SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN SISTEM APLIKASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN (SAPK) Disampaikan oleh : Herwan Alhadi, ST Seksi Penyajian & Pertukaran Informasi BIDANG INFORMASI KEPEGAWAIAN KANREG XIII BKN BANDA ACEH

LANDASAN HUKUM Instruksi Presiden No.3 Tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi nasional pengembangan E-Government, yang menekankan untuk menggunakan informasi teknologi di instansi pemerintah pusat maupun daerah, yang komprehensif dan terintegrasi untuk kepentingan masyarakat luas. Perka BKN No.20 Tahun 2008 tentang Pedoman Pemanfaatan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian. Perka BKN No. 18 Tahun 2010 tentang SAPK Online : Prosedur Penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, Kenaikan Pangkat, Pemberhentian dan Pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil, dan Perpindahan Antar Instansi Berbasis Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian secara On-Line (SAPK-OnLine). Perka BKN NO. 14 Tahun 2011 tentang Pengembangan Database.

KARAKTERISTIK SAPK SAPK mempunyai karakteristik sebagai berikut: Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan Instansi dengan menggunakan Jaringan komunikasi data. Menggunakan satu basis data PNS yang digunakan secara bersama. Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai dengan standar yang baku yang disusun BKN Pusat. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi pengguna.

Kelembagaan dan Personil SAPK dikelola oleh Lembaga antara lain BKN Pusat Kantor Regional BKN Biro kepegawaian/Badan/Bagian Kepegawaian Instansi SAPK dikelola oleh Personil antara lain Pranata Komputer Analis Kepegawaian Operator Komputer

KENDALA Dalam menjalankan Aplikasi SAPK untuk proses Kenaikan Pangkat ditemui beberapa kendala yang harus diatasi antara lain: Masalah Database Data PNS Tidak ada dalam database Data PNS dalam Database tidak update Data PNS berada di instansi yang berbeda Masalah Aplikasi SAPK Kondisi SAPK yang terus dinamis Ketergantungan kondisi jaringan di masing2 wilayah yg beragam mempengaruhi kelancaran akses. dll

MODUL SAPK 1. Aplikasi Pengadaan CPNS 2. Aplikasi Kenaikan Pangkat 3. Aplikasi Pensiun 4. Aplikasi Mutasi lainnya

PROFIL USER DAN KEWENANGAN ALAMAT Usul Pengadaan CPNS Entri Usul CPNS, Cetak SK CPNS https://sapk.bkn.go.id Usul KP Instansi Entri UKP, cetak SK KP Usul Pensiun Entri Usul Pensiun, cetak SK Pensiun APS Peremajaan Data PNS Update data utama dan Riwayat (selain riw.golru, riw.pendidikan dan riw.pindah instansi) HRMA Instansi Update Unor, entri rincian formasi CPNS https://hr.bkn.go.id Admin+Supervisor Koordinator kegiatan user instansi. https://ncsisadmin.bkn.go.id

Software yang diperlukan Sistem Operasi Browser Pendukung Semua Flatform : Linux, Windows Xp, Win Vista, Win 7, Mac OS, Non-android Netscape, IE 11, Google Chrome, Mozila Firefox (recommended Mozila Firefox Versi 4 Up). Adobe Flash Adobe Reader Office 2007 (excel dan Word)

CARA KONEKSI Jalur Umum (Public) GSM atau CDMA (HP) Modem berlangganan(Speddy Akses Publik (Wifi di tempat umum) Jalur Khusus IP VPN (Internet Protocol Virtual Private Network) IP harus terdaftar di Backhaul BKN Seting jalur khusus : Setelah jaringan VPN terkondisi dengan baik oleh Provider, maka setting IP untuk koneksi ke server SAPK BKN dapat dilakukan diinstansi ybs; Kondisi setting browser harus non-proxy.

Alur Proses Usul KP User BKD/ Instansi BKN https://sapk.bkn.go.id PPT Administrasi Teknis Penerima SK Entri usulan (satu no.usul max. 50 org) Menerima usul Cek jumlah Jika OK kirim ke tim admin Jika tidak kirim kembali ke user KP BKD Memeriksa berkas usul KP Jika BTL maka berkas di kirim kembali ke user KP BKD Menetapkan NP jika syarat terpenuhi, BTL jika Berkas Tidak Lengkap dan TMS jika Tidak Memenuhi Syarat Menerima SK dan menyimpan SK secara elektronis. Cetak SK KP yang telah mendapat NP Kirim SK Ke https://sapk.bkn.go.id

Alur Proses Usul Pensiun User BKD/ Instansi BKN PPT Administrasi Teknis Penerima SK Entri usulan (satu no.usul max. 50 org) Menerima usul, cek jumlah usul Jika OK kirim ke tim admin Jika tidak kirim kembali ke user Pensiun BKD Memeriksa berkas usul, Jika BTL maka Berkas di kirim Melakukan perubahan terhadap usulan dan menetapkan serta mencetak SK Pensiun dan kirim ke bkd Menerima SK dan menyimpan SK secara elektronis. Cetak DPCP Cetak Nominatif Usul Khusus Untuk APS : Proses Usul Dari Instansi Dan Pencetakan SK Pensiun APS Langsung Di Instansi Ybs: Tmt Pensiun APS Pertanggal Satu Bulan Berikutnya. https://sapk.bkn.go.id

Tahapan Kerja Usul KP User harus memiliki profile KP instansi dan peremajaan data Login ke https://sapk.bkn.go.id Masukkan username dan password yang sudah di daftarkan / di buat oleh kanreg Buat usul KP : se suaikan dengan jenis kp yang ada (Usul kp yang diajukan ke kanreg berbeda antara satu instansi dengan intansi lainnya) Pilih jenis KP : KP Reguler, KP Pilihan Struktural, Pilihan Fungsional, Penyesuaian Ijazah dst. Tambah PNS data yang bisa di tambah hanya data pns yang ada dalam data base SAPK dan memiliki NIP baru 18 digit. Pastikan golongan ruang terakhir PNS pada SAPK telah terUpdate dan sama dengan usul, jika belum maka pisahkan data tersebut untuk di-update oleh Kanreg.

lanjutan Untuk KP Penyesuaian Ijazah : maka pendidikan terakhir yang diusulkan diisikan pada kolom pendidikan baru Pada halaman ke dua harus diisikan KPKN dan alasan mutasi misalnya Sesuai dengan PP 12/2002, dan yang terakhir atasan langsung, jika data atasan langsung tidak ditemukan maka masukan secara manual. Jika semua field telah terisi lakukan check status dan pastikan bahwa semua kondisi data pada sistem telah terchek list, jika masih ada tanda silang merah lakukan perubahan data, sampai status data bebas dari tanda silang merah. Langkah selanjutnya pencetakan nota usul untuk masing masing data PNS Setelah usulan berjumlah max 50 orang maka lakukan pencetakan nominatif usul.

lanjutan Langkah terakhir kirim usul dengan cara klik proses, maka secara elektronis usulan instansi telah terkirim ke kanreg dan usulan tsb akan hilang dari layar user KP BKD/instansi. Tahap pertama dari rangkaian proses KP telah selesai di Instansi/BKD. Catatan: untuk Speciment Nota Usul dan Nominatif yang berwenang adalah user dengan profile Supervisor.

Tahapan Kerja Proses UKP di Kanreg Usulan dari instansi saat ini telah diterima oleh Tim PPT Kanreg, jika data yang diterima Tim PPT tidak sesuai dengan usul yang diajukan instansi maka PPT akan mem-BTL-kan usulan tersebut dengan mencantumkan alasan, secara real time usulan akan kembali ke user KP BKD/Instansi. Jika usulan yang diajukan sesuai dengan data yang diterima maka PPT akan mengirimkan berkas dan usul ke Tim Admin, admin akan memeriksa kelengkapan data jika ada data tidak lengkap maka admin akan mem-BTL-kan berkas dan mencantumkan alasan untuk dikirim kembali ke user bkd instansi. Jika data oke maka data akan dikirim ke Tim Teknis pada Tim Teknis inilah eksekusi terakhir dari data KP, kemudian memberi Nomor Persetujuan (NP). Jika TMS maka data tidak akan bisa diajukan ulang pada periode saat ini, data yang sudah di ACC dan diproses oleh Tim Teknis secara realtime bisa diketahui oleh User KP BKD/Instansi untuk dilakukan proses cetak SK. Proses berkas KP telah berakhir di kanreg yang untuk selanjutnya proses pencetakan akan dilakukan di masing masing instansi

Lanjutan Tugas terakhir dari user KP instansi pada proses KP adalah mencetak SK KP untuk setiap data yang telah di ACC oleh tim teknis kanreg dan status berkas di user KP instansi cetak SK. Cara cetak Petikan SK KP Cetak petikan untuk masing masing SK dengan terlebih dahulu memasukan no SK dan tanggal SK kemudian simpan no SK kemudian cetak. Cetak Kolektif menu utk proses cetak SK Kolektif terdapat pada icon di sudut kiri atas layar komputer. Langkah terakhir kirim SK ke kanreg untuk selanjutnya akan diterima Tim Penerima SK Kanreg

Tahapan Entri Usul Pensiun USER PENSIUN INSTANSI Sama dengan proses KP, proses pensiun diawali dengan pembuatan no usul sesuai dengan jenis pensiun yang diajukan misalnya BUP III/b kebawah. Tambah PNS masukan NIP Pada usulan pensiun terdapat 4 halaman yang harus diisi, pada halaman data pribadi hanya menginputkan KPPN, KTUA dan Taspen. Untuk halaman kedua data pribadi 2 sesuaikan masa kerja golongan dan masa kerja pensiun. Pada data keluarga istri pastikan bahwa tanggal lahir dan status perkawinan sudah terisi dengan benar, caranya pada data istri klik tombol ubah. kemudian klik gambar orang, pastikan nama sudah tepat, masukkan tempat lahir, tanggal lahir, alamat dan status perkawinan, simpan.

Lanjutan Selanjutnya inputkan tanggal perkawinan dan no akte perkawinan, simpan. Pada data anak, inputkan nama anak, berhak atau tidak Alamat , inputkan alamat yang benar Terakhir check status dan simpan Proses entri usul pensiun selesai

Antar Muka SAPK

Menu SAPK

Entry No.Usul KP

Form Entry UKP

Form Entry UKP (cont..)

Form Cetak Status

Sekian dan terimakasih