SISTEM FAIL DAN DOKUMENTASI

PENGERTIAN SISTEM FAIL Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan semua surat, rekod mahupun maklumat.

KEPENTINGAN 1. Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki. 2. Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik. 3. Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU; (a) teknik penyimpanan fail (b) rekod- rekod pentadbiran (c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan (d) peralatan yang patut dibeli (e) personel yang menyelenggarakan fail

SISTEM FAIL DI SEKOLAH Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbezaan : (a) cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk (b) nombor fail untuk tajuk berbeza (c) kulit fail dan cara penulisan fail berbeza

PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL 1. Fail berkulit nipis berwarna putih. 2. Mudah disediakan dan disimpan. 3. Murah dan mudah didapati. 4. Mudah diperluas dan dipakai berterusan - Jilid 2 dan seterusnya. 5. Beri tanda apabila dikeluarkan. 6. Pengedaran fail secara bersistem.

DOKUMEN SOKONGAN Menggunakan fail kulit keras. Menyediakan senarai kandungan. Melebalkan nama dokumen di luar fail. Tidak diberi pernomboran seperti fail putih.

CIRI- CIRI SISTEM FAIL 1. Kepadatan - menggunakan ruang yang minima 2. Assesibiliti - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) 3. Ekonomi - kos yang minima 4. Keanjalan - pembesaran ruang pada masa depan 5. Lokasi - diletakkan di tempat yang mudah diperoleh 6. Rujukan - kemudahan untuk mengesan silang dokumen lain yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagai- bagai tajuk 7. Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan (Sampul Kecil Kuning) 8. Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan

PENGELASAN SISTEM FAIL 1. CONTOH TAJUK FAIL SEKOLAH (a) Kurikulum (b) Kokurikulum (c) Hal Ehwal Pelajar (d) Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan (e) Kewangan dan Akaun (f) Pentadbiran Am Sekolah (g) Perhubungan Masyarakat (h) Kemudahan Fizikal (i) Asrama (j) Audit

TEKNIK MENGKELAS & MEMBERI KOD 1 Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai. 2 Fail akan disusun mengikut TAJUK BESAR (Level 1). 3. Tiap-tiap TAJUK BESAR akan dipecahkan kepada TAJUK KECIL (Level 2). 4. TAJUK KECIL akan dipecahkan kepada PERKARA (Level 3).

PENGKELASAN FAIL A. KURIKULUM Contoh, 01 / 01 - Pengurusan Kurikulum 01 / 02 - Penilaian dan peperiksaan 01 / 03 - …………………… 01 / 04 - Sumber Pendidikan 01 / 05 - ………………….. 01 / 06 - Pusat Sumber/Perpustakaan 01 / 07 - …………………… 01 / 08 - …………………… 01 / 09 - ……………………

CONTOH: 1. TAJUK BESAR : Kurikulum - 01 TAJUK KECIL : PSS - 06 PERKARA : Pengurusan dan Pentadbiran Pusat Sumber dan Pentadbiran - 001 Oleh itu KOD FAIL : 01/06/001 cara tulis : SKGR/01/06/001 atau SKGR/01/06/001 Jld 2

Contoh Senarai Fail Sumber Pendidikan : 01/04 01/04/001 : Pengurusan Sumber Pendidikan 01/04/002 : Bahan Bantu Belajar

Contoh Senarai Fail Pusat Sumber Sekolah : 01/06 01/06/001 : Pengurusan dan Pentadbiran 01/06/002 : Program Galakan Membaca 01/06/003 : Projek/Aktiviti PSS

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1. Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemukan. Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja . Apabila sudah digunakan, fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar Fail ini tidak aktif. Sampul kecil berwarna kuning dan bercap SAMPUL KECIL

SAMPUL KECIL

2. KERTAS MINIT Setiap fail perlu ada Kertas Minit Tujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar surat Setiap surat yang dihantar keluar atau diterima masuk akan diberikan nombor rujukan Kertas Minit diikat di sebelah kiri fail * Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH * Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan. Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan

CONTOH KERTAS MINIT : 11 Tarikh surat diterima ……............. drpd ………………. Tarikh surat dikandung dalam fail…….. ……………….. Tajuk surat ……………………………………………… No. rujukan : …………………………………………… Tindakan: ……………………………… 2. Surat bertarikh ……………kepada…………… …………….. Tarikh surat dihantar ……………………. Tajuk surat ……………………………………………………. 12

tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif. 3. FAIL TIMBUL Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif. Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada.

ARAHAN PENUTUPAN FAIL 1. Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan terlalu tebal 2. Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya,. Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2. Nombor yang sama masih digunakan Hanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru. Mulakan dengan nombor 1.

Fail yang memerlukan tindakan segera , maka tanda-tanda bercetak seperti : TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA perlu disematkan pada kulit fail.

PENDOKUMENTASIAN

PENGERTIAN : Merupakan usaha untuk mengumpul, menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti

KEPENTINGAN 1. Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan. 2. Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek

3. Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem). 4. Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang.

CONTOH PENDOKUMENTASIAN 1. Gambar foto 2. Rakaman Audio-Video 3. Koleksi kertas cadangan / kertas kerja / laporan sesuatu kegiatan 4. Koleksi Majalah Sekolah 5. Sudut Dokumentasi PSS

BUTIRAN DOKUMENTASI Mesti mengandungi : (I) Kertas cadangan (ii) Pelaksanaan (iii) Laporan Pelaksanaan (iv) Lampiran ( Gambar , Borang …. ) Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan (I) Sudut Dokumentasi (ii) Fail PSS (iii) Orang yang bertanggungjawab

Urutan tajuk menulis minit mesyuarat. tajuk mesyuarat. tarikh. masa Urutan tajuk menulis minit mesyuarat tajuk mesyuarat tarikh masa tempat kehadiran tidak hadir turut hadir Agenda