Project Communications Management ISMU KUSUMANTO JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SUSKA RIAU

Importance of Good Communications Ancaman yang terbesar bagi banyak proyek adalah kegagalan untuk berkomunikasi dengan baik Kultur tidak mendukung para profesional sebagai seorang komunikator baik Riset menunjukkan bahwa para profesional harus mampu berkomunikasi secara efektif untuk berhasil pada posisi mereka Ketrampilan lisan yang baik adalah suatu faktor pokok didalam kemajuan karier untuk para profesional

Project Communications Management Processes Perencanaan Komunikasi (Communications planning): menentukan kebutuhan komunikasi dan informasi untuk stakeholders Distribusi Informasi (Information distribution): informasi yang diperlukan harus tersedia pada saat yang tepat Kinerja pelaporan (Performance reporting): pengumpulan dan pendistribusian informasi Administratif penutup (Administrative closure): pendataan, pengumpulan, dan pendistribusian informasi untuk menyusun tahap atau penyelesaian proyek

Communications Planning Perencanaan tiap-tiap proyek meliputi beberapa bentuk rencana manajemen komunikasi (suatu dokumen yang memandu komunikasi proyek) Menciptakan suatu analisa stakeholder untuk komunikasi proyek serta membantu perencanaan komunikasi

Communications Management Plan Contents Suatu uraian menyangkut pengoleksian, struktur dan menyimpan berbagai jenis informasi Suatu struktur distribusi yang mengambarkan informasi apa untuk siapa, kapan, dan bagaimana Suatu format untuk merancang informasi kunci saat berkomunikasi Suatu proyek membuat jadwal memproduksi informasi Metode akses untuk memperoleh informasi Suatu metoda untuk membaharui rencana manajemen komunikasi [sebagai/ketika] proyek maju dan berkembang Suatu stakeholder analisa komunikasi

Information Distribution Memperoleh informasi untuk orang-orang benar di waktu yang tepat dan di (dalam) suatu format bermanfaat serta mengembangkan pokok informasi menjadi informasi penting Pertimbangan penting meliputi : - menggunakan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi - metoda informal dan formal untuk membagi-bagikan informasi

The Impact of the Number of People on Communications Channels

Performance Reporting Laporan kinerja memberitahu stakeholders seputar bagaimana sumber daya digunakan untuk mencapai sasaran hasil proyek - Laporan Status menguraikan di mana posisi proyek pada suatu titik spesifik pada waktunya - Laporan perkembangan menguraikan apa yang telah regu proyek penuhi pada suatu periode waktu tertentu - Project Forecasting yang meramalkan kemajuan dan status proyek masa depan berdasar pada kecenderungan dan informasi yang lampau - Status Review adalah mengulang laporan kinerja

Administrative Closure Suatu proyek atau tahap suatu proyek memerlukan penutup Penutup administratif diantaranya - Arsip sejarah Proyek - Penerimaan formal - Pelajaran yang didapat

Suggestions for Improving Project Communications Mengatur konflik secara efektif Mengembangkan ketrampilan komunikasi lebih baik Pertemuan-Pertemuan efektif yang dijalankan Penggunaan E-Mail secara efektif

Conflict Can Be Good Konflik sering menghasilkan temuan penting, seperti gagasan baru, alternatif lebih baik, dan motivasi untuk bekerja lebih keras dan lebih secara kolaboratif Groupthink dapat dikembangkan jika tidak ada berlawanan sudut pandang Riset menyatakan bahwa konflik terkait dengan tugas sering meningkatkan prestasi regu, tetapi konflik emosional sering menekan prestasi regu

Developing Better Communication Skills Perusahaan dan program formal untuk para profesional sering melalaikan pentingnya mengembangkan ketrampilan pidato, penulisan, dan mendengarkan Ketika organisasi menjadi lebih global, mereka menyadari harus menginvestasikan cara-cara untuk meningkatkan kemampuan komunikasi dengan orang-orang dari negara-negara dan kultur berbeda Kepemimpinan untuk meningkatkan komunikasi

Developing a Communications Infrastructure Infrastruktur komunikasi adalah satu set peralatan, teknik, dan prinsip yang menyediakan suatu pondasi untuk perpindahan informasi secara efektif - Peralatan meliputi e-mail, software manajemen proyek, groupware, fax mesin, telepon, teleconferencing system, sistem manajemen dokumen, dan pengolah kata - Teknik meliputi petunjuk melaporkan dan templates, peraturan dan prosedur pertemuan, proses pengambilan keputusan, pendekatan memecahkan masalah, dan resolusi konflik serta teknik negosiasi - Prinsip meliputi menggunakan dialog terbuka dan suatu etika pekerjaan yang disetujui bersama

Running Effective Meetings Menentukan jika suatu pertemuan dapat dihindarkan Gambarkan tujuan dan hasil pertemuan yang diinginkan Menentukan siapa yang perlu menghadiri pertemuan Menyediakan suatu agenda kepada peserta sebelum pertemuan Menyiapkan selebaran, alat peraga visual, dan membuat pengaturan logistik sebelum waktu yang ditetapkan Menjalankan pertemuan secara profesional (tepat waktu dan tepat sasaran) Membangun hubungan

Start and finish on time Specify objective Specify agenda and follow it Do not criticize Listen Two minute rule No side conversation No telephone conversation

Participate or contribute Work as a team No rank Make minutes of meeting Solve problem Make action plan Rotate facilitator, scriber Have fun and relax Evaluate the meeting

Terima Kasih