PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA KERAJAAN

PENGURUSAN MESYUARAT Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

TINDAKAN PRA-MESYUARAT 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat Tempahan secara bertulis Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat Tentukan bilangan salinan kertas kerja Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

AGENDA MESYUARAT Perutusan pengerusi Pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara-perkara berbangkit Pembentangan kertas kerja Hal-hal lain Penutup

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat Bilik bersih dan kemas Tempat duduk mencukupi Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara 6. Menentukan kehadiran Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

7. Perbincangan pra-mesyuarat Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah 8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi Tepati masa Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat Senarai kehadiran mesyuarat Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat Keputusan yang dibuat Tindakan susulan yang perlu diambil

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT Penyediaan minit Format minit mesyuarat Susunan nama ahli-ahli mesyuarat Catatan Perbincangan Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggung jawab

ii) Format Minit Mesyuarat i) Penyediaan Minit Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat ii) Format Minit Mesyuarat Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir iv) Catatan Perbincangan Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja

v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Bilangan Rujukan minit Perkara Tarikh hantar Kementerian atau jabatan Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia Tarikh maklumbalas dibentangkan Status

vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia Cabutan keputusan Ringkasan dan ulasan urusetia Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas

vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian/Jabatan Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah

viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian/Jabatan Bertanggungjawab Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program

PENUTUP Menggaris serta menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan.