Sepintas Kenali… PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA LUMPUR PP UTMKL

Pengenalan UTM Kuala Lumpur (UTMKL) mempunyai keluasan 18 hektar (47 ekar) terletak di Jalan Sultan Yahya Petra, berada pada lokasi yang amat strategik ditengah Bandaraya Kuala Lumpur. Bermula sebagai sebuah Sekolah Teknik pada tahun 1904, UTMKL telah mengalami perubahan yang pesat menjadi Maktab Teknik pada 1 Mac 1955, kemudiannya menjadi Maktab Teknik pada tahun 1955. UTMKL dinaik taraf kepada Institut Teknologi Kebangsaan pada tahun 1972 dan seterusnya dinaik taraf kepada Universiti Teknologi Malaysia pada tahun 1975. Kampus induk UTM telah berpindah ke Skudai, Johor pada tahun 1989 dan mengekalkan sebahagian daripada Pejabat Pendaftar sebagai Pusat Pentadbiran UTM di kampus Kuala Lumpur.

VISI MISI OBJEKTIF Objektif, Misi, Visi Meningkatkan prestasi pentadbiran Universiti melalui budaya korporat untuk menyediakan penyelesaian pentadbiran yang cekap, berkesan dan profesional Menjamin maklumat dan rekod pengurusan modal insan sentiasa bersepadu, lengkap, tepat dan selamat Memastikan kawalan keselamatan kampus sentiasa cemerlang Prihatin terhadap kebajikan staf Menjadi pusat pengurusan Universiti bertaraf dunia bagi Mendukung Aspirasi Universiti Menerajui pengurusan dan pentadbiran Universiti berteraskan kualiti menerusi pengurusan endah bagi memenuhi kehendak pelanggan VISI MISI OBJEKTIF

Dasar Kualiti DASAR KUALITI PP KL Objektif Kualiti PP KL Dasar Kualiti Pejabat Pendaftar UTM menyediakan rangka kerja dan menilai objektif kualiti serta menjadi panduan kepada semua staf PP melaksanakan tugas dan tanggungjawab berdasarkan nilai teras 5K:- kompeten, kreatif, konsistan, komited dan komunikatif. Untuk mencapai Dasar Kualiti berkenaan, staf PP beriltizam mengamalkan budaya kerja cemerlang dan profesional berpandukan objektif kualiti dalam SPK ISO 9001:2008 PKP. DASAR KUALITI PP KL Kami komited untuk memberi perkhidmatan cemerlang dalam Pengurusan Modal Insan, Keselamatan dan Pentadbiran bagi memenuhi kehendak pelanggan melalui pengurusan kualiti yang menyeluruh dan penambahbaikan yang berterusan selari dengan Visi dan Misi Pejabat Pendaftar dan UTM

Objektif Kualiti 1 Meningkatkan prestasi pentadbiran Universiti melalui budaya korporat untuk menyediakan penyelesaian pentadbiran yang cekap, berkesan dan profesional. Menjamin maklumat dan rekod pengurusan modal insan sentiasa bersepadu lengkap, tepat dan selamat. Memastikan kawalan keselamatan kampus sentiasa cemerlang Prihatin terhadap kebajikan staf. 2 3 4

Piagam Pelanggan 1 Memberi perkhidmatan yang mesra kepada pelanggan dengan tepat dalam tempoh yang dijanjikan. Memastikan pengurusan perjawatan dan perkhidmatan staf mengikut perancangan dan kriteria yang ditetapkan. Memastikan pembangunan modal insan memenuhi perancangan, kompetensi dan laluan kerjaya yang ditetapkan. Memastikan suasana kehidupan kampus yang mesra, selesa dan selamat. 2 3 4

Pengiktirafan ISO 9001 : 2008

Carta Organisasi

Struktur Fungsi KETUA BAHAGIAN ( N 48 ) LATIHAN DAN PENGURUSAN KUALITI ( N 44 ) PENGURUSAN MODAL INSAN (PERKHIDMATAN) ( N 44 ) PENGURUSAN MODAL INSAN (PERJAWATAN) ( N 44 ) PENTADBIRAN DAN KEWANGAN ( N 27 ) KESELAMATAN ( KP 41 ) Peperiksaan Perkhidmatan Pembangunan Modal Insan (Kursus/Latihan/ Seminar/Bengkel) Aktiviti Kualiti (5S, KIK, SPP, ISO) Pengurusan dokumen kualiti dan OSHE. Perkhidmatan Personel (gaji, pencen, elaun, BKRP, cuti dsb Pengurusan Sistem Maklumat Staf dalam SMS, HrFIN, dan HrMIS SKT dan LPPT Tatatertib dan pengisytiharan harta Perkhidmatan Personel yang lain Belanjawan Perjawatan Urusan pelantikan staf kumpulan pelaksana (B, C dan D) Perkhidmatan Staf Kontrak Pengurusan Data dan Perangkaan Staf UTM KL Perkhidmatan Visa Staf Antarabangsa Urusan Rayuan Gaji Urusan Pertukaran Staf UTM KL Belanjawan Mengurus/ kewangan Perolehan dan Inventori Urusan mel UTMKL Sistem Fail Pengurusan Arkib Kemudahan Perubatan dan Kebajikan Staf Urusan Kad matrik staf dan pelajar Tempahan tiket Keselamatan harta benda dan kawalan ketenteraman kampus Pengurusan Lalulintas & Siasatan Penguatkuasaa n Peraturan Universiti Disiplin dan Latihan Staf Keselamatan Kebombaan

1 2 3 4 5 Perkhidmatan Unit Pembangunan Modal Insan Perkhidmatan Yang Disediakan Unit Pembangunan Modal Insan Unit Perjawatan Unit Pengurusan Modal Insan Unit Keselamatan 1 Pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 Pelaksanaan program kualiti Pejabat Pendaftar (5S & KIK) Indeks Kepuasan Pelanggan (CSI) dan Indeks Kepuasan Staf (ESI) Pengurusan latihan /bengkel/kursus untuk staf UTMKL Staf mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun 2 3 4 5

1 2 3 4 Perkhidmatan Unit Perjawatan Perkhidmatan Yang Disediakan Unit Pembangunan Modal Insan Unit Perjawatan Unit Pengurusan Modal Insan Unit Keselamatan 1 Pengurusan pengambilan dan perlantikan staf (tetap dan kontrak) Kumpulan Pelaksana B, C dan D Pembaharuan kontrak perletakan jawatan dan penamatan perkhidmatan bagi staf pelaksana kontrak Pengurusan imigresen staf akademik bukan warganegara bagi UTM KL Bajet dan perangkaan perjawatan UTM KL 2 3 4

1 2 3 4 Perkhidmatan Unit Pengurusan Modal Insan Perkhidmatan Yang Disediakan Unit Pembangunan Modal Insan Unit Perjawatan Unit Pengurusan Modal Insan Unit Keselamatan 1 Merancang dan memastikan segala urusan berkaitan personel staf dilaksanakan dengan teratur Menguruskan semua urusan berkaitan personel staf sepanjang tempoh perkhidmatan di Universiti Merekod dan memastikan segala perubahan perkhidmatan staf direkod dalam buku kenyataan rekod perkhidmatan staf dengan teratur Memastikan perkhidmatan yang cepat, mesra dan tepat 2 3 4

1 2 3 4 Perkhidmatan Unit Keselamatan Perkhidmatan Yang Disediakan Unit Pembangunan Modal Insan Unit Perjawatan Unit Pengurusan Modal Insan Unit Keselamatan 1 Pentadbiran Keselamatan – menguruskan berkaitan sumber manusia, kursus, perolehan, kewangan, kerja lebih masa, pas kontrak, kebajikan, kunci pendua, rekod peralatan, kelengkapan anggota dan tadbiran am Kawalan dan Operasi – kawalan pintu masuk, rondaan, keselamatan, operasi berkala, keselamatan ruang, kunci utama, kad akses, latihan, pencegahan jenayah, pencegahan kebakaran, ketenteraman awam dan pas masuk harian Siasatan – penyiasatan kes risikan, pemeriksaan air kencing/alkohol, cctv, operasi pas pekerja, kontrak dan penyediaan laporan kes Pengurusan Bencana – ERT (Emergency Respons Team) dan latihan kebombaan 2 3 4