POKOK POKOK UNDANG UNDANG KIP DAN BUDAYA DOKUMENTASI Oleh DR. HENRY SUBIAKTO, SH, MA Staf Ahli Menkominfo RI Bidang Komunikasi dan Media Massa

FILOSOFI KETERBUKAAN INFORMASI Keterbukaan dan demokrasi adalah tuntutan sejarah dan keniscayaan evolusi sosial (Francis Fukuyama: The End of History). Indonesia sebagai negara demokrasi telah dilengkapi dengan infrastruktur hukum, untuk memenuhi keterbukaan informasi publik yaitu UU no 14 tahun 2008.

Culture of Secrecy Ditengarai banyak orang hidup dari budaya ketertutupan. “Penyelewengan” terjadi lebih aman ketika masih ada culture of secrecy, budaya ketertutupan. UU No 14 th 2008 tentang KIP yang mulai berlaku sejak 1 Mei 2010 adalah suatu upaya besar membuka culture of secrecy. Menciptakan Clean and Good Governance.

Sebelum Berlakunya UU KIP Ketiadaan aturan yang melindungi hak-hak publik, maupun melindungi para pejabat Informasi publik sebelum UU KIP, praktis amat bergantung pada kemurahan hati para pejabat. Publik tak memiliki hak. Budaya dokumentasi tidak dianggap penting

UU KIP UNTUK MENGUBAH BUDAYA: Merubah budaya ketertutupan, culture of secrecy, menjadi budaya yang terbuka dan accountable. Menghilangkan “penyelewengan” yang terjadi karena wilayah “tertutup”. Menghormati hak masyarakat untuk tahu sebagai bagian dari kontrol publik Menempatkan pentingnya sistem informasi dan budaya dokumentasi. Menghargai orang-orang profesional di bidang informasi dan dokumentasi.

INDIKATOR NEGARA MODERN DARI SISI INFORMASI Ada komitmen untuk pengelolaan informasi dan dokumentasi yang baik. Ada sistem informasi yang memudahkan publik untuk mengakses Penerapan ICT untuk sistem layanan informasi dan dokumentasi. Ada budaya dokumentasi dan Penghargaan pada petugas informasi dan dokumentasi. Menghargai hak publik untuk tahu dan ikut mengawasi tata kelola pemerintahan yg baik.

BADAN PUBLIK DAN BUDAYA DOKUMENTASI Pengertian BADAN PUBLIK: Lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran APBN atau APBD, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran APBN atau APBD, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri (pasal 1)

KEWAJIBAN BADAN PUBLIK Menyediakan dan memberikan Informasi Publik Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi secara baik dan efisien; Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala seluruh Informasi Publik yang dikelola Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya;

KEWAJIBAN BADAN PUBLIK Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik termasuk situs resmi Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi; dan Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik di instansinya.

MACAM INFORMASI: Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala (pasal 9) Informasi yang wajib diumumkan serta merta (10) Informasi yang wajib tersedia setiap saat dan diberikan ketika ada yang meminta (pasal 11). Informasi yang dikecualikan atau boleh disimpan (pasal 17)

INFORMASI PUBLIK YANG DIKECUALIKAN (PASAL 17 UU no 14 2008) : a. Dapat menghambat proses penegakan hukum, menghambat penyelidikan, penyidikan, mengungkap identitas pelapor, saksi, mengungkap data intelejen, rencana pencegahan, membahayakan keselamatan penegak hukum, termasuk keselamatan peralatan atau sarana prasarana. b. Dapat mengganggu kepentingan hak kekayaan intelektual, dan perlindungan dari persaingan usaha yang tidak sehat. c. Dapat membahayakan pertahanan dan keamanan negara. d. Dapat mengungkap kekayaan alam Indonesia.

INFORMASI YANG DIKECUALIKAN e. Dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional f. Dapat merugikan hubungan luar negeri g. Dapat mengungkapkan akta isi otentik yang bersifat pribadi, dan kemauan terakhir atau wasiat seseorang h. Dapat mengungkap rahasia pribadi, seperti kondisi keluarga, riwayat kesehatan, kondisi keuangan atau rekening bank i. Memorandum BP yg menurut sifatnya dirahasiakan kecuali atas keputusan komisi informasi atau pengadilan j. Informasi yg tidak boleh diungkap berdasar UU

KETENTUAN PIDANA (PASAL 52) Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan /atau tidak menerbitkan Informasi Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah).

KETENTUAN PIDANA (PASAL 55) Setiap orang yang dengan sengaja membuat informasi publik yang tidak benar dan menyesatkan, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain, dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 tahun dan atau denda paling banyak 5 juta rupiah.

KOMISI INFORMASI Lembaga independen yang berfungsi menjalankan UU ini dan peraturan pelaksanaannya menetapkan petunjuk teknis standar layanan informasi publik dan atau menyelesaikan sengketa informasi publik melalui mediasi dan atau ajudikasi non litigasi

KOMISI INFORMASI PUSAT DAN DAERAH KI Pusat terdiri dari 7 orang, sedang KI Propinsi 5 orang yang mencerminkan unsur pemerintah dan masyarakat. Tugasnya, menetapkan prosedur pelaksanaan penyelesaian sengketa melalui mediasi dan atau ajudikasi non litigasi

PPID DAN HUMAS PPID dasarnya Ketentuan UU, sehingga dia tugasnya menjalankan UU KIP. HUMAS lebih merupakan kebutuhan Organisasi untuk menjaga reputasi PPID melayani informasi sebagai kewajiban yang diatur oleh hukum HUMAS melayani informasi atas dasar kesadaran etis dan bagian dari strategi komunikasi HUMAS dan PPID bisa saling melengkapi dan saling dukung

PPID Bertugas dan Bertanggung Jawab (psl 14 PP 61/2010) Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi Pelayanan informasi sesuai aturan yang berlaku Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana. Penetapan prosedur operasional penyebaran informasi publik Pengujian konsekuensi Pengklasifikasian informasi dan / atau pengubahannya

BAGAIMANA UNTUK WARTAWAN? UU KIP bukanlah utk wartawan, tetapi untuk warga negara. Informasi publik tidak aktual, walau mekanismenya didasarkan prinsip cepat, tepat waktu dan biaya ringan. Pasal 22 ayat 7 : paling lambat 10 hari kerja sejak diterimanya permintaan , BP wajib menyampaikan pemberitahuan tertulis yg berisikan: informasi itu di bawah penguasaannya atau tidak, menolak atau menerima permintaan itu BP dapat memperpanjang waktu untuk mengirimkan pemberitahuan selama 7 hari kerja dengan memberikan alasan secara tertulis (pasal 22 ayat 8)

KONSEP DOKUMENTASI Dokumentasi (kata kerja) : Menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen. Dokumentasi (kata benda) : Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan . Dokumentasi : Semua tulisan, gambar atau foto yg dikumpulkan dan disimpan yg dapat digunakan bila diperlukan. Mendokumentasikan: Mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar atau foto sebagai dokumen.

MEWUJUDKAN BUDAYA DOKUMENTASI Semua perencanaan dibuat dengan baik, dicatat, dan didokumentasikan. Semua kegiatan atau aktivitas dicatat dan di dokumentasikan . Hasil dan evaluasi terhadap kegiatan juga dokumentasikan agar bisa dibandingkan. Semua dokumen dibuat dalam bentuk yang mudah diakses. Semua pihak dibiasakan mengikuti prosedur budaya dokumentasi ini.

Dokumentasi dan Arsip. Dokumentasi yang berupa rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi itu menjadi arsip bagi masing-masing lembaga atau badan yang menyimpan dan mengelolanya. Penyimpanan Arsip atau kearsipan, haruslah aman, handal dan mudah dicari. Bisa disimpan berdasarkan sistem nomor, atau disusun berdasar kode angka (ada dengan berdasar nomor Dewey, berdasar nomor seri, berdasar terminal digital). Intinya adalah agar tersimpan secara aman dan mudah kalau dicari dan diakses.

Terima Kasih Ayo diskusi di twitter @henrysubiakto atau di FB : Henri Subiakto