Oleh Aznur Umiza Abu Kassim Pustakawan Pengurusan Kualiti Oleh Aznur Umiza Abu Kassim Pustakawan http: //library.uitm.edu.my

Fungsi Bahagian Menyelaras dasar dan peraturan untuk diguna pakai oleh perpustakaan Menyelaras Gerakan Kualiti PTAR dan UiTM Menyelaras laporan dan dokumen kualiti Menyelaras audit peringkat dalaman dan luaran Menyelaras Persijilan ISO Perpustakaan UiTM

Dasar Kualiti

Kualiti Joseph Juran (1988) : Kesesuaian penggunaan (fitness for use) Philip Crosby (1979) : mendefinisikan kualiti sebagai memenuhi kehendak pelangggan W. Edwards Deming (1982) : mendefinisikan kualiti dalam rekabentuk, kepatuhan serta fungsi jualan dan perkhidmatan.

ISO ? International Organization for Standardization

Badan bersekutu mengabungkan organisasi dari seluruh dunia. Ditubuhkan pada 27 Februari 1947 dan beribu pejabat di Geneva Switzerland. ISO 9000 kini digunakan di lebih 150 buah negara di dunia.

Kenapa perlu ada ISO?

Piawai ISO diperlukan untuk: dan kesetaraan keluaran menghasilkan keseragaman dan kesetaraan keluaran dan perkhidmatan yang lebih cekap, berkesan, selamat, bersih dan berkualiti.

PENGIKTIRAFAN ISO 9001:2000 PERPUSTAKAAN IPTA YANG PERTAMA OLEH LLOYD’S

PUiTM Kampus Melaka –15 Dis 2006 PTAR telah berjaya mendapat Persijilan ISO pada 9 Mac 2006 daripada LLOYDS (LRQA) Perluasan Skop ISO 9001:2000 ke semua 12 Perpustakaan UiTM Negeri pada 15 Disember 2006 PTAR Shah Alam - 9 Mac 2006 PUiTM Kampus Melaka –15 Dis 2006

PENSIJILAN ISO 9001 : 2008 PTAR bermula TAHUN 2013 Perpustakaan Kampus Negeri telah digugurkan dari skop Pensijilan ISO 9001:2008. Skop hanya melibatkan : - PTAR Perpustakaan Pengurusan Perniagaan TAR Perpustakaan Undang-undang TAR Perpustakaan Kejuruteraan TAR Perpustakaan Sains dan Teknologi TAR Perpustakaan Alam Bina TAR Perpustakaan Puncak Perdana Perpustakaan Puncak Alam PENSIJILAN ISO 9001 : 2008 PTAR bermula TAHUN 2013

Proses-proses sebelum Audit oleh LRQA 1. Pindaan Dokumen 2. Audit Dalam 3. Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan (MKSP) 4. Audit Luar oleh LRQA

Persijilan Perpustakaan UiTM ISO 9001 : 2008

Faedah Pelaksanaan ISO

Faedah Pelaksanaan ISO Memastikan kemajuan berterusan dalam keberkesanan sistem pengurusan kualiti Mengenali dan mempertingkatkan kepuasan pelanggan Memberi keyakinan tambahan kepada pelanggan Memberi nilai tambah kepada amalan kerja sedia ada Faedah Pelaksanaan ISO 1 2 4 3

Digunakan sebagai piawai antarabangsa yang diakui untuk menilai kebolehan organisasi untuk memenuhi keperluan pelanggan dan peraturan Meningkatkan imej kualiti syarikat Mengurangkan risiko tanggungan tuntutan keluaran dan perkhidmatan Menghasilkan keseragaman dan kesetaraan keluaran serta perkhidmatan Faedah Pelaksanaan ISO 6 Memastikan peningkatan kualiti berkesan 7 5 9 8

Prosedur Kualiti Wajib/Operasi STRUKTUR DOKUMENTASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2008 PERPUSTAKAAN UiTM? TANGGUNGJAWAB Ketua Pustakawan/Pengurusan PUiTM PENERANGAN Dokumen Dasar dan Perancangan Dasar dan Objektif Kualiti Manual Kualiti Prosedur Kualiti Wajib/Operasi Arahan Kerja / Fail Meja Carta Aliran & Rekod Kualiti Dokumen Sokongan Ketua Pustakawan, Ketua Jabatan, Ketua Bahagian, Pustakawan, Kumpulan Pelaksana Dokumen berkaitan Aktiviti dan Pengurusan Operasi Staf Perpustakaan UiTM Dokumen terperinci mengenai tugasan Ketua Jabatan, Ketua Bahagian, Ketua Perpustakaan UiTM Cawangan Negeri, Ketua Pegawai Dokumen, Pegawai Dokumen dan Staf PUiTM Dokumen lain yang menjadi Sokongan kepada Sistem Kualiti

6 Prosedur Wajib Prosedur Pengurusan Prosedur Kawalan Rekod Prosedur Kawalan Dokumen Prosedur Tindakan Pembetulan Prosedur Tindakan Pencegahan Prosedur Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi Prosedur Audit Dalam

Prosedur Tambahan PTAR Dua Prosedur Sokongan Pengurusan Prosedur Pemantauan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan Prosedur Pemantauan Sistem Pengurusan Kualiti

Prosedur Tambahan PTAR Tiga Prosedur Operasi 1. Prosedur Perolehan ARAHAN KERJA 1. Bekalan Buku/CD/DVD, Terbitan Dalam/Luar Negara Secara Pembelian Terus 2. Bahan Hadiah 1. Langganan Jurnal Bercetak 2. Langganan Pangkalan Data Dalam Talian/e-Jurnal 3. Perolehan e-Book 1. Perisian ICT (Tender) 2. Perisian ICT (Sebutharga Rasmi) 3. Perisian ICT (Sebut Harga Runcit) 2. Prosedur Pengkatalogan, Pengkelasan dan Penetapan Tajuk Perkara 1. Pengkatalogan Salinan 2. Pengkatalogan Asal 3. Pengkatalogan Duplikasi 3. Prosedur Perkhidmatan Perpustakaan 1. Keahlian Perpustakaan (carta alir) 2. Pinjaman/Pemulangan/ Pembaharuan Bahan 3. Sistem Pembekalan Penerbitan 1. Pendidikan Pengguna 2. Khidmat Nasihat dan Rujukan 1. Perkhidmatan ICT 1. Jurnal Bercetak 2.Pangkalan Data Dalam Talian / e-Jurnal / e-Book Penyampaian Perkhidmatan Akademik Teknologi Maklumat Jurnal Bercetak dan Sumber Elektronik

Model Proses Utama Perkhidmatan Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2008 Perpustakaan UiTM

Objektif Kualiti Perpustakaan UiTM Memastikan kos per muat turun muka surat penuh Pangkalan Data tidak melebihi RM 1.00 Memastikan pemprosesan bahan tidak melebihi 40 hari Memastikan kadar penggunaan ruang tempat duduk mencapai 90% ketika waktu puncak Memastikan tahap kepuasan hati pelanggan mencapai 80% Meningkatkan penggunaan laman web interaktif Perpustakaan Tun Abdul Razak, Shah Alam sehingga 50% menjelang 2015. Objektif Kualiti 1 Objektif Kualiti 2 Objektif Kualiti 3 Objektif Kualiti 4 Objektif Kualiti 5

Piagam Pelanggan Perpustakaan Perolehan : Mengambil tindakan ke atas cadangan dan pesanan daripada pelanggan dalam tempoh 3 hari bekerja. Perkhidmatan Jurnal : Memastikan setiap jurnal/majalah baru boleh dirujuk dalam masa 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan. Perkhidmatan Teknologi Maklumat : Memastikan pendaftaran pengguna Pusat IT dilakukan dalam masa 2 minit. Katalog dan Kelas : Bahan segera (3 judul) siap diproses dan dihantar ke BPPL/BPF dalam tempoh 2 hari bekerja Perkhidmatan Pelanggan: Pinjaman dan Pemulangan buku dapat dilakukan dalam masa 5 saat jika tiada masalah ICT. Perkhidmatan Rujukan : Mengendalikan Program Pendidikan Pengguna bagi setiap permohonan warga UiTM Pentadbiran : Memastikan pekeliling /maklumat yang diterima dimaklumkan kepada staf dalam tempoh 2 hari bekerja Perkhidmatan Akademik : Melaksanakan taklimat research awareness program di UiTM untuk sekurang-kurangnya 100 orang/peserta setahun