SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI Oleh PENGURUS KUALITI PPWBP

KUALITI BERKUALITIKAH KITA?

PENGENALAN Sebuah organisasi yang ingin mencapai kecemerlangan perlu memberi keutamaan kepada kepuasan hati pelanggan dan setiap tindakan yang diambil perlu menjurus kepada kepuasan hati pelanggan, tidak membebankan mereka, membantu dan tidak menyulitkan mereka yang berurusan dengan organisasi tersebut. (Berita Harian 17 November 1997)

KUALITI Kualiti sinonim dengan mutu, taraf, nilaian, baik buruk sesuatu benda,darjat (Kamus Besar Bahasa Melayu Utusan 1995). Manakala menurut Kamus Dewan Edisi Empat 2005, Kualiti bermaksud darjah kecemerlangan biasanya yang tinggi.

PENGERTIAN KUALITI 1. Kualiti sebagai keunggulan atau kecemerlangan 2. Mempunyai ciri-ciri yang boleh diukur 3. Berdasarkan pandangan pengguna 4. Memenuhi kehendak dan spesifikasi yang ditentukan 5. Berasaskan kepada nilai (value based)

PENGERTIAN KUALITI Menurut ISO 9000….. kualiti ditafsirkan sebagai keseluruhan ciri-ciri dan sifat- sifat sesuatu produk atau perkhidmatan yang dapat memenuhi kehendak yang dinyatakan dan yang tersirat.

ARAHAN KERAJAAN PKPA Bil 1/92 : Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Bagi Perkhidmatan Awam PKPA Bil 2/96 : Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam PKPA Bil 1/2002 : Garis Panduan Semakan Semula Prosedur dan Proses Kerja Di Agensi Kerajaan 1 Januari 2010 : Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sektor Awam

ISTILAH MUDAH SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) Say what you do – mendokumenkan prosedur pelaksanaan proses kerja yang memberi kesan kepada kualiti produk atau perkhidmatan Do what you say – melaksanakan aktiviti kerja sebagaimana dinyatakan dalam prosedur Record what is done - senggara rekod aktiviti sebagai bukti pematuhan kepada apa yang didokumenkan Improve, based on results – perbandingan antara apa yang sebenarnya dilakukan dengan apa yang dirancangkan. Maklumat tersebut boleh membantu sebarang kekurangan kepada sistem kualiti.

8 PRINSIP SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) Organisasi berfokuskan pelanggan Kepimpinan Penglibatan tenaga kerja Pendekatan proses Pendekatan sistem untuk pengurusan Penambahbaikan berterusan Pendekatan berdasarkan fakta untuk membuat keputusan Hubungan saling menguntungkan dengan pembekal

Prinsip Pertama : Organisasi berfokuskan pelanggan Organisasi bergantung kepada pelanggan mereka. Oleh itu organisasi hendaklah memahami keperluan pelanggan yang sedia ada dan pada masa akan datang, memenuhi keperluan pelanggan dan berusaha untuk melebihi jangkaan pelanggan. Faedah Utama Pemahaman menyeluruh organisasi terhadap keperluan dan jangkaan pelanggan dan stakeholder Matlamat dan sasaran prestasi yang ditetapkan mestilah berkaitan dengan memenuhi keperluan pelanggan. Peningkatan prestasi organisasi (perubahan) mestilah berasaskan untuk memenuhi keperluan pelanggan. Memastikan sumber manusia mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan untuk memenuhi keperluan pelanggan.

Prinsip Kedua : Kepimpinan Ketua organisasi (PIHAK PENGURUSAN) bertanggungjawab: mewujudkan hala tuju dan matlamat organisasi dengan jelas, mewujudkan dan mengekalkan persekitaran dalaman yang sesuai untuk stafnya supaya mereka dapat terlibat sepenuhnya dalam mencapai objektif-objektif organisasi yang telah ditetapkan bersama Faedah Utama Staf akan lebih faham dan bermotivasi ke arah pencapaian objektif dan matlamat. Aktiviti akan dinilai, diperkemas dan dilaksanakan dengan cara yang lebih bersatu. Kepimpinan melalui teladan, menggalakkan penambahbaikan yang berterusan

Prinsip Ketiga : Penglibatan tenaga kerja (Kerja Berpasukan) Staf atau pekerja di semua peringkat merupakan tunggak sesebuah organisasi dan penglibatan mereka sepenuhnya membolehkan keupayaan mereka digunakan untuk faedah-faedah organisasi Faedah Utama Pekerja yang bermotivasi, komited dan terlibat. Pekerja merasakan lebih bertanggungjawab atas prestasi masing-masing. Pekerja lebih seronok untuk terlibat dan menyumbang kepada penambahbaikan.

Prinsip Keempat : Pendekatan proses Hasil yang dikehendaki dapat diperoleh dengan lebih efisien apabila sumber-sumber dan aktiviti yang berkaitan diurus sebagai suatu proses. Faedah Utama Keupayaan mengurangkan kos dan memendekkan cycle times melalui penggunaan sumber-sumber. Hasil yang bertambah baik, konsisten dan boleh jangka. Membolehkan peluang-peluang penambahbaikan diberi keutamaan dan fokus.

Prinsip Kelima : Pendekatan sistem untuk pengurusan Dengan mengenal pasti, memahami dan menguruskan sesuatu sistem untuk proses-proses yang berhubung kait bagi sesuatu objektif, ia dapat menambahkan kecekapan dan keberkesanan sesebuah organisasi. Faedah Utama Memperkemaskan proses-proses yang akan menyumbang kepada hasil yang diperlukan. Keupayaan untuk fokus kepada usaha proses-proses Memberikan keyakinan kepada pihak yang berkepentingan terhadap keberkesanan dan kecekapan organisasi.

Prinsip Keenam : Penambahbaikan berterusan Peningkatan berterusan hendaklah dijadikan sebagai objektif tetap sesuatu organisasi. Faedah Utama Peningkatan kelebihan persaingan boleh menyumbang kepada penambahbaikan keupayaan organisasi. Keupayaan bertindak balas dengan cekap kepada peluang-peluang.

PRINSIP SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) Prinsip Ketujuh : Pendekatan berdasarkan fakta untuk membuat keputusan Keputusan yang efektif dibuat berdasarkan analisa sesuatu data/maklumat. Faedah Utama Keputusan yang lebih jelas Keupayaan untuk mempamerkan keberkesanan keputusan yang lalu melalui rujukan kepada fakta-fakta sejarah. Keupayaan untuk mengkaji semula dan merangsang ke arah penyemakan semula keputusan dan pandangan.

Prinsip Kelapan : Hubungan saling menguntungkan dengan pembekal. Sesuatu organisasi dan pembekal-pembekalnya adalah saling bergantung antara satu sama lain dan hubungan yang saling bermanfaat dapat mempertingkatkan keupayaan yang menguntungkan kedua-dua pihak. Faedah Utama Meningkatkan keupayaan untuk mewujudkan nilai bagi kedua-dua pihak Fleksibel dan pantas bertindak ke atas maklum balas bersama terhadap pasaran yang berubah-ubah. Mengoptimumkan kos dan sumber-sumber.

FAEDAH SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) Membuat keputusan dengan lebih baik Mengetahui bidang kerja dan bidang kuasa tugas secara terperinci Memudahkan rujukan prosedur perlaksanaan tugas Memastikan personel melakukan kerja dengan tepat pada pertama kali Meminimakan risiko kesilapan dan kesilapan berulang

CARA MEREALISASIKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) Mengadakan latihan dalaman mengenai MS ISO. Pegawai –pegawai atau guru-guru yang telah menghadiri ceramah, bengkel atau kursus ISO berpeluang menjelaskan mengenai MS ISO kepada pegawai atau guru yang tidak menghadiri ceramah. Ini juga boleh dijadikan sebagai satu topik untuk Latihan Dalam Perkhidmatan ( LADAP) di sekolah. Menghantar guru-guru mengikuti kursus, seminar, bengkel anjuran agensi-agensi lain seperti MAMPU, INTAN, SIRIM dan sebagainya.

CARA MEREALISASIKAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI (SPK) Membuat lawatan (field trip) ke sekolah- sekolah atau institusi yang telah berjaya mendapatkan pengiktirafan ISO. Sekolah-sekolah tersebut atau institusi tersebut boleh dijadikan penanda aras (benchmarking). Melantik seorang Wakil Pengurusan untuk menyelaras pelaksanaan ISO. Wakil tersebut mestilah individu yang memahami selok belok perjalanan operasi sekolah.

DOKUMEN KUALITI

RAJAH 1 : HIERARKI DOKUMENTASI – SISTEM PENGURUSAN KUALITI Menerangkan : · Menerangkan Dasar dan Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti mengikut Seksyen- seksyen dalam standard MS ISO 9001:2008 Manual Kualiti Prosedur Kualiti Lampiran Kualiti Rekod Kualiti Menerangkan : Proses-proses yang dijalankan bagi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti · Bagaimana sesuatu tugas dijalankan secara terperinci Menerangkan : · Dokumen yang menyokong pelaksanaan sistem pengurusan kualiti Menerangkan : · Rekod yang diwujudkan dan disenggara sebagai bukti kepada pematuhan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti Unit Jaminan Kualiti PPWBP

KANDUNGAN DOKUMEN KUALITI SPSK NO. DOKUMEN NAMA DOKUMEN Manual Kualiti PK 01 Pengurusan Panitia PK 02 Pengurusan Jadual Waktu PK 03 Pengurusan Pembelajaran & Pengajaran (PdP) PK 04 Pengurusan Pencerapan PK 05 Pengurusan Peperiksaan PK 06 Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid PK 07 Pengurusan Mesyuarat PK 08 Pengurusan Bimbingan PK 09 Pengurusan Pusat Sumber PK 10 Pengurusan Perkembangan Staf PK 11 Pengurusan Aduan Pelanggan PK 12 Pengurusan Maklum Balas Pelanggan PK 13 Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod PK 14 Pengurusan Audit Dalam PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur PK 16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan dan Penambahbaikan PK 17 Pengurusan Perolehan PK 18 Pengurusan Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS)

DASAR KUALITI SMK/SK… bertekad untuk memastikan sistem pengurusan perkhidmatan pendidikan dilaksanakan secara profesional, efisien dan berkualiti bagi memenuhi kehendak dan kepuasan hati pelanggan.

OBJEKTIF KUALITI ( MAC 2016) PROSEDUR KUALITI OBJEKTIF PK 01 PENGURUSAN PANITIA Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan panitia diurus dengan terancang dan berkesan supaya Gred Purata Mata Pelajaran (GPMP) atau Gred Purata Sekolah (GPS) bagi peperiksaan awam / peperiksaan pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01 atau minimum 70 peratus lulus keseluruhan dalam tahun semasa. PK 07 PENGURUSAN MESYUARAT Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

OBJEKTIF KUALITI (JULAI 2016) PROSEDUR KUALITI OBJEKTIF PK 03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN & PEMBELAJARAN Prosedur ini adalah untuk memastikan proses pembelajaran dan pengajaran (PdP) yang telah dirancang, dilaksanakan 100 % berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan, melainkan berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah. PK 06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID Prosedur ini bertujuan untuk memastikan:   1.1 100 peratus hasil kerja murid disemak oleh guru mata pelajaran. 1.2 Pihak pentadbir memantau semakan hasil kerja murid minimum sekali (satu kali) setahun.

Carta Organisasi Pasukan Petugas Kualiti PENGETUA/GURU BESAR PENGERUSI WAKIL PENGURUSAN TIMB PENGERUSI Timb. Wakil Pengurusan Naib Pengerusi Pengurus Kualiti Naib Pengerusi Setiausaha Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Audit Dalaman Pengurusan Sumber Manusia Aduan dan Maklum Balas Pelanggan Pengurusan Perolehan Pengurusan Penyelenggaraan Pengurusan Sumber Kewangan Pengurusan Latihan Personel Pengurusan Teknikal Tugas-tugas Khas

Tugas/ Portfolio Ahli Jawatankuasa Pasukan Petugas Kualiti PORTFOLIO DESKRIPSI TUGAS Pengerusi Wakil Pengurusan ( WP ) Bertanggungjawab : Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan Jabatan Menjadi Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di sekolah Menjadi sumber rujukan kepada semua proses berkaitan SPK Memberi pandangan dan cadangan ke atas proses penambahbaikkan SPK Timbalan Pengerusi/ Timbalan Wakil Pengurusan ( TWP ) Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan ketika ketiadaannya Pengurus Kualiti Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi /timbalan pengerusi Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada Wakil Pengurusan Menyelaras program/aktiviti Pasukan Petugas Kualiti Menjalankan tugas-tugas Pengurus Kualiti

PORTFOLIO DESKRIPSI TUGAS Setiausaha Bertanggungjawab : Menguruskan Mesyuarat Pasukan Petugas Kualiti Memantau pengurusan jabatan berjalan mengikut Sistem Pengurusan Kualiti ( SPK ) Menasihatkan Wakil Pengurusan berkaitan SPK yang diamalkan di jabatan Memastikan semua keputusan mesyuarat diambil tindakan Pengurus Kawalan Dokumen Memastikan semua dokumen kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Dokumen yang diwujudkan Mengurus pindaan dan pengedaran dokumen kualiti Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan dokumen Pengurus Kawalan Rekod Bertanggungjawab : Memastikan semua rekod kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Rekod yang diwujudkan Merancang dan melaksanakan program penambahbaikan dalam pengurusan rekod. Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan rekod Pengurus Audit Dalaman Bertanggungjawab : Menjalankan tugas Ketua Juru Audit Dalaman untuk Sekolah Menyediakan takwim / perancangan audit dalaman Memantau dan memastikan proses audit dalaman yang dijalankan memenuhi kehendak SPK Menyelaras kursus-kursus Juru Audit Dalaman Menyediakan laporan dapatan audit dalaman untuk dibentangkan kepada pihak pengurusan atasan Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan audit dalaman

PORTFOLIO DESKRIPSI TUGAS Pengurus Latihan Personel Bertanggungjawab : Merancang dan menyelaras kursus-kursus untuk kompetensi staf Menyediakan laporan prestasi dan keberkesanan kursus kepada pihak pengurusan latihan Menyenggara rekod-rekod latihan staf Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan latihan personel Pengurus Aduan dan Maklum Balas Pelanggan Bertanggungjawab : Mengambil tindakan ke atas aduan dan maklum balas pelanggan Melaporkan status aduan dan maklum balas pelanggan kepada pihak pengurusan atasan Merancang dan menyediakan kertas cadangan untuk meningkatkan kualiti khidmat pelanggan Memantau dan memastikan kemudahan-kemudahan yang disediakan untuk pelanggan diselenggara dengan baik Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan ( suvillance ) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan aduan dan maklum balas pelanggan Pengurus Perolehan Bertanggungjawab : Memastikan proses perolehan barangan dan perkhidmatan dilaksanakan mengikut Prosedur Perolehan yang diwujudkan Menyenggara rekod-rekod perolehan dan pelupusan Menyediakan laporan prestasi pembekal kepada pihak pengurusan atasan Menyediakan perancangan keperluan barangan, peralatan dan perkhidmatan yang diperlukan bagi memantapkan sistem pengurusan kualiti

PORTFOLIO DESKRIPSI TUGAS Pengurus Penyelenggaraan Bertanggungjawab : Memastikan semua peralatan dan khidmat penyelenggaraan mematuhi Prosedur Penyelenggaraan yang diwujudkan Menyenggara rekod-rekod penyelenggaran Memantau dan memastikan penyelenggaran dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan Mengambil tindakan ke atas aduan-aduan kerosakan Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan penyelenggaraan Pengurus Sumber Kewangan Bertanggungjawab : Memantau dan memastikan pengurusan kewangan di jabatan mengikut SPK Menasihati Pasukan Petugas Kualiti berkaitan pengurusan kewangan Membantu Pasukan Petugas Kualiti dalam hal berkaitan kewangan Melaporkan kepada Pasukan Petugas Kualiti semua aktiviti yang berkaitan kewangan dalam usaha membuat penambahbaikkan Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan Pengurus Tugas-Tugas Khas Menjadi urus setia dan penyelaras program-program khas kualiti Menjalankan tugas sebagai pegawai penghubung dengan agensi-agensi lain bagi program peningkatan kualiti Membantu tugas-tugas Wakil Pengurusan dan Pengurus Kualiti

Pengurus Kualiti Bertanggungjawab : Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi /timbalan pengerusi Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada Wakil Pengurusan Menyelaras program/aktiviti Pasukan Petugas Kualiti Menjalankan tugas-tugas Pengurus Kualiti

Pengurus Kualiti Bertanggungjawab : Menyediakan Fail Induk SPSK Menyimpan semua maklumat/rekod/dokumen mengenai pelaksanaan SPSK Menyelaras pelaksanaan PK 01-PK18 Memastikan pelaksanaan SPSK difahami oleh warga sekolah Menjadi pakar rujuk di sekolah Memastikan semua maklumat terkini disampaikan kepada WP dan warga sekolah

LANGKAH PELAKSANAAN Melantik Pasukan Petugas Q-surat lantikan Merancang aktiviti tahunan SPSK-timeline (Mesyuarat) Menubuhkan/Melantik Pasukan Audit Dalam Sekolah Memberikan penerangan/pendedahan kepada warga sekolah. 5. Melancarkan pelaksanaan SPSK

LANGKAH PELAKSANAAN 6. Mengedarkan Salinan Dokumen Tidak Terkawal 7. Melantik Penyelaras PK (jika perlu) 8. Mengenal pasti lokasi penyimpanan fail/folder SPSK 9. Melaksanakan promosi SPSK 10. Memantau pelaksanaan SPSK 11. Melaksanakan Audit Dalam SPSK 12. Membuat penambahbaikan berterusan

PROSEDUR KUALITI

PK 01 PENGURUSAN PANITIA

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan panitia diurus dengan terancang dan berkesan supaya Gred Purata Mata Pelajaran (GPMP) atau Gred Purata Sekolah (GPS) atau Tahap Penguasaan bagi peperiksaan awam / peperiksaan pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun / Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS) : a. meningkat 0.01 Atau b. minimum 70 peratus lulus keseluruhan dalam tahun semasa. c. minimum 70 peratus mencapai sekurang - kurangnya Band /Tahap Penguasaan 3 dalam tahun semasa.

2. SKOP   Prosedur ini meliputi semua aktiviti panitia yang berkaitan dengan pengurusan pembelajaran dan pengajaran bagi setiap mata pelajaran. 3. RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti 3.2 PK 03 Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran 3.3 PK 04 Pengurusan Pencerapan 3.4 PK 05 Pengurusan Peperiksaan 3.5 PK 18 Pengurusan Pentaksiran Berasaskan Sekolah 3.6 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 4/1986 – Pengurusan Panitia Mata Pelajaran. 3.7. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 3/1999 – Penyediaan Rekod Pengajaran dan Pembelajaran

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN  P/GB   P/GB/GPK KP 5.1 Melantik AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata pelajaran. 5.2 Mengendalikan Mesyuarat JKKS sekurang- kurangnya 3 kali setahun. 5.3 Menjalankan Mesyuarat Jawatankuasa Panitia mata pelajaran sekurang- kurangnya 3 kali setahun. Surat/Sijil Pelantikan SPI Bil 4/86 (Minit Mesyuarat) SPI Bil 4/86 Minit Mesyuarat

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN   GKMP/KP   AJK  5.4 Memastikan dokumen berikut disediakan. a) Sukatan Pelajaran dan HSP/DS b) Rancangan Pelajaran Tahunan c) Format Rancangan Pelajaran Harian d) Anggaran perbelanjaan tahunan berdasarkan peruntukan kewangan bagi pembelian bahan bantu belajar dan program / aktiviti panitia. 5.5 Menjalankan aktiviti/program yang diputuskan dalam mesyuarat dan menyediakan laporan pelaksanaan program. . Dokumen a hingga d Pelan Tindakan/Carta Gantt (PK01-Lampiran 1) Laporan Pelaksanaan Program SPSK PK 01-2

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN   PA/KPT/PT SU Panitia 5.6 Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam buku stok atau inventori dengan kemas kini dari semasa ke semasa. 5.7 Memastikan kategori dan Kandungan Fail Panitia berdasarkan Senarai Semak Fail Panitia. 5.8 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur Inventori Kew PA 3 Harta Modal Kew PA 2 Fail Panitia (Senarai Semak Fail Panitia) SPSK PK01-1

6. Rekod Kualiti BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI 1. Fail Panitia   BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI 1. Fail Panitia 5 tahun Pejabat Sekolah 2. Buku Stok atau Inventori.

LAMPIRAN KUALITI SPSK PK 01-1 SENARAI SEMAK KANDUNGAN FAIL/FOLDER PANITIA

LAMPIRAN KUALITI SPSK PK01 –2 LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM

LAMPIRAN KUALITI PK 01- LAMPIRAN 1 CONTOH BORANG PROGRAM PENINGKATAN PANITIA

PK 03 PENGURUSAN PdP

OBJEKTIF Prosedur ini adalah untuk memastikan proses pembelajaran dan pengajaran (PdP) yang telah dirancang, dilaksanakan 100 % berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan, melainkan berlaku perkara-perkara di luar kawalan sekolah.

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN Pentadbir Sekolah/ GMP/GK   5 .1. SEBELUM PdP 5.1.1 Memastikan semua dokumen berikut disedia dan disahkan: a. Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran / Dokumen Standard b. Rancangan Pelajaran Tahunan c. Jadual Waktu Peribadi dan Jadual Waktu Kelas bagi Guru Kelas. d. Takwim Penggal Persekolahan e. Senarai Nama Murid f. ‘Headcount’ 5.1.2 Menyediakan dan mengemaskinikan Rekod Pencapaian 100% Sukatan Pelajaran Diajarkan Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran/Dokumen Standard Rancangan Pelajaran Tahunan Jadual Waktu Buku Persediaan Mengajar Buku/Rekod Persediaan Mengajar SPSK PK03-1

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN  GMP 5.1.3 Memastikan semua dokumen tersebut dilampirkan dalam Buku Persediaan Mengajar / Fail Rekod Persediaan Mengajar 5.1.4 Memastikan semua dokumen dalam Buku Persediaan Mengajar / Fail Rekod Persediaan Mengajar adalah yang terkini dan dikemas 5.1.5 Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-kurangnya: a. Tajuk b. Objektif/Hasil Pembelajaran c. Aktiviti d. Nilai e. Bahan Bantu Belajar f. Refleksi / Impak Buku Persediaan Mengajar / Fail Rekod Persediaan Mengajar Buku Persediaan Mengajar / Fail Rekod Persediaan Mengajar

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN  GMP 5.2. SEMASA PdP 5.2.1 Dalam Kelas: a. Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan kondusif. b. Mencatat kehadiran dan disiplin murid dalam Buku Kawalan Bilik Darjah c. Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas bermula (jika berkaitan) d. Melaksanakan PdP seperti yang telah dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar (kecuali jika terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan) e. Merekodkan pemulangan peralatan yang telah digunakan selepas tamat PdP (jika berkaitan) Persekitaran Kelas Buku Kawalan Bilik Darjah Buku Rekod Pinjaman Peralatan/Bahan SPSK PK 03-2 Buku Persediaan Mengajar/RPH

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN  GMP 5.2.2. Dalam Makmal/ Bengkel/ Bilik Khas/ PJPK: a. Mencatat penggunaan bilik khas. b. Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk PdP sebelum kelas bermula (jika berkaitan) c. Mencatat kehadiran dan disiplin murid dalam Buku Kawalan Bilik Darjah. d. Memastikan murid sentiasa mematuhi peraturan Makmal/ Bengkel / Bilik Khas/ PJPK e. Melaksanakan PdP mengikut aktiviti yang telah dirancang dalam Buku Persediaan Mengajar. (kecuali jika terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan) e. Merekodkan pemulangan peralatan yang telah digunakan selepas tamat PdP Buku Rekod Penggunaan Bilik Khas (PK03-Lampiran 1   Buku Rekod Pinjaman Peralatan / Bahan PK03- Lampiran 2 Buku Kawalan Bilik Darjah Peraturan Makmal/ Bengkel / Bilik Khas/ PJPK Buku Persediaan Mengajar / RPH Buku Rekod Pinjaman & Pemulangan Peralatan/Bahan PK 03- Lampiran 2

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN  GMP 5.3. SELEPAS PdP 5.3.1 Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid: a. Memeriksa hasil kerja murid. b. Memulangkan hasil kerja murid yang telah diperiksa. c. Memastikan murid membuat pembetulan bagi latihan bertulis yang salah. d.Menyemak pembetulan murid. 5.3.2 Sekiranya terdapat langkah- langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15: Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur. Semakan Hasil Kerja Murid (Rujuk PK 06) Hasil Kerja Murid/ Buku Latihan

6. Rekod Kualiti BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI 1. 2. 3. Buku Persediaan Mengajar 5 tahun Stor 2. Rekod Penggunaan Bilik Khas 3 tahun Bilik berkenaan 3. Rekod Pengambilan dan Pemulangan Alatan.

LAMPIRAN SPSK PK 03 - 1

LAMPIRAN PK 03 – Lampiran 1

LAMPIRAN PK 03 – LAMPIRAN 2

PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID PK 06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan:   1.1 100 peratus hasil kerja murid disemak oleh guru mata pelajaran. 1.2 Pihak pentadbir memantau semakan hasil kerja murid minimum sekali (satu kali) setahun.. .

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN     Pentadbir GMP    A. SEMAKAN HASIL KERJA MURID OLEH GURU   5.1 Memaklumkan kepada semua guru tentang semakan hasil kerja murid. 5.2 Hasil kerja murid yang betul ditanda √ dan yang tidak betul ditanda dengan simbol yang sesuai menggunakan pen berdakwat merah. 5.3 Memberi ulasan yang membina terhadap hasil kerja murid (jika perlu). 5.4 Memastikan murid membuat pembetulan bagi latihan bertulis yang salah. 5.5 Menyemak pembetulan murid. 5.6 Mengisi maklumat semakan hasil kerja murid dalam Rekod Semakan Hasil Kerja Murid. Minit Mesyuarat/ Memo BLM/HKM SPSK PK 06-1

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN     Pentadbir   Pentadbir/GC/ GMP Pentadbir/ GC/GMP B. PEMANTAUAN HASIL KERJA MURID OLEH PENTADBIR 5.7 Menyediakan dan mengesahkan jadual pemantauan hasil kerja murid. 5.8 Mengedarkan jadual pemantauan yang telah disahkan kepada semua guru. 5.9 Mengumpul semua buku latihan murid/HKM setiap kelas. 5.10 Menyerahkan semua buku latihan murid / HKM yang telah dikumpul kepada pentadbir mengikut jadual yang ditetapkan. 5.11 Menyemak sekurang-kurangnya 5 buah buku latihan murid / HKM setiap kelas secara rawak. Jadual Pemantauan Hasil Kerja Murid/ Takwim Rekod Edaran Jadual Pemantauan Hasil Kerja Murid BLM/HKM SPSK PK06-2 Rekod Penyemakan Buku Latihan/Hasil kerja Murid (PK06-Lampiran 1)

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN     Pentadbir   C TINDAKAN SUSULAN 5.12 Mencatat dapatan semakan buku latihan murid / HKM oleh guru dalam Rekod Penyemakan Buku Latihan / HKM 5.13 Pengesahan pemantauan oleh pentadbir sekolah dalam tempoh 14 hari bekerja mengikut jadual yang disediakan. 5.14 Memulangkan buku latihan / HKM kepada murid selepas pengesahan pemantauan. 5.15 Menyediakan analisis semakan HKM oleh guru 5.16 Mengenal pasti kekuatan dan kelemahan semakan HKM oleh guru. 5.17 Membentangkan dapatan semakan hasil Kerja murid dan mencadangkan tindakan penambahbaikan kepada semua guru SPSK PK06-2 Analisis HKM BLM/HKM Disahkan Pentadbir Analisis Semakan HKM Minit Mesyuarat / Laporan

TANGGUNGJAWAB & TINDAKAN RUJUKAN     Pentadbir/KP   5.18 Memfailkan dokumen dan rekod semakan Hasil Kerja Murid. 5.19 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur Fail Panitia Fail Pemantauan Semakan HKM

6. Rekod Kualiti BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI 1. Jadual Pemantauan Hasil Kerja Murid 3 tahun Pejabat sekolah 2. Rekod Penyemakan Buku Latihan/ Hasil Kerja Murid 4 Laporan Penyemakan Buku Latihan/ Hasil Kerja Murid 4. Rekod Penghantaran dan Semakan Buku Latihan/ Hasil Kerja Murid oleh Pentadbir

LAMPIRAN SPSK PK 06 - 1

LAMPIRAN SPSK PK 06 - 2

LAMPIRAN PK 06 – Lampiran 1

PK 07 PENGURUSAN MESYUARAT

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

2. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh semua sekolah di Wilayah PersekutuanKuala Lumpur dalam mengendalikan mesyuarat yang mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang dua pertiga dan ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang munasabah. 3. RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti 3.2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2/1991

Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi 4. DEFINISI Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan mesyuarat. Setiausaha : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit mesyuarat. Ahli : Anggota organisasi yang terlibat dalam sesuatu jawatankuasa. PKPA : Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN PERANTARA Pengerusi / Setiausaha Pengerusi 1. Menentukan agenda dan mengeluarkan surat/memo panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat, yang mengandungi maklumat berikut: a) Nama Mesyuarat b) Tarikh dan Tempat Mesyuarat c) Masa mula dan masa dijangka tamat d) Nama Pengerusi Mesyuarat e) Agenda Mesyuarat f) Jenis Pakaian 2. Mempengerusikan pelaksanaan mesyuarat berdasarkan agenda yang ditetapkan 3. Agenda mesyuarat hendaklah disusun dalam bentuk seperti berikut: Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja/Laporan Hal-hal lain Penutup PKPA BIL 2/1991   Notis Mesyuarat (PK07-Lampiran 1) Agenda Minit Notis Mesyuarat

4. Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat berikut: TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PERANTARA Setiausaha 4. Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat berikut: a) Senarai Kehadiran b) Perkara-perkara penting yang dibincangkan c) Keputusan yang dibuat Menyediakan draf minit mesyuarat dalam masa 3 hari. Menyediakan minit mesyuarat menggunakan format minit mesyuarat. 7. Mengedarkan minit mesyuarat dan Borang Maklum Balas dalam tempoh 7 hari bekerja selepas mesyuarat kepada semua ahli mesyuarat. Buku Catatan Minit Mesyuarat (PK07-LAMPIRAN 3) Senarai Kehadiran (PK07-LAMPIRAN 2)  Draf Minit Mesyuarat   Minit Mesyuarat Rekod Edaran (PK07-LAMPIRAN 4) SPSK PK07-1

Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui. TANGGUNG JAWAB TINDAKAN PERANTARA Ahli Setiausaha Mengambil tindakan hasil keputusan mesyuarat yang telah dipersetujui. Mengumpulkan dapatan maklum balas awal dalam masa 14 hari bekerja. 10. Menyatukan dapatan maklum balas terkini untuk edaran, selewaf-lewatnya seminggu (7 hari) sebelum mesyuarat akan datang. 11. Memfailkan minit mesyuarat. 12. Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur Borang Maklum balas SPSK PK07-1 Folder Mesyuarat SPSK PK07 Fail Mesyuarat

6. REKOD KUALITI 1 Surat jemputan mesyuarat kepada ahli. 3 tahun BIL JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN LOKASI 1 Surat jemputan mesyuarat kepada ahli. 3 tahun Pejabat Sekolah 2 Minit mesyuarat yang diluluskan 3 Maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat 4 Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya ada)

LAMPIRAN KUALITI PK07 SPSK PK07-1 BORANG MAKLUM BALAS MESYUARAT

LAMPIRAN KUALITI PK07 PK07- LAMPIRAN 1 CONTOH MEMO & NOTIS MESYUARAT

LAMPIRAN KUALITI PK07 PK07- LAMPIRAN 2 CONTOH SENARAI KEHADIRAN

LAMPIRAN KUALITI PK07 PK07- LAMPIRAN 3 CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT

LAMPIRAN KUALITI PK07 PK07- LAMPIRAN 4 CONTOH REKOD EDARAN

PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 2 TAHUN 1991 (1 APRIL 1991 ) PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAAN

PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASAJAWATANKUASA KERAJAAN Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan ini adalah dikeluarkan untuk menetapkan tindakan-tindakan dan norma-norma kerja yang harus dilaksanakan bagi menentukan bahawa pengurusan mesyuarat dan urusan jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan adalah dikendalikan dengan jayanya.

TARIKH KUATKUASA Garis panduan ini hendaklah digunakan mulai daripada tarikh pekeliling ini dikeluarkan.

TUJUAN Pekeliling ini adalah bertujuan untuk menyampaikan panduan untuk membantu pihak pengurusan dan urus setia jawatankuasa- jawatankuasa Kerajaan menjalankan tanggungjawab mereka dengan lebih cekap dan berkesan.

LATAR BELAKANG a. Mesyuarat yang dirancang dan diuruskan dengan baik akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan berkesan dalam mesyuarat.

LATAR BELAKANG b. Sebuah Urus Setia akan dilantik untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. Urus Setia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, urus Setia juga bertanggungjawab mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan followthrough ke atas keputusan-keputusan jawatankuasa.

TANGGUNGJAWAB URUS SETIA MESYUARAT Tanggungjawab urus setia boleh dibahagikan kepada tiga peringkat, iaitu: Tindakan-tindakan pramesyuarat Tindakan-tindakan semasa mesyuarat Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

TINDAKAN-TINDAKAN PRAMESYUARAT Menentukan Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat Bersama Pengerusi Jawatankuasa Urus setia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Pengerusi dan urusetia dikehendaki juga merancangkan peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda.

ii. Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat Tempahan bilik mesyuarat hendaklah dibuat secara bertulis. Maklumat-maklumat berikut hendaklah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: nama jawatankuasa nama Pengerusi mesyuarat nama Setiausaha mesyuarat tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat bilangan anggota yang akan menghadiri mesyuarat peralatan-peralatan yang diperlukan di dalam bilik mesyuarat jenis minuman ringan yang diperlukan

iii. Menentukan Kertas Kerja Kementerian/ Jabatan/ Agensi Disediakan Untuk Perbincangan Urus setia hendaklah menentukan kertas kerja yang disediakan oleh kementerian/ jabatan/ agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat. Urus setia juga dikehendaki memberitahu kementerian/ jabatan/agensi yang dipertanggungjawabkan untuk menyediakan kertas kerja mengenai: bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran).

iv. Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat. Pihak urus setia hendaklah menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya 10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan.

Surat jemputan mesyuarat mestilah mengandungi maklumat-maklumat asas seperti: • nama jawatankuasa • tarikh dan tempat mesyuarat • masa mula dan masa dijangka tamat • agenda mesyuarat • nama Pengerusi • jenis pakaian

CONTOH:- Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Bil 3/2012 Tarikh : 8 November 2012 Masa : 2.00 – 4.30 petang Pengerusi : Tuan Haji Razif Bin Razali (Pengetua) Pakaian : Rasmi Agenda : *Rujuk Lampiran * Mengikut keperluan

Agenda mesyuarat hendaklah disusun dalam bentuk seperti berikut: Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas-kertas kerja/Laporan Hal-hal lain Penutup Urus setia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan.

v. Memastikan Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat Urus setia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat. Semakan ini bertujuan untuk memastikan perkara-perkara berikut disediakan:- (PTO)

satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan. menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu, menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir alat pembesar suara disediakan dan berfungsi alat-alat tulis disediakan di atas meja overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu menentukan semula tempahan minuman ringan telah dibuat Urus setia hendaklah menentukan perkara-perkara tersebut di atas disediakan sekurang-kurangnya satu jam sebelum sesuatu mesyuarat dimulakan.

vi. Menentukan Kehadiran Dalam mesyuarat yang penting, urus setia dikehendaki berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Senarai ini hendaklah disediakan dalam tempoh sekurang-kurangnya 2 hari sebelum mesyuarat diadakan.

vii. Perbincangan Pramesyuarat Urus setia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklum balas- maklum balas yang diterima dan mengenal pasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini ialah 2 hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.

viii. Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat menghadiri mesyuarat menepati masa memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat

Catatan Minit Mesyuarat TINDAKAN-TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan Minit Mesyuarat Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan: senarai kehadiran mesyuarat perkara-perkara penting yang dibincangkan di dalam mesyuarat keputusan-keputusan yang dibuat tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/ jabatan

Penyediaan Minit TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatankuasa untuk mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan.

ii. Format Minit Mesyuarat Format minit mesyuarat hendaklah disusun, mengikut susunan agenda mesyuarat. Contoh format minit mesyuarat adalah seperti di Lampiran A.

iii. Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Catatan nama ahli-ahli mesyuarat hendaklah disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir.

iv. Catatan Perbincangan Catatan minit mesyuarat hendaklah direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. Misalnya: (Catatan minit) Tindakan: (nama agensi) Atau Tindakan: Untuk Makluman Sahaja

v. Pengesanan Maklum balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklum balas kepada urus setia mesyuarat. Urus setia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklum balas bagi keputusan-keputusan mesyuaratyang penting (Lihat Lampiran B).

Untuk menentukan urus setia menerima maklum balas seperti yang dikehendaki, Pengerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklum balas disediakan dan dihantar mengikut jadual. Sebagai norma kerja, maklum balas patut diterima oleh urus setia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutan.

vi. Laporan Maklum Balas Oleh Urus Setia Maklum balas-maklum balas yang diterima oleh urus setia hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli mesyuarat. Urus setia hendaklah menyusun maklum balas-maklum balas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti dalam minit mesyuarat. Untuk memudahkan lagi proses penelitian dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat, urus setia hendaklah membuat ringkasan dan penganalisisan terhadap maklum balas-maklum balas yang diterima.

Urus setia hendaklah menyediakan laporan maklum balas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut: Cabutan Keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Ringkasan dan Ulasan Urus setia Urus setia hendaklah menyediakan ringkasan serta penganalisisan mengenai Maklum balas dan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. Maklum Balas Dari Kementerian-Kementerian/Jabatan-jabatan Maklum balas-maklum balas lengkap yang diterima oleh urus setia mengenai pelaksanaan sesuatu keputusan hendaklah disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklum Balas Urus Setia. Maklum balas-maklum balas disusun mengikut tajuk kementerian/jabatan.

Senarai Kementerian/Jabatan Yang Belum Memberi Maklum balas Senarai nama kementerian/jabatan yang perlu memberi maklum balas tetapi masih belum berbuat demikian juga perlu disertakan sebagai lampiran kepada Laporan Maklum Balas Urus setia.

vii. Menentukan Format Maklum Balas Dari Kementerian/Jabatan Kementerian/jabatan yang bertanggungjawab melaksanakan keputusan mesyuarat hendaklah menghantar maklum balas kepada urus setia mesyuarat dengan menggunakan format berikut: Cabutan Keputusan Taip semula keputusan mesyuarat seperti mana tercatat dalam minit mesyuarat. Kedudukan Masa Kini Beri keterangan mengenai tindakan-tindakan yang telah diambil untuk melaksanakan keputusan mesyuarat.

Peringkat Pelaksanaan/Pencapaian Buat perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan pelan pelaksanaan. Masalah Pelaksanaan Sebutkan masalah pelaksanaan, jika ada, yang telah menghalang pencapaian matlamat keputusan mesyuarat. Cadangan Penyelesaian Masalah Beri keterangan mengenai cadangan kementerian/jabatan untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

viii. Penyediaan Laporan Maklum Balas Oleh Kementerian/Jabatan Bertanggungjawab Dalam keadaan di mana keputusan mesyuarat memerlukan maklum balas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi Perkhidmatan Awam, tanggungjawab penyediaan laporan maklum balas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program tersebut. Maklum balas- maklum balas yang diterima oleh urus setia hendaklah diserah kepada agensi berkenaan untuk membuat ringkasan dan penganalisisan serta menyediakan laporan maklum balas. Agensi berkenaan dikehendaki menyediakan laporan maklum balas dalam tempoh 2 minggu

MAAF ATAS SEGALA KEKURANGAN & KELEMAHAN SEKIAN TERIMA KASIH