Memantapkan Kualiti Intro PENGURUSAN MESYUARAT RASMI

KANDUNGAN Jenis-jenis Mesyuarat Peranan dan Tanggungjawab AJK Agenda Mesyuarat Senarai Semak Tatacara dan Pengendalian* Minit Mesyuarat Bonus: Tindakan Susulan *Dua tajuk dalam sukatan pelajaran digabungkan.

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat Agung Tahunan Mesyuarat Agung Khas Mesyuarat Agung Tergempar

MESYUARAT JAWATANKUASA 1 MESYUARAT JAWATANKUASA Ahli dipilih dalam mesyuarat agung. Subjenisnya: mesyuarat jawatankuasa induk dan jawatankuasa kerja. Kekerapan: bergantung pada kehendak perlembagaan, peraturan tetap, keperluan organisasi itu. Notis sekurang-kurangnya 48 jam Kuorum: lazimnya dua pertiga.

2 MESYUARAT AGUNG Lazimnya sekali setahun, setelah berakhirnya tahun keawangan. Notis tidak kurang daripda 14 hari. Tujuan (bergantung pada perlembagaan):  membentangkan laporan tahunan  meluluskan penyata kira-kira  merancang aktiviti tahun berikutnya  memilih ahli-ahli jawatankuasa baharu  meluluskan sesuatu usul Korum: 2/3 jumlah ahli berdaftar. Jika kuorum tidak cukup selepas 30 minit, mesyuarat hendaklahlah ditangguhkan ke tarikh lain (tidak lebih 30 hari)

3 MESYUARAT AGUNG KHAS Jarang berlaku dan dinamakan juga mesyuarat agung luar biasa. Diarah oleh AJK atau diminta 1/3 ahli berdaftar dengan tujuan membubarkan ajk yang ada dan memilih ajk baharu mengubah perlembagaan atas keperluan yang mendesak menyelesaikan masalah kewangan yang kritikal

3 MESYUARAT AGUNG KHAS Diadakan dalam tempoh 5 hari dari tarikh permintaan. Paparan notis mesyuarat dan agenda sekurang-kurangnya 48 jam sebelum mesyuarat. Kuorum mesyuarat agung diterima pakai. Jika kuorum tidak mencukupi, mesyuarat hendaklah dibatalkan dan mesyuarat untuk tujuan yang sama tidak boleh diadakan dalam tempoh enam bulan.

MESYUARAT KHAS 4 Kekerapan: berdasarkan keperluan. Tujuan: membincangkan satu isu penting sahaja. Minit khas: disediakan dan diluluskan dalam mesyuarat jawatankuasa yang berikutnya.

5 MESYUARAT TERGEMPAR Subjenis mesyuarat jawatankuasa; lebih kurang mesyuarat khas. Tujuan: membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera. Contoh: hendak memecat ahli yang melanggar disiplin.

PERANAN & TANGGUNGJAWAB Ahli Jawatankuasa Tercatat dalam perlembagaan Peranan utama dimainkan oleh pengerusi Peranan urus setia/setiausaha terdapat dalam senarai semak dan pengurusan minit Akses kendiri & e-pembelajaran: rujuk contoh perlembagaan di http://www.geocities.com/jpmmpks/

KUALITI PENGERUSI Pengerusi perlu memiliki kualiti peribadi yang tenang, peramah, mesra boleh berfikir secara objektif dan jelas berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat berkeupayaan mengawal diri dan sentiasa berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha.

KUASA PENGERUSI Kuasanya mengatasi semua yang hadir dalam mesyuarat. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat muktamad. Dia mempunyai undi pemutus; digunakan apabila berlaku persamaan undi antara pencadang dengan pembangkang. Dia sahaja yang boleh memula dan menangguhkan mesyuarat ... mesti dilakukan tepat pada waktunya.

PERLAKUAN PENGERUSI Pengerusi Duduk … Ketika ahli mesyuarat sedang berucap, pengerusi perlu duduk kerana tiada sesiapa pun dibenarkan bercakap ketika pengerusi sedang berdiri. Pengerusi Berdiri … Ketika berucap pengerusi perlu berdiri kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa. Ahli Berdiri … Ahli juga hendaklah berdiri semasa berucap kecuali dalam mesyuarat jawatankuasa.

SASARAN PEMBICARAAN Sasaran pembicaraan ialah pengerusi. Soalan, komen atau pandangan mestilah ditujukan kepadanya pengerusi, bukan kepada orang tertentu dalam mesyuarat. Gunakan pembuka bicara yang sopan apabila memulakan ucapan seperti “Tuan Pengerusi, izinkan saya mengemukakan pertanyaan kepada ….” dan “Tuan Pengerusi, bolehkah pembicara menyatakan kepada kami …."

JIKA PENGERUSI BERTANDING Jika pengerusi bertanding untuk mempertahankan kedudukannya sebagai pengerusi, dia tidak boleh mempengerusikan mesyuarat itu semasa pengundian dijalankan. Naib pengerusi atau seorang pengerusi sementara mesti mengambil alih tempatnya. Sekiranya dia dilantik semula, dia bolehlah mempengerusikan mesyuarat seterusnya jika dipersetujui oleh ahli-ahli mesyuarat.

PENYINGKIRAN PENGERUSI Pengerusi boleh disingkirkan. Seorang ahli mengemukakan usul undi tidak percaya kepada pengerusi. Usul itu perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha. Jika usul itu mendapat sokongan ramai, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. Seterusnya, mesyuarat perlu memutuskan sama ada ditangguhkan atau dilantik pengerusi baharu. Undi tidak percaya seperti ini hanya berkuat kuasa untuk satu-satu mesyuarat. Jika hal ini berlaku, lazimnya pengerusi akan meletakkan jawatan.

3 Agenda AGENDA MESYUARAT Maksud: kertas yang menyenaraikan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat. Panduan 1: pengerusi berbincang dengan setiausaha tentang isi kandungan agenda. Panduan 2: Tidak perlu dijadikan agenda jika perkara itu boleh diputuskan oleh pihak pengurusan; dapat dilaksanakan secara bersurat atau melalui telefon.

BENTUK AGENDA Rangka … Tajuk sahaja; paling lazim. Lengkap … Tujuan setiap agenda dan rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan. Salinan Pengerusi … Lengkap dan ada ruangan kosong di bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya. Salinan Setiausaha … Sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

PENDAPAT KARUT Pendapat yang mengatakan agenda boleh dipinda atau ditambah sebelum mesyuarat adalah karut. Perlakuan ini menyusahkan orang yang serius melakukan persediaan sebelum mesyuarat. (Pegawai INTAN Kawasan Utara, 22 November 2000.)

SENARAI SEMAK     Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat. (Tatacara dan Pengendalian Mesyuarat)  Penting diikuti demi kelancaran mesyuarat.  Contoh yang disediakan berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal.  Dapat disusun semula berdasarkan tanggungjawab individu dalam urus setia.  Perlu disesuaikan dengan keperluan sebenar dan perkembangan semasa.

TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama pengerusi. 2. Merancang peruntukan masa setiap agenda. 3. Menempah bilik mesyuarat. 4. Menempah minuman. 5. Menyediakan fail. 6. Mencetak bahan (sekurang-kurangnya agenda dan minit) dan memasukkannya ke dalam fail. 7. Menyediakan kemudahan peralatan seperti LCD.       

TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 8. Memberitahu pihak yang akan menyediakan kertas kerja (jika ada). 9. Menentukan kertas kerja diterima dalam tempoh 1 hari sebelum mesyuarat. 10. Menyediakan salinan kertas kerja. 11. Menyediakan ringkasan eksekutif jika kertas kerja melebih 15 muka surat (tidak termasuk lampiran). 12. Menyusun agenda mesyuarat: perutusan pengerusi, mengesahkan minit mesyuarat yang lalu, perkara berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain, dan penutup.     

TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 13. Menyediakan surat jemputan yang mengandungi maklumat asas seperti nama jawatankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa mula dan masa dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama pengerusi, jenis pakaian. 14. Menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan. 15. Menghantar surat jemputan mesyuarat dan dokumen berkaitan sekurang-kurangnya 10 hari sebelum mesyuarat. 16. Menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas.*     *Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 17. Menentukan tempat duduk yang mencukupi disediakan dan jika perlu.* 18. Menyediakan dan menyusun tanda nama ahli-ahli mesyuarat yang akan hadir mengikut kekananan. * 19. Memastikan alat pembesar suara disediakan dan berfungsi. * 20. Memastikan alat-alat tulis disediakan di atas meja, jika perlu. * 21. Memastikan overhead projector dan peralatannya disediakan, jika perlu. * 22. Memastikan semula tempahan minuman ringan telah dibuat. *       *Sejam sebelum mesyuarat.

TINDAKAN PRAMESYUARAT Bil. Butiran 23. Berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan hadir. 24. Menyediakan senarai ahli yang akan hadir dua hari sebelum mesyuarat diadakan. 25. Meneliti maklum balas dan mengenal pasti tindakan bagi menyelesaikan masalah-masalah yang timbul, dua hari sebelum mesyuarat. 26. Menerangkan kepada ahli mesyuarat tentang cara memberi penghormatan (address) kepada pengerusi dalam mesyuarat, jika pengerusi baharu. 27. Mengingatkan ahli mesyuarat agar memberitahu pengerusi atau setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat.     

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Bil. Butiran 1. Mengedarkan buku kehadiran. 2. Menyimpan buku kehadiran. 3. Mencatat minit mesyuarat. 4. Mengedarkan bahan-bahan yang baharu diterima. 5. Memastikan minuman diterima pada masanya. 6. Mengedarkan minuman kepada pengerusi dan ahli terpilih, jika perlu. 7. Melaksanakan tugas khas yang diarahkan oleh pengerusi semasa mesyuarat seperti mengambil sesuatu di pejabat.       

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Bil. Butiran 1. Memastikan peralatan dan sisa minuman dikemaskan. 2. Menentukan bilik mesyuarat kemas selepas mesyuarat. 3. Mendraf minit, sehari selepas mesyuarat. 4. Menaip draf minit. 5. Menyemak draf minit kali pertama, dua hari selepas mesyuarat. 6. Menyemak draf minit kali kedua, dua hari selepas mesyuarat.      

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Bil. Butiran 7. Meyemak draf minit bersama pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat. 8. Mencetak minit yang sudah dipersetujui oleh pengerusi. 9. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran minit. 10. Mengedarkan minit yang telah diluluskan dalam tempoh seminggu selepas tarikh mesyuarat. 11. Menyediakan kertas lampiran untuk edaran borang tindakan susulan dengan menyatakan tempoh yang diberi untuk menyempurnakan borang itu ialah dua minggu.     

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Bil. Butiran 12. Mengedarkan borang tindakan susulan kepada mereka yang berkaitan sahaja sehari selepas minit mesyuarat diedarkan. 13. Mengutip semula borang tindakan susulan. 14. Merumus tindakan susulan (menganalisis dan membuat ringkasan). 15. Menyemak tindakan susulan. 16. Membincangkan tindakan susulan dengan pengerusi. 17. Mengedarkan rumusan tindakan susulan kepada semua ahli mesyuarat.      

5 Minit PENGURUSAN MINIT 10 fakta berasaskan PKPA 2/1991, standard kualiti yang pernah diamalkan dan pengalaman personal perlu dijadikan panduan.

Format PKPA 2/1991 … Format minit mesyuarat yang diperakukan oleh Kerajaan Malaysia terdapat dalam Lampiran A Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991). 1 Sediakan Secepat Mungkin … Draf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi untuk mendapat persetujuan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. 2

Pengedaran Minit …Minit mesyuarat yang telah disemak oleh Pengerusi hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat daripada satu minggu selepas mesyuarat diadakan itu. Edarkan minit sekali lagi sejurus sebelum mesyuarat berikutnya bermula*. 3 Minit Padat … Minit direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja. PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (iv). 4 * Ada kontroversi.

Tiada Kolum … PKPA 2/1991 tidak mencatatkan keperluan kolum untuk minit. INTAN dan agensi kerajaan yang utama mematuhi pekeliling itu. "Kami mematuhi PKPA dan Manual Latihan Pengurusan Mesyuarat dan Jawatankuasa Kerajaan yang dikeluarkan oleh MAMPU, " kata Encik Shahril Annuar Ahmad, Pegawai INTAN Kawasan Utara. 5 Tindakan … Perkataan "Tindakan" dihitamtebalkan dan dikanankan. 6

Jangan Ada-adakan yang Tak Perlu … Tidak perlu nama dan tandatangan setiausaha di akhir minit. Kenyataan disemak oleh pengerusi, ruangan tandatangan dan namanya juga tidak perlu. Rasional: nama setiausaha sudah ada dalam senarai; minit disahkan dalam mesyuarat bukan oleh pengerusi. Tidak perlu dicatat "disemak oleh pengerusi" kerana itu tugas rutinnya. 7 Penomboran … Baik ikut sistem perpuluhan atau gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan dan angka Roman kecil dalam kurungan. 8

Ada Sistem Pengesanan … Urus setia bertanggungjawab mengesan pelaksanaan keputusan mesyuarat dengan menggunakan borang khas (Lampiran B). PKPA 2/1991, Peraturan 5 (c) (vi). 9 Penutup … Tidak perlu ditulis tajuk bagi bahagian penutup. 10

TINDAKAN SUSULAN     Dapat memendekkan masa perkara berbangkit. Gunakan borang yang sesuai untuk mendapat maklum balas.  Catatkan petikan minit dan hantar kepada semua ahli dua minggu sebelum mesyuarat yang berikutnya.  Dapatkan respons melalui telefon atau secara bersemuka.

TINDAKAN SUSULAN JAWATANKUASA INDUK KEUTUHAN KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA 4/200X Bil. Para Perkara Tindakan Maklum Balas 3.20 Agihan Peruntukan RMT di Negeri Sabah Tidak Mengikut Bilangan Murid yang Diluluskan Mesyuarat maklum, mengikut Surat Pekeliling Kewangan 7/2002, bilangan murid yang layak menerima RMT pada tahun 2003 ialah 37,800 orang. Bilangan ini sama dengan tahun 2000-2004. Semakan audit mendapati pertambahan murid yang layak sehingga tahun 2004 ialah 78, 291 orang. Bagi menentukan RMT dapat dimanfaatkan kepada semua murid yang layak. JPN telah mengurangkan bilangan hari RMT dari 190 hari kepada 92 hari sahaja. JPN Sabah 3.21 ….

TINDAKAN SUSULAN MINIT MESYUARAT JK. KURIKULUM NEGERI 2/200X Agenda Perkara Tindakan 1 1.2.1 Kurikulum merupakan aspek utama di sekolah. Pemberatan bagi kurikulum ialah sebanyak 75% berbanding 25% pengurusan kokurikulum dan bidang-bidang lain. Telah dimaklumkan kepada staf akademik melalui memo dalaman. 4 4.1.3 iii. Penguasaan 3M dalam kalangan pelajar lemah. Oleh hal yang demikian, semua pihak perlu turun padang untuk menangani masalah ini bermula pada hari pertama persekolahan. Isu ini diberi perhatian dalam Projek Pensiangan-Salinatan dan Teaching School. 5 5.2.3 Pemuafakatan antara pihak maktab, PPG, PPD dan juga pihak jabatan pendidikan negeri perlu diperkemas agar aktiviti-aktiviti yang dirancang dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan. Pemuafakatan maktab dengan PPG dan PPD amat baik. Semua program/projek KPKM, Teaching School, Pensiangan-Salinatan, dll. tidak menghadapi masalah.

TK SEKIAN TERIMA KASIH