Marcella Wayan Kartika Rini, SP Diklat Sertifikasi Kompetensi DASAR-DASAR MANAJEMEN Marcella Wayan Kartika Rini, SP Disampaikan pada Diklat Sertifikasi Kompetensi Sabtu, 23 Mei 2015 Agung Cahyono

Apakah itu sertifikasi kompetensi? proses pemberian sertifikat kompetensi yang dilakukan secara sistematis dan obyektif melalui uji kompetensi yang mengacu pada standar kompetensi kerja baik yang besifat nasional, khusus maupun internasional.

Apakah itu kompetensi kerja ? Rumusan kemampuan kerja yang mencakup aspek -pengetahuan ( KNOLEDGE ) -keterampilan / keahlian ( SKILL) dan -sikap ( ATITUDE ) serta penerapannya secara efektif dalam pekerjaan sesuai dengan standar kerja yang dipersyaratkan.

MANAKAH YANG UTAMA KNOWLEDGE ? SKILL? ATITUDE?

POINT A B C D E F G H I 1 2 3 4 5 6 7 8 9 J K L M N O P Q R 10 11 12 13 14 15 16 17 18 S T U V W X Y Z 19 20 21 22 23 24 25 26

MAU BUKTI ? K N O W L E D G 11 14 15 23 12 5 4 7 = 96 S K I L 19 11 9 63 A T I U D E 1 20 9 21 4 5 = 100

Apakah manfaatnya bagi seseorang memiliki sertifikat kompetensi ? seseorang yang memiliki sertifikat kompetensi maka ia akan mendapatkan bukti pengakuan tertulis atas kompetensi kerja yang dikuasainya.

MELAKUKAN DASAR – DASAR MANAJEMEN KJK SP01.001.01 ELEMEN KOMPETENSI KRITERIA UNJUK KERJA Menginventarisir dasar- dasar manajemen 1.1 Dasar-dasar manajemen di identifikasi. 1.2 Prinsip-prinsip manajemen di diskusikan 2. Melaksanakan dasar – dasar Manajemen 2.1 Perencanaan dibuat. 2.2 Pengorganisasian dilaksanakan. 2.3 Pelaksanaan kegiatan dikerjakan. 2.4 Pengawasan diterapkan. 2.5 Pelaksanaan dasar-dasar manajemen Dievaluasi. 3. Melaporkan hasil pelaksanaan dasar- dasar manajemen 3.1 Format laporan disiapkan. 3.2 Laporan hasil pelaksanaan dasar-dasar manajemen dibuat dan dilaporkan.

Menginventarisir dasar- dasar manajemen ELEMEN KOMPETENSI 1 Menginventarisir dasar- dasar manajemen

KRITERIA UNJUK KERJA 1.1 Dasar-dasar manajemen diidentifikasi. 1.2 Prinsip-prinsip manajemen didiskusikan

DASAR DASAR MANAJEMEN

PENDAHULUAN Siapa yang membutuhkan manajemen ?  Perusahaan (bisnis)  Semua tipe organisasi  Semua tipe kegiatan Mengapa manajemen dibutuhkan ? Untuk mencapai tujuan organisasi Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas

PENGERTIAN Manajemen adalah suatu proses tertentu yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan2 tertentu dg menggunakan SDM dan SDA yang ada Manajemen merupakan ilmu tentang upaya manusia untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan yg diinginkan secara efektif dan efisien Dasar Manajemen-Pendahuluan

PENGERTIAN Memanfaatkan Sumber daya Tujuan Efisien Efektif

Peter Drucker mengatakan bahwa: Efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things) Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right)

Efisiensi Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar Derajat atau tingkat pengorbanan dari suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan Konsep matematika : Ratio antara output (keluaran) dan input (masukan) Output : > Hasil > Produktivitas > Performance Input : > Tenaga Kerja > Bahan Baku > Uang > Mesin dan Waktu

Seorang Manajer Efisien : Manajer yang bisa mencapai Output lebih tinggi dari input yang digunakan Manajer yang dapat meminimumkan biaya penggunaan sumberdaya–sumberdaya untuk mencapai output yang telah ditentukan Manajer yang bisa memaksimumkan output dengan jumlah input yang terbatas

Efektifitas Kemampuan memilih sarana / peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan Derajat / tingkat pencapaian hasil yang diharapkan Manajer yang efektif : Dapat memlilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode/ cara yang tepat untuk mencapai tujuan

Pengertian Manajemen : Sebagai Ilmu (Science)  manajemen merupakan ilmu pengetahuan yang terus berkembang Sebagai Seni (Art)  perencanaan, kepemimpinan, komunikasi & segala sesuatu yang menyangkut manusia Sebagai Profesi ( Profesional)  pekerjaan yang memerlukan pendidikan formal dan pengetahuan khusus  Para profesinal mendapatkan status karena prestasi

Lanjutan … Sebagai Proses (Process)  manajemen sebagai satu kesatuan proses yang meliputi perencanaan, pengaturan, gerakan, dan kontrol untuk mencapai tujuan dengan menggunakan SDM dan SDA yang tersedia. Sebagai Aktivitas (Activity)  dalam manajemen tedapat berbagai aktivitas, seperti komunikasi, menulis, melaporkan, pengambilan keputusan, dan hubungan antar manusia Sebagai Disiplin ( Discipline)  manajemen memerlukan disiplin ilmu yang khusus, diperoleh dari pendidikan formal dan training-training

Lanjutan … Sebagai Grup (Group)  manajemen sebagai kumpulan orang-orang yang dikenal sebagai satu kesatuan nama perusahaan

MANAJER MANAJER  setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya Manajer diklasifikasikan menjadi 2, yaitu : Berdasar Tingkatannya Berdasar Fungsi

Manajer berdasarkan tingkatannya

Menurut tanggungjawab dalam organisasi (Fungsinya) * Manajer Umum (General Manager) * Manajer Fungsional (Functional Manager)

Manajer Umum Manajer Fungsional

PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN 3 aliran Teori manajemen 1. Aliran Klasik : a. Manajemen Ilmiah b. Teori Organisasi Klasik 2. Aliran Hubungan Manusiawi (Neo Klasik) 3. Aliran Manajemen Modern

ALIRAN KLASIK 1. Robert Owen (1771-1858) a). Umur manusia dalam produksi b). Perbaikan dalam kondisi kerja c). Kondisi karyawan baik akan menaikkan produksi / keuntungan Karyawan = “ vital Machines”

(1792-1871) a). Pembagian kerja melalui spesialisasi 2. Charles Babbage ( Inggris ) (1792-1871) a). Pembagian kerja melalui spesialisasi b). Pendidikan dan Pelatihan ketrampilan untuk karyawan sesuai operasional pabrik c). Mengembangkan program-program permainan d). Menganjurkan kerjasama yang saling menguntungkan antara kepentingan karyawan dan pemilik pabrik e). Merencanakan skema pembagian keuntungan

Tokoh Kelompok Teori Organisasi Klasik Henry Fayol (1841-1925) Teknik - produksi & manufacturing produk Komersial – Pembelian bahan baku dan penjualan produk Keuangan – Perolehan dan penggunaan modal Keamanan – Perlindungan karyawan dan kekayaan Akuntansi – Pelaporan, pencatatan biaya, laba dan hutang, pembuatan neraca, pengumpulan data Manajerial – Perencanaan, Pengorganisasian, Pemberian perintah,Pengkoordinasian, dan Pengawasan

II. ALIRAN HUBUNGAN MANUSIAWI Tokohnya yaitu Elton Mayo (1880-1949) Untuk menciptakan hubungan manusiawi yang baik, manajer harus mengerti mengapa karyawan bertindak seperti yang mereka lakukan dan faktor-faktor sosial dan psikologi apa yang memotivasi mereka

III. ALIRAN MANAJEMEN MODERN Manajemen bukan proses teknik secara ketat Manajemen harus sistematik Pendekatan manajer individual untuk pengawasan harus sesuai situasi Pendekatan motivasional sangat dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi

HUBUNGKAN SEMUA YANG ADA ( 9 titik ) DENGAN 4 BUAH GARIS TANPA PUTUS Mari Bermain .................. BERPIKIR BESAR HUBUNGKAN SEMUA YANG ADA ( 9 titik ) DENGAN 4 BUAH GARIS TANPA PUTUS

Ringkasan ............ Fungsi Manajemen secara umum PLANNING ACTUATING ORGANIZING CONTROLLING P-O-A-C Dasar Manajemen-Pendahuluan

FUNGSI MANAJEMEN yang lain Planning Organizing Coordinating Directing Motivation Communication Leadership Decision Making Controlling Dasar Manajemen-Pendahuluan

PRINSIP MANAJEMEN Menurut Henry Fayol Pembagian kerja (Devision of work). Pembagian kerja berdasarkan spesialisasi menjadikan kegiatan-kegiatan pegawai dapat diarahkan pada efisiensi. Bahwa pengkhususan orang dalam bidang tertentu lebih efisien dalam melaksanakan pekerjaannya. Kekuasaan dan tanggung jawab (Authority and Responsibility). Ini merupakan alat untuk melakukan perintah dan kekuatan untuk dituruti secara tepat. Tetapi tiap anggota dan pimpinan telah ditentukan wewenang dan tanggungjawabnya, sehingga dalam menjalankan tugasnya tidak sewenang-wenang dan tidak melampaui wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Disiplin (Discipline). Prinsip disiplin benar-benar penting untuk menjalankan usahanya dan tanpa disiplin organisasi tersebut tidak akan berhasil. Setiap anggota karenanya harus menaati ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang berlaku. Dasar Manajemen-Pendahuluan

PRINSIP MANAJEMEN Menurut Henry Fayol Kesatuan komando (Unity of Command). Pada prinsip manajemen ini menjadikan setiap pekerja atau pegawai menerima perintah dari satu orang yaitu dari atasan langsung. Kesatuan arah (Unity of Direction). Kesatuan arah menunjukan satu instruksi dan satu rencana dari suatu kelompok kegiatan yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan yang akan dicapai dan cara bagaimana mencapainya langsung berasal dari manajer puncak. Kepentingan individu harus ditempatkan dibawah kepentingan organisasi secara umum (Subordination of individual to general interest). Kepentingan seorang pekerja atau kelompok tidak diatas kepentingan organisasi. Dengan demikian kepentingan organisasi secara keseluruhan yang diutamakan atau diperhatikan, bukan kepentingan pribadi. Pemberian imbalan (Remuneration). Imbalan atau kompensasi bagi pegawai atau pimpinan memerlukan keadilan sesuai dengan kompensasi pekerjaan yang dilakukan sehingga pegawai maupun organisasi sama-sama puas. Dasar Manajemen-Pendahuluan

PRINSIP MANAJEMEN Menurut Henry Fayol Sentralisasi (Centralization). Prinsip sentralisasi menurut Henry Fayol sangat penting bagi organisasi dan merupakan konsekuensi dari suatu organisasi. Sentralisasi dapat berarti mengurangi wewenang bawahan dan untuk menambah wewenang bawahan perlu pendelegasian wewenang. Henry Fayol mengakui tetap diperlukan pendelegasian wewenang, akan tetapi tanggung jawab tetap disentralisasi atau dipegang oleh pimpinan. Mata rantai (Scalar chain atau hierarchy). Mata rantai atau scalar chain adalah hubungan dari tingkat kekuasaan paling atas hingga paling bawah secara hirarki atau berjenjang. Keteraturan (Order). Keteraturan adalah menempatkan individu-individu pada tempat atau posisi yang sesuai akan lebih akrab dengan pekerjaannya. Dalam hal ini tempat untuk setiap orang dan setiap orang sesuai dengan tempatnya. Persamaan (Equity). Ini menunjukan rasa keadilan dalam organisasi. Dan juga pimpinan harus bertindak seimbang terhadap bawahannya. Dasar Manajemen-Pendahuluan

PRINSIP MANAJEMEN Menurut Henry Fayol Stabilitas jabatan atau pekerjaan (Stability of tenure). Prinsip stabilitas jabatan merupakan stabilitas seseorang melakukan pekerjaan atau tugasnya. Berdasarkan prinsip ini, diperlukan waktu bagi pekerja untuk menyesuaikan pada pekerjaan mereka dan mengerjakan pekerjaannya secara efektif. Dilain pihak, pimpinan tidak boleh memperlakukan bawahan dengan semena-mena, seperti pemecatan atau pemutusan hubungan kerja tanpa alasan yang kuat. Inisiatif (Initiative). Inisiatif artinya bawahan diberi kebebasan memikirkan dan memberi pendapat tentang pekerjaannya, bahkan juga dalam menilai hasil kerjanya. Pada setiap jenjang atau tingkat didalam organisasi, semangat dan energi diperbesar dengan inisiatif. Prinsip espirit de corps. Prinsip ini menekankan perlunya ”team work” dan hubungan antar individu serta semangat persatuan yang mendorong rasa bersatu dalam organisasi. Dasar Manajemen-Pendahuluan

Apa itu Manajemen Koperasi?

Manajemen adalah “penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan ” koperasi adalah : suatu kumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan sama, diikat dalam suatu organisasi yang berasaskan kekeluargaan dengan maksud menyejahtera-kan anggota.

Manajemen Koperasi = Proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan azas Koperasi.

UNSUR MANAJEMEN DALAM KJK : RA PENGURUS PENGAWAS MANAJER STAFF

DASAR- DASAR MANAJEMEN KJK, YANG ADA : Kelengkapan Organisasi Kelengkapan Manajemen Data Kebijakan lainnya

Kelengkapan Organisasi Badan Hukum Koperasi Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Buku administrasi organisasi KJK -> 16 buku, yaitu : Buku Daftar Anggota Buku Daftar Pengurus Buku Daftar Pengawas Buku Daftar Karyawan Buku Tamu Buku Simpanan Anggota Buku Saran Anggota Buku Anjuran Pejabat Buku Anjuran Pejabat dari Instansi lain Buku Keputusan Rapat Pengawas Buku Keputusan Rapat Pengurus Buku Keputusan Rapat Anggota Buku Kejadian Penting Buku Kas Buku Catatan Inventaris Buku Agenda

KELENGKAPAN MANAJEMEN AD/ART Koperasi Perencanaan Strategis/Bisnis plan (5 Tahun) Program Kerja dan RAPB tahunan. Sarana dan Prasarana. Kualifikasi SDM Pengelola KJK Dan sebagainya.

KEBIJAKAN MANAJEMEN LAINNYA Kebijakan yang terkait dengan keanggotaan. Kebijakan yang terkait dengan karyawan. Kebijakan yang terkait dengan mitra usaha. Kebijakan yang terkait dengan operasional (SOM dan SOP) Kebijakan yang terkait dengan community social responsibility.

Melaksanakan dasar – dasar Manajemen ELEMEN KOMPETENSI 2 Melaksanakan dasar – dasar Manajemen

2.1 Perencanaan dibuat. 2.2 Pengorganisasian dilaksanakan. 2.3 Pelaksanaan kegiatan dikerjakan. 2.4 Pengawasan diterapkan. 2.5 Pelaksanaan dasar-dasar manajemen Dievaluasi.

Bp Tani jalan jalan ke Kota

Dia mengajak 2 ekor binatang kesayangannya

Di kota dia membeli seikat rumput

Sekarang dia akan pulang Menuju kampungnya Pak Tani harus menyeberangi sungai ................

Kendala...... Perahunya kecil.... Hanya muat satu muatan ditambah bapak tani...

.....Perlu diingat..... Saat ditinggal ke 2 binatang menjadi liar..... Harimau memakan kambing... Kambing memakan rumput.....

Bantulah bapak tani menmecahkan masalah ini... menyeberangkan seikat rumput dan kedua binatang kesayangannya tanpa ada yang terluka .....

Tentukan Manajer Projek Pak Tani Rumput Harimau Kambing Simulasikan

.........SELAMAT MENCOBA......

Kambing terlebih dahulu, karena harimau tidak makan rumput Setelah kembali dari seberang bawa seikat rumput Sampai di seberang kambing dibawa kembali ke asal Bawa harimau dan kambing ditinggal dulu Sampai diseberang tinggal harimau dan seikat rumput Bawa kembali kambingnya

2.1. PERENCANAAN DIBUAT ( Planing )

Perencanaan dalam Koperasi : Perencanaan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar bagi fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai dengan Efektif dan Efisien maka koperasi harus membuat rencana yang baik, sebelum diputuskan .

Contoh Perencanaan dalam KJK saya

2.2. Pengorganisasian dilaksanakan

Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien.

Contoh Pengorganisasian di KJK saya :

2.3 Pelaksanaan kegiatan dikerjakan

Pelaksanaan (actuating) fungsi manajemen yang utama. = fungsi manajemen yang utama. perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi

Artinya Pelaksanaan (actuating) merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

2.4 Pengawasan diterapkan.

Pengawasan adalah Suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dilakukan dengan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan koreksi apabila diperlukan.

Teknik dan Metode Pengawasan : Pengawasan kualitatif dilakukan oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara keseluruhan, sikap serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas produk.

2.5 Pelaksanaan dasar-dasar Manajemen Dievaluasi.

Pengertian evaluasi Penerapan prosedur ilmiah yang sistematis untuk menilai rancangan, implementasi dan efektifitas suatu Program/ Rencana

Lets play 2.1 Buat Perencanaan Kas jk pendek. 2.2 Laksanakan Pengorganisasian. 2.3 Laksanakan Pekerjaan 2.4 Lakukan pengawasan 2.5 Evaluasi.

Melaporkan hasil pelaksanaan dasar- dasar manajemen ELEMEN KOMPETENSI 3

Laporan mempunyai fungsi : Informasi Pengawasan Pengambil keputusan Pertanggung jawaban

Sifat Laporan operasional harus : a. lisan atau tertulis. b.Informatif ,diperlukan manajemen dalam pengambilan keputusan. c.faktual, didukung data dan fakta yang dapat dipertanggung jawabkan.

Jenis Laporan menurut Isinya : - Informatif - Rekomendasi - Analitis - Pertanggung Jawaban - Kelayakan

Jenis Laporan Menurut Bentuknya - Memo - Surat - Naskah

Syarat Laporan Yang Baik Terperinci dan jelas Mengandung data dan fakta serta informasi yang diperlukan Tidak berbelit-belit

Kreteria Laporan Yang Efektif Mudah dimengerti dan dipahami Mampu menguraikan masalah serta analisanya secara jelas Mampu menyajikan permasalahan secara logis, konsisten dan sistematis Persuasif, mampu mendorong pembaca untuk memberikan perhatian dan mengambil keputusan sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang mempersiapkan laporan Meyakinkan, berdasar pada data dan informasi yang dapat diandalkan

3.1 Format laporan disiapkan. 3.2 Laporan hasil pelaksanaan dasar-dasar manajemen dibuat dan dilaporkan.

3.1 Format laporan disiapkan. Menyusun persiapan penulisan Laporan : yaitu menyiapkan bahan berupa data, fakta, sarana pendukung seperti peralatan ATK (komputer, printer) dan bahan ATK (kertas, toner)

Penutup/Saran/ Rekomendasi Membuat evaluasi (bila ada) 3.2 Laporan hasil pelaksanaan dasar-dasar manajemen dibuat dan dilaporkan. Pendahuluan Isi Laporan Uraian/Analysis Penutup/Saran/ Rekomendasi Membuat evaluasi (bila ada)

c. Membuat isi Laporan dapat berupa pertanggung jawaban. Misalnya :............ d. Membuat evaluasi (bila ada) e. Menyusun penutup/rekomendasi

Contoh Laporan dan Evaluasi KOPDIT……. Tgl……………… No Keterangan Ya Tidak Hasil 1 Menerima berkas pembukaan simpanan yang telah diproses Staf Administrasi Simpanan Koperasi; v Sesuai prosedur 2 Menyocokkan jumlah rupiah pada slip dengan fisik uang yang disetor, dan hitung uang dengan teliti; 3 Menyerahkan buku simpanan kepada anggota beserta copy slip setoran; 4 Ambil uang sebesar nominal yang akan ditarik, lakukan pembayaran, dan mintakan anggota untuk menandatangani Slip Penarikan; 5 Simpan sementara Slip Penarikan untuk proses akhir hari. Belum sesuai prosedur 6 Catat transaksi pengeluaran tersebut ke dalam Buku Mutasi Harian Kas. 7 Mengacak kode Brankas V 8 Cash in Box

Selamat Mengikuti Uji Kompetensi Selamat Belajar. Pelajari Modul Pelatihan. Jaga Kesehatan. Kompak antar Peserta. Jangan Putus Asa. Saling Bantu dan Saling Support. Semoga semua Peserta Kompeten

Sekian dan Terima Kasih