia adalah resiko dari pembeli. Tentunya, jika penyedia terlalu banyak mengambil resiko, maka akan berdampak pula terhadap pelanggannya. Faktor resiko dapat ditemukan dalam kriteria sebelumya, tetapi juga dapat ditemukan dalam: hubungan jual-beli, nilai tukar uang, asuransi, peraturan.

16 Pemilihan Kriteria Dalam kenyataannya, penilaian performa penyedia sangat sulit didapatkan (publikasi finansial, daftar pertanyaan, survey, kunjungan lapangan) Kriteria manapun yang dipilih, sistem penilaian harus optimal untuk membuat keputusan yang tepat Markov Chain Concept: lingkungan keputusan sangatlah dinamis, sebagai contoh harus ada interaksi antara pola kerjasama dan kriteria evaluasi penyedia

17 Definisi Vendor Management System
Merupakan sistem yang berisi kumpulan data penyedia yang telah terverifikasi sehingga memungkinkan organisasi untuk mengontrol biaya, mendapatkan pelayanan yang terbaik dan mengurangi resiko untuk mendapatkan nilai lebih, dari penyedia barang/jasa selama pelaksanaan kontrak

18 Manfaat VM Untuk melindungi organisasi/perusahaan;
Untuk memenuhi ketentuan, jika keberadaan suplier membutuhkan proses pengelolaan suplier yang tepat dan dapat kendalikan ; Contoh : Lembaga Keuangan ; Farmasi ; asuransi ; Untuk membantu pemantauan, pengukuran , mitigasi risiko; Untuk mempromosikan dan mendorong vendor terbaik dan kualitas secara keseluruhan

19 TEPAT Kenapa Vendor Management System
informasi profil penyedia sebagai referensi pemilihan calon penyedia pada pengadaan barang/jasa Untuk Mencapai Pengadaan Barang/Jasa yang Waktu Mutu Jumlah Tempat Harga TEPAT

20 Data Penyedia dalam Vendor Management System
Identitas Perusahaan Perizinan Akta Pendirian dan Perubahannya Identitas Pemilik Data Pengurus dll Data statis (Data Administrasi) Tenaga Ahli Peralatan Pengalaman Pajak Laporan Keuangan dll Data dinamis (Rekam Jejak) Setiap penyedia yang masuk ke dalam vendor management system harus sudah terverifikasi kebenaran data yang disampaikan.

21 Verifikasi Data Penyedia dalam VMS
Verifikasi data dilakukan dengan cross check ke pihak ketiga yang terkait, sehingga kebenaran data yang disampaikan oleh penyedia dapat dipertanggungjawabkan. Akte Pendirian Perusahaan dan perubahannya Notaris Kemnkumham SIUP/IUJK/TDP/dll BPMPTSP Perpajakan Dirjen Pajak PPK PA/KPA Pemilik Pekerjaan Pengalaman Perusahaan

22 Vendor Rating/Scaling/Grading
Pengembangan Vendor Management System Vendor directory Penyedia Vendor Rating/Scaling/Grading Verifikasi VMS

23 Sangat Tidak Memuaskan Predikat tertinggi dan terendah
Vendor Rating Adalah hasil dari sistem evaluasi penyedia barang/jasa dimana penyedia barang/jasa diklasifikasi dan diberi status sesuai dengan pencapaian mereka seperti kinerja, pengiriman, waktu produksi, kualitas, harga atau kombinasi beberapa variable lain. Dalam VMS yang memiliki jumlah penyedia banyak, penyedia perlu dikategorikan terlebih dahulu sebelum melakukan rating. Besar Menengah Kecil Sangat Tidak Memuaskan Sangat Memuaskan Predikat lain diisi sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perating Predikat tertinggi dan terendah

24 Vendor Rating Hal lain yang perlu diperhatikan dalam menilai penyedia selain kinerja, pengiriman, waktu produksi, kualitas dan harga 7C Competency  Managerial, technical, administrative, professional competence. Capacity  Supplier's ability to meet physical, intellectual and financial requirements Commitment  Supplier's willingness to commit physical, intellectual and financial resources. Control  Effective management control and information systems. Cash Resources  Financial resources and stability of the supplier. Profit, ROI, ROE, asset-turnover ratio. Cost  Total acquisition cost, not just price. Consistency  supplier's ability to exhibit quality and reliability over time.

25 Kelemahan Vendor Management System
Terbatasnya Pilihan Penyedia Mempersempit daya saing Mengandalkan teknologi Membutuhkan keinginan dari penyedia untuk masuk dalam VMS

26 Sistem Informasi Kinerja Penyedia

27 Diharapkan dapat Mempercepat proses pemilihan penyedia
Apa itu ??? Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) atau biasa juga disebut Vendor Management System (VMS) aplikasi yang merupakan subsistem dari Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang digunakan untuk mengelola data/informasi mengenai riwayat kinerja dan/atau data kualifikasi Penyedia Barang/Jasa yang dikembangkan oleh LKPP. Diharapkan dapat Mempercepat proses pemilihan penyedia

28 Apa Fungsi ? Memusatkan data penyedia seluruh indonesia, untuk mendapatkan penyedia yang qualified berdasarkan jenis atau kompetensi usaha yang dimilikinya Memusatkan database penyedia sehingga memudahkan dalam pembinaan Memudahkan proses pengolahan data penyedia

29 Alur Proses Penyedia Dalam Aplikasi

30 Informasi Penyedia dalam
Identitas Perusahaan Izin Usaha Akta Pendirian Identitas Pemilik Data Pengurus Tenaga Ahli Peralatan Pengalaman Pajak Dokumen Lain

31 Terima Kasih