Perencanaan Strategis Berbasis BSC Oleh: Apriansyah Putra UNIVERSITAS SRIWIJAYA 2015

APA SASARAN UTAMA WORKSHOP INI …? 1. MEMAHAMI SECARA LEBIH BAIK KONSEP SASARAN STRATEGIS 2. MENENTUKAN KPI (KEY PERFORMANCE INDICATOR) 3. MEMAHAMI SECARA LEBIH BAIK KONSEP & PRINSIP-PRINSIP PMS (PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM) 4. MEMAHAMI SECARA LEBIH BAIK KONSEP & PRINSIP PENENTUAN KPI DENGAN PENDEKATAN BSC (BALANCED SCORECARD) 5. MENYIAPKAN TAHAPAN SELANJUTNYA IMPLEMENTASI KPI 2

& pegawai membuat kontrak kinerja BAGAIMANA SIKLUS PMS – PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM …? Proses penetapan KPI dikembangkan Focus of today’s discussion Menentukan arah Strategi Mengukur nilai tambah KPIs Penentuan Insentif (Pay For Performance) & Rewards and con- sequences konsekuensi Budaya Kinerja Targets & performance contracts Segenap unit kerja & pegawai membuat kontrak kinerja Performance dialogue Monitoring Menggunakan realisasi pencapaian target KPI untuk menentukan permasalahan & RTL (Rencana Tindak Lanjut) Atasan melakukan pemantauan pencapaian kinerja & hambatan Tercapai Mendekati target Traffic light Jauh dari target 3 Source: Diadaptasi dari PMS-BTP; McKinsey Organization Practice, 2009 Setiap saat Minimal 2 kali/tahun Bln Januari /Februari Akhir tahun / Awal tahun

PENGERTIAN UMUM BSC (BALANCED SCORECARD) ….(1) Sebuah sistem manajemen untuk mengelola implementasi strategi perusahaan dalam rangka mentranslasikan visi dan misi ke aksi/inisiatif, dengan menggunakan seperangkat sasaran strategis disertai indikator kinerja utama (Key Performance Indicator) finansial dan non-finansial, dalam suatu jalinan hubungan sebab-akibat (strategy maps) yang mencakup 4 & perspektif organizati on : finansial, customer/pelanggan, proses (learning and growth). bisnis internal, people development

“To achieve our vision, how PENGERTIAN BSC …(2) Yesterday Today Vision and Strategy Perspective customers?” Tomorrow *Adapted from Robert S. Kaplan and David P. Norton, “Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System” 5 People Development “To achieve our vision, how will we sustain our ability to change and improve?” Customer “To achieve our vision, how should we appear to our Internal Business Process Perspective “To satisfy our shareholders, and customers, what business processes must we excel at?” Financial Perspective “To succeed financially, how should we appear to our shareholders?”

Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif Finansial Menunjukkan keberhasilan perusahaan/unit ditinjau dari sudut pandang finansial. 1 Financial Perspective Perspektif Customer Mencerminkan bagaimana customer menilai value proposition atas produk dan layanan yang dihasilkan, antara lain berupa atribut produk, kualitas layanan, image dan reputasi. 2 Customer Perspektif Proses Bisnis Internal Menunjukkan proses bisnis yang harus dilaksanakan dalam rangka memuaskan customer & mengoptimalkan financial result, antara lain mencakup proses : inovasi produk, sistem produksi/operasi, pelayanan dan distribusi 3 Internal Business Perspektif People & Organization Development Menunjukkan bagaimana mengembangkan kemampuan mencakup kompetensi, culture, motivasi dan penghargaan 4 People & Org Develop ment serta kualitas SDM, antara lain 7

Business Process Perspective People Dev. Perspective FORMAT KELUARAN KPI BERBASIS BSC … Inisiatif PIC (Person In Charge) KPI & Target Bobot Sasaran Strategis 1 Financial Perspective 2 Customer 3 Internal Business Process Perspective 4 People Dev. Perspective TOTAL = 100% 8 D.1. . x% D.1. P.1. X% P.2. P.2. . P.3. P.4. F.1. . F.2. C.1. C.2.

APA SAJA TAHAPAN UTAMA PENENTUAN KPI BERBASIS BSC … 9 TAHAPAN 3 : PENENTUAN MATRIKS BSC TAHAPAN 2 : PENENTUAN KPI TAHAPAN 1 : PENYUSUNAN STRATEGIC MAP

TAHAPAN 1 : PENYUSUNAN STRATEGIC MAP …(1) KE TAHAPAN 2 FASE 1 : ANALISIS ORGANISASI FASE 2 : PENENTUAN SASARAN STRATEGIS FASE 3 : PERANCANGAN PETA STRATEGI ----> ANALISIS JALINAN SEBAB-AKIBAT 10

TAHAPAN 1 : PENYUSUNAN STRATEGIC MAP …(2) APA Visi dan Misi kita di masa mendatang ? Kondisi apa yang hendak diwujudkan di masa mendatang ? FASE 1 : ANALISIS ORGANISASI ---> ANALISIS TANTANGAN STRATEGIS FASE 2 : PENENTUAN SASARAN STRATEGIS FASE 3 : PERANCANGAN PETA STRATEGI ----> ANALISIS JALINAN SEBAB-AKIBAT 11

TAHAPAN 1 : PENYUSUNAN STRATEGIC MAP …(2) PRINSIP : 1. SETIAP TANTANGAN SRATEGIS DAPAT DIJAWAB OLEH LEBIH DARI SATU SASARAN STRATEGIS DALAM MEWUJUDKAN VISI, MISI, & TUJUAN ORGANISASI DI MASA MENDATANG 2. SETIAP SASARAN STRATEGIS DISUSUN DENGAN KALIMAT YANG DIMULAI DENGAN KATA ” TER…” FASE 1 : ANALISIS ORGANISASI FASE 2 : PENENTUAN SASARAN STRATEGIS FASE 3 : PERANCANGAN PETA STRATEGI ----> ANALISIS JALINAN SEBAB-AKIBAT 12

PENGERTIAN KPI (Key Performance Indicator) … - uraian ringkas yang mengindikasikan pencapaian suatu sasaran strategis yang telah disepakati dan ditetapkan - dasar penilaian kinerja, baik dalam tahap perencanaan (ex-ante), pelaksanaan (on going), (ex-post) maupun setelahnya 14

ORGANISASI KORPORAT KESELURUHAN SIAPA YANG MEMBUTUHKAN KPI ..? (1) K P I OLEH KELOMPOK KERJA TEAM SETIAP JABATAN MASING-MASING BIDANG/BAGIAN … DIPERLUKAN … DIMILIKI … DIGUNAKAN … DIKEMBANGKAN ORGANISASI KORPORAT KESELURUHAN 15

REALISASI PENCAPAIAN OBJECTIVE SIAPA YANG MEMBUTUHKAN KPI ..? (2) OBJECTIVE APABILA KINERJA TIDAK MEMUASKAN, MAKA ….. PERLU PERBAIKAN ATAU IMPROVEMENT DAN KPI AKAN MENUNJUKKAN DIMANA PERBAIKAN ITU SEHARUSNYA DILAKUKAN JOB PERFORMANCE INDIVIDUAL INILAH TUJUAN KPI !!! ORGANIZATIONAL REALISASI PENCAPAIAN OBJECTIVE KPI 16

ORGANISASI YANG DIRENCANAKAN SIAPA YANG MEMBUTUHKAN KPI ..? (3) PERTAHANKAN TINGKATAN KINERJA BAGUS KPI KINERJA YANG TERCAPAI LEBIH SAAT ITU JELEK PERBAIKAN PERUBAHAN PERAN KPI UNTUK PERBAIKAN DAN PENINGKATAN KINERJA OBJECTIVES ORGANISASI YANG DIRENCANAKAN 17

JENIS KPI & TERMINOLOGI … 18

CONTOH KPI …(1) DAMPAK HASIL OUTPUT PROSES INPUT 19 Penurunan tingkat kematian, Penurunan tingkat kemiskinan, Peningkatan cadangan pangan, Kenaikan pendapatan per kapita Masyarakat, Peningkatan PDRB sektor tertentu Tingkat kepuasan konsumen, Penurunan tingkat kemacetan, Penurunan tingkat pelanggaran lalu lintas, Kenaikan kualitas kelulusan Mahasiswa, Nilai MBCfPE (Malcolm Baldrige Criteria for Performance Exc) Jumlah orang yang diimunisasi, Jumlah permohonan yang diselesaikan, Jumlah jam pelatihan per tahun, Jumlah kebijakan yang dihasilkan, Perolehan sertifikasi ISO Banyaknya temuan, jumlah ketidakakuratan proses, Jumlah cacat pengerjaan Jumlah dana, Jumlah tenaga yang terlibat, Jumlah bahan/peralatan yang ) digunakan INPUT PROSES OUTPUT HASIL DAMPAK 19

CONTOH KPI …(2) 20

TAHAPAN 2 : PENENTUAN KPI : …(1) KE TAHAPAN 3 21 FASE 2 : TENTUKAN KPI OUTCOME DAN ATAU OUTPUT FASE 1 : IDENTIFIKASI KPI OUTCOME DAN ATAU OUTPUT 21

TAHAPAN 2 : IDENTIFIKASI KPI … (2) 22

TAHAPAN 2 : IDENTIFIKASI KPI …(3) PERATURAN MENTRI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA : (PER/09/M.PAN/5/2007) : PEDOMAN UMUM PENETAPAN INDIKATOR KINERJA UTAMA DI LINGKUNGAN INSTANSI PEMERINTAH 23

TAHAPAN 2 : TENTUKAN KPI …(4) ? TERLALU BANYAK KPI MENGABURKAN FOKUS PERMASALAHAN ? TERLALU SEDIKIT TIDAK MENCAKUP KESELURUHAN KOMPLIKASI BISNIS DAN PERMASALAHAN 24

TAHAPAN 2 : TENTUKAN KPI …(5) 25

TAHAPAN 2 : TENTUKAN KPI …(2) 26

Cases …: (1) 1. Apakah ini sasaran strategis ? 27 tepat waktu No Insiatif Strategis Metrics KPI Kegiatan 1 Memiliki kualitas proses belajar mengajar dan sistem supervisi a. Menyusun rancangan pengajar yang lengkap dan rinci, untuk semua jenjang pendidikan, termasuk sistem supervisi oleh staf pengajar dan PPDS (di tingkat klinik) 80% Rancangan Pengajaran Selesai b.Menyiapka sistem pemantau dan evaluasi berkal terhadap implementasi rancangan pengajaran semua jenjang pendidikan, termasuk di antaranya penyesuaian sistem SIAK-NG yang sesuai dengan kurikulum FKUI adanya sistem pemantauan dan evaluasi berkal terhadap implementasi rancangan pengajaran semua jenjang pendidikan, termasuk di antaranya penyesuaian sistem SIAK-NG yang sesuai dengan kurikulum FKUI 1. A n a l i s a k e b u t u h a n penyesuaian SIAK-NG terhadap kondisi FKUI 27

Cases …: (2) 2. Apakah ini KPI tingkat Top Mgt? 28 tepat waktu No Insiatif Strategis Metrics KPI Kegiatan 1 Memiliki kualitas proses belajar mengajar dan sistem supervisi a. Menyusun rancangan pengajar yang lengkap dan rinci, untuk semua jenjang pendidikan, termasuk sistem supervisi oleh staf pengajar dan PPDS (di tingkat klinik) 80% Rancangan Pengajaran Selesai b.Menyiapka sistem pemantau dan evaluasi berkal terhadap implementasi rancangan pengajaran semua jenjang pendidikan, termasuk di antaranya penyesuaian sistem SIAK-NG yang sesuai dengan kurikulum FKUI adanya sistem pemantauan dan evaluasi berkal terhadap implementasi rancangan pengajaran semua jenjang pendidikan, termasuk di antaranya penyesuaian sistem SIAK-NG yang sesuai dengan kurikulum FKUI 1. A n a l i s a k e b u t u h a n penyesuaian SIAK-NG terhadap kondisi FKUI 28

Cases …: (3) 3. Apakah ini KPI Top Mgt/Outcome ? 29 No Insiatif Strategis Metrics KPI Kegiatan 4 Menentukan kapasitas peserta didik yang optimal di berbagai strata a. Menentukan jumlah optimal peserta didik (S1, S2, S3, Sp1, Sp2) yang dapat dikelola ditetapkan jumlah optimal peserta didik di semua jenjang pendidikan b. Menyampaikan laporan jumlah optimal peserta didik yang dapat dikelola kepada Rektor SK Dekan jumlah optimal peserta didik di sampaikan ke Rektor 29

TAHAPAN 3 : PENENTUAN MATRIKS BSC … (1) 30 PRINSIP : 1. SEDAPAT MUNGKIN DALAM ANGKA 2. SEDAPAT MUNGKIN ADA PENENTUAN TARGET YANG MENANTANG (10 SD 20%) DIBANDINGKAN PENCAPAIAN THN2 SEBELUMNYA Perspektif Sasaran Strategis KPI Target Bobot PIC 2010 2011 2012 2013 30

TAHAPAN 3 : PENENTUAN MATRIKS BSC … (2) B o b t PRINSIP : 1. DITENTUKAN TERGANTUNG PADA : a) Dampak sasaran strategis tertentu b) Besar penggunaan sumber daya Dampak/Urgensi Penggunaan Sumber Daya 31 Perspektif Sasaran Strategis KPI Target Bobot PIC 2010 2011 2012 2013

TAHAPAN 3 : PENENTUAN MATRIKS BSC … (3) PRINSIP : 1. SESUAI TANGGUNG JAWAB & KEWENANGAN 2. HANYA ADA SATU R (RESPONSIBLE) & BISA LEBIH DARI SATU S (SUPPORTS) Perspektif Sasaran Strategis KPI Target Bobot PIC 2010 2011 2012 2013 32

TAHAPAN 3 : PENENTUAN MATRIKS BSC … (4) PRINSIP : 33 1. MENYATAKAN INISIATIF UTAMA YANG MENDUKUNG PERWUJUDAN SUATU SASARAN STRATEGIS. DITULIS DENGAN MEMULAI KATA KERJA. 2. SEBUAH PROGRAM INDUK TERDIRI DARI PROGRAM-PROGRAM UTAMA 3. NILAI RUPIAH MERUPAKAN ESTIMASI BESARAN PROGRAM INDUK Perspektif Sasaran Strategis KPI Target PIC Program Induk Rp 33

& pegawai membuat kontrak kinerja OUR HOME WORK …(1) Proses penetapan KPI dikembangkan Focus of today’s discussion Strategy and Business Plans Mengukur nilai tambah KPIs Penentuan Insentif (Pay For Performance) & Rewards and con- sequences konsekuensi Budaya Kinerja Targets & perfor-mance contracts People performance dialogue Segenap unit kerja & pegawai membuat kontrak kinerja Business performance dialogue Menggunakan realisasi pencapaian target KPI untuk menentukan RTL (Rencana Tindak Lanjut) Monitoring Atasan melakukan pemantauan pencapaian kinerja periode Source: PMS-BTP; McKinsey Organization Practice, 2009 Sepanjang penilaian kinerja Minimal 2 kali /thn Bln Januari /Februari Akhir tahun / Awal tahun 34

Contoh XXX Bandung 35

kesehatan paru masyarakat kualitas maupun kuantitas dalam pelayanan kesehatan paru masyarakat guna di BBKPM Bandung No. Sasaran Strategis 1 Terwujudnya Efisiensi Pelayanan Kesehatan Paru BBKPM Bandung 2 Terwujudnya optimalisasi pendapatan dari Pelayanan Kesehatan Paru 3 Terwujudnya Kepuasan Stakeholder 4 Terwujudnya kualitas dan kuantitas penelitian dan diklat kesehatan 5 Terwujudnya Pelayanan Prima Kesehatan Paru Masyarakat 6 Terwujudnya GCG 7 Terwujudnya kerjasama lintas sector dan lintas program dibidang 8 Terpenuhinya sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan baik 9 Terwujudnya manajemen SDM excellent 10 Terwujudnya system informasi Kesehatan yang terpadu dan berdaya 36

37

Kesehatan Paru BBKPM Bandung Manajemen PERSPEKTIF SASARAN STRATEGIS KEY PERFOMANCE INDICATOR FINANCIAL F1 Terwujudnya Efisiensi Pelayanan Kesehatan Paru BBKPM Bandung 1 % Waktu layanan 2 % Utilisasi sumber daya manusia 3 % Utilisasi peralatan layanan kesehatan paru F2 Terwujudnya optimalisasi pendapatan dari Pelayanan Kesehatan Paru 4 Jumlah pendapatan (Rp) CUSTOMER C1 Terwujudnya Kepuasan Stakeholder 5 Index kepuasan pasien pelayanan kesehatan paru 6 Index kepuasan lembaga/institusi 7 Index kepuasan peserta peneliti dan diklat 8 Index kepuasan pegawai BBKPM Bandung INTERNAL BUSINESS PROCESS BP1 Terwujudnya kualitas dan kuantitas penelitian dan diklat kesehatan paru 9 % Penelitian kesehatan paru terimplementasi 10 % Terlaksananya Pendidikan dan Pelatihan BP2 Terwujudnya Pelayanan Prima Kesehatan Paru Masyarakat 11 Akreditasi Kelembagaan BBKPM BP3 Terwujudnya GCG 12 % Tindak lanjut hasil temuan Audit Sistem 13 % Tindak lanjut hasil temuan Audit Keuangan 38

pembinaan wilayah kerja BBKPM Bandung Layanan kesehatan paru sesuai best practice untuk aktivitas di luar gedung terintegrasi sistem rujukan antar rumah sakit se Bandung Raya PERSPEKTIF SASARAN STRATEGIS KEY PERFOMANCE INDICATOR INTERNAL BUSINESS PROCESS BP4 Terwujudnya kerjasama lintas sector dan lintas program dibidang kesehatan paru masyarakat 14 % tersusun dan terimplementasinya program 15 MOU/kejasama terimplementasi BP5 Terpenuhinya sarana dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan baik kualitas maupun kuantitas dalam pelayanan kesehatan paru masyarakat 16 % pengembangan sarana dan prasarana gedung 17 % peralatan utama dan penunjang kesehatan paru 18 % kelengkapan peralatan & sarana kesehatan paru LEARNING & GROWTH LG1 Terwujudnya manajemen SDM excellent 19 % Penilaian Kinerja dan Insentif Pegawai 20 % SDM sesuai dengan kebutuhan LG2 Terwujudnya system informasi Kesehatan yang terpadu dan berdaya guna di BBKPM Bandung 21 % Tersusunnya dan terimplementasinya roadmap pengembangan Sistem Informasi BBKPM 22 % Terkoneksinya Sistem Informasi BBKPM dengan (SPGDT) 39

Contoh PERGURUAN TINGGI

KUADRAN I KUADRAN II KUADRAN III KUADRAN IV (0,39;0.67) 41 OPPORTUNITY 2 KUADRAN I KUADRAN II 1 (0,39;0.67) WEAKNESS STRENGTH -2 -1 KUADRAN III KUADRAN IV THREA T 41

42

43

KPI (KEY PERFORMANCE INDICATORS) SASARAN STRATEGIS KPI (KEY PERFORMANCE INDICATORS) BOBOT KPI PIC (PERSON INCHARGE) DATA BASELINE 2010 TARGET 2011 2012 2013 2014 2015 PERSPEKTIF Pembelajaran & Pertumbuhan Terwujudnya peningkatan kemampuan mengajar, meneliti, dan publikasi untuk pendidik, peneliti, dan manajemen Indeks Survei Persepsi Mahasiswa terhadap Pengajar 4% SPM 3 3.1 3.2 3.3 Jumlah aktivitas Penelitian Dosen yang Didanai dengan Sumber Universitas dan Dana Nasional 7% WADEK I, UPPM, LPPM UNAIR, ITD 0.12 0.2 0.3 0.5 Jumlah aktivitas Penelitian Dosen yang Didanai dengan Sumber Dana Internasional Panitian Ad hoc kerjasama penelitian internasional, UPPM, Departemen Medik, WADEK III 0.02 0.025 0.03 Jumlah Produksi Buku Ajar atau Monograf dan Materi Ajar Mutakhir Lain Ketua Departemen 1 buku/dept berstandar ISBN 1 buku/dpt berstandar ISBN (600 jt rp) 1 buku/dpt (600 jt rp) 2 buku/dpt (1,2 milyar rp) Jumlah Penelitian Dosen yang Melibatkan Anak Didik termasuk dalam Penyusunan Tugas Akhir (Skripsi) Mahasiswa UPPM, Mersdu 6 buah/ thn (6 x 120 jt rp) 6 buah/thn 12 buah/thn 24 buah/thn 48 buah/thn 96 buah/thn 44