PENYUSUNAN PETA JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA Pusat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi 2015

MekaNISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI TUGAS POKOK DAN FUNGSI NAMA JABATAN IKHTISAR JABATAN URAIAN TUGAS ANALISIS JABATAN INFORMASI JABATAN ANALISIS BEBAN KERJA PETA JABATAN KEBUTUHAN KEBUTUHAN PEGAWAI

PETA JABATAN Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi

KOMPONEN PETA JABATAN Dalam menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-data sebagai berikut: Struktur Organisasi Daftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional) Bezetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini) Kebutuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja) Tugas dan Fungsi Unit Organisasi

CONTOH PETA JABATAN Struktur Organisasi Rekapitulasi Kekuatan Pegawai Struktur Organisasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan Beban kerja berdasarkan Tugas dan Fungsi Unit Organisasi Nomenklatur Fungsional beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai

ANALISIS BEBAN KERJA Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan metode tertentu

KONDISI YANG DIHARAPKAN Struktur organisasi yang efisien, dan produktif Siapa mengerjakan apa terlihat dengan jelas Tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan antar unit /instansi Rekrutmen, seleksi & penempatan pegawai lebih objektif , transparan & terukur Distribusi & penempatan pegawai lebih proporsional Penentuan kebutuhan pegawai lebih tepat

KEGUNAAN Penataan/penyempurnaan struktur organisasi; Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja; Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja Pegawai Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai; Bahan penentuan kebutuhan diklat

STANDAR KEMAMPUAN RATA2 Standar kemampuan rata-rata diukur dari: Satuan Waktu (Norma Waktu) Satuan Hasil (Norma Hasil) ORANG x WAKTU NORMA WAKTU = HASIL HASIL NORMA HASIL = ORANG x WAKTU

METODE ABK KUESIONER Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas Tugas tambahan sesuai renja/renstra WAWANCARA Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian tugas dan tugas tambahan Sampel / seluruh pegawai METODE PENGAMATAN LANGSUNG Lembar observasi (check list) Lokasi tempat kerja.

PENDEKATAN ABK HASIL KERJA 1 Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan atau non fisik yang dapat dikuantifikasi. Informasi yang diperlukan : Wujud hasil kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja Contoh : Jabatan : Pengentri Data Hasil Kerja : Data Beban Kerja : 200 Data Standar Kemampuan Rata2 : 30 Data/Hari Beban Kerja 200 Data SKR 30 Data = 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan) Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang

LANJUTAN… 2 OBJEK KERJA Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Informasi yang diperlukan : Wujud objek kerja dan satuannya Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus dilayani Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja Contoh : Jabatan : Dokter Objek Kerja : Pasien Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25 Pasien/Hari Objek Kerja 80 Pasien SKR 25 Pasien = 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan) Kebutuhan Pegawai = x 1 orang = x 1 orang

LANJUTAN… PERALATAN KERJA 3 Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada peralatan kerjanya. Informasi yang diperlukan : Jumlah dan satuan alat kerja Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja Rasio jumlah pegawai per alat kerja Contoh : Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis 1 Montir untuk 5 Bis 20 Bis 20 Bis 20 Bis 1 Bis 1 Bis 5 Bis = 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44 K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x 1 Montir

LANJUTAN… TUGAS PER TUGAS 4 Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya. Informasi yang dibutuhkan : Uraian tugas Satuan hasil Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas Waktu kerja efektif

METODE TUGAS PER TUGAS URAIAN TUGAS 1 URAIAN TUGAS Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) 2 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa faktor, antara lain : Perangkat kerja Kondisi lingkungan kerja Prosedur kerja Kompetensi pemegang jabatan

LANJUTAN… WAKTU KERJA EFEKTIF 3 KEPPRES NO. 68 TAHUN 1995 Hari Kerja/Minggu = 37,5 jam Satu Minggu = 5 hari Jadi 1 Hari Jam Kerja = 37,5 jam / 5 hari = 7,5 jam/hari Allowance (Waktu Boros) Standar ILO = 30 % Jam Efektif/Hari = 7,5 jam - (7,5 jam x 30 %) = 5,25 jam = 5 jam = 300 menit Pola 5 Hari Kerja : Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit Per Bulan : 20 x 300 jam = 6.000 menit Per Tahun : 240 x 300 menit = 72.000 menit

Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja LANJUTAN… 4 VOLUME / BEBAN KERJA Jumlah banyaknya satuan hasil kerja yang harus diselesaikan dalam waktu kerja efektif harian, mingguan, bulanan, atau tahunan JUMLAH KEBUTUHAN PER JABATAN Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja Waktu Kerja Efektif =

FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI Nama Jabatan : Unit Kerja : Ikhtisar Jabatan : No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyele-saian Rata2 Waktu Kerja Efektif Beban/ Volume Kerja Pegawai Yg Dibu-tuhkan Ket. 1 2 3 4 5 6 7 8 Jumlah

PETUNJUK PENGISIAN U R A I A N KETERANGAN Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja Ikhtisar Jabatan Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why) Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why) Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.

PETUNJUK PENGISIAN U R A I A N KETERANGAN Waktu Penyelesaian Rata2 Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan Waktu Kerja Efektif Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit Beban/Volume Kerja Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian, mingguan, bulanan, atau tahunan Pegawai Yang Dibutuhkan Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif (WKE) selama satu tahun

CONTOH (1) Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi - BKN No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penye-lesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volu-me/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 1 Memeriksa data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah sudah sesuai dengan format formulir yang ditentukan agar data akurat Laporan 15 menit 72.000 menit 600 0,125

CONTOH (2) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penye-lesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volu-me/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 2 Menginventarisasi data usulan formasi yang disampaikan oleh Instansi Pusat dan Daerah dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data Data 30 menit 72.000 menit 600 0,250 3 Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan

CONTOH (3) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penye-lesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volu-me/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 4 Memberikan informasi yang dibutuhkan Penganalisis Formasi Pegawai berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pembuatan kebijakan formasi dan pertimbangan alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah Data 30 menit 72.000 menit 600 0,250 5 Membuat konsep pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN Draft Pertim-bangan 3000 menit 1 0,042

CONTOH (4) No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penye-lesaian Rata2 Waktu Kerja Efektif Volu-me/ Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuh-kan Ket 6 Membuat konsep laporan statistik mengenai formasi pegawai Instansi Pusat dan Daerah berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung Laporan 6000 menit 72.000 menit 2 0,167 7 Memelihara database formasi pegawai dengan cara menyimpan, memperbaharui dan memproteksi data agar tetap akurat dan terjaga kerahasiaannya Kegiatan 60 menit 4 0,004 8 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas 20 menit 300 menit 3 0,200 Jumlah 1,288

TINGKAT EFISIENSI JABATAN Σ IKJ Σ PJ x WKE = Keterangan IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma Waktu) PJ : Pemegang Jabatan WKE : Waktu Kerja Efektif Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ) A = sangat baik apabila TEJ > 1 B = baik apabila TEJ = 0,90 – 0,99 C = cukup apabila TEJ = 0,70 – 0,89 D = sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69 E = kurang apabila TEJ < 0,50

TERIMA KASIH SEMOGA BERMANFAAT