Management Office Administration & Procedure Dian sri wahyuni, SE.Akt. MSA Administration trainner

Office Administration vs Office Management Menurut United Nation, the administration of Organization and Methods services , 1969 “the term Administration and management are more being used synonimously. While the term administration has been applied more to the conduct of publick affairs, and the term Mangement more to that of business enterprise, there has been tendencyin recent time for management to be used to a greater degree in public affair “

UNSUR – UNSUR ADMINISTRASI Memperoleh keterangan Mencatat Keterangan Menganalisa keterangan Menyusun rencana Melakukan komunikasi

OFFICE MANAGEMENT POAC

Pekerjaan Perkantoran : Meliputi pekerjaan penyampaian informasi secara lisan, dan pembuatan warkat _ dokumen tertulis serta membuat laporan yang ringkas dan efisien sebagai dasar tindakan kontrol dari pimpinan

General Affair Tugas nya  unit pelayanan Menghimpun Mencatat Mengolah Mengganda Mengirim menyimpan

PRINSIP KERJA ADMINISTRASI Mempunyai arus kerja yang lancar Menghindari terjadi kekembaran kerja Menghindari petugas “mondar – mandir “ dalam melakukan tugas pelayanan Mengindari pekerjaan tulis menulis yang tidakperlu  perlu dibuatkan design formulir Mengutamakan spesialisasi dalam pekerjaan Fungsi efisiensi  penggunaan kertas secara minimum Menggunakan prinsip “ managemenT by exception ”  bila prosedur rutin telah dijalankan tidak perlu diadakan pencatatan kecuali ada hal-hal yang kusus harus dijalankan Menciptakan prosedur rutin Mengindari pekerjaan pengecekan yang tidak perlu Memanfaatkan mesin / teknologi secara tepat tetapi tidak belebihan Berdasar azas kesederhanaan

Asas Pekerjaan Perkantoran Asas Sentralisasi ( pemusatan ) Asas Desentralisasi (Pemencaran )

Ketrampilan yang “Mutlak” dimiliki seorang tenaga Administrasi Tata Usaha umum : mengarsip,penggandaan dokumen Bahasa ( komunikasi ) : Bicara & menulis, tata bahasa & ejaan Mesin: mengoperasikan mesin kantor yang umum Angka : kemapuan berhitung Hubungan masyarakat : good comunication Telepon: pemakaian yang tepat Pengetikan : pengetikan yang tangkas Mail handling Korespondensi Phone handling Prosedur administrasi

Managerial Report Harus memenuhi syarat syarat “mutu” pelaporan Kecermatan (accuracy) Ketepatan waktu (Timeliness) Kemadaian (adequency) Sederhana ( Simplicity) Kejelasan(clarity)

Records Management

“ ALFRED” A – Administrative value L – Legal value F – Fiscal value R – Research value E – Education D – Dokumentary value

Sistem Penyimpanan Arsip Abjad ( Alphabetic filing ) Pokok soal ( Subject filing ) Wilayah ( geographic filing) Nomor ( Numeric filing ) Tanggal ( Chronological filing)

Penyusutan Arsip Arsip Vital surat yang sangat penting yang menjadi dasar kelangsungan instansi dan harus tetap sesuai aslinya Arsip penting surat yang mempunyai kegunaan besar, kalau mengganti biaya sangat tinggi Arsip bergunaarsip yang nilai kegunaannya hanya kadang-kadang saja  pengumuman Arsip tidak terlalu pentingyang habis kegunaannya setelah dibaca  memo, nota “ berita acara pemusnahan arsip “  di lampirkan daftar RETENSI ARSIP

MAIL HANDLING Pengelolaan Surat ( bisnis & dinas ) Buku agenda ( Tunggal dan berpasangan ) Tunggal  terpisah antara surat masuk dan surat keluar Berpasangan  menjadi 1 surat masuk dan keluar Lembar disposisi  form surat mengantar surat yang harus segera ditindak lanjuti

PERANCANGAN & PENGENDALIAN FORMULIR Formulir adalah : Kartu yang sudah dicetak dengan keterangan , kolom,untuk mencatat informasi yang diperlukan Sifatnya  harus lebih sederhana, bersifat efisiensi Mempermudah tugas selanjutnya

FUNGSI DARI FORMULIR Menjelaskan secara “nyata “ tentang jenis dan kegunaan form Memudahkan pencatatan dan penelurusan Efisensi mengurangi pencatatan yang sejenis dan berulang Menyederhanakan prosedural Memudahkan pengarsipan data

PERANCANGAN dan DESAIN FORMULIR Syaratnya Harus menghemat 5 unsur kerja Pikiran Tenaga Waktu Ruang Material

Pengendalian Formulir Mengadakan penataan secara terpusat Keguanaan yang jelas Standarisasi  ukuran, jenis kertas warna dan tipe hurufnya Penyusunan keterangan harus secara logis & sistemetis, untuk memudahkan pengisian Disediakan ruang kosong yang cukup untuk mengisi sehingga tulisan akan jelas

Space kotak untuk pilihan alternatif pengisian, sehingga hasilnya menjadi jelas dan rapi Harus mencantumkan judul dan nomer kode Penentuan margin kanan kiri atas bawah harus diperhatikan Untuk form eksternal harus dicantumkan nama / identitas perusahaan, untuk internal tidak perlu Formulir yang memerlukan tembusan dicetak dalam warna yang berbeda untuk mempermudah pendistribusiannya

TATA RUANG PERKANTORAN ( OFFICE LAYOUT) Adalah : Penentuan penempatan perabot kantor sesuai dengan kebutuhan, sehingga akan mempermudah tugas pelayanan administrasi kantor

Contoh penataan ruang pelayanan 1 kepala Juru hitung Juru arsip Juru periksa Juru tulis Lemari arsip

Manfaat dari Layout ruang yang bagus Efisiensi tenaga dan waktu dari para pegawai karena mondar- mandir Memperlancar arus pekerjaan Efisiensi ruangan dengan penataan yang teratur Mencegah pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui bagian tertentu

PEDOMAN DALAM PENATAAN LAYOUT RUANG KANTOR Menempuh jarak sependek mungkin Rangkaian aktivitas harus selancar mungkin Penataan ruangan harus efisien Kesehatan dan kepuasan bekerja harus terpelihara  penerangan, sirkulasi udara Pengawasan harus tetap terkontrol Kesan dari pihak eksternal Fleksibilitas tinggi

Langkah pertama dalam penentuan layout ruangan Untuk unit pelayanan “ publik” hendaknya ditempatkan paling luar atau paling mudah di datangi tanpa mengganggu pihak / bag yang lain Satuan yang pekerjaannay saling berhubungan ditempatkan dalam satu kelompok Untuk unit TU hendaknya ditempatkan di tengah supaya semua mudah menjangkaunya Unit yang sifatnya gaduh mis percetakan hendaknya dijauhkan dari bagian yang lain

4 hal yang mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan Pencahayaan Penggunaan warna dinding dan perabot Sirkulasi Udara Tingkat kebisingan suara

TATA PENCAHAYAAN Pencahayaan yang baik akan berpengaruh efisiensi kerja Pencahayaan yang baik harus dari arah sebelah kiri dan tidak bersifat menyilaukan  pengaturan meja “ dilarang” menghadap langsung ke meja karena menimbulkan kesilauan

JENIS PENCAHAYAAN Cahaya Langsung  efek lampu pijar  cepat menimbulkan kelelahan pada mata Cahaya Setengah Lansung  cahaya melalui tudung lampu  tidak langsung  meski kurang baik, tapi lebih baik daripada cahaya langsung Cahaya setengah tak langsung  berasal dari pantulan langit-langit dan dinding serta tudung kaca lebih baik dari setengah langsung

Cahaya Tak langsung  penerangan yang sangat baik  sifatnya uniform dan tidak menimbulkan bayangan TATA WARNA 3 WARNA POKOK : Kuning  kehangatan matahari, merangsang syaraf mata  warna riang gembira

Merah panas , kegembiraan dan semangat kerja  lebih bersemangat untuk bekerja Biru  warna langit dan samudra  menimbulkan ketentraman  mengendurkan syaraf  cocok untuk ruang perkantoran yang membutuhkn konsentrasi tinggi

SIRKULASI UDARA Sifat udara yang panas  cepat lelah dan mengantuk  suhu normal manusia 37 derajat C Suhu yang normal untuk lingkungan bekerja adalah 26 derajat C dengan kelembapan 45 %

USAHA UNTUK MENGATASI UDARA YANG LEMBAB DAN PANAS Mengatur suhu udara dengan AC  jika memungkinkan Mengatur peredaran udara dalam ruangan supaya lancar Mengatur dress coat

Efek Suara Suara yang lembut akan menegangkan syaraf  meningkatkan kinerja karyawan Ruangan yang terlalu bising  diberi penyadap yang bagus sehingga tidak mengganggu devisi yang lain

KAS KECIL – PETTY CASH Tugas administratur Dana operational tiap devisi  internal control Tugas administratur Menangani urusan keuangan pimpinan di bank Membayar rekening rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan

METODE PENCATATAN IMPREST FUND METHODE  jumlah yg tetap FLUCTUATION METHODE Cara Pembentukan Cara Pencatatan Cara pengisian kembali

MC & KEPROTOKOLAN MC  MASTER OF CEREMONY PROTOKOL  acara resmiT Tata cara upacara kenegaraan, penandatangan MOU, Tata krama dalam penempatan, menyebut dan memperlakukan seseorang sesuai kedudukan Tata cara pengaturan tempat duduk

TUGAS UMUM PROTOKOL Tata Ruang  lambang negara, bendera, presiden / wakil presiden, meja kursi, podium, sirine, gong, dll 2. Tata Tempat  tata tempat duduk pejabat Tata Upacara  jenis kegiatan,bahasa pengantar, urutan yang memberi sambutan sambutan dll 4. Tata Busana 5. Tata Warkat

CARA MENGATUR TEMPAT DUDUK Menentukan jumlah tamu Menentukan ranking tamu tertinggi -> rendah 1,2,3 dst Menentukan tempat duduk sesuai rumus, yang paling penting no urut pertama dst nya Harus diperhatikan oleh petugas protokoler

CARA MASUK KENDARAAN & TEMPAT DUDUK Pesawat udara  org no 1, masuk paling akhir, saat turun kebaliknnya Kapal Laut  org no 1, masuk dan keluar pertama Kereta Api / Mobil  orang no 1 naik dan turun pertama Untuk tempat duduk  orang no 1 sebelah kanan, berikutnya sebelah kirinya dst

TATA URUTAN YANG LAIN Tata urutan kedatangan dan kepergian  org no 1 beserta rombongan datang paling akhir, p;g paling awal  perlu dipersiapkan ruang transit Tata Urutan memberi Sambutan  org no 1 sambutan paling akhir Tata urutan penyambutan tamu  org no 1 hrs datang dari kanan, yg menyambut dari kiri