PEDOMAN TATA NASKAH DINAS PADA KEMENTERIAN AGAMA BERDASARKAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 9 TAHUN 2016 Oleh : HUSNUL KHOTIMAH, M.Pd Kepala Subag Umum Kanwil Kementerian Agama Provinsi Jawa Timur

DASAR HUKUM UU Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pembentukkan Peraturan Perundang-Undangan. UU NOMOR 43 TAHUN 2009 Tentang Kearsipan PP Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Kearsipan Permenpan Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Instansi Pemerintah. KMA Nomor 8 Tahun 2016 Tentang Kode Jabatan, Singkatan, dan Akronim, dan KMA Nomor 9 Tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Pada Kementerian Agama. PMA Nomor 4 Tahun 2016 Tentang Pencabutan PMA No 16 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Dinas di Lingkungan DepartemenAgama Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Tata Naskah Dinas

Pengertian Naskah Dinas: Informasi Tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat atau dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang pada Kementerian Agama dalam rangka penyelenggaraan tugas sesuai tugas dan fungsi Kementerian Agama

Maksudnya adalah untuk menjadi acuan dalam penyelengaraan tata naskah & Tujuan PMA No.9 Tahun 2016 Maksudnya adalah untuk menjadi acuan dalam penyelengaraan tata naskah Tujuannya adalah untuk menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien

Sasaran yang akan dicapai Kesamaan pengertian dan pemahaman, penafsiran, bhs Keterpaduan dengan administrasi umum Tercapainya Efektif efisien Kelancaran Berkomunikasi Tulis Mengurangi tumpang tindih & Pemborosan

Asas-asas tata persuratan dinas 2 4 Pembakuan Keterkaitan 6 1 Tata Naskah Dinas Efektif dan Efisien Keamanan Pertanggungjawaban Kecepatan dan ketepatan 3 5 5 ===================================================================== Asas = landasan/dasar ====================================================================

Naskah Dinas : Pengertian adalah informasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang pada Kementerian Agama dalam rangka penyelenggaraan tugas sesuai tugas dan fungsi Kementerian Agama

Naskah Dinas Pengaturan Naskah Dinas Penetapan Naskah dinas penugasan Jenis Naskah Dinas 3. NASKAH DINAS KHUSUS Surat Perjanjian Surat Kuasa Berita Acara Surat Keterangan Surat Pengantar Pengumuman Permenpan 80/2012 1. NASKAH DINAS ARAHAN 2. NASKAH DINAS KORESPONDENSI Naskah Dinas Pengaturan Peraturan Pedoman Juklak SOP Surat Edaran intern 1.Nota Dinas 2.Memorandum 4.LAPORAN 5.TELAAHAN STAF ekstern Naskah Dinas Penetapan Keputusan Surat dinas 6.Formulir Instruksi S.Perintah S. Tugas undangan Naskah dinas penugasan Surat undangan 7.Naskah dinas elektronik

WEWENANG PENETAPAN DAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS 1. Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani Surat Edaran pada Kementerian Agama oleh Menteri Agama dan dapat dilimpahkan pada Sekretaris Jenderal dan Direktur Jenderal. 2. Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh Menteri Agama dan Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3. Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat dalam satu lingkungan internal satuan organisasi sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 4. Memorandum dibuat dan ditandatangani oleh atasan sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 5. Surat Dinas dan Surat Undangan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan lingkup tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawab.

6. Berita Acara ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. 7. Surat Keterangan dan Surat Pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 8. Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Menteri Agama dan atau Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja sesuai dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 9. Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas. 10. Telaahan Staf dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.

PENYUSUNAN NASKAH DINAS Persyaratan Penyusunan Setiap Naskah Dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. 2. Lambang Negara dan Lambang Kementerian Agama pada Naskah Dinas Untuk mengidentifikasi Naskah Dinas, pada halaman pertama menggunakan Lambang Negara atau Lambang Kementerian Agama. Lambang Negara digunakan untuk Naskah Dinas yang ditandatangani sendiri oleh Menteri Agama Lambang Kementerian Agama digunakan untuk Naskah Dinas yg ditandatangani Pejabat Struktural yang berwenang pada Kementerian Agama

Kode Jabatan dan Penomoran pada Naskah Dinas: 1. Kode Jabatan pada Naskah Dinas a. Kode Jabatan pada Kementerian Agama Pusat, Kanwil Kemenag Provinsi, PTKN, BDK,Balai Penelitian dan Pengembangan Agama, Asrama Haji Embarkasi, Kantor Misi Haji Indonesia, Lajnah Pentashihan Mushaf Alqur’an, Unit Percetakan AlQur’an, dan UPT yang mengalami perubahan atau penyempurnaan organisasi dan Tata Kerja perlu diikuti dengan penyempurnaan dan penetapan Kode Jabatan yang ditetapkan oleh Menteri Agama. b. Penyusunan Kode Jabatan satuan kerja pada pada Kantor Kementerian Agama Provinsi, Kankemenag Kab/Kota, dan KUA kecamatan, Madrasah Negeri ditetapkan dengan Keputusan Kepala kantor Kementerian Agama Wilayah Provinsi/Kakanwil Prov. c. Penyusunan kode Jabatan satuan kerja pada Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri di Tetapkan dengan Keputusan Rektor. 2. Penomoran Naskah Dinas a. Susunan Penomoran naskah Dinas Khusus sebagai berikut: 1) Nomor Naskah Dinas Khusus (nomor urut dalam satu tahun takwin) 2) Kode Jabatan 3) Bulan (ditulis dalam 2 digit) 4) Tahun terbit

Kw: Kode Jabatan Kanwil 07 : Bulan Ke Tujuh (Juli) 2015 : Tahun 2015 b Kw: Kode Jabatan Kanwil 07 : Bulan Ke Tujuh (Juli) 2015 : Tahun 2015 b. Susunan Penomoran Surat Dinas, mencangkup Hal-hal: 1. Kode derajat Pengamanan Surat Dinas 2. Nomor Surat Dinas 3. Kode Jabatan 4. Kode Klasifikasi Arsip (KKA) 5. Bulan 6. Tahun Terbit

Contoh Surat Dinas yang ditandatangani oleh Kakanwil SR-12/Kw/KP.07.1/07/2015 Kode Derajat Pengamanan Surat Dinas Besifat Sangat Rahasia Nomor Surat Dinas Kode Jabatan Menteri Agama Kode Klasifikasi Arsip Bulan Ke-7 (Juli) Tahun Terbit 2015

PEJABAT PENANDATANGANAN TATA NASKAH DINAS Atas Nama atau (a.n.) digunakan jika pejabat yg menandatangani telah diberi kuasa oleh pejabat yg bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung awab ybs. Pejabat penanda tangan bertanggung jawabatas isi surat kepada penanggung jawab, sedangkan tanggung jawab tetap pada yg memberi kuasa.

b. Untuk Beliau ( u.b.) Dipergunakan jika yg diberi kuasa, memberi kuasa lagi kpd pejabat satu tingkat dibwahnya ( u.b.) digunakan setelah ada (a.n.) pelimpahan wewenang penandatangan surat (u.b.) hanya sampai pada pejabat dua tingkat esselon dibawahnya dg syarat: > pelimpahan hrs mengikuti urutan sampai dengan dua tingkat struktural dibawahnya > Materi yg ditandatangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya > dapat digunakan o/ pejabat yg ditunjuk sbg pemangku jabatan sementara atau yg mewakili > tanggung awab berada pada pejabat yg telah diberikuasa

c. PENGGUNAAN u.p. Untuk Perhatian (u.p.) Digunakan untuk mempercepat penyampaian surat kepada penerima surat/pejabat yang dituju. mempercepat penyelesaian surat. Contoh: Yth. Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Jalan Jenderal Sudirman, Kav 69 Jakarta Selatan 12190 u.p. Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana

d. PELAKSANA TUGAS (Plt.) Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan Contoh: Plt. Kepala Biro Umum, Tanda Tangan Nama lengkap

e. PELAKSANA HARIAN (Plh.) Digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat, sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat Contoh: Plh. Kepala Biro Umum, Tanda Tangan Nama Lengkap

Pejabat Ganti Sementara (Pgs.) Digunakan apabila Pejabat yg berwenang menandatangani Naskah Dinas pensiun, berhenti, sementara belum ada gantinya, dan diangkat Pgs. dengan maksud dapat menandatangani dokumen-dokumen keuangan tetapi tidak dapat mengambil keputusan yang strategis. Pelimpahan wewenang bersifat sementara sampai dengan pejabat definitif dilantik oleh yg berwenang. Contoh: Pgs. Kepala Biro Umum, Tanda tangan Nama Lengkap (blm ada di KMA 9 thn 2016 akan di revisi)

KEWENANGAN PENANDATANGANAN Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas yang bersifat kebijakan/ keputusan/arahan berada pada pejabat pimpinan tertinggi instansi. Kewenangan untuk melaksanakan dan menandatangani surat dinas yang tidak bersifat kebijakan/ keputusan/arahan dapat diserahkan/dilimpahkan kepada pimpinan organisasi di setiap tingkat eselon atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatanganinya.

PENGGUNAAN CAP DINAS, LAMBANG NEGARA, DAN LAMBANG KEMENTERIAN AGAMA A. Penggunaan Cap Dinas. terdiri dari : 1. Pejabat yang berwenang menggunakan cap jabatan dengan Lambang Negara adalah pejabat negara yaitu Menteri Agama; dan 2. Pejabat yang berwenang menggunakan cap Lambang Kementerian Agama adalah pejabat berwenang pada Kementerian Agama Pusat, Daerah, dan Pendidikan Tinggi Keagamaan Negeri.

B. Penggunaan Lambang Negara 1 B. Penggunaan Lambang Negara 1. Ketentuan penggunaan Lambang Negara sebagai berikut: a) Lambang Negara merupakan lambang garuda yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. b) Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas jabatan dan cap jabatan dengan Lambang Negara adalah pejabat Negara dalam hal ini Menteri Agama.

2. Kop Naskah Dinas Jabatan dengan Lambang Negara Bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas jabatan dengan lambang negara sebagai berikut: Bentuk kop naskah dinas jabatan menggunakan lambang Garuda berwarna kuning emas, dengan ukuran tinggi 21,50 mm dan lebar 20,24 mm sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Lambang Garuda terletak simetris di tengah kertas yang berjarak 20 mm dari tepi atas kertas dan berada di tengah tulisan nama Menteri Agama. Tulisan nama Menteri Agama dicetak tebal dengan huruf kapital yang terletak 5 mm di bawah lambang garuda.

Contoh bentuk dan spesifikasi kop naskah dinas jabatan dengan lambang garuda dapat dilihat pada Gambar 1.

3. Cap Jabatan Dengan Lambang Negara Bentuk dan spesifikasi cap Menteri Agama dengan lambang garuda adalah sebagai berikut. 1) Cap Menteri Agama berbentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = ± 0,8 mm, R2 = R3 = ± 0,2 mm.

3. Cap Jabatan Dengan Lambang Negara 2) Lingkaran pertama adalah lingkaran paling luar. Pada lingkaran kedua, di bagian atas tercantum tulisan nama jabatan Menteri Agama yang ditulis dengan huruf kapital; sedangkan di bagian bawah tercantum tulisan Republik Indonesia. Pada lingkaran ketiga, terdapat lambang garuda dengan ukuran 18 X 19 mm.

Di antara kedua tulisan tersebut diberi tanda berupa bintang segi lima dengan ukuran sesuai huruf. 3) Cap Menteri Agama menggunakan tinta berwarna ungu. 4) Penggunaan cap dinas terletak di sebelah kiri tanda tangan naskah dinas dan mengenai sedikit tanda tangan pejabat yang berwenang. 5) Contoh bentuk dan spesifikasi cap jabatan dengan lambang negara dapat dilihat sebagai berikut:

C. Penggunaan Lambang Kementerian Agama Ketentuan Penggunaan Lambang Kementerian Agama Penggunaan Lambang Kementerian Agama pada Kop Naskah Dinas Penggunaan Lambang Kementerian Agama dan Lambang Pendidikan Tinggi Keagamaan Negeri pada Cap Kementerian Agama

Bentuk Lambang Kementerian Agama

BENTUK DAN FORMAT NASKAH BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS ARAHAN Susunan Surat Edaran, meliputi: (Kepala, Batang Tubuh, dan Kaki). Bentuk surat edaran yang ditandatangani oleh: a. Menteri Agama

Bentuk surat edaran yang ditandatangani oleh Menteri Agama

3) Susunan Surat Tugas, meliputi: a. Kepala terdiri dari: (kop naskah dinas; kata SURAT TUGAS yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan, NOMOR, yang berada di bawah tulisan Surat Tugas dengan huruf kapital. ) b. Batang Tubuh terdiri dari: Konsiderans (Menimbang) Diktum (Memutuskan) c. Kaki terdiri dari (Nama Tempat,Nama Jabatan,Tandatangan,dan Cap)

Bentuk Surat Tugas yang ditandatangani oleh Pejabat Eselon II atas nama Pejabat Eselon I

B. BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS KORESPONDENSI 1. INTERN a B. BENTUK DAN FORMAT NASKAH DINAS KORESPONDENSI 1. INTERN a. Susunan Nota Dinas Korespondensi Intern terdiri dari: - Kepala Nota Dinas (Kop Naskah, Kata NOTA DINAS, Kata NOMOR, Kata YTH. Dst) - Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi, Penutup) - dan Kaki (TTd, Nama Pejabat, dan Tembusan) b. Susunan Memorandum - Kepala Memorandum (Kop Naskah Dinas, Kata MEMORANDUM, Kata NOMOR, dst) - Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Alinea Isi, Alinea Penutup) - Kaki (TTd, Nama Pejabat, Tembusan bila perlu)

c. Bentuk Nota Dinas

2. EKSTERN Susunan Surat Dinas Korespondensi Ekstern terdiri dari: - Kepala Surat Dinas (Kop Naskah, Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal) - Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi dan Penutup) - dan Kaki (Nama Jabatan, TTd, Stempel, Tembusan)

Bentuk Surat Dinas

3. Susunan dan Bentuk Surat Undangan Susunan Surat Undangan : - Kepala (Kop Naskah, Nomor, Sifat, Lampiran, Hal dst) - Batang Tubuh (Alinea Pembuka, Isi Undangan, Alinea Penutup)

SUSUNAN NASKAH DINAS KHUSUS a. Susunan dan Bentuk Berita Acara - Kepala Berita Acara (Kop Naskah Dinas, Kata BERITA ACARA, kata NOMOR) - Batang Tubuh (tulisan HARI, TANGGAL, TAHUN, dan Substansi berita) - Dan Kaki (TTD, Para Pihak, dan Saksi) b. Susunan dan Bentuk Surat Keterangan - Kepala Surat Keterangan (Kop Naskah Dinas, Kata “Surat Keterangan”, Kata “Nomor”) - Batang Tubuh (Menerangkan maksud dan Tujuan Surat Undangan) - Kaki (Tempat, Tanggal, Tahun, Nama Pejabat, TTD)

- Kepala, Kop Naskah Dinas, Kata NOMOR, tanggal, Yth, nama c. Susunan dan Bentuk Surat Pengantar - Kepala, Kop Naskah Dinas, Kata NOMOR, tanggal, Yth, nama jabatan dan Nama alamat yang dituju, dn kata SURAT PENGANTAR - Batang Tubuh (Nomor Urut, Jenis yang dikirim, Banyaknya Naskah, Keterangan) - Dan Kaki (Pengirim yang berada di sebelah kanan dan Penerima yang berada di sebelah kiri)

Bentuk Surat Pengantar

Bentuk Berita Acara

Bentuk Surat Keterangan

d. Susunan dan Bentuk Laporan - Kepala, terdiri dari: (Kop Naskah Dinas, Kata “LAPORAN”, Kata “TENTANG”, Judul Laporan) - Batang Tubuh Laporan, terdiri dari: (Pendahuluan, Materi Laporan, Kesimpulan dan Saran, Penutup) - Kaki Laporan, terdiri dari: (Tempat dan Tanggal Pembuatan Laporan, Nama Jabatan Pembuat Laporan, Tandatangan, Nama Lengkap)

Bentuk Laporan

e. Susunan dan Bentuk Telaahan Staf Susunan dan Bentuk Naskah Dinas Telaahan Staf, terdiri dari: - Kepala Naskah Dinas Telaahan Staf, terdiri dari: (Kop Naskah Dinas, Kata “Telaahan Staf”, Kata “Tentang”, Judul) - Batang Tubuh, terdiri dari: (Persoalan, Peranggapan, Fakta yang mempengaruhi, Analisis, Kesimpulan, Tindakan) - Kaki Telaahan Staf, terdiri dari: (Nama Jabatan Pembuat Telaahan Staf, Tandatangan, Nama Lengkap, Daftar Lampiran)

Bentuk Telaahan Staf

SEMOGA BERMANFAAT TERIMA KASIH