Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Presentasi sedang didownload. Silahkan tunggu

Irman Hariman, MT. LPKIA Lecture - Sessi 10 - PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 2.

Presentasi serupa


Presentasi berjudul: "Irman Hariman, MT. LPKIA Lecture - Sessi 10 - PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 2."— Transcript presentasi:

1 Irman Hariman, MT. LPKIA Lecture - Sessi 10 - PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 2

2 KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS LAHIRNYA PROYEK MEMULAI PROYEK PERENCANAAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PENUTUPAN PROYEK WAKTU PELAKSANAAN PROYEK BAHASAN 2

3 9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS PIRANTI & TEKNIK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJM SDM PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK KEBU- TUHAN & HARAP- AN STAKE- HOLDER PROYEK BERHASIL MANAJM KOMUNI- KASI PROYEK MANAJM PEMBE- LIAN PROYEK BAHASAN 3

4 Proses-proses dalam manajemen Komunikasi proyek FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 2 Pendistribusian informasi 1 Perencanaan komunikasi 4 Mengelola stakeholder KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN 3 Pelaporan kinerja 4 KLP PROSES PERENCANAAN

5 DISTRIBUSI INFORMASI Proses DISTRIBUSI INFORMASI Pengertian umum: Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi stakeholder dengan tepat waktu Dalam melakukan pendistribusian informasi perlu memperhatikan MASUKAN antara lain: Rencana manajemen komunikasi (bisa berupa tabel semacam analisis komunikasi, tetapi disajikan urut tanggal) FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 5

6 DISTRIBUSI INFORMASI Piranti & Teknik DISTRIBUSI INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 6 1. Ketrampilan berkomunikasi 2. Sistem pengambilan (retrieve) informasi 3. Metode-metode distribusi informasi 4. Proses-proses sesuai pengalaman

7 Distribusi informasi 1 Ketrampilan berkomunikasi Pengirim informasi punya tanggung jawab tentang:  Kejelasan  Tidak membingungkan  Lengkap Penerima informasi punya tanggung jawab dalam:  Memastikan bahwa informasi difahami dg benar 2 Sistem pengambilan informasi : Sistem yang memfasilitasi penggunaan informasi secara bersama. Contoh: sistem file manual; basisdata teks; P/L manajemen proyek; sistem penyimpanan gambar FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 7

8 Distribusi informasi 3. Sistem distribusi informasi, misalnya: –Pertemuan/rapat; –Distribusi dokumen fisik; –Akses ke basisdata lewat jaringan; –Fax; – ; –Voice mail; –Video conferencing FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 8

9 1.Aset proses organisasional, berupa: –Pengalaman –Rekaman proyek –Laporan proyek –Presentasi –Umpan balik dari stakeholder –Informasi untuk stakeholder 2. Permintaan perubahan : Permintaan ini yang mendasari perubahan rencana komunikasi FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 9 DISTRIBUSI INFORMASI Hasil DISTRIBUSI INFORMASI

10 PELAKSANAAN MANAJEMEN PEMBELIAN PROYEK PERTEMUAN – 10/2 FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 10

11 Proses-proses dalam Manajemen Pembelian Proyek KLP PROSES PERENCANAAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 1 Perencanaan pembelian & penerimaan 5 Administrasi kontrak 4 Seleksi 3 Penawaran 2 Perencanaan kontrak 6 Penutupan (akhir) kontrak KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN KLP PROSES PENUTUPAN PROYEK 11

12 Proses PENAWARAN Penawaran menyangkut mendapatkan informasi berupa penawaran dan usulan dari pemasok prospektif yang memuat bagaimana kebutuhan proyek dapat dipenuhi. Biaya untuk proses ini dikeluarkan oleh penawar. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 12

13 Masukan PENAWARAN 1. Aset proses organisasional: Contoh: Daftar pemasok prospektif dan yang pernah lolos seleksi beserta prestasinya. Ini merupakan calon yang akan dikirimi penawaran 2. Rencana manajemen pembelian: menjelaskan bagaimana pembelian akan dilakukan. Memuat a.l. tentang tipe kontrak; evaluator; dokumen standar proposal/penawaran; teknik evaluasi; jadwal pembelian; dll 3. Dokumen pembelian: Dokumen lelang (tender) yang memuat ketentuan mengikuti pelelangan; Format permintaan penawaran harga. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 13

14 Piranti & Teknik PENAWARAN 1. Pertemuan penjelasan lelang : Dihadiri calon pemasok yang berhak memasukkan penawaran 2. Advertensi 3. Menyusun daftar pemasok yang memenuhi syarat: Sering kali diambilkan dari daftar yang dimiliki perusahaan berdasarkan penyaringan dulu. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 14

15 Hasil PENAWARAN 1. Daftar pemasok yang lolos pra kualifikasi: Pemasok inilah yang berhak memasukkan penawaran 2. Paket dokumen pembelian: Disiapkan oleh proyek dan diserahkan pada penawar yang berhak. Memuat Kerangka Acuan Kerja (TOR=term of reference) dan Rencana Kerja dan Syarat. Dokumen ini menjadi acuan penulisan proposal 3. Usulan (proposal): Disiapkan oleh pemasok, disusun sesuai ketentuan dalam dokumen pembelian. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 15

16 Proses SELEKSI Pemilihan pemasok menyangkut kegiatan: –penerimaan penawaran atau proposal, dan –penerapan kriteria evaluasi untuk memilih penawar. Umumnya proses ini tidak langsung selesai: HARGA: yang murah belum tentu jaminan biaya terkecil, misalnya bila waktu yang diperlukan lebih panjang. PROPOSAL: –Umumnya dibagi atas teknis dan komersial, yang masing-masing dievaluasi terpisah. –Untuk barang yang sifatnya kritis, ada baiknya dipilih dua sumber. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 16

17 1. Aset proses organisasional : memuat kebijakan umum dalam evaluasi proposal 2. Rencana manajemen pembelian 3. Kriteria evaluasi: dapat mencakup contoh produk pemasok, masukan dari perusahaan yang pernah menggunakan, dll 4. Paket dokumen pembelian: pada paket ini dimuat kriteria evaluasi 5. Proposal. 6. Daftar pemasok yang masuk kualifikasi 7. Rencana manajemen proyek: Berisi a.l. rencana-rencana parsial yang sudah dibuat FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 17 Masukan SELEKSI

18 1. Sistem pembobotan: masing-masing komponen yang dinilai diberi bobot sesuai pentingnya komponen tersebut 2. Estimasi-estimasi yang independen, seperti HPS (harga perkiraan sendiri) 3. Sistem penyaringan: Ada persyaratan minimal tentang satu atau beberapa hal yang bila tidak dipenuhi akan menggagalkan pemasok 4. Negosiasi kontrak: dilaksanakan dalam penyusunan kontrak antara proyek dengan pemasok FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 18 Piranti & Teknik SELEKSI

19 5. Sistem ‘rating’ bagi pemasok: Rating ini menggunakan kinerja pemasok di masa lalu, seperti dalam hal mutu, jadwal penyerahan pekerjaan, ketaatan terhadap kontrak, dll 6. Pertimbangan ahli 7. Teknik-teknik evaluasi proposal : Berbagai teknik evaluasi bisa diterapkan, obyektif maupun dikombinasikan dengan subyektif sesuai pendapat ahli. FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 19 Piranti & Teknik SELEKSI

20 1. Pemasok terpilih 2. Kontrak 3. Rencana manajemen kontrak,  memuat: kegiatan-kegiatan administrasi kontrak selama masa kontrak 4. Ketersediaan sumber daya 5. Rencana manajemen pembelian (terevisi) 6. Permintaan perubahan FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 20 Hasil SELEKSI

21 Kontrak: Berupa PO atau dokumen yang lengkap, Memuat: FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS  Batas pertanggung jawaban  Nilai kontrak  Nilai tanggungan  Penalti  Insentif  Asuransi  Performance bonds  Persetujuan ttg subkontraktor  Penanganan perubahan  Mekanisme penyelesaian masalah.  Judul  SOW  Jadwal  Periode pelaporan Kinerja  Peran & tanggung jawab  Harga & pembayaran  Penyesuaian thd inflasi  Kriteria penerimaan  Jaminan  Dukungan thd produk 21

22 SEKIAN FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI MANAJEMEN PROYEK P/L – IF SKS 22


Download ppt "Irman Hariman, MT. LPKIA Lecture - Sessi 10 - PELAKSANAAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK 2."

Presentasi serupa


Iklan oleh Google