STANDART OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAYANAN INFORMASI PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) DINAS PENDIDIKAN KOTA DEPOK Depok, 5 Nopember 2016

A. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Sesuai dengan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik bahwa setiap Badan Publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat, waktu, biaya ringan dan sederhana Untuk melaksanakan pelayanan informasi pada badan pubilk dibutuhkan wadah pelayanan yang konsisten dan bertanggungjawab dengan nama PPID yaitu Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Selanjutnya dalam memenuhi tugas pelayanan kepada masyarakat/ public perlu adanya Standart Operasional Pelayanan Informasi (SOP), dengan harapan implementasi UU KIP dapat berjalan secara efektif, efisien dan tepat waktu serta dapat dipertanggungjawabkan.

2. Landasan Hukum a. Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik b. Undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik c. Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 3 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Komunikasi dan Informatika d. Peraturan Walikota Depok No. 05 Tahun 2013 tentang Pelayanan Informasi Publik di Kota Depok

3. Maksud dan Tujuan a. Maksud Pedoman ini sebagai dasar acuan kerja tentang ruang lingkup, tanggungjawab dan wewenang tugas PPID dalam memenuhi dan menyediakan informasi berdasarkan ketentuan Undang-Undang.   b. Tujuan Memberikan standar bagi petugas PPID dalam melaksanakan pelayanan informasi publik dalam mewujudkan implementasi Undang undang KIP secara efektif dan berkualitas

B. HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Merupakan pemberian pelayanan kepada pemohon informasi publik secara ramah, cepat, tepat waktu dan sederhana, serta biaya ringan.

C. AZAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Penyelenggaraan pelayanan dengan azas secara transparan, efektif dan efisien serta akuntabel.

D. LINGKUP PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Pelayanan informasi publik yang dilaksanakan oleh PPID Dinas Pendidikan Kota Depok berkisar berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan data tentang pendidikan.

E. STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK 1. Sistem Pelayanan a. Front Office Melayani secara langsung baik melalui tatap muka maupun lewat media lainnya (surat, telepon/fax, telegram, line, insagram, e-mail, whats app, website, facebook dan BlackBerry Messanger)  b. Back Office Dilakukan pelayanan tindak lanjut pemohon oleh Bidang Pelayanan dan Dokumentasi Informasi, Bidang Pengolahan Data dan Klasifikasi Informasi, serta Bidang Penyelesaian Sengketa Informasi.

2. Waktu Kerja Pelayanan Informasi Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID Dinas Pendidikan Kota Depok menetapkan waktu pelayanan pada hari kerja mulai Senin sampai dengan Jum’at sebagai berikut : Senin s.d Kamis : Pukul 07.30-16.00 WIB Istirahat : Pukul 12.00-13.00 WIB Jum’at : Pukul 07.30-16.30 WIB Istirahat : Pukul 11.30-13.30 WIB

3. Mekanisme Permohonan Informasi Publik Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/ pengguna informasi publik, PPID melalui meja kerja layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik :

Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut : 1) Pemohon datang ke meja kerja layanan informasi dan mengisi formulir permintaan dengan melampirkan identitas fotocopy KTP pemohon dan identitas lembaga 2) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon. 3) Petugas memproses permintaan pemohon sesuai dengan formulir permintaan yang telah ditandatangani oleh pemohon. 4) Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku 5) Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik kepada pengguna/pemohon.

b. Layanan informasi melalui online maupun cetak, yaitu informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Dinas Pendidikan Kota Depok dan media cetak yang tersedia.

4. Jangka Waktu Penyelesaian a. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. b. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak.

c. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan. d. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP

5. Biaya PPID dalam melayani dan menyediakan informasi publik dilaksanakan tanpa dipungut biaya (gratis), sedangkan untuk penggandaan , pemohon/pengguna informasi publik dapat melakukan penggandaan/fotocopy dan biaya penggandaan ditanggung oleh pemohon.

6. Konsultasi dan Laporan Dalam melayani kebutuhan data dan informasi yang diminta oleh pemohon, maka petugas PPID sebelum memberikan kepada pemohon agar dikonsultasikan terlebih dahulu jawabannya kepada Ketua PPID, karena persetujuan tersebut untuk menunjukkan keabsahan jawaban yang diberikan. Untuk keperluan laporan rutin PPID Pembantu kepada PPID Dinas Pendidikan Kota Depok dilakukan setiap bulan, selaku Atasan PPID yang memuat : permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi/belum terpenuhi/dalam proses, dan ditindak lanjuti, maupun penolakan permintaan informasi publik disertai alasan penolakan.

7. Jenis Keberatan Pemohon Atas Pemberian Informasi Publik Setiap pemohon informasi dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan PPID berdasarkan : a. Penolakan atas permintaan informasi, karena alasan pengecualian pada pasal 17 UU No. 14/2008 b. Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dalam pasal 9 UU No. 14/2008 c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi d. Permintaan informasi ditanggapi tetapi tidak sebagaimana diminta e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi f. Pengenaan biaya yang tidak wajar g. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam Undang-undang

F. KEDUDUKAN PPID 1. Ketua PPID adalah Sekretaris Dinas Pendidikan Kota Depok. 2. Atasan langsung ketua PPID adalah Kepala Dinas Pendidikan Kota Depok. 3. PPID ditetapkan oleh Kepala Dinas Pendidikan Kota Depok.

G. TUGAS DAN FUNGSI PPID 1. Tugas Mengelola dan melayani informasi publik serta dokumentasi disatuan kerja  

2. Fungsi a. Identifikasi, pengumpulan Data dan Informasi Publik di Dinas Pendidikan Kota Depok b. Pengolahan, penataan, penyimpanan data dan atau informasi publik yang diperoleh satuan kerja di Dinas Pendidikan Kota Depok c. Penyeleksian, Pengujian data dan Informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi dibuka untuk publik ditetapkan oleh pejabat berwenang. d. Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik e. Penyelesaian sengketa pelayanan informasi f. Pelaksanaan koordinasi dengan PPID Kota dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi

H. PENGUMPULAN INFORMASI Dalam Penyediaan informasi ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tahapan sebagai berikut : 1. Mengenali tugas pokok fungsi satuan kerjanya 2. Mendata kegiatan yang (telah, sedang dan akan) dilaksanakan oleh satuan kerja di Dinas Pendidikan Kota Depok 3. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan (sumber dari pejabat, arsip dsb) 4. Membuat daftar jenis informasi dan dokumen

I. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi 2 (dua) kelompok yaitu Informasi yang wajib dan informasi yang dikecualikan dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Informasi yang wajib a. Disediakan dan diumumkan secara berkala 1) Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan, kedudukan, tugas dan fungsi, program kerja dan sebagainya 2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Dinas Pendidikan Kota Depok, Laporan Akuntabilitas kinerja, dan sebagainya 3) Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan realisasi anggaran, laporan pertanggungjawaban keuangan dan sebagainya 4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan 5) Informasi yang lebih detil atas permintaan

b. Tersedia Setiap Saat 1) Daftar seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaan Pemerintah Kota Depok, tidak termasuk informasi yang dikecualikan 2) Hasil Keputusan Pemerintah Kota Depok dan Latar Belakang pertimbangannya 3) Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya dapat dilihat dan/atau dibaca di Dinas Pendidikan Kota Depok 4) Rencana kerja program/kegiatan di Dinas Pendidikan Kota Depok

5) Perjanjian Dinas Pendidikan Kota Depok dengan pihak ketiga 6) Informasi dan Kebijakan yang disampaikan Pejabat Dinas Pendidikan Kota Depok dalam pertemuan yang terbuka untuk umum 7) Prosedur kerja pegawai Dinas Pendidikan Kota Depok yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat dan/atau 8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

2. Informasi Yang Dikecualikan a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 pasal 17 dan 18

b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan : 1) Ketat, artinya untuk mengkategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektifitas 2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan 3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya

c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka d. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode sebagaimana tersebut pada poin c dilengkapi dengan uji kepentingan publik yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik e. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, social budaya, dan pertahanan keamanan

f. Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 1) dan 2) tersebut diatas, diajukan oleh Dinas Pendidikan Kota Depok yang memeiliki kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi. g. Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka 3) dilakukan melalui rapat pimpinan

J. PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI Dalam pelaksanaan pelayanan informasi, manakala terjadi sengketa informasi karena tidak terpenuhinya dari pemohon, maka ada mekanisme yang perlu diperhatikan yaitu :

1. Apabila PPID akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sbb :  a. PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan ditolak. b. PPID mengadakan rapat koordinasi dengan anggota Tim paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima. c. Hasil Keputusan rapat dituangkan dalam berita acara yang ditanda tangani oleh seluruh peserta rapat. d. Hasil Keputusan rapat didokumentasikan secara baik.

2. Apabila PPID akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon informasi publik secara tertulis, maka dilakukan sbb : a. PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon atau pengguna informasi b. PPID mengadakan rapat koordinasi dengan anggota tim paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima c. Hasil keputusan rapat dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat d. Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik.

3. Penyelesaian sengketa a. PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi. b. PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada atasan PPID. c. Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA maka PPID melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi.

K. PENUTUP Demikian standar operasional prosedur yang telah dibuat untuk pedoman dan acuan kerja ini dapat membantu Tim PPID Dinas Pendidikan Kota Depok dalam rangka memenuhi pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008.

STRUKTUR ORGANISASI PPID DINAS PENDIDIKAN KOTA DEPOK ATASAN PPID Kepala Dinas KETUA PPID Sekretaris Dinas SEKRETARIS PPID Pejabat Fungsional Umum SEKSI PELAYANAN DAN DOKOMENTASI 1. Kepala Seksi 2. Kepala TK/PAUD 3. Kepala SD 4. Wakasek SMP 5. Wakasek SMA 6. Wakasek SMK SEKSI DATA DAN INFORMASI 1. Ka Subag Umum 2. Ka Subag TU UPT 3. Kepala TU SMP 4. Kepala TU SMA 5. Kepala TU SMK SEKSI MONITORING DAN PELAPORAN 1. Kepala Bidang 2. Kepala UPT 3. Kepala SMP 4. Kepala SMA 5. Kepala SMK

STRUKTUR ORGANISASI PPID UPT PENDIDIKAN TK/SD ATASAN PPID Kepala UPT KETUA PPID Kasubag TU SEKRETARIS PPID Pejabat Fungsional SEKSI PELAYANAN DAN DOKOMENTASI Staf UPT SEKSI DATA DAN INFORMASI Staf UPT SEKSI MONITORING DAN PELAPORAN Kepala Sekolah

STRUKTUR ORGANISASI PPID DILINGKUNGAN SD ATASAN PPID Kepala UPT KETUA PPID Kepala Sekolah SEKRETARIS PPID Pejabat Fungsonal SEKSI PELAYANAN DAN DOKOMENTASI Oprator Sekolah/ TU SEKSI MONITORING DAN PELAPORAN Pejabat Fungsional

STRUKTUR ORGANISASI PPID DILINGKUP SMP/SMA/SMK ATASAN PPID Kepala Sekolah KETUA PPID Wakasek Humas SEKRETARIS PPID Staf Wakasek Humas SEKSI PELAYANAN DAN DOKOMENTASI Staf TU Sekolah SEKSI DATA DAN INFORMASI Kepala TU SEKSI MONITORING DAN PELAPORAN Pejabat Fungsional

sekian