PENGURUSAN KEWANGAN PRASEKOLAH JABATAN PELAJARAN PAHANG BANDAR INDERA MAHKOTA KUANTAN PAHANG

supaya PPM memahami dan mahir dalam pengurusan kewangan prasekolah OBJEKTIF supaya PPM memahami dan mahir dalam pengurusan kewangan prasekolah

KEWANGAN PENGENALAN : Prasekolah mempunyai peruntukan kewangannya sendiri Ia perlu diurus dengan sempurna mengikut prosedur yang betul Sebagai penolon pengurus sekolah, GPK perlu mengetahui peranan dan tanggungjawab dalam menguruskan kewangan tersebut

PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN KEWANGAN Konsep Pengurusan Kewangan Legaliti mematuhi semua peraturan dan pekeliling kewangan Perwakilan Kuasa menentukan had kuasa dan tugas yang boleh dilaksanakan dan diwakilkan Akauntabiliti obligasi memberi jawapan dan penjelasan mengenai tindakan.(menanggung segala akibat)

PERUNTUKAN DI BAWAH AKTIVITI PENDIDIKAN PRASEKOLAH

PERUNTUKAN KEWANGAN PRASEKOLAH Emolumen : Gaji, Elaun & KWSP Elaun Pengasuh Sambilan Bantuan PCG Bantuan Makan Prasekolah Aktiviti kokurikulum Gaji Pekerja Harian Sambilan

PEMBAYARAN EMOLUMEN ( 10000 / 20000 ) Guru (10000) Pembantu Pengurusan Murid ( tetap & kontrak ) Pengasuh Prasekolah Sambilan (20000)

Gaji : Gaji Pokok Elaun : Imbuhan Tetap Khidmat Awam ( ITKA ) EMOLUMEN Gaji : Gaji Pokok Elaun : Imbuhan Tetap Khidmat Awam ( ITKA ) : Imbuhan Tetap Perumahan ( ITP ) : Bantuan Sara Hidup (COLA) KWSP : Majikan : 13% Individu : 11%

DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KE PPD/AG GURU / PPM BARU Surat Lantikan Kew 8 Borang / Nombor KWSP Salinan Buku Akaun

DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KE PPD/AG GURU / PPM BERTUKAR MASUK Sijil Gaji Akhir (dari sekolah lama) SG 20

GAJI PEMBANTU PENGURUSAN MURID DAN ELAUN PENGASUH PRASEKOLAH SAMBILAN

GAJI PEMBANTU PENGURUSAN MURID Gaji RM 820.38 ITKA RM 115.00 ITP RM 180.00 Cola : Kat. A RM 300.00 : Kat. B RM 200.00 : Kat. C RM 100.00 KWSP ( Rujuk Jadual KWSP )

ELAUN PENGASUH SAMBILAN Jawatan secara sambilan Bayaran harian ( Pada hari-hari persekolahan sahaja ) Kadar : Elaun RM 30.90 sehari ITKA RM 4.10 sehari Cola : Kat. A RM 13.00 sehari : Kat. B RM 8.70 sehari : Kat. C RM 4.20 sehari KWSP ( Majikan ) RM 107.00 sebulan

PERKIRAAN ELAUN SEBULAN GAJI ( RM 30.90 X 20 Hari ) = RM 618.00 ITKA ( RM 4.10 X 20 Hari ) = RM 82.00 COLA ( Contoh Luar Bandar ) = RM 100.00 KWSP = RM 99.00 JUMLAH KESELURUHAN = RM 899.00

DOKUMEN YANG PERLU DISERTAKAN Kew 304 Kew 304 A Penyata Perkiraan Gaji Jadual kedatangan Laporan Perubahan Gaji Salinan Buku Akaun KWSP ( Borang A ) 3 salinan

EMOLUMEN Dibayar di bawah peruntukan prasekolah Kod tuntutan adalah seperti berikut : B 41 211 570201 030207 29301 - Elaun B 41 211 570201 030207 29302 - ITKA 29302 - Cola B 41 211 570201 030207 29303 - KWSP * Berdasarkan kod PTJ PPD masing-masing

PERINGATAN PENTING Tuntutan mestilah dihantar ke PPD pada atau sebelum 10 haribulan berikutnya setiap bulan Tuntutan mestilah dibuat setiap bulan

Pastikan Gaji Guru Prasekolah di caj di bawah aktiviti prasekolah PENTING Pastikan Gaji Guru Prasekolah di caj di bawah aktiviti prasekolah KOD PROG/AKT : 030201

BANTUAN PERKAPITA ( PCG )

Surat Pekeliling Kewangan Bil Surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 ( Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah ) menggantikan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 7 Tahun 2000 ( Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah )

BANTUAN PCG Bantuan Per Kapita ( PCG ) merupakan satu bantuan kewangan untuk pembelajaran yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada Sekolah Bertaraf Kerajaan atau Bantuan Kerajaan. Kadar-kadar tertentu ditetapkan bagi memudahkan tuntutan dibuat oleh pihak sekolah

KEGUNAAN PERUNTUKAN PCG Pembelian peralatan dan bahan habis guna untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah dan lain-lain peralatan bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan P&P (Rujuk Pekeliling Kewangan Bil 5/2002 – Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah rujukan KP.1573/17/Jld14(4)Bertarikh 16 Okt 2002 jadual 1C (1 )

KEGUNAAN PERUNTUKAN PCG ( sambungan … ) Program & lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan.

KADAR PERUNTUKAN PCG KADAR RM 100.00 SEORANG MURID SETAHUN JUMLAH : Tertakluk kepada keramaian murid

BAKI PERBELANJAAN Peruntukan PCG tidak melebihi 5 % daripada jumlah asal dibenarkan dibawa ke tahun hadapan

ASAS TUNTUTAN Tuntutan ditetapkan sekali setahun Tuntutan berdasarkan bilangan enrolmen murid Dikemukakan kepada PTJ selewat - lewatnya pada 31 Januari setiap tahun Tuntutan penyelarasan aktiviti prasekolah tidak dibenarkan

BANTUAN MAKANAN

Surat Pekeliling Kewangan Bil Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6 Tahun 2002 ( Pemberian Bantuan Makanan Untuk Pelajar ) menggantikan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8 Tahun 2000 ( Pemberian Bantuan Makanan Untuk Pelajar )

BANTUAN MAKANAN KADAR LAMA: RM 1.50 seorang murid sehari KADAR BARU : BILANGAN HARI : 200 Hari (Rujuk Surat Siaran 8/2010)

BANTUAN MAKANAN Borang PS (BM ) hendaklah dilengkapkan dan dikemukakan ke JPN seperti tarikh yang ditetapkan ( rujuk surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 - Lampiran D Borang PS )

Dibelanjakan hanya untuk penyediaan makanan sahaja

PROSEDUR TUNTUTAN MAKAN/MINUM MURID Guru berbincang dengan PPM keperluan - Bahan keperluan spt. beras, gula, lada, bawang - Nota Minta disediakan oleh PPM - Nota Minta disahkan oleh Guru Besar - Proses L.O dibuat oleh Pembantu Tadbir

Aktiviti Kokurikulum Kadar Peruntukan RM 25.00 seorang setahun. Kegunaan ; 1. sukan 2. karnival 3. pertandingan 4. lawatan 9/18/2018 TOT IAB 2008

ANGGARAN BELANJAWAN TAHUHAN ( MAKAN ) , TAHUN 2012 Pendapatan : RM1.80 x 25 x 200 hari = RM9,000.00 Perkara Jumlah ( RM ) Beras Gas memasak Gula Tepung Minyak Masak Ayam Bawang Mee hon Mee Kuning Bahan Kering Bahan Basah Jumlah 9,000.00 9/18/2018 TOT IAB 2008

ANGGARAN BELANJAWAN TAHUHAN ( PCG ) , TAHUN 2012 Pendapatan : RM100.00 x 25 x = RM 2,500.00 Perkara Jumlah ( RM ) Alat Tulis, pensel, warna. Bahan P & P Penyelenggaraan kerosakan kecil Penyelenggaraan alatan permainan luar Bahan- bahan rujukan Kertas Lukisan, kertas A4 Jumlah 2,500.00 9/18/2018 TOT IAB 2008

ANGGARAN BELANJAWAN TAHUHAN ( KOKURIKULUM ) , TAHUN 2012 Pendapatan : RM25.00 X 25 = RM 625.00 Perkara Jumlah ( RM ) Sukan Karnival Pertandingan Lawatan Sambutan Perayaan Graduasi Jumlah 625.00 9/18/2018 TOT IAB 2008

Dasar-dasar Perolehan Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan. Penglibatan usahawan Bumiputera. Menggalakkan pertumbuhan ekonomi.

Prinsip-Prinsip Perolehan Akauntabiliti awam (public accountability) Diuruskan secara telus (transparent) Nilai faedah terbaik (best value for money) Saingan terbuka (open and fair competition) Adil dan saksama

Kaedah-kaedah Perolehan Kontrak Pusat Pembelian Terus Sebutharga Tender Rundingan Terus

Amalan-amalan Baik Dalam Perolehan Rancang perolehan Kajian Pasaran (sebut harga informal) Beli daripada pelbagai syarikat Rujuk peraturan kewangan Tanya kalau tidak tahu Elakkan kepentingan individu

Dapatkan/selenggara senarai kontraktor/pembekal berdaftar Adakan senarai semakan untuk perolehan terus, sebutharga dan tender Adakan pemeriksaan mengejut Selenggara semua Pekeliling, Surat Pekeliling Perbendaharaan

DAN AKAUNTABILITI KEWANGAN KELEMAHAN PENGURUSAN DAN AKAUNTABILITI KEWANGAN Kutipan lewat direkodkan dalam buku tunai Tidak melakukan pemeriksaan mengejut terhadap wang tunai dan barangan berharga setiap 6 bulan Daftar bil dan buku vot tidak diselenggarakan.

Borang Pesanan Sekolah tidak diisi dengan lengkap sambungan Borang Pesanan Sekolah tidak diisi dengan lengkap Penyata penyesuaian hasil dan perbelanjaan tidak disediakan Daftar harta modal dan daftar inventori tidak diselenggara Verifikasi stok tidak dijalankan

Kajian Kementerian Pendidikan ke atas 29 sekolah Berasrama Penuh didapati tidak mematuhi Arahan Perbendaharaan mengenai kutipan hasil. Pegawai yang sama menerima kutipan, menulis dan menandatangani resit, mencatat dalam buku tunai. Penyesuaian Hasil antara Jabatan dan Pusat Perakaunan tidak teratur. Punca: Kurang penyeliaan pihak pengurusan Kurang latihan Kurang kakitangan berbanding beban tugas Perlu ada Pembantu Akauntan

Daftar Modal, Inventori dan Stok Bekalan Pejabat tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (Berkuatkuasa 2 Mac 2007)

1. PENDAHULUAN 2. PENERIMAAN 3. PENDAFTARAN 4. PENGGUNAAN,PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN 5. PENYELENGGARAAN 6. PELUPUSAN 7. KEHILANGAN & HAPUS KIRA

1. PENDAHULUAN/TUJUAN Tujuan: - Mengurus aset kerajaan dengan sistematik - Mudah mengetahui kedudukan aset - Mudah semasa membuat penyelenggaraan, pelupusan & penggantian aset

2. PENERIMAAN Pastikan mengikut spesifikasi dan diuji Berserta Surat Jaminan, Buku Manual Jika terdapat kerosakan @ perselisihan maka isi borang KEW.PA-1

ASET ALIH TERBAHAGI KEPADA DUA 1. HARTA MODAL (KEW.PA-2) i- Harga lebih dari RM1,000.00 setiap satu ii- Perlu penyelenggaran berjadual tanpa mengira harga perolehan asal 2. INVENTORI (KEW.PA-3) i- Harga kurang dari RM1,000.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual ii- Perabot,hamparan,hiasan,langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal

DAFTAR HARTA MODAL/DAFTAR INVENTORI KAEDAH MEREKODKAN PERALATAN DALAM KAD DAFTAR HARTA MODAL DAN INVENTORI Lengkapkan item-item yang dibekalkan ke dalam DAFTAR HARTA MODAL (KEW.PA-2) atau DAFTAR INVENTORI (KEW.PA-3) Jadual 1 : Peralatan Kelas Dan Pejabat Bil Item Tahun Bekalan Kuantiti No. Pesanan Kerajaan Kos Seunit DAFTAR HARTA MODAL/DAFTAR INVENTORI 1. Kerusi murid 12/5/2007 100 T0121251 RM25.00 2. Meja Guru 20/6/2007 1 Z2151253 RM600.00 3. Kerusi sofa 21/7/2007 1 set Z213456 RM1500.00 4. Almari 26/8/2007 10 Z211980 RM400.00 5. White Board 2/8/2007 3 Z276548 RM100.00

3. PENDAFTARAN Didaftarkan dalam tempoh dua minggu Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) Pelabelan Aset Pergerakan Aset (Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6) Senarai Aset di lokasi (KEW.PA-7) dalam dua salinan Laporan Tahunan Harta Modal & Inventori (KEW.PA-8) dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

* PERINGATAN Semua maklumat berkaitan Harta Modal & Inventori bagi tahun 2007 dari borang lama KEW.312 & KEW.313 hendaklah dipindahkan kepada borang baru KEW.PA-2,KEW.PA-3,KEW.PA-4 & KEW.PA-5 secepat mungkin tidak melebihi enam bulan mulai tarikh Pekeliling Manakala sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam KEW.PA-4 & KEW.PA-5

CONTOH PELABELAN KPM/JPNTRG153/H/10/01 Kementerian/tempat aset/nama aset/tahun/nombor siri berturutan KPM/SMKKB153/I/10/1-50

Terima aset bersama punca maklumat CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Terima aset bersama punca maklumat Tentukan kumpulan aset Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5) Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat Lebalkan nombor siri pendaftaran pada aset Tempatkan aset di lokasi Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7) Simpan daftar aset

4. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN Aset Kerajaan hendaklah dikendalikan dengan cekap,mahir & teratur bagi tujuan - mengelakkan pembaziran - menjimatkan kos - mencapai jangka hayat - mencegah penyalahgunaan - mengelakkan kehilangan - bagi tujuan rasmi sahaja - jika rosak,lapor kerosakan dgn mengisi borang (KEW.PA-9)

- disimpan di tempat yang selamat sambungan Penyimpanan :- - disimpan di tempat yang selamat - aset yang menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksimum ***Kehilangan disebabkan kecuaian akan dikenakan SURCAJ

sambungan Pemeriksaan :- - ke atas fizikal, pendaftaran & lokasi - diperiksa oleh Pegawai Pemeriksa(2 org) sekurang2nya setahun sekali(KEW.PA- 10/KEW.PA-11) kepada Ketua Jabatan - Ketua Jabatan hantar Sijil Tahunan Pemeriksaan(KEW.PA-12) ke Pegawai Pengawal (PENGARAH) - Pegawai Pengawal kemukakan(KEW.PA-12) kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya ***Kehilangan disebabkan kecuaian akan dikenakan SURCAJ

5. PENYELENGGARAAN Objektif:- - memelihara & memanjangkan jangka hayat - mengurangkan kerosakan - menjamin keselamatan pengguna Menyediakan Senarai Aset yang Perlu Penyelenggaraan (KEW.PA-13) Setiap penyelenggaraan direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14)

6. PELUPUSAN Tujuan:- - tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau diperlukan lagi - menjimatkan ruang simpanan/bengkel Justifikasi Pelupusan:- - tidak ekonomik untuk dibaiki - usang - rosak & tidak boleh digunakan - luput tempoh penggunaan

- keupayaan aset tidak lagi pada peringkat optimum - tiada alat ganti sambungan - keupayaan aset tidak lagi pada peringkat optimum - tiada alat ganti - pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan - tidak lagi diperlukan - perubahan teknologi - melebihi keperluan Buat surat pelupusan Isi borang Laporan Lembaga Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17)

7. KEHILANGAN & HAPUS KIRA Laporkan kepada Pentadbir Laporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam Buat Laporan Awal (KEW.PA-28) & lampirkan bersama:- - Salinan Daftar Harta Modal/ Inventori - Salinan Daftar Pergerakan Harta Modal/ Inventori - Gambar lokasi kejadian

PEMATUHAN Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957

SOALAN BENGKEL Nyatakan langkah-langkah yang perlu sebelum sesuatu pembayaran dilakukan Bagaimana Menyelenggara Buku Tunai dan PWR dengan berkesan ? Nyatakan perkara yang selalu menjadi teguran audit dan langkah mengatasinya Apakah prosedur yang perlu dilakukan untuk membuat pembelian ?

TERIMA KASIH