TAKLIMAT PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM TAHUN 2015 6 FEBRUARI 2014 (KHAMIS)

PENGEJATAN STRUKTUR ORGANISASI JPA telah mengambil langkah pengejatan struktur organisasi dengan: delayering (pengurangan lapisan hierarki) employee-centric Lean pengurangan perjawatan (mengoptimumkan penggunaan sumber) penempatan semula kakitangan

KEPERLUAN PERJAWATAN N1 J17 C17 N11 J29 C27 Nisbah pensyarah dengan kakitangan pentadbiran secara keseluruhannya pada masa ini ialah 1:5. Matlamat yang ingin dicapai ialah 1:0.75 pada tahun 2015 Kakitangan pentadbiran dan pelaksana yang dilantik perlu multi tasking dan tidak menjurus kepada kerja khusus sahaja Analisis kerja / bidang tugas perlu disemak dan dikaji semula sesuai dengan pelantikan staf yang kos efektif selari dengan Pekeliling Perkhidmatan terbaru dengan penambahbaikan skim perkhidmatan seperti berikut: N1 J17 C17 N11 J29 C27

KEPERLUAN PERJAWATAN (samb.) Keperluan perjawatan boleh mengambil kira kekosongan jawatan yang dirasakan tidak lagi relevan untuk digantikan dengan perjawatan yang lebih kos efektif tanpa meningkatkan implikasi kewangan Contoh: Jawatan Gred Wujud Mansuh Jumlah Gaji Min ITP ITK/ ITKA Implikasi 1 Jawatan Sebulan 1 jawatan setahun Pegawai Tadbir N48 1 - 4,914.87 700 550 6,164.87 73,978.44 N41 3 -3 1,910.02 250 300 2,460.02 29,520.24 -88,560.72 JUMLAH 4 (14,582.28)

NISBAH KENAIKAN PANGKAT Peluang kenaikan pangkat perlu diselaraskan dengan peluang kerjaya Laluan kerjaya setiap staf perlu dirancang supaya di akhir kerjaya sekurang-kurangnya satu peningkatan kerjaya diperolehi Contoh nisbah kenaikan pangkat adalah seperti berikut: Kumpulan Gred Jumlah Nisbah P&P 48 1 1:3/5 44 3/5 Pelaksana 27 1:5/7 22 5/7 Teknikal/Paramedik 29 1:3/4 3/4

PROSES PERMOHONAN PERJAWATAN (TAHUN 2014) 26 Februari 2013 - Permohonan perjawatan di luar ABM bagi tahun 2014 UKM dikemukakan ke KPT 17 Disember 2013 - Mesyuarat bagi membincangkan hal ehwal perjawatan di IPTA di KPT 6-9 Januari 2014 - Bengkel Kajian Permohonan Perjawatan di Luar ABM Tahun 2014 di JPA 16 Januari 2014 - Kertas Kerja Perjawatan di Luar ABM UKM tahun 2014 dikemukakan ke JPA berserta sesi rundingan akhir 27 Januari 2014 - Pengemaskinian kertas pertimbangan dan slide pembentangan di JPA 30 Januari 2014 - Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pembangunan Organisasi (JKKPO)Bil. 1/2014 di JPA Pihak KPM,JPA,MOF akan membuat penyelarasan terakhir dan keputusan permohonan dijangka pada MAC 2014 melalui S.K.P (Surat Kelulusan Perjawatan)

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (TAHUN 2015) TUJUAN penyusunan semula struktur organisasi; atau pengukuhan perjawatan; atau penubuhan PTJ baru LATAR BELAKANG Sejarah penubuhan penyusunan semula - jelaskan latar belakang penubuhan pengukuhan perjawatan - jelaskan latar belakang bahagian/jabatan terlibat penubuhan PTJ baru - nyatakan asas penubuhan dan keputusan LPU/MPU/SENAT/Mesyuarat yang berkaitan

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb.) Visi, Misi, Objektif dan Fungsi sedia ada penyusunan semula dan pengukuhan perjawatan - nyatakan visi,misi,objektif dan fungsi sedia ada penubuhan PTJ baru - nyatakan visi,misi,objektif dan fungsi yang dicadangkan Ringkasan Perjawatan ringkasan keseluruhan perjawatan sedia ada dan pengisian mengikut skim perkhidmatan dan gred jawatan LAMPIRAN I ringkasan perjawatan sedia ada dan pengisian mengikut bahagian-bahagian atau bahagian yang terlibat dalam organisasi * maklumat pengisian jawatan hendaklah mengambil kira pengisian  tetap/percubaan/sementara sahaja

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb.) Carta Organisasi carta organisasi keseluruhan yang menunjukkan bahagian-bahagian sedia ada berserta skim perkhidmatan dan gred jawatan ketua bahagian LAMPIRAN A1 carta organisasi bahagian yang terlibat berserta skim perkhidmatan dan gred jawatan bagi semua jawatan LAMPIRAN A1(a) Carta Fungsi carta fungsi keseluruhan yang menunjukkan fungsi umum bahagian-bahagian sedia ada carta fungsi sedia ada bahagian yang terlibat secara terperinci

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb.) PERMOHONAN AGENSI Mengemukakan carta organisasi dan carta fungsi cadangan LAMPIRAN B1 yang mengandungi: jumlah jawatan yang dipohon naik/turun gred jawatan pemansuhan, tukar ganti atau agihan semula jawatan penambahan/pengurangan program/aktiviti/sub- aktiviti pewujudan/pemansuhan/penggabungan bahagian/jabatan/unit

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb.) carta cadangan agensi hendaklah mengandungi ringkasan perjawatan sedia ada dan cadangan yang diwarnakan berdasarkan petunjuk berikut: Hijau - Jawatan Naik Gred Kuning - Jawatan Baru/Tambahan Merah Jambu - Jawatan Turun Gred Biru - Jawatan Agih/Pindah Oren - Jawatan Mansuh

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb.) ASAS PERMOHONAN menjelaskan asas-asas bagi permohonan contoh seperti berikut: keputusan atau arahan seperti keputusan Mesyuarat MPU/LPU/Senat atau mana-mana keputusan yang menyebabkan permohonan perjawatan diperlukan; perubahan visi,misi dan objektif; perluasan fungsi/skop tanggungjawab; perundangan/peraturan/sedia ada atau baru yang mempunyai implikasi terhadap keperluan perjawatan; perubahan kepada bilangan dan gred jawatan perjawatan akibat pengenalan teknologi baru serta penambahbaikan sistem kerja.

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb.) maklumat terperinci hendaklah dikemukakan berdasarkan fakta-fakta berikut: perubahan kompleksiti tugas; pewujudan norma perjawatan iaitu garis panduan/standard/indicator yang digunapakai atau yang baru. Contoh nisbah di antara penyelia dan kakitangan dibawahnya atau tempoh masa yang diambil untuk menyempurnakan satu-satu tugas; pertambahan/pengurangan beban tugas dengan menunjukkan data perbandingan beban tugas semasa dan sebelum; perbandingan/penandaarasan samaada secara dalaman atau luaran dengan IPTA  dalam atau luar negara yang setanding dari segi fungsi, saiz dll; menyediakan maklumat-maklumat tambahan serta statistik untuk tempoh lima (5) tahun terakhir bagi menyokong permohonan.

PANDUAN DAN TATACARA PERMOHONAN PERJAWATAN DI LUAR ABM (samb.) IMPLIKASI KEWANGAN guna format yang disediakan LAMPIRAN III

FORMAT KERTAS PERMOHONAN PERJAWATAN TAJUK KERTAS PERMOHONAN TUJUAN LATAR BELAKANG PERMOHONAN AGENSI ASAS PERMOHONAN ULASAN KEMENTERIAN/ SUK NEGERI (MANA BERKAITAN) ULASAN KETUA PERKHIDMATAN JAWATAN KADER (JIKA BERKAITAN) IMPLIKASI KEWANGAN SYOR AGENSI LAMPIRAN Carta Organisasi Keseluruhan (Sedia Ada) - Lampiran A1 Carta Fungsi Keseluruhan (Sedia Ada) -Lampiran A2 Carta Organisasi Bahagian/Unit (Sedia Ada) - LampiranA1(a),(b)... Carta Fungsi Bahagian/Unit (Sedia Ada) - Lampiran A2(a),(b)... 5. Carta Organisasi Keseluruhan (Cadangan Agensi) - Lampiran B1 6. Carta Fungsi Keseluruhan(Cadangan Agensi) - Lampiran B2 7. Carta Organisasi Bahagian/Unit (Cadangan Agensi)- Lampiran B1(a),(b)... Carta Fungsi Bahagian/Unit (Cadangan Agensi) - Lampiran B2(a),(b)... Ringkasan Jawatan Dipohon - Lampiran C Ringkasan Keseluruhan Jawatan Sedia Ada - Lampiran I dan Pengisian Mengikut Skim Perkhidmatan 11. Ringkasan Jawatan Sedia Ada dan Pengisian - Lampiran II Mengikut Bahagian 12. Ringkasan Implikasi Kewangan - Lampiran III i

KERTAS PERMOHONAN Satu sesi pembentangan bagi semua permohonan yang dikemukakan akan diadakan pada 3 Mac 2014 (Isnin) Kertas permohonan perjawatan perlu dikemukakan kepada Jabatan Pendaftar pada atau sebelum 6 Mac 2014 (Khamis) Format lengkap boleh di muat turun melalui laman web Jabatan Pendaftar berserta contoh slide pembentangan JPA dan format implikasi kewangan Semua permohonan yang dikemukakan ke JP sepanjang tahun 2013 yang menggunakan format luar ABM akan dibawa ke permohonan 2015. Pihak PTJ diminta mengkaji secara menyeluruh keperluan perjawatan sebelum mengemukakan permohonan. Semua permohonan hendaklah dibuat secara bersekali bukan secara rincih.

SEKIAN TERIMA KASIH