OLEH : SONIA RUKMARDI SARI KELAS : X2 TUGAS TIK BAB 5 MENGGUNAKAN PERANGKAT LUNAK PENGOLAHAN KATA c. membuat dokumen mail merge OLEH : SONIA RUKMARDI SARI KELAS : X2

c. Membuat dokumen mail merge Mail merge atau surat berantai merupakan salah satu fasilitas Ms. Word yang digunakan untuk membuat surat dalam jumlah banyak yang memiliki isi dan format yang sama, namun terdapat beberapa bagian yang berbeda. Bagian yang berbeda dinamakan variable atau field. Perintah mail merge akan menghasilkan 3 buah file sekaligus, yaitu sebagai berikut. 1. Dokumen utama (format surat). 2. Sumber data (Data Source) yang berisi record-record sejumlah data. 3. File gabungan antara dokumen utama dengan sumber data. Sebagai contoh untuk membuat undangan reuni, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut. 1. Ketikkan format undangan sesuai kreasi Anda sendiri. 2. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Microsoft Word 2007 3. Pilih menu Mailings. 4. Pilih submenu Start Mail Merge. 5. Pilih menu Step by Step Mail Merge Wizard.

6. Di sebelah kanan akan muncul submenu mail merge 6. Di sebelah kanan akan muncul submenu mail merge. Pilih Letters untuk membua tipe dalam bentuk surat. Setelah itu, dilanjutkan dengan menekan tombol Next yang ada di bawah. 7. Pada step ke-2, pilihlah Use the current document untuk menggunakan dokumen Yang sedang digunakan atau pada saat awal telah dibuat. Setelah itu dilanjutkan Dengan menekan tombol Next yang ada di bawah. 8. Pilihlah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu Create. 9. Setelah muncul menu New address list, pilih submenu Customize Address list. Submenu ini digunakan jika Anda hendak mengganti judul data yang akan dimasukkan. 10. Pada submenu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete. 11. Untuk memasukkan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekanmenu Insert. Tekan OK untuk mengakhiri. 12. Setelah proses tersebut selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu New Entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, dan Romy. Untuk mengakhirinya tekan OK

13. Secara otomatis akan muncul menu Save 13. Secara otomatis akan muncul menu Save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di My Document. Beri nama file data tersebut, misalnya Latihan Merge. Setelah itu akan muncul menu Mail Merge Recipients. Jika Anda sudah yakin dengan data yang dimasukan pilihlah OK. 14. Namun jika Anda menemukan ada data yang salah saat proses pemasukan, maka klik nama file yang ada di kolom Data Source. Selanjutnya, pilih menu Edit. 15. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Microsoft Word, pilihlah menu Insert Merge Field. 16. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada. 17. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results. Melalui fasilitas Mail Merger ini, pengguna program aplikasi Microsoft Word 2007 memperoleh kemudahan dalam pembuatan dokumen secara massal dalam satu kali Kerja.

THANK’S YOU