KEBIJAKAN PEMBINAAN KEARSIPAN DALAM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PADA BUMN DAN PTN UNTUK KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK Disampaikan pada TEMU KENIS KEARSIPAN dalam rangka Implementasi SIKD Hotel Mirah Bogor-Jawa Barat, 4 Agustus 2015 Oleh Dr. H. ANDI KASMAN, S.E., M.M Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)

BIODATA Nama : Dr. H. Andi Kasman, SE., MM Tempat/tgl.Lahir : Mare-Bone-Sulawesi Selatan, 30 Agustus 1965 Instansi : Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Pangkat/Golruang : Pembina Utama Madya/IV D Jabatan ASN : Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan (Pimpinan Tinggi Madya Eselon I A) Jabatan Profesi : Ketua Umum Pengurus Nasional Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Pendidikan : Doktor (S-3) Ilmu Pemerintahan UNPAD Bandung Status : Menikah dengan Ir. Hj. Andi Arnida Massusungan, M.Sc. Anak : 3 (tiga) orang, yaitu: 1. Andi Muhammad Arief Makkuaseng (laki-laki), Mahasiswa FIKOM UNPAD 2. Andi Fariz Izdiharuddien Makkuaseng (laki-laki), Mahasiswa Fak.Ternak IPB 3. Andi Tenri Sheila Makkuaseng (perempuan), SMPIT Al Hikmah, Depok. Alamat Kantor : Jl. Ampera Raya Nomor 7, Cilandak Timur, Jakarta Selatan 12560 Telp. 021-7805851 Pesawat 102, Fax : 021-7810280, 7805812 Website : www.anri.go.id, Rumah Pribadi : Jl. Sambiloto 2 No. 8 & 10 Komplek Perumahan Departemen Pertanian Atsiri Permai, Citayam, Bogor 16431 Rumah Jabatan : Jl. Ampera 2 Komplek Perumahan ANRI Kav. A 2 Cilandak Jakarta Selatan 12560 HP. : 085881974716 E-mail : andikasman@yahoo.com FB : Andi Kasman Makkuaseng 2

BIODATA SINGKAT Dr. H. ANDI KASMAN, SE., MM Pendidikan Formal: S1 : Sarjana Ekonomi (Manajemen) pada Universitas Hasanuddin (UNHAS), Ujung Pandang, Sul-Sel, Th. 1989. S2 : Magister Manajemen Keuangan pada STIE IPWI Jakarta, Th. 2001. S3 : Doktor Ilmu Pemerintahan pada Universitas Padjadjaran (UNPAD), Bandung Th. 2013 Pengalaman Jabatan di ANRI : CPNS ANRI Th. 1993 Ajun Arsiparis Madya ANRI Th. 1994 - 1996 (Jabatan Arsiparis Ahli) Pgs. Kepala Sub Bidang Perencanaan ANRI Th. 1995 - 1996 (Jabatan Struktural Eselon IV a) Kepala Sub Bidang Perencanaan ANRI Th. 1996 - 2001 (Jabatan Struktural Eselon IV a) Kepala Bagian Perencanaan ANRI Th. 2001 - 2003 (Jabatan Struktural Eselon III a) Kepala Bidang Penyelenggaraan DIKLAT Kearsipan ANRI Th. 2003 - 2006 (Jabatan Struktural Eselon III a) Kepala Sub Direktorat Bimbingan dan Supervisi Sistem Kearsipan IV, TMT 17 Januari 2006 s/d 2 Januari 2007 (Jabatan Struktural Eselon III a) Kepala Sub Direktorat Kearsipan Pusat I, TMT 2 Januari 2007 - 2 Juli 2007 (Jabatan Struktural Eselon III a) Plt. Direktur Kearsipan Pusat, TMT 2 Januari 2007 - 2 Juli 2007 (Jabatan Struktural Eselon II a) Direktur Kearsipan Pusat, TMT 2 Juli 2007 - 24 Mei 2008 (Jabatan Struktural Eselon II a) Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan, TMT 24 Mei 2008 – 21 Desember 2009 (Jabatan Struktural Eselon II a) Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, TMT 21 Desember 2009 - 6 Mei 2011 (Jabatan Struktural Eselon II a) Inspektur ANRI, TMT 6 Mei 2011 – 24 Juni 2013 (Jabatan Struktural Eselon II a) Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan, TMT 24 Juni 2013 – sekarang (Jabatan Struktural Eselon Ia) 3

POKOK BAHASAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ( ANRI ) Kebijakan Kearsipan Nasional (RPJMN 2015-2019); Kebijakan E-Gov Bidang Kearsipan; Implementasi Pengolahan dan Penyusutan Arsip Dinamis pada PTN dan BUMN; ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ( ANRI )

KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL RPJMN 2015 – 2019 Oleh DR. ANDI KASMAN, S.E., M.M Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (ANRI)

KEARSIPAN INDONESIA UU No. Prp. 19 Tahun 1961 Tentang Pokok-Pokok Kearsipan Nasional PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL UU No. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan UU No. 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan UU No. 43 Tahun 2009 Ttg Kearsipan

Undang-Undang No. 43 Th. 2009 Jo PP No. 28 Th 2012 TUJUAN PENYELENGGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL (UU No. 43 Th. 2009 Psl. 3) KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL (UU No 43 Th. 2009 Psl. 7) PEMBINAAN KEARSIPAN (PP No. 28 Tahun 2012 Psl 9 dan 10) Menjamin terciptanya arsip pada pencipta arsip yaitu dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgn politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; Menjamin ketersediaan arsip yang autentik & terpercaya sebagai alat bukti yang sah; Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal & pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan; Menjamin pelindungan kepentingan negara & hak- hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya; Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif & terpadu; Menjamin keselamatan & keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara; Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas & jati diri bangsa; & Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya. Pembinaan terhadap pencipta arsip pusat & daerah, lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota, & perguruan tinggi; Pengelolaan arsip dinamis & arsip statis; Pembangunan SKN, SIKN & pembentukan JIKN; Organisasi, terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip & lembaga kearsipan; Pengembangan SDM kearsipan; Prasarana & sarana kearsipan; Pelindungan & penyelamatan arsip; Sosialisasi kearsipan; Kerja sama & Pendanaan. Pembinaan Kearsipan bertujuan untuk membina Penyelenggaraan SKN pada setiap Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan sesuai dengan arah dan sasaran Pembangunan Nasional di Bidang Kearsipan Pembinaan Kearsipan di tingkat Nasional meliputii: Koordinasi penyelenggaraan kearsipan nasional; Pemberian pedoman dan standar kearsipan; Pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan konsultasi pelaksanaan kearsipan; Pengawasan kearsipan; Pendidikan dan pelatihan kearsipan; Perencanaan, penelitian, pengembangan, pemantauan, evaluasi,; dan Akreditasi dan sertifikasi

ARAH KEBIJAKAN DAN STRATEGI Visi ANRI dan Nawacita Presiden JOKOWI-JK, Perpres No. 2 Tahun 2015 Ttg RPJMN 2015-2019 RPJMN TAHUN 2015-2019 (Nawa Cita) SUB-AGENDA ARAH KEBIJAKAN DAN STRATEGI VISI ANRI 2015-2019 1) Menghadirkan kembali Negara untuk melindungi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh warga negara Agenda Pembangunan Nasional (6.2. Membangunan Tata Kelola Pemerintahan yang Bersih, Efektif, Demokkratisasi dan Terpercaya) Agenda Pembangunan Bidang (1.1.2. Pengarusutamaan Tatakelola Pemerintahan yang Baik) Membangun Transparansi dan Akuntabilitas Kinerja Pemerintahan (Untuk Pembangunan Kearsipan): Penerapan e-government untuk mendukung bisnis proses pemerintahan dan pembangunan, melalui strategi Penguatan sistem kearsipan berbasis TIK 2. Penerapan Open Government, melalui strategi Pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, dan Penguatan Lembaga Pengarsipan Karya-karya Fotografi Indonesia. Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa 2) Membangun Tata Kelola Pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya 3) Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-daerah dan desa dalam kerangka Negara Kesatuan 4) Memperkuat kehadiran negara dalam melakukan reformasi sistem dan pengakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya 5) Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia 6) Meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional 7) Mewujudkan kemandirian ekonomi dengan menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi domestik 8) Melakukan revolusi karakter bangsa 9) Memperteguh kebhinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia.

Program Prioritas Bidang Kearsipan 2015-2019 VISI ANRI 2015-2019 PROGRAM DAN KEGIATAN APBN PROGRAM PRIORITAS Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa 1. Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis lainnya 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur ANRI 3. Program Penyelenggaraan Kearsipan Nasional Tujuan pertama Terwujudnya Tertib Arsip di Lingkungan Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan (PTN) Perusahaan (BUMN/ BUMD), OrPol, OrKemasy, & Perseorangan (Tokoh Nas). Tujuan kedua Terwujudnya tertib arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional. Tujuan Ketiga Terwujudnya peningkatan mutu litbang kearsipan serta sistem informasi kearsipan. Pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) (Prioritas Nasional) Pengelolaan Arsip Aset Nasional (Prioritas Bidang) Penerapan e-arsip dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS), sasaran capaian 50% tahun 2019

TUJUAN TUJUAN DAN SASARAN BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN (RPJMN 2015-2019 junto RENSTRA ANRI 2015-2019) TUJUAN Terciptanya Birokrasi Modern berwujud Tertib Administrasi Pemerintahan dengan Tata Kelola Arsip Berbasis TIK di lingkungan lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan (Perguruan Tinggi Negeri), perusahaan (BUMN/BUMD), organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. SASARAN Terwujudnya pembinaan penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu melalui Sistem Kearsipan Nasional

TANGGUNG JAWAB PENYELENGGARAAN KEARSIPAN UU No 43 Th. 2009 Psl. 6 TANGGUNG JAWAB PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Tingkat Tanggung Jawab Pelaksana Secara Nasional Arsip Nasional (ANRI) Provinsi Gubernur sesuai kewenangannya Pemerintahan Daerah Provinsi Lembaga Kearsipan Provinsi (Arsip Daerah Provinsi) Kabupaten/Kota Bupati/Walikota sesuai kewenangannya Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota (Arsip Daerah Kabupaten/Kota) Perguruan Tinggi Pimpinan perguruan tinggi sesuai kewenangannya. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (Arsip Perguruan Tinggi)

ORGANISASI KEARSIPAN DI INDONESIA UU NO. 43 TAHUN 2009 Jo UU NO. 8 TAHUN 1997 ORGANISASI KEARSIPAN DI INDONESIA PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS LEMBAGA KEARSIPAN PENCIPTA ARSIP (Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, PTN, BUMN, dan BUMD, ORMAS dan ORPOL) Pemerintah (Pusat) Arsip Nasional R.I. (Lembaga Kearsipan Nasional) UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT PENGOLAH UNIT KEARSIPAN Pemerintah Daerah Provinsi Arsip Daerah Provinsi Pemerintah Daerah Kab./Kota Arsip Daerah Kab./Kota Perguruan Tinggi Negeri Arsip Perguruan Tinggi

UK DAN LKPTN INSTANSI PUSAT YANG SEHARUSNYA ADA UU NO. 43 TAHUN 2009 Jo UU NO. 8 TAHUN 1997 PTN (Jumlah 193) Perusahaan Swasta (Jumlah 23.357) Organisasi Kemasyarakatan (Jumlah 139.957) Lembaga Negara (Jumlah 173) BUMN (Jumlah 146) STRATEGI ?? Perguruan Tinggi Swasta (Jumlah 2.471) Parpol (Jumlah 15)

Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Kebijakan E-Government Bidang Kearsipan Nasional Oleh DR. ANDI KASMAN, S.E., M.M Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ( ANRI )

AGENDA PEMBANGUNAN NASIONAL (IMPLEMENTASI KEBIJAKAN PENGARUSUTAMAAN TATA KELOLA PEMERINTAHAN YANG BAIK DALAM RPJMN 2015-2019) (Peraturan Presiden NO. 2 Tahun 2015) Peningkatan Kapasitas Birokrasi melalui Reformasi Birokrasi No. 8 Isu/Kebijakan Nasional = Penerapan e-Arsip Kebijakan Instansi dalam Renja = Penerapan e-Arsip ditiap unit Organisasi Pemerintah Indikator disetiap instansi = % K/L/D yang telah menerapkan manajemen arsip secara lebih efektif Sasaran 2019 = 50 %

(e-archives) SIKD dan SIKS Peraturan Kepala ANRI Nomor 15 Tahun 2009 tentang Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis dan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis

4. Pendampingan dan Monitoring Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) 1. Survey 2. Penyusunan instrumen Tahapan pelaksanaan 3. implementasi 4. Pendampingan dan Monitoring SIKD 87lembaga negara, PTN dan BUMN 100 lembaga negara, PTN, PTS, BUMN dan RS  

SIKS 32 Provinsi (LKD Provinsi) & beberapa Kab/Kota serta PTN 1. Survey 2. Penyusunan instrumen Tahapan pelaksanaan 3. Implementasi Bimbingan Teknis Serah Terima SIKS 32 Provinsi (LKD Provinsi) & beberapa Kab/Kota serta PTN Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)

Perinsip Penerapan e-Arsip dengan Aplikasi SIKD & SIKS Serie Arsip Aktif Seri Arsip In-Aktif Arsip Statis Proses Penyusutan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS)

PENGELOLAAN ARSIP AKTIF UNIT PENGOLAH Caraka / Pos (masuk) Penyimpanan Arsip Konvensional Penyampaian kopi digital komunikasi kedinasan elektronik Registrasi & Digitasi Penggunaan Arsip Kontrol Operasi APLIKASI KEARSIPAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Registrasi Registrasi & UNIT KEARSIPANSATUAN KERJA Penyimpanan Arsip Elektronik Penggunaan Arsip Pengurusan surat / dokumen non-elektronik Surat Elektronik (e-mail) UNIT PENGOLAH INTERNET Caraka / Pos (keluar)

PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF Penyimpanan Arsip Non-elektronik penggunaan manual PENGGUNA pencarian & adm. layanan PENYERAHAN ARSIP STATIS APLIKASI KEARSIPAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PEMUSNAHANARSIP penggunaan elektronik UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA kontrol Digitasi untuk preservasi/ akses PENGGUNA UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP

POLA HUBUNGAN APLIKASI SIKD, SIKS, SIKN, DAN JIKN Pencipta Arsip PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Aplikasi SIKD Internet Penyediaan Informasi Kearsipan APLIKASI SIKN PORTAL JIKN PENGELOLAAN ARSIP STATIS Penyediaan Informasi Kearsipan Pengguna Masyarakat Aplikasi SIKS Lembaga Kearsipan

Implementasi Pengolahan dan Penyusutan Arsip/Dokumen Perusahaan ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ( ANRI )

PENGERTIAN “ARSIP/DOKUMEN PERUSAHAAN” UU No. Prp. 19 Th 1961 UU No. 7 Th. 1971 UU No. 43 Th. 2009 Arsip adalah naskah-naskah yg dibuat & diterima oleh lembaga-lembaga negara & badan-badan pemerintahan serta badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah & kehidupan kebangsaan. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk & media sesuai dgn perkembangan teknologi informasi & komunikasi yg dibuat & diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgn politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara. (Psl. 1 Angka 2) UU No. 8 Tahun 1997 Dokumen Perusahaan adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar (Pasal 1). Secara Umum: Wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga, dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya; Secara Khusus: kumpulan surat dan bahan penolong lainnya, dengan fungsi memastikan ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisis atau yuridis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan

Corak/Tipologi dan Media Arsip sesuai dengan perkembangan teknologi Informasi dan Komunikasi TEKSTUAL Paper Records/Paper Based Records Conventional Records Human Readable Records Hard Copy AUDIO VISUAL (1.Gambar Statik/Still Images, 2.Citra Bergerak/Moving Images, 3.Rekaman Suara/Sound Recording) Arsip Kartografik & Kearsitekturan/Cartographic & Architectural Records Arsip Bentuk Mikro, Microfilm, Microfiche, Computer Output Microfilm Arsip Elektronik,Electronic Records/Electronic,Based-Records,Computer Records Machine Readable RecordS

Arsip Proklamasi Kemerdekaan Indonesia Teks Proklamasi Pencetakan/Publikasi Teks Proklamasi Diketik oleh Sayuti Melik Naskah Proklamasi Ditulis oleh Bung Karno Foto Pengibaran Bendera Merah Putih Foto Pembacaan Naskah Proklamasi oleh Soekarno

Contoh Arsip Audio Visual (Arsip Foto Gedung ANRI) Bukti Sejarah

Contoh Arsip Kartografi Peta Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI)

( Struktur, Isi,Konteks) ARSIP FISIK INFORMASI AUTENTIK & LEGAL ( Utuh, Lengkap) UU No.43/ 2009 Ps. 41 ayat 1 TERPECAYA ( Struktur, Isi,Konteks) UU No.43 /2009 Ps.41 ayat 3 (Sumber: Presentasi Prof.Dr.Noerhadi Magetsari pada Seminar Nasional Kearsipan yang diselenggarakan oleh Pengurus Nasional AAI tanggal 10 November 2011 di Jakarta)

Menjadi tanggung jawab ANRI, ARDAPROV, ARDAKAB/KOT, APT RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP NEGARA Dilakukan terhadap ARSIP DINAMIS ARSIP STATIS meliputi Arsip Vital Arsip Terjaga Arsip Aktif Arsip Inaktif Menjadi tanggung jawab Menjadi Tanggung jawab PENCIPTA ARSIP LEMBAGA KEARSIPAN: ANRI, ARDAPROV, ARDAKAB/KOT, APT ARSIP STATIS adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. ARSIP DINAMIS adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Dilakukan terhadap ARSIP TERJAGA ARSIP VITAL Meliputi Meliputi Arsip Aset BMN/D, Personal File, Arsip Keperdataan, Arsip Kebijakan, dls Arsip Kependudukan, Kewilayahan, Kehutanan, Perbatasan, Kontrak Karya, Perjajian Internasional, Masalah Pemerintahan Strategis   Menjadi tanggung jawab Pencipta arsip yang menggunakan APBN/D atau berasal dari perolehan lainnya yg sah Menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan : LN, Pemda, BUMN/D, PTN, ANRI ARSIP ASET adalah arsip ttg sumber daya ekonomi yg dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah sbg akibat dari peristiwa masa lalu dan diharapkan dapat memberi manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan, baik oleh pemerintah atau masyarakat serta dapat diukur dlm satuan uang termasuk sumber daya nonkeuangan yg diperlukan untuk penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber daya yg dipelihara karena sejarah dan budaya ARSIP TERJAGA adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Kewajiban Pencipta Arsip Pasal 40 ayat (4) dan Pasal 48 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009 Tertib Arsip Jadwal Retensi Dokumen (JRD) Klasifikasi Dokumen Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Tata Naskah Dinas

DASAR HUKUM PENGELOLAAN ARSIP/DOKUMEN PERUSAHAAN UU No. 8 TAHUN 1997 (TGL. 24 Maret 1997, LNRI Tahun 1997 No. 18, TLNR No. 3674) UU No. 43 TAHUN 2009, PP NO. 45 TAHUN 2005 Psl. 101, PP NO. 28 TAHUN 2012 Psl. 6 KUHD (Wetboek van Koophandel voor Indonesie) Staatdsblad 1847:23 Kegiatan menyimpan Dokumen Perusahaan selama 10 Tahun Kegiatan menyimpan Buku, Catatan, Neraca selama 30 Tahun; Kegiatan menyimpan Surat, Surat Kawat dan Tembusannya selama 10 Tahun

Dokumen Perusahaan Dokumen Keuangan Dokumen Lainnya Catatan; UU No. 8 TAHUN 1997 (TGL. 24 Maret 1997, LNRI Tahun 1997 No. 18, TLNR No. 3674) Dokumen Lainnya Dokumen Keuangan Catatan; Bukti Pembukuan; Data Pendukung Adm Keuangan Data yang tidak terkait langsung dengan Dokumen Keuangan 34 34

CATATAN Dokumen Keuangan Neraca Tahunan; Perhitungan Laba/Rugi Tahunan; 3. Rekening; 4.Jurnal Transaksi Tahunan CATATAN Dokumen Keuangan

BUKTI PEMBUKUAN Dokumen Keuangan Warkat-warkat Pembukuan ttg Perubahan Kekayaan, Utang, dan Modal (Cek, Bilyet Giro, SPM, Wesel, Nota Debet, dan Nota Kredit)

DATA PENDUKUNG ADM KEUANGAN Yang merupakan Bagian Bukti Pembukuan; Yang tidak merupakan Bagian dari Bukti Pembukuan; DATA PENDUKUNG ADM KEUANGAN

DOKUMEN LAINNYA Pada Dokumen Keuangan Risalah RUPS, Akte Pendirian Perusahaan, Akta Otentik, NPWP

MENGAPA HARUS DILAKUKAN PENYUSUTAN DI PERGURUAN TINGGI DAN BUMN/BUMD Pada hakekatnya, arsip dinamis tidak abadi, sehingga tidak perlu disimpan terus menerus. Untuk efisiensi tempat penyimpanan arsip dinamis (aktif & inaktif). Memudahkan kegiatan penilaian arsip dinamis pada saat penyusutan. Jaminan prosedur yang legal & formal serta terhindar dari jeratan sanksi Administarsi dan Pidana. Penyelamatan dini arsip yang memiliki nilai guna sekunder (kesejarahan).

Penyusutan Arsip/Dokumen (Berpedoman pada JRA) UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49, PP No. 28 Th. 2012 Psl. 31 Kegiatan Penyusutan Arsip/Dokumen (Berpedoman pada JRA) Penyerahan Arsip Statis Pemindahan Arsip Inaktif Pemusnahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan yang telah habis retensi & yang tidak memiliki nilaiguna, dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perUUan Oleh Pencipta Arsip kepada Lembaga Kearsipan (ANRI) 40 40

PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF BUMN PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF JRD PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIPINDAHKAN PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIPINDAHKAN PELAKSANAAN Oleh Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan sesuai jenjang DAFTAR ARSIP BERITA ACARA

PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PERGURUAN TINGGI NEGERI (PTN) PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF JRA PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIPINDAHKAN PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIPINDAHKAN PELAKSANAAN Oleh Unit Pengolah ke Unit Kearsipan Satuan Kerja Rektorat Atau Fakultas JRA Retensi Arsip dibawah 10 tahun DAFTAR ARSIP BERITA ACARA

PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF PERGURUAN TINGGI NEGERI (PTN) PENYELEKSIAN ARSIP INAKTIF JRA PEMBUATAN DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIPINDAHKAN PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG AKAN DIPINDAHKAN PELAKSANAAN Oleh Unit Kearsipan Satuan Kerja Rektorat atau Fakultas JRA Retensi Arsip sekurang-kurangya 10 tahun DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN BERITA ACARA

Arsip Inaktif (Tekstual/Kertas) di Unit Kearsipan Pemberkasan/Penyimpanan Arsip Aktif (Tekstual) DI Unit Pengolah

PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP BUMN/BUMD Pembentukan Panitia Penilai Arsip JRD/JRA Penyeleksian Arsip Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah Penilaian Arsip oleh Panitia Penilai Permintaan: 1. Pertimbangan Tertulis Panitia Penilai Arsip 2. Persetujuan tertulis Kepala ANRI (Retensi 10 < ) 1. Berita acara 2. Daftar arsip 3. Dilaksanakan secara total Fisik dan Informasinya 4. Disaksikan sekurang2 2 pejabat dari Unit Hukum dan/atau pengawasan Penetapan Pimpinan Perusahaan Pelaksanaan oleh Unit Kearsipan

PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP PERGURUAN TINGGI NEGERI Pembentukan Panitia Penilai Arsip JRA Penyeleksian Arsip Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah Penilaian Arsip oleh Panitia Penilai Permintaan: 1. Pertimbangan Tertulis Panitia Penilai Arsip 2. Persetujuan tertulis Rektor JRA Retensi Arsip dibawah 10 tahun 1. Berita acara 2. Daftar arsip 3. Dilaksanakan secara total Fisik dan Informasinya 4. Disaksikan sekurang2 2 pejabat dari Unit Hukum dan/atau pengawasan Penetapan Pimpinan Satuan Kerja PTN Pelaksanaan oleh UK Satuan Kerja Rektorat, Fakultas

PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP PERGURUAN TINGGI NEGERI Pembentukan Panitia Penilai Arsip JRA Penyeleksian Arsip Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah Penilaian Arsip oleh Panitia Penilai JRA Retensi Arsip sekurang-kurangnya 10 tahun Permintaan: Pertimbangan Tertulis Panitia Penilai Arsip 2. Persetujuan tertulis Ka. ANRI 1. Berita acara 2. Daftar arsip 3. Dilaksanakan secara total Fisik dan Informasinya 4. Disaksikan sekurang2 2 pejabat dari Unit Hukum dan/atau pengawasan Penetapan Pimpinan Rektor Pelaksanaan oleh LKPTN

Arsip Vital di Unit Kearsipan (Arsip Pelaksanaan Pemusnahan Arsip dan Arsip Pelaksanaan Penyerahan Arsip Statis)

Pelaksanaan SerahTerima Arsip Statis di ANRI PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP STATIS BUMN KE ANRI Psl. 18 UU No. 8 Tahun 1997 Jo Psl. 79 PP No. 28 Tahun 2012 Penyeleksian dan Pembuatan DAUS Penilaian Panitia Penilai Arsip Pemberitahuan kepada ANRI JRA/JRD Verifikasi dan Persetujuan ANRI Penetapan Arsip Serah Oleh Pimpinan BUMN Pelaksanaan SerahTerima Arsip Statis di ANRI Arsip Pelaksanaan Penyerahan Arsip Berita acara Daftar arsip

PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP STATIS PERGURUAN TINGGI NEGERI Penyeleksian dan Pembuatan DAUS Penilaian Panitia Penilai Arsip Pemberitahuan kepada LKPTN JRA Verifikasi dan Persetujuan LKPTN Penetapan Arsip Serah Oleh Rektor Pelaksanaan SerahTerima Arsip Statis di LKPTN Tanggung jawab UK Satuan Kerja Rektorat, Fakultas JRA Retensi Arsi dibawah 10 tahun Arsip Pelaksanaan Penyerahan Arsip Berita acara Daftar arsip

Prosedur Penyerahan Arsip Statis PERGURUAN TINGGI NEGERI Penyeleksian dan Pembuatan DAUS Penilaian Panitia Penilai Arsip Pemberitahuan kepada LKPTN JRA Verifikasi dan Persetujuan LKPTN Penetapan Arsip Serah Oleh Rektor Pelaksanaan SerahTerima Arsip Statis di LKPTN Tanggung jawab LKPTN JRA Retensi Arsip sekurang-kurangnya 10 tahun Daftar arsip Berita acara

Penyimpanan dan Penataan Arsip Tekstual (Kertas)

Penyimpanan dan Penataan Arsip Audio Visual (video)

Penyimpanan dan Penataan Arsip Audio Visual (Kaset)

Penyimpanan dan Penataan Arsip Audio Visual (Film)

DAFTAR KHASANAH ARSIP STATIS LKPTN Bidang Ekonomi ……. – present Textual : …… ml Cartographic: …….. sheet Film : …….. reel Vioice Recordin: …….. cassete Microfische: ………. fisis Video : ……… cassete Microfilm : ……… reel Foto : ……… sheet

KHASANAH ARSIP STATIS ANRI Archives 1602 – present Textual : 30.000 ml Cartographic: 97.425 sheet Film : 70.054 reel Vioice Recording 30.000 cassete Microfische: 7.200 fisis Video : 30.000 cassete Microfilm : 9.000 reel Foto ; 1.663.000 sheet

Hakekat (esensial) Penyusutan Arsip/Dokumen Perusahaan A. Pemindahan adalah Pengalihan Tanggungjawab B. Pemusnahan adalah Pengamanan Informasi, harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut : Panitia/Tim Penilai Arsip, (Rekomendasi) Ada Persetujuan oleh instansi yang berwenang Memiliki JRA Ada berita acara Ada daftar arsip yang dimusnahkan Tidak berkaitan dengan perkara yang berkaitan dengan proses hukum C.Penyerahan adalah Pengalihan kewenangan dan Penyelamatan arsip dalam rangka menjamin keselamatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

Penggunaan Arsip Dinamis UU No. 43 Th. 2009 Psl. 49, Jo PP No. 28/2012 Psl. 37- 39 Penggunaan Arsip Dinamis Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Arsip Aktif Arsip Inaktif 59 59

KEWAJIBAN BADAN PUBLIK DI BIDANG KEARSIPAN KAITANNYA DENGAN INFORMASI PUBLIK UU No. 14 Tahun 2008 Pasal 8 Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan.

Alur Pengolahan Arsip Dinamis dan Penyajian Arsip menjadi Informasi Informasi (Pengolahan Arsip menjadi Data dan Fakta) Arsip (Rekaman Kegiatan dan Peristiwa sebagai Properti Negara) Informasi Publik (penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik)

PPID Tugas & Fungsi kegiatan kebijakan program kegiatan kegiatan Arsip Pengelolaan arsip dalam mendukung pelayanan informasi publik PPID Organisasi Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri) bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer diumumkan Tugas & Fungsi Arsip terbuka Informasi kegiatan kegiatan Dg alasan pengambilan keputusan publik Arsip kebijakan program kegiatan Informasi disediakan Dg alasan: politik, ekonomi, sosial, dan hankam tertutup Arsip Informasi kegiatan

LAPORAN KEUANGAN SEBAGAI INFORMASI PUBLIK 1. Ringkasan Laporan Keuangan 2. Laporan Realisasi Anggaran (LRA) 3. Neraca 4. Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK) 4.1. Penjelasan Umum 4.2. Penjelasan atas Pos-pos LRA 4.3. Penjelasan atas Pos-pos Neraca 4.4. Pengungkapan Penting Lainnya (Temuan dan TLHP BPK, Rekening Pemerintah, dan Informasi Pendapatan dan Belanaja secara Akrual) 5. Laporan-Laporan Pendukung: 5.1. LRA Pendapatan dan LRA Pengembalian Pendapatan 5.2. LRA Belanja dan LRA Pengembalian Belanja 5.3. Neraca Percobaan. 6. Laporan Barang Pengguna

IMPLEMENTASI PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Diberikan kepada publik, karena hak setiap warga negara (Pasal 4 UU No. 14 Tahun 2008) INFORMASI PUBLIK Diberikan kepada yang berhak (Pasal 42 ayat (1) UU No. 43 Tahun 2009 dan Peraturan Kepala ANRI No. 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Setiap warga negara Indonesia Peneliti asing (berdasarkan peraturan perundang-uandangan) DINAMIS ARSIP STATIS 25 <

Publik Value Pengambilan Pelayanan Informasi Keputusan yang Perencanaan yang tepat Pengambilan Keputusan yang tepat dan benar Pelayanan Informasi (Publik) yang terintegrasi Pertanggung - Jawaban Kegiatan dan Keuangan yg benar Pengaturan Kerahasiaan Informasi Publik Value Tertib ARSIP/ Dokumen Perusahaan Pelindungan Batas Wilayah Negara/Daerah Pelindungan Hak Keperdataan Rakyat Pelindungan Aset (BMN/D) Pelindungan Kekayaan Intelektual

Arsip Sebagai Simpul Pemersatu Bangsa Arsip Nasional Republik Indonesia Arsip Negara Arsip yang tercipta dari kegiatan Lembaga Negara dan kegiatan yang menggunakan Sumber Dana Negara dinyatakan sebagai Arsip Milik Negara.

Mohon Maaf apabila ada kata yang salah dan tidak berkenan TERIMA KASIH, Mohon Maaf apabila ada kata yang salah dan tidak berkenan Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Sampai jumpa 67