DAN REKABENTUK ORGANISASI STRUKTUR DAN REKABENTUK ORGANISASI

Ianya dikenali sebagai Struktur dan rekabentuk organisasi. Bagi mengelakkan berlakunya pertindihan kerja atau tugas,satu struktur formal dibentuk. Ianya dikenali sebagai Struktur dan rekabentuk organisasi.

Menjadi alat memotivasikan individu dalam organisasi. Bentuk organisasi tidak formal pula ialah 1 bentuk organisasi yang banyak bergantung kepada norma, budaya dan nilai organisasi yang dikongsi bersama oleh ahli organisasi. Menjadi alat memotivasikan individu dalam organisasi.

Struktur : satu susunan dan perhubungan organisasi Pengorganisasian : merupakan proses untuk membentuk struktur organisasi Struktur : satu susunan dan perhubungan organisasi ( yang memadankan koordinasi kerja atau aktiviti untuk mengawal tindakan ahli didalamnya ) Struktur organisasi : Rangkakerja formal bagi sesebuah organisasi di mana tugas dibahagikan, dikumpulkan dan dikoordinasikan. Rekabentuk organisasi : Pembentukan atau perubahan terhadap struktur organisasi.

Struktur terdiri daripada 3 komponen iaitu: 1-Kompleksiti – Aktiviti di dalam organisasi yang dipecahkan atau dibezakan 2-Pemformalan – Darjah dimana peraturan dan tatacara digunakan 3-Pemusatan – Menentukan dimana terletaknya autoriti pembuatan keputusan

Struktur organisasi = kompleksiti + Pemformalan pemusatan

Kompleksiti tertumpu kepada 3 bentuk perbezaan iaitu: 1- perbezaan mendatar 2- perbezaan menegak 3- perbezaan spatial

1- PERBEZAAN MENDATAR Mempertimbangkan sejauh mana pengasingan diantara unit Semakin besar perbezaan jawatan maka semakin kompleks organisasi itu distrukturkan Menyebabkan bermacam masalah timbul secara mendatar

2- PERBEZAAN MENEGAK Merujuk kepada ketinggian hierarki organisasi Semakin banyak peringkat yang wujud di antara pengurusan atasan dan operasi, Maka semakin kompleks kedudukan organisasi tersebut. Kelancaran status akan tergugat kerana perbezaan status yang menapis pelbagai maklumat dan keputusan yang dibuat oleh pengurusan atasan

2- PERBEZAAN MENEGAK MASALAH YANG TIMBUL 1- Komunikasi -maklumat menjadi lambat -maklumat mengalami gangguan 2- Motivasi -pengurus mendapat sedikit kuasa 3- Meningkatkan kos birokrasi

3- PERBEZAAN SPATIAL Sejauh mana lokasi kemudahan fizikal dan personel organisasi yang bertaburan dari segi geografi Apabila perbezaan spatial meningkat, maka kompleksiti, koordinasi, dan kawalan akan menjadi semakin sukar

PEMFORMALAN Ialah darjah dimana kerja dalam organisasi adalah seragam dan sejauh mana gelagat pekerja harus berdasarkan kepada peraturan dan prosedur. Ia merujuk kepada sejauh mana sesuatu tugas di dalam organisasi diselaraskan.

Dalam hal ini, deskripsi tugas disediakan secara eksplisit diikuti dengan peraturan yang didefinisikan dengan jelas meliputi proses tugas tertentu. Jika pemformalan adalah rendah, susunan tugas secara relatifnya tidak diprogramkan dan subordinat mempunyai banyak kebebasan untuk menjalankan tugas mereka.

PEMUSATAN Ialah darjah dimana pembuatan keputusan dilakukan diperingkat atasan sesebuah organisasi. Ini bermakna pengurus-pengurus di bahagian bawah hanya setakat menjalankan arahan dari mereka

Sesetengah organisasi memberikan pengurus terdekat membuat keputusan terhadap sesuatu tindakan yang perlu dilakukan. Istilah pemusatan merujuk sejauh mana proses membuat keputusan ditumpukan pada satu titik di dalam organisasi.

Sebaliknya, jika pembuatan keputusan dilakukan diperingkat bawahan maka ia disebut sebagai nyahpusat/ pemencaran. Nyahpusat akan membolehkan sesebuah organisasi membuat tindakan dengan lebih cepat untuk membuat keputusan atau menyelesaikan masalah.

REKABENTUK ORGANISASI Satu proses membangun dan melahirkan suatu bentuk struktur yang dapat memenuhi keperluan organisasi dengan cara yang paling baik

FAKTOR- FAKTOR : STRATEGI KAWALAN KUASA TEKNOLOGI PERSEKITARAN SAIZ ORGANISASI KAWALAN KUASA TEKNOLOGI PERSEKITARAN

STRATEGI Penentu asas kepada objektif jangka panjang @ pendek serta tindakan-tindakan yang sesuai untuk mencapai objektif. Strategi yang mudah hanya dibenarkan berfungsi dalam strutur yang mudah. Bermakna keputusan dapat dilakukan oleh seorang pengurus pada tahap kerumitan dan keformalan yang rendah. Rangka kerja strategi mempunyai 3 dimensi iaitu: Inovasi Peminimuman kos Peniruan

1.Inovasi - Merupakan satu strategi yang menumpukan kepada pengenalan baru sesuatu bentuk keluaran, perkhidmatan dsb. 2. Peminimuman kos - Mengawal kos dengan ketat supaya mengelakkan perubahan yang tidak perlu terhadap sesuatu cadanagn yang diaturkan. 3. Peniruan - Satu strategik menukar sesuatu keluaran @perkhidmatan setelah hasilnya dibuktikan kejayaannya.

SAIZ ORGANISASI Merujuk kepada bilangan orang yang diupah @ dibayar bekerja di dalamnya. Semakin ramai pekerja dalam organisasi, semakin banyak keuntungan yang diperoleh. Keadaan ini akan mewujudakan perbezaan mendatar di dalam organisasi. -Terdapat 3 kelemahan daripada perbezaan mendatar: Hubungan di dalam kumpulan menjadi renggang. -Walaupun perkembangan ini,menambahkan kecekapan dalam kumpulan, tetapi boleh menyebabkan hubungan dalam kumpulan menjadi renggang @ tidak baik kerana setiap individu akan mempersembahkan aktiviti yang tidak baik. Meningkatkan kerumitan dalam organisasi. - Apabila perbezaan mendatar semakin bertambah,akan berlakunya konflik antara pihak atasan dan subordinat. Menurunkan keupayaan pengurusan atasan - Kesannya penyeliaan pengurusan atasan semakin lemah.

Menukarkan input kepada output. TEKNOLOGI Menukarkan input kepada output. John Woodward yang dalam buku teori organisasi oleh Robbins menumpukan kepada teknologi pengeluaran yang mengaitkan hubungan antara teknologi,struktur dan kecekapan Kunci pemahaman hubungan antara struktur dan kecekapan ialah melalui pertimbangan teknologi. Kenyataan Charles Perrow menumpukan perhatian kepada kebolehanalisaan masalah dan perubahan objektif yang menumpukan perhatiannya kepada teknologi pengetahuan dan bukan teknologi pengeluaran.

PENGKLASIFIKASIAN TEKNOLOGI OLEH PERROW Jenis tugas Kuarang pengecualian Banyak pengecualian Definisi jelas Definisi tidak jelas RUTIN 1 KEJURUTERAAN 2 KRAFTANGAN 3 BUKAN RUTIN 4

Sel 4 ialah teknologi bukan rutin memerlukan kebolehubahan . Sel 1 dalam jadual menunjukkan teknologi yang paling rutin boleh diselesaikan dengan baik melalui kooordinasi dan kawalan yang standard Sel 4 ialah teknologi bukan rutin memerlukan kebolehubahan . Sel 3 ialah teknologi kraf memerlukan masalah diselesaikan oleh mereka yang berpengalaman dan berpengetahuan iaitu tidak terpusat. Sel 2 merupakan teknologi kejuruteraan yang memerlukan keputusan dari pusat tetapi mengekalkan kebolehubahan melalui pemformalan yang rendah.

PERSEKITARAN Setiap organisasi bergantung kepada persekitarannya. Sesebuah organisasi yang mempunyai kesatuan sekerja sering dipengaruhi oleh kesatuan sekerja. Kecekapan organisasi ini lebih bergantung kepada keupayaan mengekalkan hubungan yang baik dengan kepimpinan kesatuan sekerja. Semakin kompleks pengaruh persekitaran , semakin memusatlah keputusan. Apabila organisasi lebih bergantung kepada persekitaran yang stabil, ia tidak menghadapi kerumitan di mana boleh membawa kepada pemformalan yang tinggi kerana keaadaan initidak memerlukan tindak balas yang terlalu cepat. Contoh faktor persekitaran ialah : Kesatuan sekerja Peraturan kerajaan Polisi cukai pesaing

Politik dan perundangan Ekonomi Politik dan perundangan Pesaing Sosio Budaya FIRMA PERNIAGAAN Fizikal Teknologi

Persekitaran politik dan perundangan Persekitaran sosial dan budaya Persekitaran Ekonomi Berhubung dengan risiko dan ketidakpastian , dinamik pasaran, penawaran wang, pertumbuhan ekonomi dan pusingan perniagaan. Persekitaran politik dan perundangan Berkaitan dengan politik dan polisi awam, peraturan dan kawalan kerajaan , sokongan @galakan kerajaan dan sistem percukaian. Persekitaran sosial dan budaya Berhubung dngan nilai budaya sosial, perlindungan dan tanggungjawab sosial , perubahan populasi dan etika perniagaan.

Persekitaran persaingan Berkaitan dengan persaingan, jenis struktur pasaran ( persaingan tulen, monopoli, oligopoli), persaingan harga, produktiviti dan persaingan antarabangsa. Persaingan fizikal Dikaitkan dengan tenaga ( minyak, elektrik dsb), sumber semulajadi, pencemaran alam dan ekologi.

Persekitaran teknologi - Berhubung dengan sebarang perubahan penggunaan sains yang membolehkan manusia melakukan sesuatu yang baru @ membentuk tugas @ prosedur kerja yang baru dan lebih baik.

KAWALAN KUASA Sesebuah struktur organisasi dipengaruhi oleh kesan perebutan kuasa . Contohnya seseorang pengurus tidak semestinya memilih alternatif yang boleh memaksimumkan faedah organisasi kerana mereka perlu membuat keputusan untuk kepentingan diri. Biasanya pengurusan atasan akan memilih struktur yang rendah dari segi kerumitan manakala dari segi keformalan dan pemusatan adalah tinggi.

MODEL STRUKTUR MINTZBERG BAHAGIAN-BAHAGIAN ASAS Kemuncak strategik Barisan pertengahan teknostruktur Kakitangan sokongan Teras pengendalian

Model mintzberg Kritikal Elemen dalam organisasi Structure System Style Staff Skill Strategy Shared value

Jangkauan kawalan luas a) Struktur ringkas Berpusat Formalisasi rendah Penjabatanan rendah Jangkauan kawalan luas

Prinsip- prinsip struktur birokrasi Konsep “rational-legal authority” Dipegang berdasarkan kecekapan teknikal Tanggungjawab peranan dan kuasa pembuatan keputusan perlu dikhususkan dengan jelas. Peranan pengurusan bawahan dikawal oleh pengurusan atasan Peraturan, prosedur dan norma digunakan untuk mengawal gelagat dan hubungan antara peranan. Tindakan pentadbiran, keputusan, dan peraturan perlu dibuat dalam bentuk bertulis

b) Birokrasi mesin

Birokrasi mesin mengawal pekerja melalui undang-undang dan peraturan yang ketat . Segala tugas diagihkan kepada jabatan tertentu dan segala kuasa dan autoriti dipusatkan

Bagi pekerja yang suka kepada kerja rutin harian, maka struktur ini membekalkan keselamatan kerja. Kerja-kerja dibawah struktur birokrasi akan memperolehi skor yang rendah dalam kepelbagaian kemahiran, identiti tugas, kesignifikan tugas dan autonomi kerana semuanya telah distandardkan.

Strategi birokrasi mesin Kadang-kadang mesin organisasi melakukan perubahan Ia ditukar apabila mesin tersebut rosak dan ada harga murah untuk membelinya Strategi dijalankan untuk kestabilan dalam tempoh jangka masa panjang menggunakan perancangan dan lain-lain prosedur untuk memastikan ia berkesan

c) BIROKRASI PROFESIONAL

Menyediakan 2 keadaan yang baik kepada pekerja - Faedah bekerja dalam organisasi besar - Melayani pelanggan dengan bebas Birokrasi ini membolehkan pekerja mempunyai kemahiran profesional, pendidikan tinggi, keperluan tinggi terhadap autonomi

d) STRUKTUR BAHAGIAN

● satu set unit yang berautonomi dan di selaraskan oleh pusat satu set unit mengandungi birokrasi mesinnya tersendiri yang dikawal oleh ibu pejabat satu set unit yang berautonomi dan di selaraskan oleh pusat satu set unit mengandungi birokrasi mesinnya tersendiri yang dikawal oleh ibu pejabat

setiap bahagian mempunyai kebebasan tertentu kuasa terletak pada pengurusan pertengahan setiap bahagian mempunyai kebebasan tertentu membolehkan pengurusan melakukan satu kawalan kuasa yang agak besar

proton, nestle, zaiton industries dan xerox contoh…. proton, nestle, zaiton industries dan xerox

e) Adhokrasi

struktur rekabentuk organisasi yang amat berbeza mempunyai keformalan dan penstandardan yang sedikit serta teknostruktur hampir tidak wujud struktur rekabentuk organisasi yang amat berbeza mempunyai keformalan dan penstandardan yang sedikit serta teknostruktur hampir tidak wujud

rekabentuk yang mempunyai ciri seperti kompleksiti, performalan dan pemusatan yang rendah  sama dengan struktur organik perbezaan mendatar adalah tinggi – kakitangan dengan kepakaran tinggi

perbezaan menegak adalah rendah – sukar dalam mengaplikasikan perbezaan menegak penyeliaan rendah – mempunyai kelakukan secara dalaman/intrisik yang diperlukan oleh pihak pengurusan

undang – undang dan peraturan terhad – kebanyakkan berbentuk tulisan dan longgar – hanya diperlukan untuk kelakuan yang standard sahaja hal ini kerana ciri kebolehubahan telah mengenepikan pemformalan

mengamalkan ciri profesional sama seperti birokrasi profesional memerlukan penyelesaian yang cepat – keformalan dan penstandardan kurang sesuai untuk dipratikkan

sebaliknya birokrasi profesional – masalah akan diklasifikasikan ke dalam satu kategori dan diuruskan dengan cara yang telah ditetapkan pembuatan keputusan – terpencar – fleksibiliti dan kecepatan tindakan dilakukan

pengurus kanan atasan tidak mempunyai segala kepakaran dalam menyelesaikan masalah dan keputusan perbezaan antara superior dan subordinat menjadi kabur kerana semua profesional

BIROKRASI PROFESIONAL CIRI STRUKTUR RINGKAS BIROKRASI MESIN BIROKRASI PROFESIONAL STRUKTUR BAHAGIAN ADHORKRASI KEPAKARAN RENDAH TINGGI BIDANGAN TINGGI SOSIAL TINGGI DALAM BAHAGIAN TINGGI KEFORMALAN TIDAK TERHAD PERSEKITARAN RINGKAS & DINAMIK RINGKAS & STABIL KOMPLEKS & STABIL KOMPLEKS DINAMIK

Model Mintzberg pula menerangkan pelbagai rekabentuk organisasi. KESIMPULAN Komponen-komponen dalam struktur organisasi seperti kompleksiti, pemformalan dan pemusatan merupakan panduan penting dalam mengenali aktiviti organisasi Manakala pembentukan struktur organisasi berdasarkan faktor-faktor strategi, saiz, teknologi persekitaran dan kawalan kuasa. Model Mintzberg pula menerangkan pelbagai rekabentuk organisasi.