BEBERAPA PENGERTIAN POKOK BAB I BEBERAPA PENGERTIAN POKOK KESEKRETARISAN Citra jamilah nur

1.1 Pengertian Sekretaris Pengertian sekretaris dapat ditinjau dari beberapa segi. Dari segi asal kata, istilah sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti rahasia. Kata Secretum kemudian berubah menjadi kata secretaire dalam bahasa Perancis, secretary dalam bahasa Inggris, dan akhirnya menjadi kata secretaries dalam bahasa Belanda. Citra jamilah nur

M. Braum and Ramon C. Portugal (1954), menyatakan: Menurut Kamus Bahasa Indonesia, Sekretaris adalah orang atau pegawai pengurus yang diserahi pekerjaan tulis-menulius. Disebut juga penulis atau panitera. M. Braum and Ramon C. Portugal (1954), menyatakan: Kata Sekretaris diartikan seorang pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat atau korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya yang berkaitan dengan peningkatan efevektivitas kerja pimpinan. Pengertian sekretaris juga tergantung dari macam-macam sekretaris karena setiap macam sekretaris memiliki peran dan fungsi yang berbeda. Citra jamilah nur

1.2 syarat- syarat sekretaris Seorang sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dengan baik. Karena jika tidak maka pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. syarat-syarat sekretaris dapat kita cermati sebagai berikut: Syarat kepribadian yaitu sifat-sifat yang dimiliki oeh seseorang yang menjadi serkretaris, seperti sifat yang penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan yang baik, pandai bergaul, dapat dipercaya serta memegang teguh rasa dan lain-lain. Syarat pengetahuan umum yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretarisan seperti bidang sosial, ekonomi, politik, dan hukum. Citra jamilah nur

3. Syarat pengetahuan khusus yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana dia bekerja, seperti dikantor pemerintah atau pun di kantor perusahaan swasta. 4. Syarat Skill dan teknik kesekretarisan adalah kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya hal ini meliputi seperti kemampuan mengetik koresponden, stenografi, dan kearsipan. 5. Syarat Praktek yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari hari seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan atau kepala kantor atau perusahaan Citra jamilah nur

1.3 Macam-macam Sekretaris Sekretaris Pribadi (private secretary / personal secretary). WJS. Poewadarminta, mengatakan orang yang menjadi pembantu orang lain untuk mengejakan tulis menulis, mencatat pembicaraan dan sebagainya. Sekretaris pribadi hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan dengan tamu pimpinan. Seorang sekretaris pribadi bukannya pegawai secara terstruktural, tetapi mempunyai tanggung jawab pada pimpinan yang dibantunya. Citra jamilah nur

2. Sekretaris manajer / sekretaris eksekutif. Drs. Ig. Wursanto, mengatakan seorang membawahi suatu satuan organisasi yang melakukan pekerjaan pelayanan dalam bidang ketatausahaan. Sekretaris manajer berfungsi sebagai pimpinan dalam tugasnya dan juga sekaligus sebagai pembantu pimpinan, biasanya tempat kerjanya tidak satu ruang dan mempunyai staf-staf lagi. Sekretaris manajer ini bertanggung jawab terhadap kelancaran pekerjaan dari bagian-bagian atau seksi-seksi tertentu dalam suatu kantor. Jadi sebagai pembantu pimpinan dan sekaligus sebagai pimpinan staf atau karyawan. Citra jamilah nur

3. Sekretaris muda (yunior secretary) sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukannya dilihat dari aspek: a. lebih muda dalam arti usia pengalaman b. pangkat jabatannya yang lebih rendah Citra jamilah nur

Menurut Prof. Drs. S. Wojowasito, sekretaris muda yaitu seorang sekretaris yang memiliki kemampuan atau kecakapan yang lebih rendah dari jabatan sekretaris senior sekretaris muda lebih banyak digunakan pada perusahaan, khususnya perusahaan besar hal ini karena perusahaan memerlukan banyak sekretaris yang mampu menangani bidang- bidang tertentu. Citra jamilah nur

a. Sekretaris yang lebih tua dalam arti usia pengalaman 4. Sekretaris Senior Sekretaris senior, yaitu seorang sekretaris yang karena kedudukannya dilihat dari aspek: a. Sekretaris yang lebih tua dalam arti usia pengalaman b. Sekretaris yang pangkat jabatan yang lebih tinggi Citra jamilah nur

Sekretaris senior menjadi pemegang sekretaris eksekutif, hal ini karena tingkat pengalaman dan kemampuannya yang baik sangat diperlukan dalam melakukan manajemen tugas-tugas karyawan secara profesional sehingga pekerjaan dapat berjalan dengan baik dan sekretaris senior dapat bertanggung jawab dengan pimpinannya. Citra jamilah nur

5. Sekretaris I, II, dan III Sekretaris I, II, dan III ini, hanya merupakan pembagian sekretaris yang berdasarkan pembagian bidang tugas kerja dan tanggung jawab pada satu instansi atau organisasi perusahaan. 6. Sekretaris Jenderal Pada beberapa organisasi biasanya merupakan istilah sekretaris jenderal. Pada dasarnya istilah sekretaris jenderal ini sama pengertiannya dengan istiah sekretaris umum. Jadi sekretaris jenderal pada umunya hanya merupakan penamaan tertentu pada suatu organisasi Citra jamilah nur

5. Sekretaris I, II, dan III Sekretaris I, II, dan III ini, hanya merupakan pembagian sekretaris yang berdasarkan pembagian bidang tugas kerja dan tanggung jawab pada satu instansi atau organisasi perusahaan. 6. Sekretaris Jenderal Pada beberapa organisasi biasanya merupakan istilah sekretaris jenderal. Pada dasarnya istilah sekretaris jenderal ini sama pengertiannya dengan istiah sekretaris umum. Jadi sekretaris jenderal pada umunya hanya merupakan penamaan tertentu pada suatu organisasi Citra jamilah nur

5. Sekretaris I, II, dan III Sekretaris I, II, dan III ini, hanya merupakan pembagian sekretaris yang berdasarkan pembagian bidang tugas kerja dan tanggung jawab pada satu instansi atau organisasi perusahaan. Citra jamilah nur

1.4 Sekretariat dan Kesekretariatan Pengertian Sekretariat menurut Drs. Wursanto bahwa sekretariat adalah satuan organisasi atau lembaga yang melaksanakan jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Pada dasarnya sekretariat merupakan satuan organisasi atau lembaga yang terstruktur dari beberapa bagian atau seksi yang melakukan aktivitas atau kegiatan pada bagian atau seksi masing-masing dengan dibawah kendali seorang sekretaris sebagai bawahan dari pimpinan. Citra jamilah nur

secara umum sekretariat dikonkritkan dengan adanya sebuah kantor atau tempat yang menjadi lambang akan adanya sebuah organisasi ataupun lembaga. Unsur-unsur dari sekretariat: a. tempat untuk dapat terselenggaranya kerja dari pekerjaan yang dipimpin oleh seorang sekretaris b. Manusia atau para pegawai pelaksana, pencipta tata cara dan tata kerja. c. Alat atau sarana yang diperlukan demi tercapainya kelangsungan kerja dan para bawahannya. Citra jamilah nur

dengan demikan, sekretariat merupakan suatu tempat di mana terjadi adanya aktivitas kerja aktivitas kerja yang sifatnya tetap pada suatu kantor atau suatu tempat tertentu yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan bersama. Citra jamilah nur

1.5 Pengertian Kesekretariatan Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan bersifat aktif dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses administrasi. Sedangkan pengertian administrasi itu sendiri memuat aspek organisasi dan aspek manajemen (LAN, 1987: 74). Administrasi diartikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih melalui cara –cara tertentu untuk mencapai tujuan. Citra jamilah nur

1.6 Fungsi Kesekretariatan Pada dasrnya fungsi kesekretarisan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada organisasi atau perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretarisan lain berkaitan dengan kegiatan ketatausahaan yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi: Adanya orang – orang yang bekerja. Penerimaan dan pengiriman surat-surat. Penerimaan dan pegiriman telepon. Penyelesaian surat – surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi. Citra jamilah nur

Kegiatan adminstrasi sebagai fungsi kesekretarisan dalam arti yang luas dapat meliputi kegaiatan sebagai berikut: Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan dengan organisasi. Administrasi kesekretarisan sebagai alat pelaksanaan dari pada kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait. Administrasi kesekretarisan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, jawatan maupun perusahaan. Citra jamilah nur

Administrasi kesekretarisan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antarperusahaan secara perorangan maupun organisasi. Administrasi kesekretarisan sebagai pusat dokumentasi (master file). Hal ini penting karena aktivitas atau kegiatan secara de jure dari sebuah organisasi atau pun perusahaan akan menjadi legal dan kuat dengan adanya dokumen-dokumen surat yang menjadi dasar dari semua kegiatan maupun aktivitas yang berkaitan dengan sebuah organisasi maupun perusahaan. Citra jamilah nur

Dra. Hj. Herlina Sakawati, M.Si Universitas Negeri Makassar Kesekretarisan Dra. Hj. Herlina Sakawati, M.Si Universitas Negeri Makassar Citra jamilah nur