Diklat Prajabatan Departemen Agama Prov. Jatim Tahun 2010 MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN Oleh: Abdul Main, M.Hum. Diklat Prajabatan Departemen Agama Prov. Jatim Tahun 2010 Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main BIODATA Nama : Abdul Main, M.Hum Tempat, Tgl. Lahir : Lamongan, 25-4-1969 Pangkat/Gol : Penata Tk. I (III/d) Pendidikan : Pendidikan Dasar s.d. Menengah di Lamongan S-1 Fak. Dakwah IAIN Surabaya (1989-1993) S-1 Fak Sastra UI Depok (1995-1998) S-2 Magister Humaniora UI Depok (1999-2001) S.3 ongoing Diklat: Sekitar 15 jenis diklat bidang Kewidyaiswaraan Pengalalan Jabatan: Kasubbag TU IAIN Sunan Ampel Widyaiswara BDK Surabaya Ket. Keluarga : Sudah Menikah. Desained and Presented by: Abdul Main

SKENARIO PEMBELAJARAN Diskusi, Praktik, Latihan, dsb Peserta diharapkan mampu: Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern Menguraikan pelaksanaan pekerjaan di perkantoran modern Menerapkan teknik korespondensi dengan baik dan benar Menerapkan teknik pengarsipan surat dengan baik dan benar Mempraktekkan tata cara pembuatan laporan dengan baik dan benar Menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan perkantoran modern. Tujuan Pemb Umum: Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu manerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar. Peserta Diklat Prajab Kompetensi Baru Sharing and Collaboration Desained and Presented by: Abdul Main

KANTOR Kegiatan administratif: Pengumpulan Statis Pencatatan (Tempat) Pengolahan Penyimpanan Pendistribusian Statis (Tempat) DATA & INFORMASI Kantor Dinamis (Proses) Fungsional (Sarana) MANAJEMEN PERKANTORAN: PELAKSANAAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN (POAC; POSDCoRB) DALAM KEGIATAN PERKANTORAN SECARA EFEKTIF DAN EFISIEN Desained and Presented by: Abdul Main

KEGIATAN ADMINISTRATIF Kegiatan administratif = kegiatan perkantoran (office works): 1. Pengadministrasian: Pengumpulan Pencatatan Pengolahan Data dan Informasi Pemanfaatan Pertukaran Penyebar luasan 2. Perencanaan, pengorganisasian, penggerakan 3. Pengendalian, pengawasan, pengarahan 4. Pelaksanaan yg efisien 5. Tata penyelengaraan 6. Laporan 7. Pencatatan Desained and Presented by: Abdul Main

MANAJEMEN PERKANTORAN Arthur Gregor : “Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi”. William Leffingwell & Edwin Robinson : Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan di mana pekerjaan itu harus dilakukan. William Sprigel & Ernest Davies: “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation, manufacturing, warehousing, and sales”. Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main KANTOR MODERN KAMUS BESAR BAHASA INDONESIA : Modern = terbaru, mutakhir, sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Hubungannya dgn perkantoran : Punya bangunan dan tata ruang yg baik Perlengkapan, alat/perabot yg tepat Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization) Computer based ? Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main KANTOR MODERN DARI SEGI FASILITAS : MEMILIKI BANGUNAN YANG MEGAH DAN TATA RUANG YANG BAIK ; MENGGUNAKAN PERLENGKAPAN, ALAT DAN MOBILER YANG TEPAT MENGGUNAKAN PERALATAN YANG CANGGIH DAN SERBA COMPUTERIZED ; SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DIDUKUNG OLEH PROSESING DATA ELEKTRONIK DAN - COMPUTER BASED SYSTEM ; DARI SEGI PENGELOLAAN : PEGAWAI YANG DISIPLIN, PROFESIONAL, BERFIKIR DAN BERTINDAK SESUAI TUNTUTAN JAMAN ; TATA LAKSANA YANG DEMOKRATIS, EISIEN, PRODUKTIF, DAN MANUSIAWI ; YANG DITANGANI ADALAH DATA DAN INFORMASI KOMPLEK DEPAG Desained and Presented by: Abdul Main

KEGIATAN KANTOR MODERN SBG PENGENDALIAN DATA DAN INFORMASI PEKERJAAN YG BERSIFAT KOMUNIKASI PEKERJAAN YG BERSIFAT REGISTRASI PEKERJAAN YG BERSIFAT KOMPUTERISASI PEKERJAAN YG BERSIFAT INFORMASI MENERIMA INFORMASI MENCATAT INFORMASI MENGOLAH INFORMASI MENYAMPAIKAN INFORMASI MENYIMPAN/MELINDUNGI INFORMASI Desained and Presented by: Abdul Main

FASILITAS PERKANTORAN MODERN TELETEXT PELAYANAN DATA MELALUI TV VIEW DATA MENYAJIKAN DATA/REFERENSI YG UP-TO DATE ELECTRONIC MAIL MENYAMPAIKAN PESAN DENGAN ALAT ELECTRONIC ALAT TRANSFER UANG/ATM INTERNET MANFAAT INTERNET DAPAT SALING TUKAR MENUKAR INFORMASI JARAK JAUH DAPAT MENGETAHUI PERKEMBANGAN TERKINI YG BERHUBNGAN ERAT DENGAN MASALAH SUBSTANSI ORGANISASI DAPAT MENGAMBIL LANGSUNG INFORMASI YG KITA BUTUHKAN Desained and Presented by: Abdul Main

UNSUR DAN FUNGSI MANAJEMEN UNSUR-UNSUR MANAJEMEN MAN (MANUSIA/TENAGA KERJA) MONEY (UANG/BIAYA) MACHINE (MESIN/ALAT) METHODE (CARA KERJA) MATERIAL (BAHAN/PERLENGKAPAN) MARKET (PEMASARAN/PENYALURAN) MILLIEW/ENVIRONMAN (LINGKUNGAN) FUNGSI MANAJEMEN PLANNING ORGANIZING ACTUATING CONTROLING Desained and Presented by: Abdul Main

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN Menurut William H. Leffingwell ada 5 (lima) prinsip kerja perkantoran yang efektif, yaitu : Perencanaan pekerjaan (apa, bagaimana, kapan, dimana, seberapa cepat dikerjakan) Penjadwalan pekerjaan (tentukan, selaraskan dengan kegiatan lain, laksanakan walau sulit, mungkinkan diselesaikan, pelihara) Pelaksanaan pekerjaan (trampil, teliti, tepat tanpa upaya yg tidak perlu tanpa keterlambatan) Pengukuran pekerjaan (sesuai potensi, berdasar catatan lalu, berdasar kuantitas dan kualitas) Penggajian atau imbalan pekerjaan (kondisi kerja yang baik, kesehatan, kebahagiaan, pengembangan diri dan uang) Desained and Presented by: Abdul Main

DELAPAN PRINSIP PELAKSANAAN PEKERJAAN PERKANTORAN 1. Perencaan Pekerjaan ; 2. Pengorganisasian Pekerjaan ; 3. Pengoordinasian Pekerjaan ; 4. Pengendalian Pekerjaan ; 5. Pemberdayaan Pegawai ; 6. Komunikasi ; 7. Tatanan (pengorganisasian) kantor 8. Peningkatan Mutu Pelayanan. Desained and Presented by: Abdul Main

LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL Perencanaan : merencanakan secara benar Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja,kesehatan, pengembangan diri, gaji Desained and Presented by: Abdul Main

FUNGSI MANAJEMEN MENURUT LUTHER GULLICK : POSDCORB Organizing Budgetting Staffing Planning Directing Reporting Coordinating Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main 1. PERENCANAAN Penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. (Louis A. Allen dalam Manullang, 1977). Perencanaan dibuat untuk memberikan maksud dan arah kpd organisasi dengan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana itu harus dilakukan, dan siapa yang harus melakukannya. (Stoner dan Freeman, 1992). Desained and Presented by: Abdul Main

EMPAT LANGKAH PERENCANAAN Menurut Stoner dan Freeman Identifikasi faktor Pendukung dan penghambat Langkah 4: Kembangkan Seperangkat tindakan Langkah 1: Tetapkan tujuan Langkah 2: Tentukan situasi sekarang Desained and Presented by: Abdul Main

HIRARKHI RENCANA ORGANISASIONAL TUJUAN RENSTRA Untuk kegiatan yg Tidak berulang-ulang Untuk kegiatan Yg berulang-ulang Rencana sekali jadi Rencana tetap Program Anggaran kebijaksanaan Prosedur dan Metode standard proyek peraturan Desained and Presented by: Abdul Main Sumber: Stoner dan Freeman, 1992: 210

Desained and Presented by: Abdul Main 2. PENGORGANISASIAN Pngorganisasian berarti menyusun struktur kekuasaan formal yang memungkinkan pembagian tugas-tugas dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi. Tujuannya : Mempermudah pelaksanaan tugas (siapa melakukan apa) Mempermudah pengawasan Mempermudah pertanggungjawaban (siapa yang bertanggung jawab) Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main 3. STAFFING Staf adalah petugas yang diangkat untuk memberi layanan dan nasihat kepada manajer dalam suatu organisasi mengenai suatu bidang khusus yang menjadi keahliannya (Manullang, 1977). Staffing fungsi manajemen yang meliputi : Pengangkatan dan pelatihan karyawan Pengembangan lingkungan yang memungkinkan pelaksanaan tugas Desained and Presented by: Abdul Main

KEBIJAKAN STAFFING MELIPUTI : Analisis pekerjaan, deskripsi dan spesialisasi Kategori staf Klasifikasi tugas Posisi klasifikasi tugas Jumlah staf Kualifikasi staf Desained and Presented by: Abdul Main

4. DIRECTING (PENGARAHAN) Pengarahan merupakan tugas berkesinambungan dari pengambilan keputusan dan menyatukannya dalam perintah umum dan khusus serta melaksanakan perintah itu. (Sulistyo-Basuki, 1993) Directing adalah : Pengarahan agar semua tugas dilaksanakan dengan semestinya oleh semua karyawan sesuai job-descripsinya masing-masing. Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main 5. COORDINATING Coordinating adalah pengaitan berbagai bagian organisasi untuk mencapai pelaksanaan tugas yang harmonis. Koordinasi bisa berupa: Kordinasi sektoral Koordinasi lintas sektoral Contoh Koordinasi sektoral: bagian pengatalogan bekerja sama dengan bagian referensi, bagian layanan, dsb agar saling mengisi dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan. Contoh koordinasi lintas sektoral: kerjasama antar perpustakaan dalam bidang layanan perpustakaan; pinjam antar perpustakaan; jaringan perpustakaan. Dalam kerjasama tersebut diperlukan koordinasi. Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main 6. REPORTING Reporting atau pelaporan adalah bentuk pertanggung jawaban kinerja organisasi kepada siapa dan untuk siapa organisasi tersebut perlu mempertanggung jawabkan. Pelaporan bisa dibuat perbidang tugas untuk mengetahui efektivitas dan efisiensinya, tingkat keberhasilan dan kegagalannya, dan untuk bahan masukan bagi pelaksaan tugas selanjutnya. Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main BENTUK PELAPORAN Tertulis : bisa berupa surat, memorandum, laporan berkala (mingguan, bulanan, triwulan, tahunan, dsb). Lisan : bisa melalui telepon, tatap muka, pertemuan kelompok. Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main KESULITAN PELAPORAN Penyajian fakta sengaja diputarbalikkan Informasi tidak lengkap Organisasi yang besar dan rumit Kepala perpustakaan kurang menghargai pendapat dan pandangan orang lain Ambiguitas dalam bahasa yang digunakan Bawahan menanggung beban psikologis dalam melaporkan sesuatu kepada atasan. Bawahan merasa takut bahwa laporannya akan menambah beban dan tanggung jawabnya. Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main 7. BUDGETTING Budgetting adalah penentuan unit kegiatan dengan pembiayaan/keuangan Alokasi anggaran perpustakaan biasanya untuk : Pengadaan bahan pustaka Pengolahan Gaji pegawai Perawatan koleksi (penjilidan, dll) Alat-alat (ATK) Lain-lain Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main KETRAMPILAN MANAJER MANAJEMEN PUNCAK MANAJEMEN LINI PERTAMA MANAJEMEN MENENGAH KONSEPTUAL KONSEPTUAL KONSEPTUAL KONSEPTUAL MANUSIAWI MANUSIAWI MANUSIAWI TEKNIS TEKNIS TEKNIS Desained and Presented by: Abdul Main

Desained and Presented by: Abdul Main KETRAMPILAN MANAJER Ketrampilan Teknis adalah kemampuan untuk menggunakan alat-alat, prosedur dan teknik suatu bidang yang khusus. Ketrampilan Manusiawi adalah kemampuan untuk bekerja dengan orang lain, memahami orang lain dan memotivasi orang lain baik sebagai perorangan maupun kelompok. Ketrampilan konseptual adalah kemampuan mental untk mengkoordinasi dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi. Desained and Presented by: Abdul Main

GENERASI MANAJEMEN Generasi Pertama : Pre-Personnel Management Generasi Kedua : Personnel Management Generasi Ketiga : Human Resources Management Generasi Keempat : Strategic Human Resources Management Generasi Kelima : Brainware Management Desained and Presented by: Abdul Main