Mata kuliah IMO 725 2 SKS Semester 7 PROGRAM STUDI D IV REKAM MEDIS & INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS ILMU – ILMU KESEHATAN Mata kuliah Manajemen Unit Kerja IMO 725 2 SKS Semester 7 Dr.Noor Yulia

AUDIT KLINIS DI RUMAH SAKIT AUDIT SECARA UMUM

Pengertian audit Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi pemeriksaan , pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan secara sistematis, objektif dan terdokumentasi yang ber orientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat Semua AUDIT pada hakekatnya merupakan insrumen bagi managemen untuk membantu pencapaian visi misi dan tujuan organisasi

Jenis audit pada berbagai bidang kegiatan : Audit manajemen Audit operasional Audit mutu Audit keuangan Audit sistem informasi Audit komunikasi Audit lingkungan Audit pemasaran Audit SDM

Audit manajemen Adalah audit terhadap manajemen suatu organisasi secara keseluruhan untuk menilai unsur – unsur manajemen apakah telah direncanakan , dijalankan dan dikendalikan dengan prinsip – prinsip manajemen yang baik dan benar sehingga organisai melalui fungsi – fungsinya dapat mencapai tujuan yang direncanakan secara efektif dan efisien . Mencakup dimensi PQCDSME

AUDIT OPERASIONAL Adalah audit internal yang secara lebih khusus dan mendalam menyoroti aspek pengendalian pada kegiatan operasional Dengan cara mengkaji dan mengevaluasi kegiatan operasional dalam organisasi Sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas serta kesesuaian terhadap kebijakan setiap operasional yang dilakukan

Audit keuangan Adalah pengujian / verifikasi secara objektif atas laporan keuangan yang telah disusun oleh unit pengelola keuangan perusahaan untuk kurun waktu tertentu Membandingkannya dengan azas – azas manajemen keuangan / standar akuntansi yang berlaku Menilai kebenaran dan kewajarannya serta melaporkan hasilnya kepada pihak yang berkepentingan .

Audit pemasaran Adalah evaluasi secara sistematik dan komprehensif tentang kebijakan , tujuan dan strategi pemasaran , dengan tujuan untuk melaksanakan tindakan perbaikan / mengambil keputusan

Audit lingkungan Adalah pemeriksaan / evaluasi secara sistematis , terdokumentasi , periodik , dan objektif terhadap pengelolaan lingkungan , perangkat pengelolaan lingkungan serta pengaturan – pengaturan pengelolaan lingkungan Bertujuan mengendalikan dampak serta melindungi lingkungan Memastikan semua aspek yang dijalankan memenuhi persyaratan regulasi dan kebijakan organisasi serta secara efektif mencapai tujuan yang direncanakan .

Audit komunikasi Adalah kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan sistem komunikasi keorganisasian Yang bertujuan meningkatkan efektifitas organisasi

JENIS – JENIS AUDIT 1. AUDIT EKSTERNAL = Pemeriksaan oleh auditor eksternal yang berkualifikasi tentang kebenaran dan kejujuran serta kepatuhan perusahaan itu pada peraturan-peraturan yang ditentukan. Audit dilakukan oleh pihak lain yang mempunyai kepentingan Misal : LAPORAN KEUANGAN suatu perusahaan (Neraca, Laporan Laba-Rugi, dan sistem akuntansi nya),

Definisi audit eksternal Adalah audit yang dilakukan oleh auditor eksternal /dari pihak eksternal/dari institusi independen Audit dilaksanakan berdasarkan azas2 formal/sandar kriteria tertentu yg digunakan sbagai acuan utk menilai Pernyataan auditor eksternal adalah kesimpulan yg dijadikan dasar utk mengambil keputusan. Audit eksternal juga bisa dilakukan oleh seorang konsultan yg diminta oleh top management utk melakukan audit sesuai lingkup permasalahan yg telah ditentukan

2. AUDIT INTERNAL = pemeriksaan internal tentang efisiensi dan efektifitas kegiatan organisasi sendiri Audit dilakukan oleh organisasi sendiri Misal : kegiatan manajemen,prosedur Akuntansi , kegiatan pemasaran, prosedur- prosedur produksi (pelaksanaan standar pelayanan ), sistem kendali mutu dan biaya, pelaksanaan program Patient safety, keselamatan kerja, lingkungan, dsb

Definisi audit internal Adalah aktifitas penilaian independen/audit yang dilaksanakan didalam suatu organisasi bagi kepentingan organisasi tersebut Pelaksananya adalah auditor internal yang juga karyawan sendiri Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukannya dan dilaporkannya sebagi temuan .artinya hasil kerjanya bukan untuk masyarakat umum melainkan untuk kepentingan internal organisasi/perusahaan sendiri

Tujuan audit internal adalah : membantu para anggota organisasi agar dapat menyelesaikan tanggung jawabnya secara efektif Untuk mencapai tujuan tersebut auditor menyediakan berbagai analisis , penilaian , rekomendasi , advis dan informasi sehubungan dengan aktifitas yang diaudit Auditor internal bisa berbentuk unit khusus yang dibentuk oleh pucuk pimpinanperusahaan secara permanen atau ditunjuk individu dengan penugasan secara khusus dan penuh untuk melaksanakan fungsi audit Bisa juga dibentuk panitia audit ( adhoc) baik secara insidental maupun secara periodik

3. AUDIT PIHAK KETIGA Pemeriksaan dengan tujuan untuk registrasi / sertifikasi Audit yang dilakukan organisasi independent Misal ; Akreditasi , ISO

4. AUDIT SISTEM / DOKUMENTASI Pemeriksaan dokumentasi sistim mutu secara tertulis Untuk memenuhi persyaratan penyimpanan data / sistem secara tertulis

5. Audit Implementasi / Compliance Pemeriksaan untuk mengetahui apakah petugas telah menjalankan prosedur sesuai yang telah diimplementasikan didalam dokumentasi mutu Misal ; apakah karyawan sudah menjalankan prosedur sesuai dengan protap tertulis ?

AUDIT MUTU Pemeriksaan yang sistimatis dan independen untuk menentukan jika aktifitas mutu dan hasilnya sesuai dengan pengaturan yang telah diimplementasikan secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan .

Esensi penting dalam audit Audit adalah proses interaktif Audit adalah kegiatan sistematis Audit dilaksanakan atas azas manfaat Audit dilakukan secara objektif Audit berpijak pada fakta dan kebenaran Audit melibatkan proses analisis , evaluasi , penilaian dan pengujian Audit bermuara pada pengambilan keputusan Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas , standar , kriteria tertentu Audit merupakan kegiatan berulang Audit menghasilkan laporan

Audit adalah proses interaktif Artinya kegiatan audit dilaksanakan melalui proses komunikasi timbal balik antara auditor dan auditee dalam upaya mengumpulkan data dan informasi relevan untuk diolah menjadi kesimpulan Auditor adalah orang yang memeriksa Auditee adalah pihak yang diperiksa

Audit adalah kegiatan sistematis Artinya audit dilaksanakan secara metodologis mengikuti kaidah – kaidah manajemen agar efektif dan efisien Kaidah manajemen yaitu : direncanakan , dikoordinasikan , dilaksanakan dan dikendalikan Efektif artinya tujuan tercapai Efisien artinya sumber daya yang dilibatkan sebanding dengan manfaat yang diperoleh

Audit dilaksanakan atas azas manfaat Artinya audit mengacu pada pencapaian tujuan dan mengedepankan kepastian memperoleh manfaat

Audit dilakukan secara objektif Objektif artinya auditor memandang objek audit dan proses audit apa adanya tidak ada rekayasa . Setiap temuan didukung oleh bukti – bukti yang dapat diverifikasi tanpa melibatkan unsur subjektifitas atau emosional Misal : tidak ada rasa takut , rasa tidak suka , rasa dendam , rasa setia kawan dsb Independen artinya auditor memiliki kebebasan berpendapat sesuai prinsip – prinsip audit serta kebenaran yang diyakininya

Audit berpijak pada fakta dan kebenaran artinya auditor mengambil kesimpulan dalam proses auditnya secara objektif berdasarkan kenyataan atau fakta – fakta apa adanya yang dapat dibuktikan kebenarannya

Audit melibatkan proses analisis , evaluasi , penilaian dan pengujian Artinya auditor tidak secara otomatis memperoleh informasi yang siap dilaporkan sebagai temuan audit Dalam proses audit auditor melakukan berbagai pendekatan untuk mengumpulkan data dan fakta dari kejadian – kejadian yang relevan Mengolah data – data yang telah dikumpulkan menjadi informasi Dan akhirnya diolah menjadi kesimpulan dan dituangkan dalam laporan hasil audit

Audit bermuara pada pengambilan keputusan Artinya audit tidak berhenti hanya sampai pengumpulan data dan informasi serta merumuskan kesimpulan temuan Tujuan akhir audit adalah: tindakan pengambilan / tindakan perbaikan berdasarkan informasi yang telah diolah dan dilaporkan kepada pihak –pihak – pihak yang berkepentingan.

Audit dilaksanakan berdasarkan azas-azas , standar , kriteria tertentu Artinya auditor melakukan penilaian dengan membandingkan antara kenyataan yang diobservasi dengan azas-azas atau kriteria yang telah disepakati/ berlaku sebagai acuan audit. Pada audit internal dapat dilakukan dengan azas logika dan kewajaran menurut pemikiran akal sehat semata atau hasil kajian auditor Jadi tidak selalu menggunakan azas formal.

Audit merupakan kegiatan berulang Artinya audit dilakukan secara berkala dengan interval waktu sesuai keperluan Disamping secara berkala audit juga bisa dilakukan setiap saat bila dipandang perlu , baik dengan pemberitahuan atau tanpa pemberitahuan sebelumnya

Audit menghasilkan laporan Laporan berupa kesimpulan yang dibuat berdasarkan hasil temuan auditor untuk disampaikan kepada pihak – pihak yang berkepentingan ( biasanya auditee dan manajemen ) Unsur – unsur yang termuat dalam laporan audit adalah : Latar belakang audit Uraian temuan audit Penjelasan mengenai unsur ketidak sesuaiannyadibanding kan dengan kriteria yang dijadikan acuan. Akar penyebab permasalahan Lokasi temuan Aktifitas berkaitan dengan temuan Klausul peraturan atau standar yang terkait dengan temuan Bukti – bukti objektif Skala kritisan temuan Rekomendasi auditor Batas waktu penyelesaiannya

Unsur – unsur yang termuat dalam laporan audit adalah : Latar belakang audit Uraian temuan audit Penjelasan mengenai unsur ketidak sesuaiannyadibanding kan dengan kriteria yang dijadikan acuan. Akar penyebab permasalahan Lokasi temuan Aktifitas berkaitan dengan temuan Klausul peraturan atau standar yang terkait dengan temuan Bukti – bukti objektif Skala kritisan temuan Rekomendasi auditor Batas waktu penyelesaiannya

TUJUAN KEGIATAN AUDIT Menilai kesesuaian dengan persyaratan Menilai keefektifan sistim mutu Persyaratan standar dan sertifikasi Investigasi masalah Sarana perbaikan sistim mutu Rekomendasi dasar dari : Pengambilan keputusan Pengendalian manajemen Perbaikan dan / atau perubahan

PERTIMBANGAN DILAKSANAKANNYA AUDIT BERDASARKAN Undang-undang No.23 Tahun 1992 tentang kesehatan(Lembaran Negara Tahun 1992 Nomor 100, TambahanLembaran Negara Nomor 3495); Undang-undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 116,Tambahan Lembaran Negara Nomor 4431); Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1996 tentangTenaga Kesehatan (Lembaran Negara Tahun 1996 Nomor49, Tambahan Lembaran Negara 3637);

Peraturan Menteri Kesehatan Nomor920/Menkes/Per/XII/1986 tentang Upaya PelayananKesehatan Swasta di Bidang Medik; Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 159.b/ Menkes/Per/ 11/1988 tentang Rumah Sakit; Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 1333/Menkes/SK/ X11/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit; Keputusan Menteri Kesehatan Nomor1277/Menkes/SK/X/2001 tentang Organisasi dan Tata KerjaDepartemen Kesehatan

Undang – undang no 29 tahun 2004 Pasal 46 : Setiap tenaga medis wajib membuat rekam medik  rekam medik adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien , pemeriksaan , pengobatan , tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien Rekam medik dibuat segera sesudah melakukan tindakan medik Diisi oleh petugas medik : dokter / dokter gigi atau petugas kesehatan lain yang memberikan pelayanan langsung kepada pasien

Undang – undang no 29 tahun 2004 Pasal 49 : Wajib menyelenggarakan kendali mutu dan kendali biaya  efeisien , efektif dan berkualitas sesuai dengan kebutuhan pasien Dapat diselenggarakan audit medik  upaya evaluasi secara profesional terhadap mutu pelayanan medik yang diberikan kepada pasien dengan menggunakan data rekam medik pasien yang dibuat oleh petugas Dilaksanakan pembinaan dan pengawasan oleh organisasi profesi

AUDITOR Adalah seseorang yang memiliki qulifikasi khusus untuk melakukan audit mutu

MEMAHAMI PROSES AUDIT Dalam melakukan audit seorang auditor dapat melakukan pemeriksaan silang untuk dapat menilai kebenaran dari informasi yang diberikan

METODE PEMERIKSAAN OLEH AUDITOR ( 3D ) : Describe : menjelaskan cara bekerja Document : melihat dokumen prosedur tertulis apakah tersedia Demonstrasi : staf memperagakan cara bekerja

JENIS PERTANYAAN AUDITOR Pertanyaan terbuka Memberikan jawaban dengan penjelasan secara singkat tepat Menggunakan patokan prosedur yang ada Pertanyaan tertutup Jawaban hanya iya atau tidak Tidak diperkenankan menjawab dengan berbagai alasan

EVALUASI PENILAIAN PENGUKURAN Keberhasilan RS Kinerja RS Kepuasan pasien , kualitas pelayanan , Efisiensi , Kepuasan staf dan karyawan , Kualitas limbah Struktur  Proses  Outcome PENILAIAN AUDIT / AKREDITASI

INDIKATOR Monitoring dan evaluasi Audit medik di tingkat rumah sakit dilakukan oleh Komite Medik Untukmelakukan monitoring dan evaluasi Komite Medik mengembangkan indikator mutu pelayanan yang harus dicapai Indikator mutu yang dikembangkan dapat berupa : indikator yang sederhana yaitu hanya mengukur input indikator yang lengkap yaitu mengukur input, proses dan ouput

INDIKATOR Indikator mutu yang terkait dengan pelaksanaan audit medis, yang dapat dikembangkan oleh Komite Medik antara lain sebagai berikut : Jumlah pembahasan kasus per tahun Jumlah pelaksanaan audit medis per tahun Prosentase rekomendasi dari pembahasan kasus yang sudah dilaksanakan Prosentase rekomendasi dari hasil audit medis yang sudah dilaksanakan Prosentase penurunan medical error 

EVALUASI Evaluasi pelaksanaan audit medis dilakukan paling lama setiap tahun Tujuan evaluasi dari pelaksanaan adalah agar proses audit dapat berjalan lebih baik evaluasi pelaksanaan audit medis selain di lakukan ditingkat rumah sakit, juga dilakukan melalui pelaksanaan akreditasi rumah sakit.

TIM AUDIT Dalam melaksanakan tugasnya tim audit dapat mengundang dokter ahli lain yang berasal dari dalam dan luar rumah sakit yang relevan dengan kasus-kasus yang diteliti dan dibahas Dokter ahli lain tersebut bukan anggota tim audit Untuk melaksanakan audit, tim tersebut harus mempunyai, pedoman audit dan melaksanakan audit secara teratur (yaitu dalam waktu satu tahun tim audit harusmeneliti dan membahas paling sedikit 3 (tiga) kasus penting )

KASUS YANG DIAUDIT pembahasan kasus dapat dilakukan untuk : kasus kematian, kasus kesakitan, kasus langka, kasus sulit, kasus pengadilan dan lain sebagainya

ASAL KASUS Kasus-kasus tersebut dapat berasal dari : jajaran direksi, komite medis/subkomite peningkatan mutu profesi medis, ketua kelompok staf medis, tuntutan/komplain dari pasien, pihak ketiga/asuransi dan lain sebagainya.

MEKANISME PEMBAHASAN KASUS dapat diuraikan sebagai berikut : Ketua Komite Medik dan Ketua Sub Komite Peningkatan Mutu Profesi Medis / SubKomite Audit Medis memilih dan menetapkan kasus berdasarkan data / kasus. Dalam melakukan pemilihan kasus yang akan di audit diharapkan tidak lebih dari2 (dua) hari. Ketua Komite Medik menetapkan tanggal pelaksanaan diskusi tingkat Komite surat undangan dilaksanakan kurang dari 2 (dua) hari.

MEKANISME PEMBAHASAN KASUS 3. Ketua Komite Medik menginformasikan secara tertulis kepada Ketua Kelompok Staf Medis kasus terkait. Jadual waktu kurang 2 (dua) hari) untuk membahas kasus tersebut pada tingkat kelompok staf medis proses sesuai dengan sistem kelompok staf medis Staf medis mempersiapkannya untuk pembahasan ditingkat Komite Medik 4. Ketua Kelompok Staf Medis menyerahkan berkas/formulir kepada Ketua KomiteMedik 4 (empat) hari sebelum diskusi tingkat Komite Medik.

Kesimpulan: Pada hakekatnya, audit medis adalah salah satu ‘alat’ penting dalam Manajemen Mutu dan ‘Good Clinical Governance’. Audit klinis adalah salah satu ‘alat’ (instrumen) untuk mengukur mutu, di samping instrumen- instrumen mengukur mutu yang lain.

Kesimpulan: Audit merupakan Evaluasi dan kontrol dalam pengukuran kinerja asuhan Rumah sakit yang dijalankan Audit = Bukan suatu penelitian (riset). Riset misalnya mengajukan pertanyaan, “Tindakan medik mana yg terbaik untuk penyakit tertentu ?”. Namun, hasil audit dapat memicu untuk dilakukannya riset lebih mendalam tentang suatu masalah klinis.

Kesimpulan: Audit dapat mengajukan pertanyaan, “Apakah (institusi/profesional) kita sudah melaksanakan tindakan terbaik (best practice) pada penyakit atau kasus tertentu ?”.