Bab 7 : Dinamik Kumpulan

Definisi : Dinamik Kumpulan dinamik kumpulan adalah kesan kumpulan terhadap kelakuan individu dan prestasi kumpulan atau wakil kumpulan atau pasukan yang bermesyuarat utk mengatasi sesuatu isu

perkataan ‘dinamik’ adalah daripada perkataan Greek yang bermaksud kuasa sesuatu tugas itu dilaksanakan secara bersama dan dibincangkan terlebih dahulu sebelum ia dilaksanakan pelopor dinamik kumpulan Kurt Lewin menerangkan bagaimana pelbagai jenis kepimpinan melahirkan berbagai jenis tindak balas dalam sesuatu kumpulan

Elton Mayo dan rakan-rakan turut menyumbang dalam perkembangan kumpulan kecil di mana menunjukkan kecenderungan pekerja menubuhkan kumpulan informal melibatkan kepuasaan dan keberkesanan kerja yang dilakukan kumpulan tersebut berperanan utk berinteraksi antara satu sama lain secara bersemuka, memelihara pola kebergantungan antara satu sama lain

Kumpulan kecil sebenarnya merupakan penggerak mewakili kumpulan besar kerana kumpulan kecil lebih mudah dan cepat berinteraksi berbanding kumpulan besar Kajian dan sumbangan Mayo mendapati bahawa kewujudan kumpulan tidak formal juga adalah sebagai sumber motivasi pekerja Oleh itu,kepentingan kumpulan mempengaruhi tingkah laku individu dalam kerja

Kumpulan formal dan tidak formal Kumpulan formal: dibentuk oleh pengurusan utk menyiapkan sesuatu tugas, juga digelar sebagai “kumpulan petugas”, antara tugasnya seperti pengeluaran, jualan, pelaksanaan dsb kumpulan tidak formal: kumpulan sosial atau kebajikan untuk memenuhi keperluan ahli yang tidak dapat dipenuhi oleh ahli formal Contoh:kelab rekreasi, kumpulan nasyid dsb

mengikut Sayles “Behavior of Industrial Work Groups” terdapat 2 jenis kumpulan informal : kumpulan eratik adalah kumpulan yang menentang pengurusan dgn cara yang tidak teratur, menyebabkan kumpulan tidak kuat untuk menentang pihak pengurusan kumpulan strategik yang dibentuk dengan cara baik dan berdisplin atau mengikut peraturan

sebagai contoh, kumpulan formal membantu kumpulannya mencapai sesuatu matlamat yang diperjuangkan, sementara kumpulan tidak formal pula membantu individu mencapai matlamat diri masing- masing

Terdapat 2 fungsi kumpulan kecil dalam organisasi: Fungsi Tugas Fungsi Pemeliharaan

Fungsi Tugas ialah kegiatan kumpulan yang dilakukan untuk mencapai sesuatu matlamat aktiviti seperti bekerja ke atas tugas yang kompleks atau bebas tetapi fungsi tugas dapat membentuk penyelesaian terhadap masalah yang memerlukan input daripada ramai orang

Fungsi Pemeliharaan ahli-ahli dalam organisasi mempunyai pelbagai keperluan yang mampu dipenuhi oleh kumpulan meliputi keperluan interaksi sosial seperti persahabatan, sayang-menyayangi, sokongan dan juga gabungan menyediakan satu pengenalan dan juga kemegahan diri

misalnya, seseorang itu boleh menunjukkan kebolehannya setelah ia diperkenalkan oleh kumpulan mana ia mewakili fungsi pemeliharaan juga boleh mengurangkan ketidakpastian dan kebimbangan individu atau ahli dalam kumpulan untuk mengurangkan masalah

PEMBENTUKAN DAN PEMBANGUNAN KUMPULAN tarikan antara personal disebabkan seseorang tertarik dengan seorang yang lain, biasanya berasaskan kepada 3 faktor iaitu dari segi kesamaan, perbezaan dan kecekapan tugas atau minat dari segi kesamaan, peribahasa Inggeris “Birds of a feather together” bermaksud seseorang itu mahu bersama-sama dengan orang yang mempunyai minat sama seperti

latar belakang sosial ekonomi dan pendidikan sama, jadi lebih mudah menyesuaikan diri dari segi perbezaan pula, “Opposites Attract”, di mana seseorang itu mudah tertarik kepada benda yang berbeza dengannya disebabkan ingin mencari kepuasan, keperluan dan kekurangan masing- masing seperti penjual memerlukan pembeli, pengurus dengan pekerja dsb

(2) Matlamat Kumpulan disebabkan matlamat kumpulan itu sama dengan matlamatnya contoh, seseorang memasuki kumpulan pengurusan kualiti total (TQM) yang dipimpin oleh seorang pengurus kerana ia percaya dengan matlamat kerja dan mahu mendalami dan memperluaskan pendekatan kerja

(3) Aktiviti Sosial kegiatan sosial sesebuah kumpulan boleh menarik ahli-ahli dengan mudahnya contoh, kumpulan kebudayaan, kumpulan bola sepak dsb yang memberikan kepuasan dan rasa seronok dalam kegiatan tersebut

(4) Interaksi Sosial merupakan keinginan individu menjadi sebahagian dalam kumpulan supaya dapat mengenali antara satu sama lain contohnya diadakan hari keluarga

(5) Ahli kumpulan sebagai alat untuk mencapai matlamat contohnya, ahli-ahli perniagaan menjadi ahli di merata kelab di dalam dan luar negara demi kepentingan perniagaan masing- masing, di mana mereka berpeluang berjumpa bakal klien

(6) Kedekatan Fizikal kumpulan ini biasanya mudah bekerjasama menjalankan sesuatu tugas yang dipersetujui seperti bergotong-royong membersihkan kawasan atas sikap kejiranan (7) Sinergi Kumpulan merupakan suatu kumpulan yang berpendapat bahawa kerja kumpulan adalah lebih baik bagi memperolehi hasil yang lebih baik

PERKEMBANGAN STRUKTUR KUMPULAN perkembangan kumpulan adalah hasil daripada penubuhan kumpulan sendiri struktur kumpulan ialah satu pola status perhubungan yang berlaku di kalangan ahli kumpulan struktur kumpulan dapat mengawal ahli kumpulan melalui peranan individu dan melalui norma kumpulan

Peranan Individu ialah satu set kelakuan yang dijangkakan bagi seseorang ahli yang mengisi kedudukan dalam kumpulan Mengikut Shaw dalam “An Overview of Small Group Behaviour”- bahawa peranan individu dilihat berbagai perspektif iaitu dari segi apa yang dijangkakan melalui tanggapan dan dari apa yang dilakukan

peranan yang dijangkakan ialah apa yang diharapkan oleh ahli untuk mereka dilakukan peranan tanggapan pula ialah apa orang lain fikir tentang sesuatu kelakuan yang sepatutnya dilakukan oleh ahli misalnya sesuatu kumpulan mengharapkan seseorang pakar dalam sesuatu tugas tetapi apa yang dikehendaki oleh ahli ialah memimpin kumpulan itu pada keseluruhannya

(ii) Norma Kumpulan ialah satu set kepercayaan, perasaan, sikap yang dikongsi bersama oleh ahli kumpulan Norma kumpulan berbeza dari peranan individu kerana norma kumpulan lebih ditujukan kepada semua kumpulan Bagi peranan individu lebih dikaitkan kepada sesuatu kedudukan yang disandang oleh seseorang dalam kumpulan

Ciri-ciri Norma Kumpulan (1) Ciri yang wakili kumpulan:- individu menunjukkan sifat melalui personalitinya di mana norma kumpulan dipanggil “group syntality” yang menunjukkan darjah perhubungan antara ahli berstruktur dengan kepatuhan terhadap norma kumpulan (2) Ciri yang berkait dengan kelakuan penting oleh kebanyakan ahli kumpulan:- norma kumpulan dibentuk kerana kemahuan ahli kumpulan satu set panduan kelakuan dengan aspek-aspek penting kehidupan dan perjuangan

(3) Ciri yang menyediakan satu asas untuk meramalkan kelakuan orang lain:- Misalnya kalau norma kumpulan menggalakkan komunikasi, maka ahlinya akan sentiasa ikhlas menerima teguran dan pandangan terhadap kelakuannya dalam kumpulan (4) Ciri sebagai asas bagi mengawal dan menguatkuasakan kelakuan ahli:- Keseragaman tindakan akan diakuri jika kumpulan berkenaan ingin terus hidup dan mencapai matlamat

Ciri yang boleh digunakan oleh semua ahli tetapi diseragamkan Memberi peluang kepada ahli berkeupayaan tinggi untuk lebih bebas menyeleweng daripada norma kumpulan sekiranya tindakan itu memanfaatkan ahli dalam organisasi

PEMBENTUKAN KUMPULAN YANG TEGUH DAN MATANG ahli kumpulan bangga dengan pencapaian mereka kerana berbagai manfaat diperolehi mengikut J.R&L.M. Gibb dalam artikelnya “The Group Growing Organization” mengatakan bahawa kumpulan matang jauh berbeza dengan kumpulan yang tidak matang antara sebabnya ialah kepercayaan yg mutual, komunikasi yg tulin, pengaruh yg mutual dan kawalan diri

Dinamik Kematangan Kumpulan Rajah menunjukkan kepercayaan adalah sebagai tonggak pengggerak utama kematangan kumpulan Dengan adanya kepercayaan maka memudahkan pertukaran maklumat untuk menyelesaikan masalah kepercayaan komunikasi pengaruh kawalan

FAKTOR-FAKTOR MEMPENGARUHI PRESTASI KUMPULAN mengikut Chung dan Megginson faktor-faktor yang mempengaruhi ciri-ciri kumpulan dan prestasinya:- ciri tugas ciri ahli komposisi kumpulan sturktur kumpulan proses kumpulan

FAKTOR-FAKTOR MEMPENGARUHI PRESTASI KUMPULAN ciri tugas mudah bermaksud mudah dilakukan oleh individu secara bebas seperti fungsi menyimpan rekod dan pemeliharaan yang rutin kompleks berteknikal dari segi turutan kerja tidak boleh dibahagikan kepada bahagian yang berasingan memerlukan tumpuan kumpulan misalnya penyediaan kertas cadangan sesuatu projek

FAKTOR-FAKTOR MEMPENGARUHI PRESTASI KUMPULAN kompleks bersosial kerja yang memerlukan orang yang mempunyai banyak maklumat misalnya menyedia belanjawan mudah tetapi membahagikan peruntukan agak sukar kompleks sosial dan teknikal memerlukan orang benar-benar mahir contoh;kemahiran membuat program ke angkasa lepas memerlukan teknik dan sosial yang tinggi

(b) Ciri ahli kebolehan;iaitu kemahiran, pengetahuan dan pengalaman yang ada pada ahli kumpulan personaliti ekstrovert; iaitu orang yang ekstrovert, berkuasa dan agresif personaliti autoriti;patuh kepada norma kumpulan

(c) Komposisi Kumpulan (i) kepelbagaian ahli;latar belakang ahli dan amat sesuai bagi tugas kompleks kerana ahli boleh bekerja dalam bermacam tugas (ii) pertalian kumpulan;ahli mempunyai matlamat yang sama

(iii) kepatuhan kumpulan; kelakuan individu mengikut kehendak kumpulan, misalnya perancangan pentadbiran Kennedy, penasihat seperti Dean Rusk, Robert McNamara dan Robert Kennedy membincangkan isu pelanggaran Cuba pada tahun 1961. John Kennedy tidak berpeluang untuk menyoal keputusan ahli kumpulannya. Jika ada yang persoalkan, maka dengan mudah pendapat ahli itu diketepikan dengan persetujuan dan perpaduan ramai

(d) Faktor Struktur Kumpulan saiz kumpulan; saiz yang paling sesuai ialah 3 -4 orang untuk menyelesaikan masalah mudah manakala 5- 7 orang bagi masalah yang kompleks

(d) Faktor Struktur Kumpulan ahli yang terlalu ramai dalam kumpulan adalah kurang keberkesanannya:- menggalakkan interaksi berlebihan sehinggakan perkara remeh dan tidak berkaitan turut dikemukakan menubuhkan satu klik atau bahagian dalam kumpulan yang berpendapat keputusan mereka adalah kukuh Timbul kurang kerja atau tugas dalam kumpulan; kesannya ahli mengharapkan orang lain melakukan tugas mereka

(d) Faktor Struktur Kumpulan Rangkaian Komunikasi ialah pola komunikasi atau interaksi di kalangan kumpulan yang pelbagai biasa berbentuk unilateral atau sehala, rangkaian “Y” dan roda, rangkaian bulatan dan semua saluran

(d) Faktor Struktur Kumpulan (1) Rangkaian sehala Pengurus Ahli – ahli (members) Cara ini berlaku apabila pengurus mempunyai maklumat atau arahan yang disampaikan kepada orang bawahannya

(d) Faktor Struktur Kumpulan (2) Rangkaian Y dan roda Pengurus Pengurus Proses penyampaian maklumat yang mengalir daripada pengurus yang mempunyai kawalan arah aliran maklumat yang hendak ditujukan

(d) Faktor Struktur Kumpulan Rangkaian bulatan Satu bentuk maklumat atau arahan yang disampaikan daripada seseorang subordinat kepada subordinat yang lain pengurus ( bulatan )

(d) Faktor Struktur Kumpulan Rangkaian semua saluran ahli dalam kumpulan yang berkomunikasi antara satu sama lain yang mempunyai sedikit sahaja kawalan penyeliaan, biasanya tugas yang kompleks yang memerlukan interaksi tinggi antara pakar atau pihak berkenaan

(d) Faktor Struktur Kumpulan (5) Proses keputusan kumpulan Dibahagikan kepada 4 kategori:- (i) interaksi (ii) nominal (iii) “Delphi” (iv) kreatif

Proses kumpulan interaksi proses kerap digunakan oleh kumpulan kerana cara memperoleh pendapat dan maklumat ialah melalui interaksi di kalangan ahli dalam membuat keputusan Proses kumpulan nominal ahli kumpulan tidak mengambil bahagian, pendekatan “Round-robin” dijangka menggalakkan mereka memberi pendapat dengan bercakap atau bertulis

(iii) Teknik “Delphi” Teknik mencari pendapat daripada pakar tanpa penglibatan perbincangan kumpulan, di mana setiap pakar diberikan masalah, kemudian pendapat mereka dikumpul, disusun dan kemudian diagihkan semula kepada semua pakar dalam kumpulan dan dibuat penilaian Menurut Adler dan Ziglio E. (1996), teknik Delphi merupakan komunikasi di dalam kumpulan antara panel berlainan tempat dan kepakaran yang berselerak dan teknik ini membenarkan pakar-pakar untuk menyelesaikan masalah yang kompleks secara sistematik

Tujuan utama penggunaan teknik Delphi ialah bagi mengatasi kelemahan tindakan komuniti yang biasa dijalankan Interaksi kumpulan di dalam teknik ini adalah tidak diketahui samada di dalam memberikan komen, ramalan atau sebagai pemula sesuatu isu tetapi semua aktiviti akan dipaparkan kepada ahli kumpulan. Ianya bertujuan bagi mengelakkan daripada diketahui oleh mana-mana pengecam dan ketidaktelusan di dalam memberikan cadangan, pendapat dan sebagainya, yang akhirnya boleh mempengaruhi keputusan yang akan diambil Cara ini dianggap tinggi mutunya kerana tidak perlu bersemuka tetapi dalam bentuk tulisan

Secara ringkasnya terdapat sepuluh prosedur dalam perlaksanaan teknik Delphi ini iaitu:- Pembentukan kumpulan atau pelantikan individu untuk mengawasi dan memantau perlaksanaan teknik Delphi ke atas sesuatu subjek atau isu yang diberikan Pemilihan ahli panel untuk terlibat di dalam perbincangan. Biasanya ahli-ahli panel adalah di kalangan yang pakar di dalam bidang yang berkaitan Pembinaan soal selidik bagi pusingan yang pertama di mana senarai soalan pertama biasanya mengumpul data kualitatif yang membolehkan ahli panel untuk memberi pendapat pada topik yang akan dibincangkan

Pengujian soal selidik bagi tujuan pengemaskinian perkataan yang sesuai (contoh: kesamaran dan kekaburan sesuatu perkataan) Penghantaran soal selidik pertama kepada ahli-ahli panel Menganalisis tindak balas pusingan pertama. Maklumat yang dihasilkan pada langkah ini akan diproses dan digunakan untuk membangunkan soal selidik selanjutnya yang lebih terfokus Penyediaan soal selidik pusingan kedua

Penghantaran soal selidik pusingan kedua kepada ahli-ahli panel dan diedarkan bersama adalah keputusan daripada pusingan sebelumnya Menganalisis tindak balas pusingan kedua ( Langkah ke 7 dan 9 akan berulangan sehinggalah penumpuan dan keputusan dicapai ) Penyediaan laporan oleh kumpulan analisis untuk mempaparkan kesimpulan dan keputusan hasil perbincangan tersebut

Pembentukan Kitaran Penciptaan Pengetahuan Menggunakan Teknik Delphi Di Dalam Pengurusan Pengetahuan

Teknik Delphi ini direkabentuk untuk mengoptimumkan input yang diperolehi daripada individu-individu yang terdapat di dalam kumpulan di samping meminimumkan masalah-masalah yang timbul di dalam interaksi secara bersemuka Menerusi teknik ini individu yang terlibat boleh menyatakan pandangan dan pendapat dengan bebas tanpa sebarang tekanan dan ikatan daripada ahli panel yang lain kerana mereka menerima keputusan daripada semua ahli panel yang terlibat, di mana mereka boleh menyaring dan mengubahsuai pendapat mereka berdasarkan maklumat yang diperolehi daripada pusingan soalan sebelumnya di dalam pusingan selanjutnya

Di samping itu juga, perkembangan teknologi seperti internet membolehkan teknik Delphi ini dilaksanakan berasaskan web yang boleh dicapai di mana sahaja dengan menggunakan pelbagai pelantar

Proses keputusan kreatif ialah untuk memperolehi pendapat kreatif dengan membuat sesi “sumbang saran”, analisis grid , teknik katalog dan lain-lain untuk melahirkan keputusan bermutu mampu melahirkan pemikiran yang bernas dan kreatif amat berguna dalam kumpulan

KESIMPULAN Kumpulan memberi kesan yang besar dan penting terhadap kehidupan manusia Kumpulan kecil memainkan peranan penting untuk medapatkan kerjasama, penyelarasan kerja yang kompleks dari pelbagai kemahiran dan pengetahuan Dengan itu, proses pembentukan pembangunan seperti perubahan, struktur dan kematangan perlulah dilalui oleh kumpulan

KESIMPULAN Bagi kumpulan yang terbentuk, ahli-ahli perlu membuat pola perhubungan yang memandu kelakuan melalui norma dan peranan individu Kumpulan juga bergantung kepada tugas dan mutu individu yang terlibat, komposisi dan pengurusan aktiviti kumpulan