TAKLIMAT INDUKSI DASAR PEROLEHAN KERAJAAN

… Definisi PEROLEHAN Mendapatkan suatu bekalan atau perkhidmatan dengan mengikut tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti Malaysia Perlis .

PROSES PEROLEHAN KERAJAAN OBJEKTIF Utk memastikan semua perolehan Kerajaan diuruskan secara terbaik & paling menguntungkan. Prinsip perolehan yg perlu dipatuhi :- Akauntabiliti Awam Diuruskan Secara Telus ( Transparent ) Nilai Faedah Terbaik ( Best Value For Money ) Saingan Terbuka; dan Adil & Saksama).

PEROLEHAN KERAJAAN DIBAHAGIKAN KPD 3 JENIS KERJA Melibatkan kerja-kerja pembinaan sivil spt bangunan, jalan raya, mekanikal, elektrikal dll. BEKALAN Merangkumi barangan yg dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek Kerajaan. PERKHIDMATAN Ditafsirkan sbg khidmat tenaga manusia atau kepakaran utk melaksanakan & menyiapkan sesuatu projek tertentu.

KAEDAH PEROLEHAN 1. LANTIKAN TERUS ( KERJA) ( bagi perolehan yang tidak melebihi RM20,000 ) PEMBELIAN TERUS (BEKALAN/PERKHIDMATAN ) (bagi perolehan yang tidak melebihi RM50,000) KERJA-KERJA REQUISITION (bagi kerja2 tidak melebihi RM100,000 & menggunakan Jadual Kadar ) SEBUTHARGA (perolehan melebihi RM50,000 – RM500,000 bagi bekalan/perkhidmatan (RM20,000- RM500,000 bagi kerja)

KAEDAH PEROLEHAN 5. TENDER ( bagi perolehan yang melebihi RM500,000 ) a) Tender Terbuka b) Tender Terhad c) Tender Secara Pre-Q RUNDINGAN TERUS (tanpa mengira had nilai & perlu mendapat kelulusan Kementerian Kewangan)

CARTA ALIRAN LANTIKAN TERUS KERJA Kenal pasti kerja Kenal pasti kontraktor Kelas F yg layak Sediakan spesifikasi kerja & anggaran kos kerja Keluarkan Inden Kerajaan kpd kontraktor yg dipilih Kontraktor melaksanakan kerja Periksa kerja yg dilaksanakan Tentukan kerja telah disiapkan Jika Tidak Siap 7(a) Batal Inden Kerajaan 7(b) Lantikan kontraktor baru ikut langkah 2 7(c) Tindakan tatatertib /laporan kpd PKK 8. Bayaran ( Siap)

CARTA ALIRAN PEMBELIAN TERUS BEKALAN/PERKHIDMATAN Tentukan bekalan/perkhidmatan & kuantiti Semak senarai ada @ tidak dlm kontrak pusat 2(a) Jika ada beli dgn kontrak pusat Tiada – pastikan had nilai perolehan Bagi perolehan bernilai melebihi RM10,000 hingga RM50,000 4(a) Kenal pasti sykt Bumiputera yg berdaftar dlm bidang berkaitan Keluarkan PO Semak penerimaan bekalan/perkhidmatan 6(a) Tidak terima-batal pesanan-lantik pembekal baru-tindakan tatatertib/ laporan kpd K.Kewangan Terima Bayaran

Takrif Ketua Pusat Tanggungjawab … Definisi Takrif Ketua Pusat Tanggungjawab Pegawai UniMAP yang diberi kuasa untuk menerajui sesuatu Pusat Tanggungjawab, misalnya Pendaftar, Bendahari, Ketua Pustakawan, Dekan atau Pengarah.

Klausa “Satu Kelas Benda” … Definisi Klausa “Satu Kelas Benda” Mengikut arahan Perbendaharaan 173 “satu kelas benda” bermaksud benda-benda yang berkaitan yang biasa boleh didapati dari punca bekalan yang sama. Misalnya piring & cawan, tayar & tiub, garpu & sudu, kerusi & meja dan lain-lain

Memecah Kecilkan Jumlah Pembelian … Definisi Memecah Kecilkan Jumlah Pembelian Memecah kecilkan jumlah pembelian ialah membeli secara berasingan samada secara sengaja atau tidak sengaja.

HAD PEROLEHAN

… Had Perolehan Sehingga RM10,000 bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM50,000 setahun (Pembelian Terus Bekalan & Perkhidmatan) Pembelian runcit yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak melebihi daripada RM50,000 bagi mana-mana satu jenis benda atau kelas benda yang berkaitan boleh dibuat oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan membuat pesanan terus dari mana-mana pembekal samada berdaftar atau tidak dan menawarkan harga yang berpatutan.

… Had Perolehan Bernilai melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 setiap pesanan dan tidak melebihi RM100,000 setahun. Perolehan melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 untuk satu jenis benda atau kelas benda boleh dibuat oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) dengan mendapatkan 3 sebutharga bertulis daripada pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan.

Bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 (Sebutharga) … Had Perolehan Bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 (Sebutharga) Perolehan bernilai melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 untuk satu kelas benda atau jenis benda dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-kurang 5 pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan. Sebutharga dipelawa secara bertulis, lengkap dengan spesifikasi alatan tersebut. Sebutharga yang diterima mesti dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga dan Peti ini akan dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga pada waktu dan tarikh tutup sebutharga. Sebutharga yang diterima hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Kelulusan perolehan diberi oleh Jawatankuasa Sebutharga UniMAP. Laporan Penilaian Teknikal perlu diserahkan kepada Unit Tender & Sebutharga, Jabatan Bendahari.

Bernilai melebihi RM100,000 sehingga RM500,000 (Sebutharga) … Had Perolehan Bernilai melebihi RM100,000 sehingga RM500,000 (Sebutharga) Perolehan bernilai lebih RM100,000 sehingga RM500,000 untuk satu kelas benda atau jenis benda dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-kurang 5 pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan. Sebutharga dipelawa secara bertulis, lengkap dengan spesifikasi alat. Sebutharga yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam Peti Sebutharga dan Peti akan dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga pada waktu tutup sebutharga. Sebutharga yang diterima hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ). Kelulusan perolehan diberi oleh Jawatankuasa Sebutharga Universiti. Laporan Penilaian Teknikal perlu diserahkan kepada Unit Tender & Sebutharga, Jabatan Bendahari.

… Had Perolehan Pusat Tanggungjawab (PTJ) adalah dilarang memecah kecilkan perolehan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebutharga atau tender.

TATACARA SEBUTHARGA

… Tatacara Sebutharga PELAWAAN SEBUTHARGA

Spesifikasi Penentuan Alat … Pelawaan Sebutharga Spesifikasi tidak boleh menjurus kepada sesuatu jenama atau buatan (model). Sekiranya ini tidak dapat dielakkan, ungkapan “atau persamaan” hendaklah digunakan. Spesifikasi menetapkan secara terperinci keperluan yang pembekal perlu patuhi. Fungsi penentuan adalah :- (i) Memaklumkan kepada pembekal apa yang diperlukan oleh pengguna. (ii) Memberi kriteria alatan yang ditawarkan supaya perbandingan alatan boleh dibuat.

Kekaburan ( Ambiguity) Tidak Lengkap ( Incompleteness) Pelawaan Sebutharga Dalam menyediakan penentuan, masalah-masalah berikut hendaklah dielakkan: Kekaburan ( Ambiguity) Tidak Lengkap ( Incompleteness) Tidak Terang ( Obscurity) Tidak Tetap( Inaccuracy)

Pelawaan Sebutharga Penentuan perlu disediakan, dengan mengambilkira aksesori-aksesori yang diperlukan dan lain-lainnya seperti keperluan untuk latihan, maklumat tentang alat gantian, buku panduan dan lukisan.

Syarat-syarat Yang Perlu Dipatuhi Semasa Mempelawa Sebutharga … Pelawaan Sebutharga Syarat-syarat Yang Perlu Dipatuhi Semasa Mempelawa Sebutharga Semua borang sebutharga hendaklah diberi nombor siri untuk tujuan kawalan. Sebutharga dipelawa dengan menggunakan borang yang sebutharga UniMAP. Borang ini hendaklah diisi sepenuhnya, iaitu lengkap dengan nombor rujukan, tarikh tutup, syarat-syarat dan perinciannya. Spesifikasi alat dan kuantiti perlu dinyatakan dalam satu set borang sebutharga . Semak sama ada Kontrak Pusat, jika ada pembelian mesti dibeli dari Kontrak Pusat.

Syarat-syarat A perlu disertakan untuk setiap sebutharga. … Syarat-syarat Yang Perlu Dipatuhi Semasa Mempelawa Sebutharga Penentuan yang jelas perlu disediakan supaya pembekal mendapat gambaran yang tepat mengenai kehendak Pusat Tanggungjawab (PTJ) di dalam sesuatu perolehan. Tarikh dan waktu tutup sebutharga perlu dinyatakan iaitu sekurang-kurangnya dua puluh satu (7) hari dari tarikh sebutharga dibuka. Alamat tempat sebutharga perlu dihantar perlu dinyatakan dengan jelas. Nombor sebutharga perlu dinyatakan untuk tujuan kawalan. Sila pastikan nombor sebutharga direkod dalam buku Daftar Sebutharga. Syarat-syarat A perlu disertakan untuk setiap sebutharga.

Contoh Kontrak perlu disertakan untuk setiap sebutharga. … Syarat-syarat Yang Perlu Dipatuhi Semasa Mempelawa Sebutharga Contoh Kontrak perlu disertakan untuk setiap sebutharga. Dokumen sebutharga hendaklah dipamer di dalam laman web / portal atau papan notis. Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah menentukan kaedah yang sama digunakan bagi setiap urusan sebutharga. Pusat Tanggungjawab (PTJ) dinasihatkan supaya pelawaan sebutharga dihantar kepada lebih daripada lima pembekal misalnya enam hingga sepuluh. Ini akan memastikan sebutharga yang diperolehi adalah meluas dan kompetitif. Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan syarikat yang telah dipelawa menghantar semula borang-borang sebutharga. Kegagalan pembekal mengemukakan borang yang lengkap akan menyebabkan sebutharga syarikat ditolak.

… Pelawaan Sebutharga Edaran Borang Sebutharga Borang Sebutharga juga boleh diberi kepada pembekal yang memohon untuk mengambil bahagian dalam sesuatu pelawaan sebutharga. Satu borang daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai pembekal yang sebutharga telah dihantar atau pembekal yang telah mengambil sendiri dokumen sebutharga.

Notis Pelawaan Sebutharga Notis pelawaan sebutharga hendaklah dipamerkan di tempat / kawasan umum. Notis pelawaan hendaklah dipamerkan di papan kenyataan Pusat Tanggungjawab (PTJ). Sekiranya ada pembekal yang berminat dan memenuhi segala syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam notis pelawaan, ia dibenarkan mengambil bahagian. Tempoh minimum pelawaan sebutharga sekurang-kurangnya dua puluh satu (7) hari Salinan notis pelawaan sebutharga disiarkan di dalam Laman Web UniMAP. Maklumat-maklumat seperti tarikh, waktu tutup dan alamat tempat sebutharga perlu dihantar hendaklah dinyatakan dengan jelas di atas notis sebutharga.

iii. Tarikh borang mula dijual iv. Tarikh tutup penjualan borang … Notis Pelawaan Sebutharga Notis pelawaan sebutharga Notis sebutharga hendaklah mengandungi butir-butir seperti :- i. No. Sebutharga ii. Nama Sebutharga iii. Tarikh borang mula dijual iv. Tarikh tutup penjualan borang v. Tarikh tutup penghantaran dokumen pada jam 12.00 tengahari (hari bekerja). vi. Tempat vii. Catitan: “Sebutharga hendaklah dimasukkan sebelum tarikh tutup dalam sampul surat berlakri dan ditulis nombor rujukan sebutharga.”

PENERIMAAN / MEMBUKA SEBUTHARGA … Tatacara Sebutharga PENERIMAAN / MEMBUKA SEBUTHARGA

… Penerimaan/Membuka Sebutharga Peti Tawaran Peti tawaran yang disediakan perlu dilabelkan dengan nombor sebutharga, tarikh dan waktu peti tawaran ditutup. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang berasingan dan anak kuncinya hendaklah dipegang oleh dua pegawai yang berasingan. Salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional. Semasa urusan pelawaan sebutharga, peti tawaran hendaklah disimpan selepas waktu pejabat di suatu tempat yang selamat di bawah kuasa seorang Pegawai Kanan yang bertanggungjawab.

Membuka Sebutharga … Penerimaan/Membuka Sebutharga Sebutharga hendaklah dibuka dengan secepat mungkin selepas sebutharga ditutup. Peti Sebutharga hendaklah dibuka hanya dihadapan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga yang dilantik oleh Ketua Bendahari UniMAP. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai di mana salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah membuka Peti Sebutharga pada waktu yang ditetapkan. Jika ini tidak dapat diuruskan, Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah menguruskan supaya Peti Sebutharga dilakri pada waktu tutup yang ditetapkan dan selepas itu menentukan supaya Peti Sebutharga itu dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga dengan secepat mungkin. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga Jabatan Bendahari hendaklah menyenaraikan jumlah sebutharga yang masuk. Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk menyediakan Laporan Penilaian Teknikal.

Penggunaan Sebutharga Terdahulu / Lama … Penerimaan/Membuka Sebutharga Penggunaan Sebutharga Terdahulu / Lama Sebutharga terdahulu boleh digunakan berdasarkan syarat- syarat berikut:- Perolehan dibuat dalam tahun yang sama. Kontrak sebutharga belum luput dan syarikat berkenaan bersetuju dengan lanjutan masa. Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun dan Tambahan kuantiti tidak melebihi lima puluh peratus (50%) daripada kuantiti di dalam kontrak asal tertakluk kepada maksimum RM500,000

Kelulusan untuk pembelian harta tetap. … Penerimaan/Membuka Sebutharga Dokumen-dokumen yang perlu disertakan kepada Unit Tender & Sebutharga, Jabatan Bendahari untuk pertimbangan Jawatankuasa Sebutharga Kelulusan untuk pembelian harta tetap. Jadual Sebutharga iaitu Lampiran D yang telah disahkan oleh dua orang ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga. Laporan penilaian sebutharga iaitu Lampiran P hendaklah disediakan dan disahkan pada setiap lampiran. Salinan asal sebutharga daripada syarikat yang mengambil bahagian. Sekiranya tawaran lebih mahal dipilih, Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah memastikan yang justifikasi diberikan untuk penolakan tawaran yang lebih murah. Sijil Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan, Sijil Akuan Bumiputera dan Pusat Khidmat Kontraktor. Senarai semakan seperti Lampiran S.

TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk memastikan perkara-perkara berikut semasa menguruskan perolehan secara sebutharga :- Peruntukan mencukupi untuk membuat perolehan. Semua dasar, peraturan, tatacara proses perolehan diketahui, difahami dan dipatuhi oleh semua yang terlibat di Pusat Tanggungjawab (PTJ). Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing. Menerima laporan teknikal dari Jawatankuasa Penilaian dan hendaklah diserahkan kepada Unit Tender & Sebutharga, Jabatan Bendahari dan Mendapat harga yang paling berpatutan dan menguntungkan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan / siap yang ditetapkan (best value for money).

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk membuka, merekodkan dengan nombor kod bersiri ke atas semua dokumen sebutharga yang dikemukakan oleh penyebutharga. Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang berasingan dan anak kuncinya dipegang oleh dua orang pegawai. Salah seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional.

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PEMBUKA SEBUTHARGA Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menandatangani secara ringkas mukasurat pertama semua muka surat yang mengandungi jadual kadar dan menyenaraikan jumlah sebutharga’ Sebutharga yang dihantar melalui faks tidak boleh diterima walaupun diterima sebelum atau pada tarikh tutup sebutharga. Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk dibuat penilaian sebelum dihantar kepada Jawatankuasa Sebutharga, Jabatan Bendahari untuk tindakan selanjutnya.

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL Menyediakan spesifikasi peralatan / bekalan yang hendak dibeli dan anggaran harga peralatan berkenaan bagi perolehan barangan. Semua sebutharga yang diterima hendaklah dikaji sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebutharga. Pegawai yang membuat penilaian ke atas sebutharga bertanggungjawab mengkaji sebutharga yang diterima dan membuat syor kepada Jawatankuasa Sebutharga. Sebutharga yang paling menguntungkan Universiti hendaklah disyorkan iaitu sebutharga yang menawarkan harga yang paling rendah, mutunya memenuhi kehendak jabatan sebagaimana yang dinyatakan dalam penentuan sebutharga dan tempoh serahan yang dikehendaki.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal Bagi semua sebutharga, jika perlu nasihat hendaklah diperolehi daripada pakar-pakar dan seumpamanya. Jawatankuasa hendaklah menyediakan laporan penilaian sebutharga dan menurunkan tandatangan di bahagian berkaitan – Lampiran P Semasa proses menilai sebutharga Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa beliau atau lain-lain Pegawai Jabatan yang menguruskan sebutharga itu tidak mempunyai apa- apa kepentingan ke atas sebutharga itu. Jika ia mempunyai hubungan dalam apa-apa cara pun dengan penyebutharga maka ia hendaklah menarik diri daripada menguruskan sebutharga itu.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal Laporan Penilaian Teknikal (LPT) hendaklah disediakan bagi semua sebutharga perolehan alatan. Maklumat mengenai sebutharga adalah SULIT dan perakuan Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JPT) hendaklah dirahsiakan. Keterangan-keterangan yang dibincangkan dan dilaporkan selanjutnya adalah SULIT dan ahli JPT diingatkan supaya perkara- perkara berkaitan dengan penilaian ini tidak dibocorkan ke mana- mana pihak yang tidak berkenaan. JPT dikehendaki meneliti semua sebutharga yang diterima sama ada alat-alat yang dipelawa boleh diterima atau tidak dari segi teknikal berasaskan kepada ciri-ciri penting dalam penentuan / spesifikasi yang telah disediakan dalam dokumen sebutharga. JPT seboleh-bolehnya terdiri dari pegawai-pegawai yang mahir dan berpengalaman dalam prestasi sesuatu alatan.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal JPT perlu mengambil / mengikut langkah-langkah berikut dalam membuat laporan penilaian :- i) Butir-butir yang ditawarkan oleh semua penyebutharga mestilah diisi di dalam jadual laporan penilaian teknikal seperti di Lampiran P. Misalnya jika sepuluh (10) penyebutharga membuat tawaran untuk item (1) maka butir-butir tawaran kesemua (10) penyebutharga itu perlu diisikan dalam jadual tersebut. ii) Bagi item-item ini, Jawatankuasa Penilaian Teknikal perlu menyatakan dengan terperinci alasan-alasan bagaimana sesuatu alat / sebutharga itu tidak menemui perincian yang menyebabkan ianya terpaksa ditolak.

ii) Penentuan teknikal yang ditawarkan oleh penyebutharga. … Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JPT) hendaklah mengkaji tiap-tiap item berdasarkan kepada perkara-perkara berikut :- i) Ciri-ciri penting yang telah dikenalpasti oleh JPT sendiri dan mengikut penetapan keutamaan yang dipersetujui. ii) Penentuan teknikal yang ditawarkan oleh penyebutharga. iii) Risalah-risalah, lukisan-lukisan, data, brosur yang disediakan. iv) Pengesahan / komen daripada penyebutharga untuk setiap spesifikasi alatan. v) Pengesahan tambahan penyebutharga secara bertulis yang diterima. vi) Lain-lain dokumen atau keterangan yang diperolehi dan diketahui.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal Laporan penilaian hendaklah berdasarkan format di Lampiran P. Sehubungan dengan format ini, JPT hendaklah mengesahkan samada penyebutharga telah mematuhi (conformed) penentuan- penentuan yang sangat penting atau penting. Sebarang perubahan dari segi penentuan samada sangat penting atau penting atau tidak penting hendaklah dijelaskan dengan kenyataan implikasi- implikasinya sekali, serta dirumuskan samada boleh diterima atau tidak. Di ruang laporan Jawatankuasa Penilaian Teknikal, catatan mengenai perkara-perkara tambahan, termasuk ciri-ciri istimewa kebaikan (advantage) dan kelemahan (disadvantage) dan lain-lain kenyataan patut dinyatakan bagi membolehkan pihak yang menyetujuterima sebutharga membuat keputusan bagi menentukan pembelian yang paling menguntungkan.

… Tanggungjawab Jawatankuasa Penilaian Teknikal Selepas laporan teknikal ini disediakan, ianya mesti ditandatangani serta dicatat nama dan jawatan oleh semua Ahli Jawatankuasa Teknikal (JPT). Peranan JPT adalah sangat penting bagi menjamin pembelian alat- alat yang sesuai dari segi penentuan, ketahanan dengan tidak melupakan tujuan pembelian tersebut. Jika pihak Jawatankuasa menjalankan tugas penilaian dengan teliti dan menyeluruh, mutu pembelian adalah terjamin. Walau bagaimanapun, keputusan sebutharga tertakluk kepada setujuterima. Hanya dengan memberi alasan-alasan yang cukup dan munasabah, perakuan yang wajar dapat dibuat kepada Jawatankuasa Sebutharga.

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA SEBUTHARGA Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang semua laporan sebutharga yang disediakan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ) dan memilih sebutharga yang paling menguntungkan Universiti. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuas hati semua penyebutharga telah diberi peluang yang saksama untuk menyebutharga. Menyemak peruntukan adalah mencukupi sebelum meluluskan pembelian.

TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA SEBUTHARGA Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebutharga hendaklah dicatatkan di dalam minit dan ditandatangani oleh Pengerusi dan Setiausaha Jawatankuasa. Asas- asas pemilihan sebutharga yang dipilih hendaklah dicatatkan dengan jelas. Keputusan Jawatankuasa Sebutharga hendaklah sebulat suara. Di dalam kes di mana tawaran dibuat melalui sebutharga melebihi had nilai RM200,000 Jawatankuasa Sebutharga hendaklah membuat perakuan untuk pertimbangan Jawatankuasa Perolehan.

TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN JAWATANKUASA SEBUTHARGA

Menyimpan rekod inventori di Pusat Tanggungjawab (PTJ). … Tindakan Selepas Kelulusan Jawatankuasa Sebutharga Jabatan Bendahari hendaklah mengeluarkan Borang Pesanan kepada pembekal. Salinan kemasukan data hendaklah dihantar terus ke Bahagian Pembayaran, Jabatan Bendahari. Salinan sebutharga hendaklah difailkan dan disimpan di Pusat Tanggungjawab (PTJ). Pembekal / kontraktor hendaklah menghantar bil / invois/nota penghantaran ( D/O ) yang telah disahkan untuk pembayaran dan Borang Pesanan salinan Asal kepada Jabatan Bendahari untuk proses pembayaran. Borang Daftar Harta (jika perlu) untuk pembelian di bawah vot 35 perlu diisi dan dihantar bersama invois. Menyimpan rekod inventori di Pusat Tanggungjawab (PTJ).

LAPORAN

Tempoh Perolehan perlu dikemukakan 1 Januari – 31 Mac 15hb April … Laporan Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) adalah bertanggungjawab untuk mengemukakan Laporan Perolehan Peralatan / Kelengkapan bagi setiap suku tahun ke Pejabat Bendahari untuk dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Universiti dan Perbendaharaan. Laporan tersebut hendaklah dikemukakan ke pejabat ini berdasarkan tarikh-tarikh berikut :- Tarikh akhir laporan Tempoh Perolehan perlu dikemukakan 1 Januari – 31 Mac 15hb April 1 April – 30 Jun 15hb Julai 1 Julai – 30 September 15hb Oktober 1 Oktober – 31 Disember 15hb Januari Format laporan adalah seperti dalam Lampiran T.

KUATKUASA

… Kuatkuasa Aturcara Perolehan berkuatkuasa pada tarikh ianya dikeluarkan dan dibaca bersama Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Arahan Perbendaharaan yang berkuatkuasa di mana bersesuaian.

PROSES ALIRAN SECARA SEBUTHARGA

… Proses Aliran Secara Sebutharga

… Proses Aliran Secara Sebutharga

… Proses Aliran Secara Sebutharga

… Proses Aliran Secara Sebutharga

… Proses Aliran Secara Sebutharga

… Proses Aliran Secara Sebutharga

… Proses Aliran Secara Sebutharga

PROSES KELULUSAN PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA ALATAN CARTA ALIRAN PROSES KELULUSAN PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA ALATAN

… Cara Aliran Proses Kelulusan Sebutharga Mula Hantar Laporan Teknikal Bersama Dokumen-Dokumen Kepada Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender & Sebutharga) Pastikan Peruntukan, Sediakan Spesifikasi Hantar Kepada Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender & Sebutharga) Sediakan Borang Sebutharga dan Rekod Dalam Buku Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender & Sebutharga) keluarkan borang pesanan Penyediaan Kertas Kerja Oleh Unit Pengurusan Kewangan (Bhg. Tender & Sebutharga) Pamer Notis Sebutharga (Selama 21 hari) Proses Semula Terima Borang Pesanan Penyediaan Kontrak Kerja (Bagi Kerja Bernilai RM20,000 ke atas) Penerimaan/Pembukaan Sebutharga Kertas Kerja Dibentangkan Oleh J/Kuasa Sebutharga Buat Penilaian dan Sediakan Laporan Teknikal Tidak Tidak Lulus Ya Tamat

TERIMA KASIH