KEMENTERIAN KEUANGAN RI DITJEN PERBENDAHARAAN SOSIALISASI NOTIFIKASI EMAIL SPAN KPPN JAKARTA VII JAKARTA, 22 MARET 2017

Email Notifikasi Supplier dan Solusinya

Data SPM Data SPAN

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Nama Pemilik Rekening (PT. LIPPO KARAWACI TBK) dan (PT LIPPO KARAWACI TBK) harus sama. INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada saat pengajuan SPM LS Bendahara/ Pendaftaran Supplier tipe 2, nama pemilik rekening sudah terdaftar pada sistem SPAN tetapi berbeda Cek kembali nama pemilik rekening sesuai referensi bank/rekening koran, apabila data yang benar adalah data SPAN maka perbaiki SPMnya, apabila yang benar SPM lakukan perubahan supplier sesuai PER-58/PB/2013.

Email notifikasi : Informasi rekening sudah terdaftar INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Supplier yang didaftarkan memiliki rekening yang sudah terdaftar di SPAN dan KPPN ybs Penolakan diabaikan, SPM dilanjutkan dengan validasi tagihan. Satker agar mengabaikan pesan ini

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Nama Pemilik Rekening (PT. LIPPO KARAWACI TBK) dan (PT LIPPO KARAWACI TBK) harus sama. INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada saat pengajuan SPM LS dengan banyak penerima/ Pendaftaran Supplier tipe 3/6, penginputan data supplier tidak sesuai template Gunakan template untuk tipe supplier 3/6 yang telah disediakan

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada saat pengajuan SPM GUP nama pemilik rekening sudah terdaftar pada SPAN tetapi berbeda (Beberapa SPM GUP yang diajukan, sebagian sudah benar, sebagian ditolak) Cek kembali nama pemilik rekening sesuai referensi bank/rekening koran pada data supplier (dapat melalui OM SPAN), perbaiki data supplier yang salah

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Site Type 3 : Brs Excel 185 : Nama Pemilik Rekening (, SH, MH) tidak sama dengan data Supplier (NUNU NUGRAHA KUSWARA, SH) NUNU NUGRAHA KHUSWARA, SH, MH) pada Penerima (NUNU NUGRAHA KHUSWARA INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Update/perubahan data supplier akantetapi satker belum mengajukan perubahan pada SPAN Setiap ada perubahan data supplier  satker menyampaikan update pada SPAN sesuai ketentuan

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Update/perubahan data supplier akantetapi satker belum mengajukan perubahan pada SPAN Setiap ada perubahan data supplier  satker menyampaikan update pada SPAN sesuai ketentuan

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Existed Type: 6, Rekening Bank yang anda daftarkan sudah ada dalam database, namun ditemukan beberapa informasi yang berbeda INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada saat pengajuan SPM Gaji/ Pendaftaran Supplier tipe 3, rekening penerima telah terdaftar pada type 6 Ditemukan pada saat pengajuan SPM LS dengan Penerima lebih dari satu (beasiswa, bantuan sosial, dll), rekening penerima telah terdaftar pada type 3 Cek supplier melalui OM SPAN, untuk pendaftaran Supplier tipe 3 dan tipe 6 tidak boleh menggunakan rekening yang sama

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Existed Type: 6, Rekening Bank yang anda daftarkan sudah ada dalam database, namun ditemukan beberapa informasi yang berbeda INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada saat perekaman data supplier, isian untuk nomor rekening diisi nama pemilik rekening Perbaiki data supplier pada aplikasi SAS

Email Notifikasi Kontrak dan Solusinya

VALIDASI

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Supplier belum terdaftar di SPAN atau pendaftaran data supplier masih dalam proses Tunggu notifikasi email selanjutnya

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Kontrak yang diajukan telah terdaftar pada SPAN Salah mengisi nomor kontrak pada saat penginputan nomor kontrak pada aplikasi SAS Nomor kontrak pada satker dobel Pastikan data kontrak tersebut telah terdaftar di SPAN dengan mengecek notifikasi email/OM SPAN

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Tanggal addendum kontrak harus diantara/sama dengan tanggal mulai dan selesai kontrak Perbaiki kontrak, tanggal addendum hanya diperbolehkan dalam jangka waktu pelaksanaan pekerjaan

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Tanggal pembayaran harus setelah Tanggal Mulai Kontrak dan tidak boleh melebihi akhir tahun. Tanggal Mulai Kontrak : 11-JUN-14 Tanggal Selesai Kontrak : 12-JUN-14 Tanggal Pembayaran : 09-JUN-14 INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Jadwal pembayaran kontrak tidak berada pada jangka waktu pelaksanaan kontrak Perbaiki kontrak, jadwal pembayaran seharunya antara jangka waktu pelaksanaan

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Kode KPP (NPWP digit 10-12) tidak ditemukan dalam referensi INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Salah input kode NPWP Satker memperbaiki SPM/kontraknya, sesuaikan kode KPP dengan NPWPnya

Email notifikasi : Penolakan kontrak karena pagu tidak cukup INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Pada saat pendaftaran kontrak lolos validasi, namun pada otorisator/kasi PD tertolak Cek pagu pada SPAN dan OM SPAN, dimungkinkan memang pagu tidk cukup atau ada kontrak salah, tapi belum dibatalkan, atau ada kontrak yang belum realisasi atau SPM kontrak, tetapi terbuat non kontraktual dan atau karena revisi DIPA

Email Notifikasi Tagihan dan Solusinya

Penolakan Formal

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Data supplier belum terdaftar pada SPAN Terdapat data supplier yang salah tetapi tetap dilanjutkan pada proses unggah invoice untuk mengetahui apakah ada kesalahan pada proses selanjutnya (Tagihan) Terdapat data supplier yang sudah inactive (pegawai pindah/pensiun) Pada saat pengajuan tagihan agar dipastikan terlebih dahulu supplier telah mendapat NRS, Satker menunggu notifikasi email selanjutnya Satker mengecek notifikasi penolakan supplier dan tagihan Satker Melakukan : Pegawai pindah : dibayar ditempat baru Pegawai pensiun : dibayar ke Bendahara pengeluaran dengan mengajukan Surat Dispensasi

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Supplier belum terdaftar di SPAN Satker melakukan perubahan data supplier Data supplier sudah inactive SPAN masih proses, satker agar menunggu notifikasi email berikutnya Satker agar konsisten dalam menggunakan data supplier (kalau ada perubahan agar disampaikan ke KPPN) Cek apakah data supplier telah dinonaktifkan?

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada suplier type 3 atau 6 ,,Dibaca : Data SPAN : (MAISAROH K.) Data SPM : ((MAISAROH K). Perbedaan ada pada titik, stlh huruf K SPAN menggunakan titik setelah huruf K Ubah data pada aplikasi SAS modul admin menu supplier sesuaikan dgn data SPAN atau klu data SPAN salah, ubah data SPAN dgn menyampaikan surat perubahan data supplier type non pegawai format sesuai per 58/2013

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Terdapat perbedaan nama pemilik rekening antara SPAN dengan satker # Satker agar melakukan pengecekan nomenklatur pada DIPA apakah ada perubahan nomenklatur atau tidak # Satker agar berkoordinasi dengan KPPN

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Satker pada saat mendaftarkan data supplier pada SPAN menggunakan NPWP yang salah Perubahan NPWP (pada additional information) pada supplier tipe 3 dan 6 menggunakan Surat Perubahan data supplier yang disampaikan ke KPPN

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada saat pengajuan SPM UP/TUP/GU/LSBENDAHARA Pendaftaran Supplier type 1 Dibaca : SPAN : nama pemilik rekening adl BPG182 Diklat Pegawai ASN SPM : nama pemilik rekening pada SPM BPG 182 Diklat Pegawai ASN Beda pada spasi antara BPG dgn 182 Cek supplier melalui OM SPAN, Ubah nama pemilik rekening pada aplikasi SAS modul admin menu supplier Sesuaikan dengan data SPAN

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada saat pengajuan SPM UP/TUP/GU/LSBENDAHARA Pendaftaran Supplier tipe 1 Kode KPPN salah dalam perekaman supplier type 1 Ubah supplier pada aplikasi SAS modul admin menu supplier Sesuaikan dengan kode KPPN 182

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Pengajuan SPM kepada PLN Data supplier tidak sesuai dgn NRS 3187 data supplier PLN pada Virtual Account SPAN Nomor rekening PLN baru sehingga belum terdaftar pada virtual account pada SPAN Memperbaiki data supplier disesuaikan dgn data virtual account PLN yg sudah terdaftar di SPAN (NRS 3187) Menunggu proses KPPN untuk mendaftarkan PLN yang baru atau rekening PLN yang baru

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Pengajuan SPM kontraktual tetapi pada saat pembuatan SPM pada aplikasi SAS terinput sebagai SPM non kontraktual Ubah data SPM dari aplikasi SAS menjadi SPM kontraktual

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada suplier type 3 Dibaca : Data SPAN : Nama vrenia mustatik dgn NIP 196311011983032002 Data SPM : Nama vrenia mustatik dgn NIP 196311011983032013 Apabila data SPAN yang benar, ubah data pada aplikasi GPP sesuaikan dgn data SPAN Apabila data Satker yang benar, ubah data SPAN dgn menyampaikan surat perubahan data supplier type pegawai format sesuai per 58/2013

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Ditemukan pada suplier type 2 Dibaca : Data SPAN : (PT TELKOM INDONESIA ENTERPRISE). Data SPM : (PT TELKOM INDONESIA ENTERPRISE). Perbedaan ada pada spasi antara PT TELKOM SPAN2 spasi SPM 1 spasi Apabila Rek PT Telkom 16 digit Virtual Account, data supplier agar sama dengan NRS 2536 (Cek OM SPAN) Apabila data SPAN benar, ubah data pada aplikasi SAS modul admin menu supplier sesuaikan dgn data SPAN Apabila data Satker benar, ubah data SPAN dgn menyampaikan surat perubahan data supplier type non pegawai format sesuai per 58/2013

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Pengajuan SPM kontraktual dibaca : Data SPAN : karwas kontrak nilai (62.250.000) Data SPM : karwas kontrak nilai (62.500.000) Perbedaan nilai kontrak pada karwas yg terdaftar pada SPAN dgn karwas pada SPM yg diajukan Addendum data kontrak pada aplikasi SAS modul PPK menu RUH kontrak Klik addendum data kontrak sesuaikan dgn tagihan

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Pengajuan SPM kontraktual NRK (nomor register kontrak ) tidak ditemukan pada saat proses validasi SPM Biasa disebabkan oleh : Karwas belum didaftarkan Sudah didaftarkan tapi NRK belum ada Ada perubahan supplier Daftarkan karwas sebelum SPM diajukan Tunggu sampai dengan mendapatkan NRK Lakukan addendum apabila ada perubahan

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Kode DIPA salah atau belum terinput pada saat perekaman SPP Ubah SPM pada aplikasi SAS modul PPK sesuaikan kode DIPA nya

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Pada SPM bank penerima pembayaran tertulis PT. Bank Negara Indonesia Syariah Pada saat perekaman data supplier bank penerima pembayaran diinput PT. Bank Negara Indonesia Ubah SPM pada aplikasi SAS modul admin, menu supplier sesuaikan bank penerimanya

INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA SPM yang diajukan adalah SPM Nihil tetapi cara bayar nya pada SPM tertulis (2) Giro Bank Ubah SPM pada aplikasi SAS modul PPK, menu RUH SPP SPP di ubah dengan kode bayar 5 (nihil)

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : , Segment 1 (Satker) belum terdaftar. : 561341 ,KPPN of Tax Deduction CHANGE Error : Nilai 561341 untuk segmen flexfield SATKER tidak ada di unit nilai SPAN_SATKER INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Apabila ada penolakan dengan kata pertama “segment..” berarti ada perekaman pengkodean pada potongan SPM tidak benar/sesuai Dilakukan perbaikan pada Aplikasi SAS

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : , hash code ini tidak bisa match sama dengan value of kode_send column , hash code ini tidak bisa match sama dengan value of.... INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Terdapat karakter yang tidak dikenali dalam SPAN Dilakukan pengecekan pada SPM apakah ada penulisan karakter ASCII/simbol. Selanjutnya hapus karakter tersebut/ganti dengan karakter yang compatible dengan SPAN

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : , Transaksi GAJI INDUK, tanggal GL harus bulan berikutnya dari tanggal resume tagihan INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Terdapat kesalahan dalam pengisian kode jenis SPM, Seharusnya Gaji Induk akantetapi terinput selain Gaji Induk Dilakukan perbaikan pada Aplikasi SAS

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Kode KPP (NPWP digit 10-12) tidak ditemukan dalam referensi INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Salah input kode NPWP Satker memperbaiki SPM/kontraknya, sesuaikan kode KPP dengan NPWPnya

Email notifikasi : , Validasi Jendok Salah (Jendok : 515 - Koreksi ) INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA SPM koreksi terproses pada menu unggah SPM selain koreksi Satker menunggu notifikasi email berikutnya

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : : Nilai dijamin: Hanya untuk Satker di bawah KPPN-182 (JAKARTA VII) INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Biasanya terjadi karena kesalahan pada pengisian kode satker KPP pada potongan pajak SPM Satker agar melakukan pengecekan referensi kode satker KPP pada OM SPAN

Penolakan Substantif

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Jumlah yang ditagihkan lebih besar dari jumlah yang diorder * (1 + %toleransi order)(1) INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Penolakan terjadi karena nominal tagihan (SPM) lebih besar dari pada nominal pada karwas kontrak/pencadangan dana/encumbrance # Apabila ada perubahan nilai termin, satker agar melakukan update/addendum data kontrak terlebih dahulu # Apabila SPM akan diajukan kembali, agar menggunakan nomor SPM yang berbeda

Email notifikasi : Ada dana yang tidak cukup untuk invoice INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Nominal pada SPM lebih besar dari pada fund available (ketersediaan dana) Satker agar melakukan pengecekan apakah pembebanan COA nya sudah benar atau salah Pastikan pagu masih mencukupi/tersedia Apabila SPM akan diajukan kembali, agar menggunakan nomor SPM yang berbeda

Email notifikasi : Dibatalkan INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Invoice dibatalkan setelah diunggah pada SPAN karena ada kesalahan pada SPM pada tahap validasi reviewer (MO) atau Kepala Seksi Pencairan Dana atau Kepala Seksi Bank Satker agar mengambil penolakan SPM pada loket di KPPN (Alasan pengembalian SPM ditulis manual pada penolakan SPM) Apabila SPM akan diajukan kembali, agar menggunakan nomor SPM yang berbeda

INDIKASI PERMASALAHAN Email notifikasi : Validasi Invoice gagal = Nomor Resume Tagihan/SPM Sudah Pernah di Upload(01376T/001030/2015) INDIKASI PERMASALAHAN SOLUSINYA Nomor SPM yang diajukan telah digunakan pada SPM yang lain yang telah terbit SP2D atau SPM yang sama diajukan lebih dari satu kali Satker agar melakukan pengecekan pada OM SPAN apakah SPM yang diajukan telah terbit SP2D atau SPM yang diajukan telah digunakan untuk penomoran SPM yang lain Apabila akan diajukan kembali dengan nomor SPM yang berbeda, pastikan tidak terjadi dobel bayar

KPPN JAKARTA VII JAKARTA VII KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA JAKARTA VII JALAN OTTO ISKANDARDINATA NOMOR 53-55 JAKARTA 13330 TELP (021) 85915424, 85915425 FAKSIMILE (021) 85915425