MATERI 4 DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Presentasi berjudul: "MATERI 4 DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI"— Transcript presentasi:

1 MATERI 4 DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

2 BENTUK DOKUMENTASI Narasi atau uraian tertulis Bagan alir Diagram Media tertulis lainnya yang berfungsi untuk mendeskripsikan perangkat sistem dan cara kerja sistem.

3 DIAGRAM ARUS DATA Diagram arus data atau Data flow diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data SIA.

4 SIMBUL DIAGRAM ARUS DATA
Untuk membuat Data flow diagram (DFD) digunakan empat simbul dasar sebagai berikut: Asal data dan tujuan data Arus data Proses transformasi Penyimpanan data

5 SIMBUL DFD Asal data dan tujuan data Transformasi/pengolahan data
Arus data Penyimpanan data

6 DIAGRAM ARUS DATA Asal Proses Data (C) Arus Data (D) Arus Data (B) (A)
Arus Data (E) Tujuan Data (J)

7 DIAGRAM ARUS DATA

8 DATA FLOW DIAGRAMS Depart- ments Employees Employee paychecks Human
Resources New employee form Time cards 1.0 Update empl. Payroll file 2.0 Pay Employ- ees Employee Change form Payroll check Bank Payroll Disburse- ment data 3.0 Prepare reports 5.0 Update Gen. Ledger Employee/ Payroll file Payroll tax disb. voucher Payroll report 4.0 Pay taxes General Ledger Manage- ment Tax report & payment Govt. Agencies

9 DIAGRAM KONTEK Diagram kontek (context diagram) adalah DFD dalam bentuk yang masih sangat umum, belum menggambarkan arus data secara detil.

10 DIAGRAM KONTEK SISTEM PENGGAJIAN
Pembayaran dan Lap. Pajak Government agencies Sistem Pengolahan Gaji/upah Employees Slip gaji Cek gaji Bank Management Laporan gaji

11 DATA DICTIONARY Data dictionary adalah deskripsi tetang seluruh elemen data, penyimpanan data, arus data, dokumen data, termasuk item fisik data di dalam SIA.

12 BAGAN ALIR (FLOWCHART)
Bagan alir digunakan untuk menjelaskan prosedur secara jelas dan ringkas. Bagan alir dibuat dengan menggunakan simbul-simbul standar sebagaimana simbul standar dalam Data Flow Diagram (DFD).

13 JENIS-JENIS BAGAN ALIR
Bagan alir dokumen (dokument flowcharts), untuk menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi. Bagan alir sistem komputer atau bagan alir sistem (computer system flowcharts/system flowcharts), untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output. Bagan alir program (program flowcharts), digunakan untuk menggambarkan urutan kerja program komputer.

14 DVD vs BAGAN ALIR DFD mendeskripsikan arus data SIA sedangkan bagan alir mendeskripsikan arus dokumen atau catatan yang berisi data dalam sistem.

15 SIMBUL BAGAN ALIR Simbul bagan alir dapat dibagi ke dalam empat kategori sebagai berikut: Simbul Input/output Simbul proses Simbul penyimpanan Simbul arus dokumen dan simbul lain-lain.

16 INPUT/OUTPUT SYMBOLS Document Symbol
Represents a document or report that is prepared by hand or printed by a computer.

17 INPUT/OUTPUT SYMBOLS Multiple Copies of One Document
2 3 1 Multiple Copies of One Document Indicates multiple copies of a paper document or report. The document copies should be numbered in the upper, right-hand corner.

18 INPUT/OUTPUT SYMBOLS Input/Output; Journal/Ledger
Can represent any input or output on a program flowchart. Also represents accounting journals or ledgers in a document flowchart.

19 INPUT/OUTPUT SYMBOLS Display
Represents information displayed by an online output device such as a terminal, monitor, or screen.

20 INPUT/OUTPUT SYMBOLS Online Keying
Represents data entry by an online device such as a terminal or personal computer.

21 INPUT/OUTPUT SYMBOLS Terminal or Personal Computer
Combines the display and online keying symbols to represent terminals and personal computers.

22 INPUT/OUTPUT SYMBOLS Transmittal Tape
Represents manually prepared control totals which are to be compared to computer totals for control purposes.

23 PROCESSING SYMBOLS Computer Processing
Represents a process performed by a computer, which usually results in a change in data or information.

24 PROCESSING SYMBOLS Manual Operation
Represents a processing operation that is performed manually.

25 PROCESSING SYMBOLS Auxiliary Operation
Represents a processing operation carried out by a device other than a computer, e.g., an optical character scanner.

26 PROCESSING SYMBOLS Off-line Keying Operation
Represents an operation that uses an off-line keying device, such as a cash register or keying to a disk.

27 STORAGE SYMBOLS Magnetic disk
Represents data stored permanently on a magnetic disk. Frequently used to represent master files and databases.

28 STORAGE SYMBOLS Magnetic Tape
Represents data stored on a magnetic tape. Sometimes represents transaction files.

29 STORAGE SYMBOLS Diskette
Represents data stored on a floppy disk or zip disk.

30 STORAGE SYMBOLS Online Storage
Represents data stored in a temporary online file in a direct-access medium such as a magnetic disk.

31 STORAGE SYMBOLS A File Represents a file of documents that are manually stored and retrieved. Letter indicates the ordering sequence: A = Alphabetic order D = Date order N = Numeric order

32 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Document or Processing Flow Represents the direction of processing or document flow. Normal flow is top to bottom and left to right.

33 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Data/Information Flow Represents the direction of data/information flow. Often used to show data being copied from one document to another.

34 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Communication Link Represents the transmission of data from one location to another via communication lines.

35 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
On-page connector Connects processing from one location to another on the same page. Used to avoid crisscrossing lines.

36 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Off-page connector Connects the processing flow between two different pages. Signals the exit from one page and the corresponding entrance on another page.

37 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Terminal Represents the beginning, end, or a point of interruption in a process or program. Also used to indicate an external party.

38 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Decision Represents a decision-making step. Used in a program flowchart to show branching to alternate paths.

39 FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS
Annotation Provides for the addition of descriptive comments or explanatory notes as clarification.

40 BAGAN ALIR DOKUMEN Bagan alir dokumen menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi sesuai dengan area tanggungjawab suatu transaksi. Bagan alir ini menunjukkan arus data dari awal sampai akhir, dalam arti: Dari mana asal dokumen Kemana saja dokumen didistribusikan Bagaiman dokumen digunakan

41 BAGAN ALIR DOKUMEN Internal control flowcharts adalah bagan alir dokumen yang digunakan untuk mengevaluasi kecukupan pengendalian interen, seperti pemisahan fungsi dan pengecekan independen. Bagan alir dokumen dapat menunjukkan kelemahan dan pemborosan, seperti Ketidakcukupan arus komunikasi Kopleksitas dokumen yang tidak diperlukan Prosedur yang tidak efisien Bagan alir dokumen juga dibuat pada saat proses perancangan sistem.

42 Contoh bagan alir dokumen

43 PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR
Sebagaimana DFD, bagan alir sangat membantu dalam memahami prosedur dalam suatu sistem. Langkah penyusunan bagan alir adalah sebagai berikut: Mewawancarai pengguna, pengembang, auditor, dan manajemen. Mengadmisitrasikan pertanyaan. Membaca deskripsi dalam bentuk narasi. Mengevaluasi keseluruhan transaksi dalam sistem.

44 PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR
Mengidentifikasi: Bagian/divisi yang masuk ke dalam bagan alir, misalnya, depertement, fungsi-2, pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan. Arus dokumen dan informasi Proses

45 BAGAN ALIR SISTEM Bagan alir sistem menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output dari SIA. Bagan alir sistem berawal dari pemasukan data ke dalam sistem. Setiap data diproses di dalam sistem. Data yang telah diproses disajikan dalam bentuk output/laporan, menghasilkan informasi baru.

46 Berikut ini contoh bagan alir sistem.
Bagan alir tersebut menggambar-kan hubungan input – proses - dan output.

47 BAGAN ALIR PROGRAM Bagan alir program menggambarkan urutan proses pengolahan data dalam suatu program komputer. Bagan alir program juga menggambarkan hubungan antara input-proses-output.

48 Contoh hubungan bagan alir sistem dengan bagan alir program.

49 BAGAN ALIR VS DFD DFD lebih menekankan pada aspek logika transmisi data dalam sistem, yaitu dalam bentuk bagan arus data dalam sistem. Bagan alir lain lebih menekankan pada karakteristik fisik dalam sistem.

50 Bagan alir DFD Students Registrar’s Office Enrollment Forms Sort
Sorted Update Student Records A Prepare Class Lists Bursar Faculty Students Enrollment Forms 1.0 Update Student Records Student Records Enrollment Forms 2.0 Prepare Class Lists Bursar Enrollment Forms Class Lists Bagan alir DFD Faculty

51 BENTUK DOKUMENTASI SISTEM YANG LAIN

52 BAGAN STRUKTUR (STRUCTURE CHART)
Menunjukkan hubungan antar modul Update Master File Pengurutan Transaksi Membuka File Mengolah Data Menutup file Panggil Data Up-date Data Simpan Data

53 TABEL KEPUTUSAN (DECISION TABLES)
Adalah tabel yang berisi data alternatif keputusan pada berbagai situasi. Tabel keputusan dapat dibuat secara manual atau diolah di dalam program komputer

54 Keputusan Pembelian Kembali Persediaan
Ketentuan 1 2 3 4 5 6 7 Keadaan: Persediaan  titik pemesanan kembali N Y Penjualan bulan sebelumnya Persediaan  titik kritis Item sedang dalam proses produksi Ramalan penjualan memberi sinyal positif Laba penjualan memuaskan Keputusan: 7. Lakukan pesanan produksi X Jangan lakukan pesanan produksi

55 GANTT CHART Diagram ini dikembangkan oleh Henry L. Gantt pada awal tahun 1900, digunakan untuk menggambarkan hubungan antara jenis pekerjaan (sub proyek) dengan target waktu penyelesaian.

56 CONTOH GANTT CHART WAKTU (BULAN) J K L A Menetapkan kebijakan B
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 A Menetapkan kebijakan B Memilih personil C Membuat manual D Melatih personil E Merancang standar program F Kode program G Pengujian sistem H Konversi file I Penyiapan lokasi sistem J Memasang perangkat sistem K Pengoperasian paralel L Review dan pengesahan

57 ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM

58 ISTILAH-ISTILAH PENTING
Data flow diagram, diagram yang menggambarkan arus data antara proses, file, dan tujuan data. Decision table, suatu matrik yang menggambarkan proses keputusan dengan variable yang komplek. Matrik berisi hubungan keputusan dengan berbagai kondisi yang terjadi. Document flowchart, diagram yang menggambarkan arus dokumen diantara berbagai unit dalam suatu organisasi.

59 ISTILAH-ISTILAH PENTING
Entity-relationship diagram, diagram yang menggambarkan hubungan antar entity (satuan data) yang disimpan dalam memori computer. Flowchart, diagram yang menggambarkan hubungan diantara proses yang berurutan. Gantt chart, diagram untuk menggambarkan target waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan dalam suatu proyek.

60 ISTILAH-ISTILAH PENTING
Network techniques, diagram yang mencakup PERT (Programme Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method) untuk menggambarkan urutan pelaksanaan setiap tahapan proyek termasuk target waktu penyelesaiannya.

61 ISTILAH-ISTILAH PENTING
Program flowchart, diagram untuk menggambarkan langkah-langkah dan logika kerja program computer Structure chart, diagram untuk menggambarkan hirarkhi serta hubungan antar modul program computer. System flowchart, diagram untuk menggambarkan hubungan input, proses, dan output suatu sistem aplikasi. System configuration chart, diagram untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem.

62 selesai