Kebijakan Kearsipan Nasional [Keterkaitan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, UU No. 14 Tahun 2008 tentang KIP, UU No. 11 Tahun 2008 tentang ITE dan UU No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik] Oleh Gina Masudah Husni Sekretaris Utama Disampaikan pada: Pelatihan Budaya Dokumentasi dan Sertifikasi Tingkat Dasar bagi Aparatur Pemerintah Depok, 26 Mei 2015

HAL HAL YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN TERHADAP UU No HAL HAL YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN TERHADAP UU No.43 TAHUN 2009

TUJUAN KEARSIPAN Pasal 3, UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

TUJUAN KEARSIPAN d. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; f. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; g. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

PENGERTIAN ARSIP UU NO. 43 Tahun 2009 tentang KEARSIPAN : Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. UU NO. 8 Tahun 1997 tentang DOKUMEN PERUSAHAAN : Dokumen Perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

Organisasi Kearsipan

Unit Kearsipan

Unit Kearsipan Pasal 17 lanjutan.....

MANAJEMEN ARSIP BERBASIS TIK 9

Reformasi Penyelenggaraan Negara PERUBAHAN LINGKUNGAN STRATEGIS Reformasi Penyelenggaraan Negara Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Perkembangan Teori Kearsipan Diprakarsai oleh International Council on Archives (ICA) , beberapa universitas seperti University of British Columbia - UBC (Kanada), University of Pittsburgh (Amerika), Monash University (Australia) serta lembaga riset kearsipan “InterPARES” (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems) 10

DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP ADMINISTRASI Perubahan cara bekerja Perubahan cara berkomunikasi Perubahan persepsi tentang efisiensi Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan informasi/arsip Perubahan bagi arsiparis dalam mengelola arsip 11

KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP Penemuan kembali yang efisien Kontrol akses Akses jarak jauh On-line Finding Aid EAD: Encoded Archival Description 12

Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP Peran Kearsipan dalam Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP 13

KERANGKA HUKUM KIP DI INDONESIA Tentang Pelayanan Publik UU No. 39/1999 Tentang HAM National Security Act RUU Rahasia Negara UU No. 25/2009 Tentang Pelayanan Publik Keterbukaan Informasi Publik UU No. 43/2009 Ttg Kearsipan Privacy Act UU No. 11/2008 TtgITE Personal Privacy Corporate Privacy UU No. 40/1999 Ttg PERS

Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008 Pengelolaan arsip dalam kaitannya dengan UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi Elektronik Arsip Sebagai Alat Bukti Pengelolaan arsip dalam mendukung UU No 14 Tahun 2008 Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik

UU ITE

ARSIP/DOKUMEN (ELEKTRONIK) Dalam Dictionary of Archival Terminology yang dikeluarkan ICA, menyebutkan bahwa arsip elektronik adalah “Records/archives usually in code, recorded on a medium such as magnetic tape, punched card, whose contents are accessible only by machine and organize in accordance with the principle of provenance as district from data archives”

Dokumen Elektronik adalah setiap informasi yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau Sistem Elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh oleh orang yang mampu memahaminya. (UU ITE Pasal 1 angka 4)

ASAS DAN TUJUAN ITE Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi. (UU ITE Pasal 3) Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk: mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia; mengembangkan perdagangan dan perekonomian nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan masyarakat;

ASAS DAN TUJUAN ITE Tujuan lanjutan ..... meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik; membuka kesempatan seluas-luasnya kepada setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan kemampuan di bidang penggunaan dan pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal mungkin dan bertanggung jawab; dan memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian hukum bagi pengguna dan penyelenggara Teknologi Informasi. (UU ITE Pasal 4)

AUTOMATION DALAM RECORDS MANAGEMENT MELIPUTI KEPENTINGAN: INFORMATION INTEGRITY FINDING FILES (INDEXING) SECURITY AND PRIVACY ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE) SCHEDULING/DISPOSAL CORPORATE LEVEL RETRIEVAL LINKS TO PAPER FILES BACK UPS (RON ELLIOT, CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT)

“KOMPUTERISASI KEARSIPAN MELIPUTI”: TATA PERKANTORAN  WORD PROCESSING  ELECTRONIC MAIL  KEUANGAN & KEPEGAWAIAN 2. SISTEM INFORMASI  PENGENDALIAN  PENYUSUTAN ARSIP  LOKASI ARSIP  PENILIKAN ARSIP  PEMINJAMAN ARSIP  JALAN MASUK – INVENTARIS (YULIANTI L. PARANI)

DAMPAK PENGGUNAAN OTOMASI KETERGANTUNGAN MANUSIA PENGAMANAN A. SISTEM (SOFT WARE) B. AKSES INFORMASI  PASSWORD PENGATURAN AKSES INFORMASI (OTORITAS) 3. PEMBUKTIAN DALAM HUKUM ACARA (PERSIDANGAN) 4. FRAGILITAS KOMPUTER: A. TERHADAP MEDIA B. KONDISI LINGKUNGAN C. PERKEMBANGAN TEKNOLOGI D. MANUSIA PENGGUNAAN TEKNOLOGI OTOMASI (INFORMASI) TIDAK MEMBAWA KANTOR TANPA KERTAS SAMA SEKALI (PAPERLESS OFFICE) ARTI PENTING MEDIA KERTAS TETAP PENTING DISAMPING MEDIA ELEKTRONIKA KARENA MASALAH OTENTISITAS PEMBUKTIAN DIPERSIDANGAN

Namun dilihat dari sisi lain dampak penggunaan otomasi perlu mendapat perhatian, yaitu ketergantungan manusia pada komputer menjadi tinggi, masalah pengamanan yang meliputi pengamanan terhadap sistem dan pengamanan terhadap akses informasi, masalah legalitas pembuktian, dan penggunaan teknologi komputer rawan terhadap medianya, kondisi lingkungan, penyimpanannya, perkembangan teknologi dan rawan terhadap tindakan manusia.

UU KIP

UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 25-Sep-17 UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010 UU ini mendorong peningkatan kualitas pelayanan publik melalui pengelolaan dan pelayanan informasi yang mudah diakses masyarakat UU ini mendorong Reformasi birokrasi Sejak dini harus dipersiapkan berbagai perangkat agar implementasi UU KIP dapat dilakukan secara konsisten

25-Sep-17 Pengertian INFORMASI PUBLIK adalah informasi yg dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu BADAN PUBLIK yg berkaitan dgn penyelenggaraan negara (Psl 1 ayat 2). BADAN PUBLIK adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yg fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dgn penyelenggaraan negara, yg sebagian atau seluruh dananya berasal dari APBN dan/atau APBD (Psl 1 ayat 3). KOMISI INFORMASI adalah lembaga mandiri yg berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya, menetapkan juknis standar layanan informasi publik dan menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan/atau ajudikasi non litigasi (Psl 1 ayat 4).

BAB X A Hak Azazi Manusia (Perubahan II UUD 1945 Tahun 2000) Pasal 28F Setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala saluran yang tersedia. Hak untuk memperoleh informasi merupakan hak azasi manusia sebagai salah satu wujud dari kehidupan berbangsa dan bernegarayang demokratis

Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini: Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang terbuka untuk umum) Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789 (Liberte, Egalite, dan Fraternite) Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini: Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi pemerintah masa lalu; Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu negara; Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip untuk masyarakat umum/publik

PENGERTIAN Keterbukaan dalam Kearsipan dikenal istilah: Access: - The availability of Record/ Archives for Consultation as a result both of legal authorisation and the existence of finding aids. - In automatic data processing the method of placing data into and retrieving it from a memory, e.g. direct access, random access, sequential access. Toegankelijkheid (existences of finding aids) en openbaarheid (legal authorisation) (Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

Pengertian Lain Clearance An Administrative determination than an individual may have acces to restricted records or information of a specified category Resticted Access A limitation on acces to records/archives or to individual documents to information of specified type, imposed by general or specific regulations detemining acces date or general exclussions from acces Security Classification The restriction on acces to and use of records/archives or information therein imposed by a government in the interests of national security. The records or information concerned are referect to classified records or classified information (Dictionary of Archival Teminology ICA Hanbooks Series Vol. 7)

Isi Access menjelaskan: Pengguna (siapapun dilayani); Kepekaan Informasi ( dalam perlindungan pribadi); Pembatasan ( dari instansi pencipta); Standar dan Indeks (sarana temu balik); Pelayanan Copy (arsip/dokumen); Hak Cipta (intelektual); Pengawasan terhadap khasanah arsip (holding) Kondisi fisik arsip (media rekam); Pengamanan arsip/dokumen (tidak menunjukkan asli arsip/dokumen); Kebijakan pada pengguna ruang baca (reading room).

Pengecualian Keterbukaan Arsip statis harus dibuka untuk publik, karena tujuan lembaga kearsipan didirikan ketersiedian arsip statis untuk dipergunakan, tetapi dalam keadaan tertentu halangan kebebasan (untuk mendapat informasi) dapat dihilangkan karena 4 (empat) hal: Arsip statis yang berisi tentang militer yang dapat mempengaruhi keamanan dan keselamatan bangsa masa sekarang dan yang akan datang. Tidak semua arsip militer tertutup, arsip tentang sejarah militer dapat dibuka untuk publik bila pembukaannya tidak bertentangan dengan keamanan dan keselamatan negara; Arsip yang berisi kebijaksanaan Luar Negeri, kebijaksanaan yang menentukkan hubungan dari pemerintah dengan pemerintah lain yang bersifat peka harus tetap tertutup untuk beberapa sebelum dapat dibuka kepada publik  declassified 3. Arsip tentang rahasia bisnis/ finansial perusahaan; Arsip yang berisi informasi pribadi (privacy): marital status finger print medical history personal information bank (TR Schellenberg, Modern Archives, Principles And Techniques)

ASAS : Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat ketat dan terbatas. Setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh setiap Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan, dan cara sederhana. Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan saksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya. (pasal 2 UU KIP) www.indonesia-satu.com

TUJUAN: menjamin hak warga negara untuk mengetahui rencana pembuatan kebijakan publik, program kebijakan publik, dan proses pengambilan keputusan publik, serta alasan pengambilan suatu keputusan publik; mendorong partisipasi masyarakat dalam proses pengambilan kebijakan publik; meningkatkan peran aktif masyarakat dalam pengambilan kebijakan publik dan pengelolaan Badan Publik yang baik; mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik, yaitu yang transparan, efektif dan efisien, akuntabel serta dapat dipertanggungjawabkan; (pasal 3 UU KIP) www.indonesia-satu.com

TUJUAN Lanjutan…..: mengetahui alasan kebijakan publik yang mempengaruhi hajat hidup orang banyak; mengembangkan ilmu pengetahuan dan mencerdaskan kehidupan bangsa; dan/atau meningkatkan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Badan Publik untuk menghasilkan layanan informasi yang berkualitas. (pasal 3 UU KIP) www.indonesia-satu.com

Kewajiban Badan Publik : Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar, dan tidak menyesatkan Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien Membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan keaman negara (pasal 7 UU KIP) www.indonesia-satu.com

Lanjutan…… Badan Publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan noneletronik (pasal 7 UU KIP) Kewajiban Badan Publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian Informasi Publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) (pasal 8 UU KIP) www.indonesia-satu.com

Hak Badan Publik : Badan publik berhak menolak memberikan informasi yang dikecualikan , yang mencakup: 1. Informasi yang dapat membahayakan negara 2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi www.indonesia-satu.com

Lanjutan…. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan www.indonesia-satu.com

Pasal 13 Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan 25-Sep-17 Pasal 13 Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan sederhana, setiap Badan Publik : Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi, dan Membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara cepat, mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk teknis standar layanan informasi publik yang berlaku secara nasional. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sbgmn dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional

Pasal 52 Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah). (Pasal 52 UU KIP)

tertutup PPID Tugas & Fungsi kegiatan kebijakan program kegiatan Pengelolaan arsip dalam mendukung pelayanan informasi publik PPID Organisasi Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri) bertanggungjawab atas otentisitas dokumen yang tercipta Dibantu : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer diumumkan Tugas & Fungsi Arsip terbuka Informasi kegiatan kegiatan Dg alasan pengambilan keputusan publik Arsip kebijakan program kegiatan Informasi disediakan Dg alasan: politik, ekonomi, sosial, dan hankam tertutup Arsip Informasi kegiatan

kegiatan kegiatan kegiatan diumumkan Arsip Arsip Arsip disediakan Pimpinan Satuan kerja, (Eselon II /unit kerja mandiri) bertanggungjawab atas pengelolaan arsip yang tercipta PPID Bertanggung jawab dalam pengelolaan informasi Dibantu oleh : Arsiparis, Pranata Humas, Pranata Komputer Unit Kearsipan diumumkan Terbuka Arsip kegiatan Informasi kegiatan Arsip Arsip Informasi disediakan Alasan : Politik, ekonomi, Sosial, hankam Tertutup kegiatan Arsip Informasi

Alur Pertanggungjawaban Otentisitas dan Reliabilitas Dokumen dan Informasi pada Badan Publik Unit kerja kearsipan Unit kerja kehumasan Unit kerja pemilik kegiatan PPID Kebijakan Program Kegiatan Program Kegiatan Dokumen otentik alasan pengambilan keputusan publik Dokumen otentik Dokumen otentik Dokumen otentik informasi

PPID dan PUSAT LAYANAN INFORMASI DAERAH KEPALA DAERAH DPRD SET. DAERAH BAWAS SKPD INFO KOM SKPD BIRO humas BIRO SET. WAN. Camat Lurah Lurah Desa = Posisi PPID = Pusat Layanan Informasi

TERIMA KASIH