Taklimat Amalan Persekitaran Berkualiti (5S/QE) Sekolah Menengah Teknik Kuala Terengganu 23 Februari 2012 Muhaslizawati Mohd Bakri Malaysia Productivity Corporation (MPC) Terengganu

Taklimat Hari Ini Pengenalan Konsep 5S/QE Penubuhan Jawatankuasa Pemandu/Induk serta Ahli Jawatankuasa 5S/QE Tugas dan peranan Dokumentasi 5S/QE

Pengenalan Konsep 5S/QE

Apakah itu Amalan Persekitaran Berkualiti (5S/QE) Amalan untuk wujudkan tempat kerja lebih produktif. Memastikan mesin dan alat kelengkapan menjadi bersih, berfungsi dan cekap tanpa masalah. Membina budaya kerja yang positif dan dinamik. 5S ialah lima perkataan Jepun iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke. Amalan 5S/QE meliputi pengetahuan teknikal,praktikal dan logik untuk menghasilkan penambahbaikan.

Seiri - Sisih SEIRI – Menyisih dan membuang barang-barang yang tidak diperlukan ditempat kerja Kesannya: Kuantitatif Penjimatan ruang Kawalan stok & produk yang cekap Masa pencarian yang pantas Kualitatif Tempat kerja lebih selamat Suasana kerja lebih selesa Mudah mengesan tempat/ alat/bahan rosak lebih awal

Seiton - Susun SEITON – Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya Kesannya : Kuantitatif Kawalan stok & produk yang cekap Masa pencarian yang pantas Proses kerja lebih pantas Mengelak kesilapan & kesalahan Kadar kehilangan peralatan rendah Kualitatif Suasana kerja lebih selesa Mendidik disiplin pekerja positif Pekerja terus menjana idea kreatif Moral pekerja tinggi Selamat ditempat kerja Mengamalkan FIFO

Seiso - Sapu SEISO – Mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk,kotoran dilantai, mesin dan peralatan dan pembersihan secara berkala Kesannya : Kuantitatif Sistem kawalan stok & produk lebih murah dan menjimatkan Kos kerosakan peralatan rendah Proses kerja pantas dan tidak berulang “ right the first time” Kualiti produk bertambah Masa membersih lebih pantas Kualitatif Suasana kerja lebih selesa dan ceria Pekerja terus menjana idea kreatif Moral pekerja tinggi Selamat di tempat kerja

Seiketsu - Seragam SEIKETSU – Seragam & memelihara kebersihan serta penyusunan sepanjang masa serta mengamalkan sistem SEIRI-SEITON-SEISO dengan berkesan. Ianya juga memerlukan panduan seperti Work Instruction (WI), Standard Operation Procedure (SOP) dll Kesannya : Kuantitatif Kos selenggaraan rendah Kos overhead rendah Kecekapan proses meningkat Kuantiti pengeluaran meningkat Rungutan pelanggan rendah Produktiviti pekerja meningkat Kualitatif Mendidik disiplin pekerja positif Pekerja terus menjana idea kreatif Kemahiran pekerja meningkat Pekerja setia kepada organisasi Imej organisasi meningkat

Shitsuke – Sentiasa Amal SHITSUKE – Berdisplin dan melatih pekerja mematuhi peraturan dan berbudaya kualiti di tempat kerja. Kesannya : Kuantitatif Kos pengeluaran rendah Produktiviti pekerja meningkat Kualiti produk / perkhidmatan meningkat Memperolehi Sijil QE Kemalangan sifar ditempat kerja Kualitatif Disiplin pekerja positif dan inovatif Kemahiran pekerja meningkat Kesihatan pekerja bertambah baik Pekerja setia kepada organisasi Budaya kerja berpasukan yang tinggi

Kitaran Amalan 5S/QE Sisih Seragam Susun Sapu Sentiasa Amal

Penyeluruhan 5S/QE Dalam Organisasi Program menyeluruh yang melibatkan semua orang dalam organisasi Pendekatan yang sangat berkesan untuk memotivasikan pekerja, meningkatkan produktiviti dan persekitaran tempat kerja Perlu dilaksanakan secara berterusan

Kesan Amalan Persekitaran Berkualiti Produktiviti – meningkat Kualiti (kerja/produk/perkhidmatan) – meningkat dan berkekalan Kos – menurun Penghantaran – cepat dan tepat Selamat – ditempat kerja Moral Pekerja – meningkat dan berkekalan

Kekuatan Budaya 5S/QE Membina semangat Kaizen (penambahbaikan berterusan) ditempat kerja Bina semangat kerja berpasukan Melatih pekerja lebih berdisplin Menyumbang idea yang kreatif dan inovatif Meningkatkan moral pekerja

Mengapa Amalan 5S/QE disukai Mudah dilaksanakan Konsep yang mudah difahami – menggunakan konsep/istilah yang mudah Sifat semulajadi manusia yang sukakan kebersihan, keselesaan, keselamatan dan kecekapan

Faktor Utama Kejayaan 5S/QE Sokongan dan komitmen berterusan dari pihak pengurusan Bermula dengan kesedaran, latihan, pemantauan dan penilaian Semua orang mengamalkannya dan tiada yang terkecuali Ulangi kitaran 5S/QE untuk menjadikannya budaya dalam organisasi

Langkah Pelaksanaan 5S/QE Langkah 1 : Persediaan Langkah 2 : Pelancaran rasmi oleh ketua organisasi Langkah 3 : Gotong royong Langkah 4 : Permulaan SISIH Langkah 5 : Amalan SISIH,SUSUN,SAPU dan 2 S AKHIR Langkah 6 : Audit Pensijilan

Penubuhan Jawatankuasa 5S/QE a. Jawatankuasa Pemandu/Induk b Penubuhan Jawatankuasa 5S/QE a. Jawatankuasa Pemandu/Induk b. Jawatankuasa Latihan, Audit, Promosi

Penyelaras / Koordinator Carta Organisasi 5S/QE Pengarah J/K Latihan Penyelaras / Koordinator J/K Promosi J/K Audit HoD Bhgn 1 Bhgn 2 Bhgn 3 Bhgn 4 Bhgn 5 Bhgn 6 Bhgn 7 Fasilitator HoD – Head of Department/ Ketua Bahagian

Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pemandu Menentukan arah keseluruhan pelaksanaan program 5S/QE Membentuk pelan pelaksanaan Tentukan belanjawan, polisi, peraturan, garis panduan Mengenalpasti ahli jawatankuasa,fasilitator dan ketua kumpulan

Jawatankuasa Promosi Menyediakan pelan promosi Merancang dan memperuntukkan bajet bagi menjayakan 5S/QE Membuat bunting, banner, poster dan promosi berkaitan 5S/QE Melaporkan aktiviti serta tahap kesedaran 5S/QE kepada J/Kuasa Pemandu

Jawatankuasa Latihan Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan amalan 5S/QE Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan Latihan dijalankan oleh jawatankuasa/fasilitator yang telah menghadiri latihan 5S/QE

Jawatankuasa Audit Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian Melantik juruaudit dalaman Menentukan kekerapan audit yang perlu dilaksanakan Menentukan bilangan stiker Sisih,Susun,Sapu dan Cemerlang

Penyelaras Menjalankan tugas kesetiausahaan kepada AJKP/AJK Kecil, Pemudahcara dan Ketua Kumpulan Menyimpan rekod/minit mesyuarat Menolong menguruskan dan memantau aktiviti promosi Membuat hebahan maklumat terkini bagi perjalanan 5S/QE

Fasilitator Menyelaras program 5S/QE di jabatan Membantu AJKP dalam setiap tugas Memastikan perjalanan 5S/QE seperti dirancang Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang digariskan Mengawasi dan mengadakan perbincangan serta galakkan kepada kumpulan 5S/QE

Ketua Kumpulan Memberi latihan kepada ahli Mengadakan mesyuarat pendek Menggalakkan ahli terlibat dengan mesyuarat Mewujudkan dan mengaplikasikan displin/peraturan kumpulan yang perlu dipatuhi

Ahli Kumpulan Menghadiri mesyuarat yang diadakan Menyertai 5S/QE secara aktif Bekerjasama dalam kumpulan Bertanggungjawab memperbaiki tempat kerja sepanjang masa Harmoni dan bersatu

Dokumentasi dan Sudut 5S/QE

Dokumentasi 5S/QE Penyelaras perlu pastikan 4 fail utama dikemaskini Fail Induk Fail J/K Promosi Fail J/K Latihan Fail J/K Audit Ketua zon perlu pastikan fail zon dikemaskinikan

Fail Induk Meliputi perjalanan permulaan QE di Jabatan Segala dokumen awal perlaksanaan QE disimpan Surat perlantikan Menagement review Aktiviti penyelarasan di antara 3 J/K Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file) Wajib mempunyai perancangan keseluruhan yang terkini Mempunyai Struktur yang jelas, Polisi, Objektif dan Strategi Pelaksanaan QE Minit mesyuarat juga perlu disimpan. Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu ditandatangani. Anggap fail ini akan dirujuk oleh Ketua Jabatan Mendokumenkan surat perlantikan Fasilitator, Ketua Zon, Pengerusi J/K Promosi, Audit dan Latihan.

Kandungan Fail Induk Misi Visi Objektif Polisi Surat Perlantikan Carta Organisasi Carta Perbatuan Minit Mesyuarat, Memo, Catatan Berkaitan QE/5S Pelan Lantai Laporan Audit Dalaman Laporan Audit MPC Gambar Sebelum dan Selepas (Bertarikh dan sudut/angle sama) Gambar Aktiviti QE/5S Lampiran Perbelanjaan Makan Minum dll

Fail Promosi Pengerusi J/K Promosi bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini Boleh melantik ahli-ahli mengikut keperluan J/K Promosi Memasukkan struktur J/K Promosi Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan promosi yang bakal dilaksanakan Perancangan perlu di ‘review’ sekiranya ada perubahan Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti promosi Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal promosi Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani Memasukkan salinan bahan promosi seperti Bulletin, kertas edaran, dsbnya.

Kandungan Fail Promosi Misi Visi Objektif Carta Organisasi Carta Perbatuan Promosi yang telah dibuat Minit Mesyuarat,Memo/Catatan berkaitan Promosi Lampiran Perbelanjaan Sample untuk Promosi Layout Bunting/Banner Sebarang Promosi Bersesuaian

Fail Audit Pengerusi J/K Audit bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini Boleh melantik ahli-ahli mengikut keperluan J/K Audit Pengerusi bertanggungjawab menyenarai bilangan auditor yang diperlukan dan mencadangkan nama Auditor kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan yang melantik auditor agar tidak timbul rasa kurang senang kakitangan lain. Perlantikan mestilah bersurat. Memasukkan struktur J/K Audit Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan audit yang bakal dilaksanakan Pengerusi audit perlu membuat rumusan audit berdasar maklumbalas auditor dan jumlah sticker SISIH, SUSUN, SAPU atau SERAGAM yang telah dikeluarkan. Hasil Audit perlu di ‘review’ oleh Ketua Jabatan Segala keputusan berkaitan penambahbaikan perlu dimonitor dengan jangkamasa yang telah diputuskan oleh auditor. Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti audit Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal audit Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani

Kandungan Fail Audit Misi Visi Objektif Carta Organisasi Carta Perbatuan Laporan Audit Dalaman (untuk semua audit dan semua zon) Kriteria yang digunakan untuk Audit Dalaman Minit Mesyuarat,Memo/Catatan berkaitan Audit Lampiran Perbelanjaan Gambar semasa Audit

Fail Latihan Pengerusi J/K Latihan bertanggungjawab untuk mengemaskini fail ini Boleh melantik ahli-ahli mengikut keperluan J/K Latihan Pengerusi bertanggungjawab memastikan semua kakitangan mendapat latihan QE yang mencukupi. J/K Latihan boleh menilai kefahaman dari masa ke semasa dengan membuat ujian ringkas. Memasukkan struktur J/K Latihan Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan latihan yang bakal dilaksanakan Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti latihan Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal latihan Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani Latihan tidak semestinya perlu 2 hari berkursus, tetapi dalam bentuk perkongsian maklumat oleh Bahagian yang cemerlang untuk sesi 1 jam. Pengerusi perlu mengenalpasti Bahagian mana yang laksana QE dengan cemerlang dan mengambil amalan terbaik untuk didokumenkan dan diedar kepada Bahagian lain. Nota-nota kursus disimpan satu salinan untuk rujukan kakitangan

Kandungan Fail Latihan Misi Visi Objektif Carta Organisasi Carta Perbatuan Senarai Latihan yang telah dibuat dan dalam Perancangan Laporan hasil dari Latihan Minit Mesyuarat,Memo/Catatan berkaitan Latihan Lampiran Perbelanjaan Gambar semasa Latihan dijalankan

Fail Zon Meliputi perjalanan permulaan QE di cawangan / bahagian /zon Segala dokumen awal terbitnya perlaksanaan QE di zon berkenaan Surat perlantikan ahli-ahli oleh ketua zon Disaran menggunakan fail keras (Hard Cover file) Wajib mempunyai perancangan QE zon yang terkini Mempunyai Struktur Zon yang jelas dan menggunakan Polisi, Objektif dan Strategi Pelaksanaan QE yang telah dikeluarkan oleh J/K Induk Minit mesyuarat juga perlu disimpan. Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu ditandatangani. Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di Zon, Latihan di Zon dan juga Audit di Zon. Ini adalah persiapan bagi ahli di zon berkenaan laksana QE dengan jayanya.

Kandungan Fail Zon Misi Visi Objektif Polisi Surat Perlantikan Carta Organisasi Carta Perbatuan Minit Mesyuarat, Memo, Catatan Berkaitan QE/5S Pelan Lantai Laporan Audit Dalaman Laporan Audit MPC Gambar Sebelum dan Selepas (Bertarikh dan sudut/angle sama) Gambar Aktiviti QE/5S Lampiran Perbelanjaan Makan Minum dll

Sudut 5S/QE Utama/Induk Dilokasi tempat berkumpul kakitangan/orang ramai Meletakkan Visi,Misi, Polisi 5S/QE/Objektif/Strategi 5S/QE dan Carta Organisasi 5S/QE Bahan dari AJK Utama dan bahan-bahan berkaitan 5S/QE Lantik PIC bagi memantau dan mengemaskini sudut 5S/QE

Sudut 5S/QE Zon Lokasi ahli-ahli berkumpul Meletakkan Polisi 5S/QE/Objektif/Strategi 5S/QE dan Carta Organisasi 5S/QE Bahan dari AJK Utama dan bahan-bahan berkaitan 5S/QE

Antara Contoh Amalan 5S/QE

Sambungan……

Contoh Sudut 5S/QE

Antara Contoh 5S/QE

Antara Contoh 5S/QE

Antara Contoh 5S/QE

Antara Contoh 5S/QE

Antara Contoh 5S/QE

Pengekalan 5S/QE di Sekolah Menengah Teknik Kuala Terengganu

Isi Utama…. Amalan Persekitaran 5S/QE a. Bagaimana untuk mengekalkannya b. Bagaimana menjadikannya sebagai budaya kita c. Siapa yang perlu bertanggungjawab d. Apakah impak dari Amalan Persekitaran Berkualiti

Objektif taklimat…. Meningkatkan pemahaman serta mempraktikkan 5S di tempat kerja Membudayakan 5S sebagai sebahagian daripada rutin harian di SMTKT Mewujudkan kerjasama dalam mencapai pensijilan seterusnya

Bagaimana untuk mengekalnya??? Mengingatkan tentang 5S samada melalui hebahan Jawatankuasa pemandu dan audit dalaman perlu memantau perkembangan serta pengekalan 5S Menjadikannya sebagai amalan seharian dan akhirnya menjadi sebahagian dari rutin harian SMTKT serta membudayakannya – ‘betulkan yang biasa,biasakan yang betul’ Luangkan masa untuk mempraktikkan 5S

5S = Budaya??? Amalan yang berterusan dengan mengambil 5 atau 10 minit untuk melaksanakan 5S Saling mengingatkan antara satu sama lain serta membuat hebahan/peringatan

Siapa??? Semua bertanggungjawab dalam memastikan pengekalan 5S di SMTKT Bermula dengan pihak pengurusan tertinggi sehingga ke pekerja

Apakah impaknya??? Dapat menjimatkan penggunaan peralatan Masa pencarian fail dapat dikurangkan Corak atau sistem bekerja yang lebih sistematik dan efisien Mewujudkan persekitaran yang bersih dan kondusif Semua di atas dapat dinikmati dengan melaksanakan Amalan Berkualiti dengan betul serta mengikut langkah-langkah yang telah diberi

Rumusan Pelaksanaan melibatkan semua peringkat pekerja Kesedaran melalui kempen 5S/QE Semasa pra audit dan audit Amalan Persekitaran Berkualiti (5S/QE), sediakan slide pembentangan berkaitan 5S/QE di tempat anda Semua memikul tanggungjawab yang telah diamanahkan

Sekian, terima kasih muhaslizawati@mpc.gov.my