Diskusi Umum Current Issues Tugas UKI DJKN & Tindak Lanjut Hasil Rakernas DJKN 2018 Jakarta, 7 Agustus 2018

Agenda Perhitungan norma waktu layanan DJKN Objek Pemantauan Pengendalian Utama DJKN Tahun 2019 Tindak Lanjut Hasil Rakernas DJKN 2018

Perhitungan Norma Waktu Layanan DJKN Disampaikan pada Internalisasi UKI 2018

Latar Belakang  Tuntutan akan kejelasan pelayanan di lingkungan DJKN  Masih terdapat perbedaan persepsi antarpegawai dalm perhitungan norma waktu layanan  Perlu adanya petunjuk dalam rangka perhitungan norma waktu layanan untuk meningkatkan kualitas layanan DJKN 4

Asas Pelayanan Publik (UU 25/2009)  Kepentingan Umum  Kepastian Hukum  Kesamaan Hak Keseimbangan Hak dan Kewajiban  Keprofesionalan  Partisipatif  Persamaam perlakuan/tidak diskriminatif  Keterbukaan  Akuntabilitas  fasilitas dan perlakuan khusus bagi kelompok rentan  Ketepatan waktu  Kecepatan, kemudahan, keterjangkauan 5

Titik Krusial Perhitungan Norma Waktu  Titik Awal Perhitungan SOP  Perhitungan Norma Waktu SOP  Perlakuan Ketika Terdapat Kekurangan Kelengkapan Dokumen  Penghentian Sementara Norma Waktu  Perlakuan Terhadap Dokumen Keluaran 6

Titik Awal Perhitungan SOP Norma waktu dihitung sejak permohonan yang disampaikan oleh pemohon dalam bentuk surat atau formulir atau pengisian data telah diagendakan pada kesempatan pertama oleh petugas kantor dalam kurun waktu jam layanan. Jam Layanan DJKN: 08.00—16.30 waktu setempat 7

Perhitungan Norma Waktu SOP  Satu hari kerja dalam perhitungan SOP adalah dihitung sejak diterimanya surat permohonan sampai dengan hari kerja berikutnya.  Pada dasarnya perhitungan norma waktu menggunakan hari kerja, kecuali terdapat aturan teknis ataupun kebijakan dari Kantor Pusat DJKN. 8

Perhitungan Norma Waktu SOP: Contoh KPKNL A menerima surat permohonan penjulan BMN selain Tanah dan/atau Bangunan dari Satker S pada hari Rabu tanggal 9 Mei Asumsi: Permohonan diterima saat jam layanan; Permohonan dapat langsung diproses tanpa permintaan kelengkapan dokumen dan/atau pelaksanaan penilaian. 9 Mei Mei (Hari libur) 11 Mei 12 Mei (Sabtu/ Libur) 13 Mei (Minggu/ Libur) 19 Mei (Sabtu/ Libur) 14 Mei15 Mei 16 Mei 17 Mei 18 Mei 20 Mei (Minggu/ Libur) 21 Mei hari kerja 7 hari kerja (Norma waktu SOP Persetujuan/Penolakan Penjualan BMN Selain Tanah dan/atau Bangunan) 1 hari kerja 9

Perlakuan Ketika Terdapat kekurangan Kelengkapan Dokumen  Unit layanan DJKN harus segera menginformasikan kepada pemohon pada kesempatan pertama untuk melengkapi dokumen permohonan melalui naskah dinas resmi.  Informasi kekurangan penyampaian dokumen persyaratan kepada pemohon adalah: untuk permohonan dengan norma waktu SOP sampai dengan 3 hari kerja, permintaan kelengkapan dokumen disampaikan sesuai dengan norma waktu permohonan yang disampaikan; untuk permohonan dengan norma waktu SOP di atas 3 hari kerja, permintaan kelengkapan dokumen disampaikan paling lama 3 hari kerja sejak permohonan diterima.  Dasar penghentian norma waktu adalah adanya naskah dinas resmi yang disampaikan oleh unit layanan DJKN.  Apabila unit layanan DJKN telah menerima kembali kelengkapan dokumen dari pemohon, maka perhitungan norma waktu dimulai kembali dari awal. 10

Perlakuan Ketika Terdapat kekurangan Kelengkapan Dokumen: Contoh 1 Ilustrasi: KPKNL A menerima surat permohonan penetapan jadwal lelang dari Bank X pada hari Kamis tanggal 12 Juli Berdasarkan hasil penelaahan dokumen, terdapat kekurangan dokumen persyaratan yang harus dilengkapi oleh pemohon. Asumsi: permohonan diterima sewaktu jam layanan. Sesuai dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 35/KMK.01/2014, norma waktu SOP Penetapan Jadwal Lelang adalah 2 hari kerja (kurang dari 3 hari kerja). Untuk contoh kasus seperti ini, KPKNL A harus menerbitkan surat permintaan kelengkapan dokumen paling lambat 2 hari kerja sejak permohonan diterima. Dalam hal ini, permintaan kelengkapan dokumen disampaikan paling lambat hari Senin tanggal 16 Juli

Perlakuan Ketika Terdapat kekurangan Kelengkapan Dokumen: Contoh 2 Ilustrasi: Kanwil DJKN menerima surat permohonan penjualan BMN selain tanah dan/atau bangunan dari satker pada hari Jumat tanggal 27 Juli Berdasarkan hasil penelaahan dokumen, terdapat kekurangan dokumen persyaratan yang harus dilengkapi oleh pemohon. Asumsi: permohonan diterima sewaktu jam layanan. Sesuai dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor 35/KMK.01/2014 yang mengatur SOP Layanan Unggulan di lingkungan DJKN, norma waktu SOP Persetujuan/Penolakan Penjulan BMN Selain Tanah dan/atau Bangunan untuk untuk Kanwil DJKN adalah 8 hari kerja (di atas 3 hari kerja). Berdasarkan contoh di atas, surat permintaan kelengkapan dokumen ditetapkan paling lambat hari Rabu tanggal 1 Agustus

Penghentian Sementara Norma Waktu  Berhenti sementara apabila terdapat proses penilaian ataupun proses yang melibatkan instansi lain di luar unit layanan. Untuk situasi seperti ini, unit layanan DJKN harus segera menginformasikan perkembangan proses permohonan melalui naskah dinas resmi kepada pemohon.  Pada prinsipnya, dokumen yang dapat dijadikan dasar penghentian sementara norma waktu layanan adalah naskah dinas resmi dalam bentuk surat dari unit layanan DJKN kepada pemohon.  Petunjuk penerapan telah disampaikan melalui surat Sekretaris Direktorat Jenderal Nomor S-368/KN.1/2017 tanggal 3 Maret

Penghentian Sementara Norma Waktu: Contoh KPKNL A menerima permohonan penjualan BMN selain Tanah dan/atau Bangunan yang merupakan kewenangan Kepala KPKNL dari satker X. Berdasarkan verifikasi oleh Seksi Pengelolaan Kekayaan Negara (PKN), untuk permohonan dari satker X diperlukan pelaksanaan penilaian terlebih dahulu. Setelah mendapatkan permohonan Seksi PKN, Seksi Penilaian melakukan verifikasi permohonan penilaian. 14

Penghentian Sementara Norma Waktu: Contoh Surat Kepala KPKNL yang menyampaikan perkembangan permohonan penilaian menjadi dasar penghentian sementara perhitungan norma waktu. Dalam hal ini, nota dinas Kepala Seksi PKN kepada Kepala Seksi Pelayanan Penilaian tidak dapat menjadi dasar penghentian sementara perhitungan norma waktu. Dengan asumsi bahwa Seksi Pelayanan Penilaian menerima permohonan pada tanggal yang sama, maka tanggal tersebut menjadi titik awal perhitungan SOP verifikasi permohonan penilaian. Pelaksanaan verifikasi dilaksanakan dalam jangka waktu paling lama 5 hari kerja. Apabila Seksi Pelayanan Penilaian telah menyampaikan laporan hasil penilaian kepada Seksi PKN, maka perhitungan norma waktu SOP Persetujuan/Penolakan Penjualan BMN Selain Tanah dan/atau Bangunan pada KPKNL kembali dilanjutkan. Norma waktu dari penyampaian laporan penilaian sampai dengan penerbitan Surat Persetujuan/Penolakan Penjualan BMN Selain Tanah dan/atau Bangunan adalah sisa norma waktu setelah dilakukan verifikasi awal. 15

Penanganan Produk Keluaran Berakhir dengan terbitnya keputusan/surat persetujuan/surat penolakan yang merupakan keluaran paling akhir dari SOP dimaksud. Apabila produk keluaran tersebut disampaikan kepada pemohon melalui jasa pengiriman, maka unit layanan menyampaikan produk tersebut paling lama 2 hari kerja sejak penertiban produk keluaran. Proses penandatanganan dokumen tetap mengacu pada norma waktu sesuai SOP. Sedangkan apabila produk keluaran ditetapkan dalam bentuk keputusan, maka unit layanan menyusun salinan keputusan paling lama 2 hari kerja sejak penandatanganan dokumen. 16

Current Issue: Integrasi Layanan Pengelolaan Kekayaan Negara Kantor Pusat DJKN sedang menyusun konsep integrasi layanan pengelolaan kekayaan negara. Latar Belakang: Program Kemenkeu untuk mendukung simplifikasi pelayanan Masih terdapat “sekat” dalam proses pengelolaan kekayaan negara Adanya temuan dari APF terkait pelayanan pengelolaan BMN yang melebihi norma waktu SOP 17

Current Issue: Integrasi Layanan Pengelolaan Kekayaan Negara  Konsep: Menyusun layanan yang terintegrasi antara unit kerja melalui: Menyatukan persyaratan layanan Menyederhanakan prosedur Mempersingkat norma waktu pelayanan  Tujuan: Menciptakan kepastian norma waktu layanan serta mempersingkat waktu layanan 18

Current Issue: Integrasi Layanan Pengelolaan Kekayaan Negara  Jenis layanan: SOP Persetujuan/Penolakan Sewa BMN: mengintegrasikan layanan antara Seksi/Bidang Pengelolaan Kekayaan Negara dengan Seksi/Bidang Penilaian. SOP Persetujuan/Penolakan Penjualan BMN: mengintegrasikan layanan antara Seksi/Bidang Pengelolaan Kekayaan Negara dengan Seksi/Bidang Penilaian serta dengan Seksi Pelayanan Lelang (pada KPKNL).  Prinsip dari integrasi layanan akan diterapkan pada penyusunan integrasi layanan pada jenis pengelolaan kekayaan negara lainnya. 19

Objek Pemantauan Pengendalian Utama DJKN Tahun 2019

EXISTING 1.Penetapan Status Penggunaan Barang Milik Negara Berupa Tanah dan/atau Bangunan 2.Persetujuan/Penolakan Penjualan Barang Milik Negara Selain Tanah dan/atau Bangunan 3.Verifikasi dan Analisis Permohonan Penilaian 4.Penyusunan Laporan Penilaian 5.Penetapan Jadwal Lelang 6. Pelaksanaan Lelang 7.Pelayanan Pengembalian Uang Jaminan Penawaran Lelang 8.Pelayanan Pemberian Kuitansi Pembayaran Harga Lelang 9.Pelayanan Pemberian Kutipan Risalah Lelang dan Dokumen Kepemilikan Barang 10.Penyetoran Hasil Bersih Kepada Penjual/Kas Negara Melalui Bendahara Penerimaan 11.Penyusunan Minuta Risalah Lelang TAMBAHAN KEGIATAN 1.Pelaksanaan Sewa Atas BMN pada Pengguna Barang 2.Hibah BMN berupa Tanah dan/atau Bangunan pada Pengguna Barang PENGHAPUSAN KEGIATAN 1.Pelayanan Pengembalian Uang Jaminan Penawaran Lelang

Tindak Lanjut Hasil Rakernas DJKN 2018

No.Current IssuesIdentifikasi MasalahStrategiUICTarget Penyelesaian 1.Adanya persepsi manajemen dan pegawai yang tidak tepat terkait lingkup pelaksanaan tugas UKI Adanya anggapan bahwa UKI harus terlibat langsung dalam pengendalian proses bisnis 1.Internalisasi secara periodik konsep Three Lines of Defence, Kode Etik, Nilai-nilai Kemenkeu kepada pimpinan dan pegawai UKI Pusat UKI Kanwil UKI KPKNL - Dimulai sejak Agustus selanjutnya dilaksanakan secara periodik Adanya anggapan bahwa terjadinya temuan aparat pemeriksa dan penyimpangan/ fraud merupakan bentuk kegagalan UKI 2. Pemberian apresiasi kepada unit/pegawai yang paling patuh dalam menjalankan tusi sesuai dengan SOP dan penerapan Three Lines of Defence, Kode Etik, Nilai-nilai Kemenkeu Sekretariat, Bagian Umum, Subbag Umum Minimal 1 tahun sekali Action Plan Quality Assurance dan Penguatan Fungsi KI 1.Melakukan internalisasi periodik (semesteran) kepada jajaran masing-masing mengenai konsep Three Lines of Defence, Kode Etik, Nilai-nilai Kemenkeu 2.Memberikan apresiasi secara periodik (semesteran) kepada pelaksana pengendalian yang paling patuh menjalankan pengendalian intern

No.Current IssuesIdentifikasi MasalahStrategiUICTarget Penyelesaian 2.Permasalahan independensi terkait hasil pelaksanaan tugas UKI Ada sebagian manajemen yang tidak menghendaki temuan pengendalian internal 1.Internalisasi secara periodik konsep Three Lines of Defence, Kode Etik, Nilai-nilai Kemenkeu secara khusus kepada pimpinan 2.Uji petik pelaksanaan pemantauan pengendalian utama dari Kantor Pusat ke Kanwil, Kanwil ke KPKNL 3.Melakukan kajian mekanisme pelaporan tanggung jawab UKI vertikal langsung kepada UKI Pusat UKI Pusat UKI Kanwil Dimulai Semester II Tahun 2018 dan dilanjutkan periodik tiap semester Ada sebagian manajemen yang mengintervensi hasil pemantauan pelaksanaan proses bisnis UKI 24 Tindak Lanjut Hasil Rakernas DJKN Pelaksanaan uji petik PPU dari Kantor Pusat ke Kanwil/KPKNL dan Kanwil ke KPKNL 2.UKI Kanwil dan KPKNL wajib menyampaikan softcopy hasil pemantauan (LHPPU, LTS, dan/atau LTBF) setiap bulan ke sebagai sarana komunikasi informal UKI vertikal langsung ke UKI

No.Current IssuesIdentifikasi MasalahStrategiUICTarget Penyelesaian 3.SDM UKI turut dalam pelaksanaan tugas dan fungsi manajemen Pegawai UKI terlibat dalam proses bisnis yang menjadi objek pemantauan 1.SDM UKI tidak boleh melaksanakan tugas di luar tusinya 2.Dalam hal kondisi jumlah SDM terbatas, SDM UKI dapat melaksanakan tugas di luar tusinya sepanjang di luar objek pemantauan 3.Prioritas penambahan pegawai sesuai ABK Sekretariat DJKNDimulai semester II tahun Tindak Lanjut Hasil Rakernas DJKN UKI Kantor Pusat akan melakukan koordinasi dengan Bagian Kepegawaian mengenai pengaturan pemenuhan formasi SDM UKI maupun pengaturan pelaksanaan tugas di luar tusi

No.Current IssuesIdentifikasi MasalahStrategiUIC Target Penyelesaian 4.Keterbatasan dukungan terkait pelaksanaan tugas dan fungsi Hasil pemantauan UKI tidak ditindaklanjuti dengan perbaikan 1.Penyempurnaan format laporan terkait rekomendasil hasil pemantauan (tembusan kepada unit yang dipantau) 2.Kepala kantor menerbitkan peringatan/reminder (memo) kepada unit yang dipantau agar menindaklanjuti hasil pemantauan 3.Perluasan objek pemantauan yang meliputi proses bisnis strategis DJKN Sekretariat DJKN (Bagian OKI), Kepala Kantor Semester II 2018 Belum semua proses bisnis strategis menjadi objek pemantauan 26 Tindak Lanjut Hasil Rakernas DJKN UKI Kantor Pusat akan menyusun surat arahan terkait ketentuan LHPPU selain dilaporkan ke Kepala Kantor juga ditembuskan ke seksi/bidang teknis 2.Berdasarkan review terhadap LHPPU yang dikirim melalui , UKI Kantor Pusat secara periodik akan menyurati unit kerja yang mempunyai banyak saldo temuan UKI yang belum tuntas 3.Penambahan objek kegiatan yang dipantau pada tahun 2019 berupa sewa BMN dan hibah BMN

No.Current IssuesIdentifikasi MasalahStrategiUIC Target Penyelesaian 5Keterbatasan kapasitas dan kompetensi SDM UKI Formasi kebutuhan pegawai belum sepenuhnya terisi Pengisian formasi kebutuhan pegawai UKI sesuai dengan kompetensi dan prioritas wilayah yang beresiko tinggi Sekretariat DJKN (Bag.Kepegawaian) Semester II 2018 Sebagian besar pegawai UKI belum mengikuti Diklat yang dibutuhkan Mewajibkan/atau mengirimkan pegawai untuk mengikuti diklat KI Kepala Kantor dan Sekretariat DJKN (Bag.Kepegawaian) Semester II 2018 Perlunya penguatan fungsi kepatuhan internal Pembentukan carrier path posisi UKI sebagai salah satu kualifikasi potensi promosi eselon III dan IV. Pembentukan carrier path pelaksana UKI seyogyanya pernah bertugas di seksi teknis. Sekretariat DJKN (Bag.Kepegawaian) Semester II Tindak Lanjut Hasil Rakernas DJKN UKI Kantor Pusat akan melakukan koordinasi dengan Bagian Kepegawaian mengenai mekanisme pengembangan kompetensi SDM UKI serta pembentukan carrier path SDM UKI