MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Pengelolaan Proyek Sistem

Tujuan pengelolaan proyek sistem adalah untuk mewujudkan gagasan atau ide yang timbul dari naluri manusia baik secara perorangan maupun organisasi dalam bentuk original (utuh, murni dan real) dengan sifat pengelolaan proyek yang spesifik dalam mewujudkan tujuan. Sifat khas dari suatu pengelolaan proyek, antara lain:

Mempunyai upaya pendekatan sistematis yang menguntungkan atau positif Sifat pekerjaan yang khas dan menonjol Siklus kehidupan perkembangan yang spesifik Peran pimpinan proyek lebih dominan

Pengelolaan proyek dilakukan melalui pendekatan sistematis yaitu upaya menguraikan atau merinci komponen – komponen obyek (dalam hal ini sistem) untuk dipelajari dan dievaluasi permasalahan, kelemahan maupun kebutuhan sehingga dicarikan alternatif solusi terbaik yang menguntungkan atau yang positif. adapun komponen sistem merupakan unsur – unsur yang membangun terbentuknya sistem berupa aktivitas dan fasilitas, dimana komponen yang ada saling terkait dan berinteraksi satu sama lain.

Interaksi antar komponen mempunyai ciri khas yang menonjol, berupa interaksi aktivitas (task) yang membentuk suatu kejadian (event) dan kejadian ini akan menunjukkan fungsi (function). setiap unsur yang membangun sistem, untuk dapat terjadinya interaksi antar aktivitas dibutuhkan wadah atau fasilitas yang memadai, sehingga pengelolaan proyek dapat mewujudkan tujuan melalui pekerjaan yang jelas dan spesifik baik bentuk maupun prosesnya. dengan demikian wujud fisik yang dihasilkan baik pada proyek, maka dapat dengan mudah diamati dan dipelajari bagi setiap orang.

Setiap pelaksanaan proyek berbeda dan tim yang menangani suatu proyek juga tidak pernah seutuhnya sama, maka setiap pengelolaan proyek mempunyai “siklus kehidupan “ yang khas artinya proyek mempunyai nuansa sosial budaya yang berbeda baik lokasi maupun jenis pekerjaan, akibatnya setiap proyek mempunyai tujuan yang dinamis, dan keberadaan poyek sebagai sarana untuk berkembang dipengaruhi oleh aktifitas manusia yang terlibat didalamnya, karena itu peran dominan pimpinan proyek lebih dibutuhkan sebagai pengelola dan dinamisator untuk memberikan pengarahan positif terhadap anggota organisasi proyek.

Peran sentral tidak terletak pada pimpinan proyek namun lebih dominan dalam pengelolaan proyek, karena pimpinan proyek merupakan satu tim dalam manajemen proyek, yang terdiri atas pemilik proyek (owners), konsultan dan sub kontraktor dalam sub proyek.

Karakteristik Proyek Dengan Memahami sifat khas dari pengelolaan proyek seperti yang diuraikan diatas maka dapat menjadi pelajaran dan modal yang berharga dalam melibatkan diri pada pengelolaan proyek, sebab pelaksana proyek diharapkan dapat mempertimbangkan dalam pengambilan keputusan pada setiap tindakan manajemen proyek, sehingga keputusan dicapai dengan hasil maksimum, diterima dan memuaskan semua pihak yang terkait, dan mampu memberikan perubahan positif pada user baik sebagai pribadi maupun lingkungan masyarakat yang membutuhkan, hal ini sesuai dengan karakteristik proyek, yaitu :

Mempunyai tujuan spesifik. Hasil akhirnya bisa diserahkan dan dimanfaatkan. Melibatkan banyak jenis sumber daya. Jenis pekerjaan yang unik. Dibatasi oleh suatu nilai tertentu yang jelas (ruang lingkup, waktu, kualitas dan biaya).

Pengukuran keberhasilan Proyek Dengan mengacu pada “Lingkaran Kesuksesan Proyek”, Ada empat hal yang mendasari pengukuran keberhasilan proyek, yaitu : PROJECT SUCCESS Scope Quality Cost Time

Ruang lingkup proyek, merupakan batas wilayah pengelolaan proyek yang meliputi permasalahan, kelemahan, kebutuhan untuk menilai batas kelayakan proyek. Biaya proyek, merupakan besarnya biaya atau dana yang dibutuhkan dalam pengelolaan proyek, baik dalam pelaksanaan maupun pasca pelaksanaan sehingga dapat ditentukan besarnya nillai investasi yang dibutuhkan serta biaya operasional yang tepat. Kualitas pekerjaan proyek, merupakan kualitas pada proses maupun produk dari hasil akhir pekerjaan proyek yang didasarkan pada standar tertentu atau perbandingan model yang ada atas dasar kontrak pekerjaan proyek. Waktu penyelesaian pekerjaan, merupakan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan proyek dengan tetap mempertimbangkan serta memperhatikan batas waktu yang ditentukan oleh pihak manajemen (pemilik proyek).

Karena peran pimpinan proyek (pimpro) lebih dominan dan menentukan upaya pencapaian tujuan proyek, Maka pimpinan proyek diharapkan mempunyai otoritas, kemampuan fungsi manajemen serta administrasi dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, artinya ’sifat khas proyek’ dan ‘karakteristik proyek’ lebih dipahami dan dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam setiap pengambilan keputusan atas pelaksanaan proyek, sehingga pengukuran keberhasilan proyek dapat dilakukan dengan tepat dan memadai.

Manajemen Dalam Pengelolaan Proyek Manajemen dalam pengelolaan proyek lebih terkait dengan peran pimpinan proyek baik secara prinsip maupun fungsi manajemen. Yang ada artinya manajemen proyek maupun pimpinan proyek dapat memberikan arahan dan kontribusi yang bertindak sistematis dalam mencapai tujuan yang direncanakan secara tepat, efektif, dan efisien, sehingga pimpinan proyek dalam menjalankan pengelolaan proyek, diharapkan dapat memahami 3 kriteria, yaitu:

Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek. Fungsi manajemen (proses manajemen) pengelolaan proyek. Kegiatan manajerial untuk pengelolaan proyek.

Prinsip dasar dalam manajemen pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek adalah sebagai berikut: Pimpro dapat memahami sifat khas dan karakteristik proyek. Pimpro dapat memahami rencana dan tujuan proyek yang spesifik, rawan maupun kritis, agar dapat mengantisipasi permasalahan lebih dini dan tepat. Pimpro dapat membuat perencanaan pelaksanaan proyek. Pimpro dapat menentukan penggunaan peralatan berdasar kebutuhan dalam pelaksanaan proyek. Pimpro dapat melaksanakan tindakan kendali serta perbaikan selama dibutuhkan. Pimpro dapat memahami dan mengembangkan kualitas pribadi seutuhnya. Pimpro dapat memahami dan melaksanakan peran pimpinan proyek sepenuhnya.

Sedangkan fungsi Manajemen (proses manajemen) pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek, adalah: Pimpro dapat menyusun perencanaan (planning) proyek dari awal hingga akhir. Pimpro dapat melaksanakan pekerjaan proyek yang meliputi pengorganisasian (organizing) dan pengkoordinasian (coordinating). Pimpro dapat melakukan pengendalian (controlling) dari setiap pelaksanaan proyek. Pimpro dapat menjalankan kepemimpinan (leading) dalam mengelola proyek.

Untuk kegiatan manajerial dalam pengelolaan proyek bagi pimpinan proyek, adalah: Pimpro dapat mengatur kegiatan prinsip dasar manajemen proyek serta dapat mengatur pelaksanaan fungsi manajemen berdasarkan kemampuan dan kebutuhan untuk pelaksanaan proyek. Pimpro dapat mengatur keahlian/ketrampilan maupun kemampuan tambahan yang dipersyarakan untuk mencapai keberhasilan proyek. Pimpro dapat mengatur pengalaman yang telah terlatih untuk dapat mengambil keputusan yang tepat atas masalah dan kesulitan yang terjadi, melalui hubungan kerja atau mitra bisnis yang telah dibangun sebelumnya. Pimpro dapat mengatur hasil program pelatihan pengembangan manajemen untuk menjalankan dan melaksanakan pengelolaan proyek.

Karena itu manajemen pengelolaan proyek hanya bisa dipraktekan oleh kalangan professional yang menguasai berbagai macam disiplin ilmu dan teknik yang relevan dengan sebuah proyek.