KUTIPAN HASIL DAN BAYARAN Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) National Institute of Public Administration KUTIPAN HASIL DAN BAYARAN KAMARUDDIN ZAINAL Program Kewangan Eksekutif Institut Tadbiran Awam Negara(INTAN) Jabatan Perkhidmatan Awam Malayisa

MASALAH TUNGGAKAN HASIL 2007 - RM 14.08 BILLION? PENGURUSAN HASIL

SIMPANAN WANG AWAM HASIL AMANAH PINJAMAN KUMPULANWANG DISATUKAN

ARTIKEL 96 PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN TERIMAAN WANG AWAM “ Tiada apa-apa cukai boleh dilevi melainkan oleh undang-undang. Kutipan hasil seperti cukai dan yuran hanya boleh dibuat berasaskan akta-akta yang digubal untuk tujuan berkenaan ”

TERIMAAN

PERSEDIAAN ASAS URUSAN DENGAN ORANG AWAM? UNDANG-UNDANG/PERATURAN JELAS? KEMUDAHAN MENCUKUPI? SISTEM LENGKAP DAN TERATUR?

KAWALAN BORANG2 HASIL SIAPA? REKOD2 KAWALAN? CARA CATATAN? PENGELUARAN? SIMPANAN RESIT SELAMAT?

KAWALAN BORANG HASIL PEMUNGUT HENDAKLAH MENYIMPAN SELAMAT SEMUA BUKU RESIT, LESEN DLL. YANG BELUM DIGUNA DALAM STOK, DIKUNCI DENGAN SELAMAT DI BAWAH KAWALANNYA SENDIRI ATAU DI BAWAH KAWALAN SEORANG PEGAWAI KANAN YANG TIDAK MENYEDIAKAN RESIT ATAU MEMBUAT PUNGUTAN. AP 66 (a)

KAWALAN BORANG HASIL SUATU DAFTAR BORANG-BORANG HASIL HENDAKLAH DISELENGGARAKAN. SEMUA BUKU RESIT YANG DITERIMA HENDAKLAH DIREKOD TIAP-TIAP SATU KE DALAM BUKU DAFTAR. SETIAP KELUARAN HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PEGAWAI YANG MENERIMA BUKU RESIT ATAU DICATAT NOMBOR RUJUKAN PERMINTAAN JIKA DIKELUARKAN KEPADA CAWANGAN. AP 67

PEGAWAI YANG MENYIMPAN BUKU RESIT HANYA MENGELUARKAN BUKU-BUKU RESIT YANG DIPERLUKAN. PENGESAHAN PERLU DIBUAT DI BELAKANG HELAI PERTAMA SALINAN RESIT PEJABAT. Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi ....... borang resit berpendua/berpeniga yang bernombor betul. ........................... (Pemungut) BUKU RESIT, LESEN YANG ROSAK HENDAKLAH DIKEMBALIKAN KEPADA PENCETAK. AP 66

BUKU RESIT HENDAKLAH DIKELUARKAN MENGIKUT SUSUNAN NOMBOR YANG BETUL. AP 66 JIKA BERTUKAR PEMUNGUT, STOK SEMUA RESIT, LESEN DLL HENDAKLAH DISEMAK OLEH KEDUA-DUA PEGAWAI YANG MEMBERIALIH DAN YANG MENG-AMBILALIH. AP 65 SATU PENYATA MENGENAI BILANGAN NYA BESERTA DENGAN NOMBOR SIRI DISEDIAKAN, DITANDATANGANI DAN DIHANTAR KEPADA JABATAN AUDIT. AP 65

PUNGUTAN HASIL KUASA MENULIS DAN MENANDATANGANI RESIT KUASA MENERIMA WANG. PERATURAN DIIKUTI

KUASA MENANDATANGANI RESIT PEMUNGUT SENDIRI; PEGAWAI YANG DIWAKILKAN OLEH PEMUNGUT SECARA BERTULIS. SUATU REKOD PERLU DISENGGARA UNTUK MENCATAT KEBENARAN YANG DIBERI. AP 69 MENULIS RESIT BOLEH DIBUAT OLEH PEGAWAI YANG DIBENARKAN. AP 70 CONTOH TANDATANGAN DIHANTAR KE J.A.N.

PENGAKAUNAN HASIL PEMBUKUAN RESIT MEREKOD DAFTAR LAIN WANG SURPLUS TERIMAAN CEK

PENGAKAUNAN RESIT RESIT PERLU DIBUKUKAN SATU PERSATU KE DALAM BUKU TUNAI (Kew. 248/Kew.249) PADA MASA URUSAN DIBUAT; WALAU BAGAI-MANA PUN SEBELUM PENGHUJUNG HARI. AP 72 PENGKELASAN DIBUAT IKUT KOD HASIL JABATAN AKAUNTAN NEGARA AP 141 DAFTAR DAN SENARAI LAIN PERLU DIREKODKAN OLEH SEORANG PEGAWAI YANG BUKAN KASYER. JIKA TERDAPAT KESILAPAN PUNGUTAN, PERLU DIBERI-TAHU KEPADA PEMUNGUT. AP 73 & 74

KEMASUKAN KE BANK BILA DIMASUKKAN SEMAKKAN WANG TUNAI/CEK/DLL. CARA PENGANGKUTAN RESIT BANK DISEMAK SEMAKAN DENGAN BUKU TUNAI

URUSAN DENGAN BANK SEGALA WANG YANG DITERIMA HENDAKLAH DIMASUKKAN KE BANK APABILA MENCAPAI HAD YANG DITETAPKAN: PUNGUTAN WANG TUNAI MELEBIHI RM500 ATAU; JUMLAH PUNGUTAN (TERMASUK CEK, WANG POS) MELEBIHI RM2000; PUNGUTAN YANG LEBIH KECIL PERLU JUGA DIMASUKKAN APABILA SAMPAI KE AKHIR TEMPOH. PUNGUTAN YANG LEWAT SELEPAS PABAYARAN KE BANK PERLU DIAKAUNKAN SEOLAH-OLAH DIPUNGUT DALAM BULAN BERIKUTNYA. AP 78

SLIP BAYAR MASUK TERTENTU DIGUNAKAN; PASTIKAN BUTIR-BUTIR YANG BETUL DICATATKAN; AMAUN KEMASUKAN KE BANK DICATATKAN KE DALAM BUKU TUNAI PADA HARI KEMASUKAN;

PASTIKAN RESIT DIPEROLEHI DARI BANK APABILA MEMBUAT BAYARAN MASUK; PASTIKAN CETAKAN PADA RESIT BANK ADALAH TEPAT. RESIT BANK HENDAKLAH DISIMPAN UNTUK TUJUAN LAPORAN PADA AKHIR BULAN.

URUSAN DENGAN JAN BILA AKAUN DIKEMUKAKAN SEMAKAN SEBELUM DIHANTAR RESIT JAN URUSAN FLIMSI

URUSAN DENGAN JABATAN AKAUNTAN NEGARA RESIT BANK (PENYATA PEMUNGUT) HENDAKLAH DIHANTAR KEPADA JABATAN AKAUNTAN NEGARA PADA AKHIR BULAN BERSAMA: BORANG KEW 253; BUKU TUNAI CERAKINAN; PENYATA BORANG-BORANG HASIL (KEW 68); SALINAN RESIT AUDIT; RESIT ASAL YANG DIBATALKAN; DAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG PERLU.

SEMAKAN HARIAN SEMUA CATITAN DIBUKU RESIT, BUKU TUNAI DLL BUKU AKAUN. TANDATANGANI SETAKATMANA SEMAK. BAYARAN KE BANK - SEMAK SLIP BAYAR MASUK- BUTIR-BUTIRNYA DAN DENGAN BUKU TUNAI SEMUA BAYARAN KE JAN DENGAN RESIT JAN SLIP BAYAR MASUK DISIMPAN OLEH PEGAWAI YANG MEMERIKSA.

MINGGUAN BULANAN SEMUA BUKU RESIT DAN LESEN YANG DIKELUARKAN DARI STOK SEMAK FLIMSI DENGAN BUKU TUNAI SEDIAKAN PENYESUAIAN.

PENGURUSAN BAYARAN

BAKI PERUNTUKAN SENTIASA PERUNTUKAN DAN KUASA TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL:- BERBELANJA MENGIKUT KEPERLUAN/KEUTAMAAN (AP.54) BAKI PERUNTUKAN SENTIASA MENCUKUPI AP.93(i) BUKU VOT DAN DAFTAR BIL/BAYARAN SENTIASA KEMASKINI (AP.95(a) BAYARAN BIL/INBOIS/PENY. TUNTUTAN DIJELASKAN DENGAN TERATUR,CEPAT DAN TEPAT (AP 103(b)

Mengizinkan Perolehan, (AP.168) Pembayaran, (AP.102) PENURUNAN KUASA Dibuat Dengan Jelas Secara Bertulis: Bidang:- Mengizinkan Perolehan, (AP.168) Pembayaran, (AP.102) Menandatangani PesananTempatan (AP.176.1(d)(ii)) Dan Baucar-baucar Pembayaran

PERUNTUKAN DAN KUASA PEMERIKSAAN MEMASTIKAN:- Dilaksanakan Secara Berjadual Mengikut Lat Masa Yang Sesuai Secara Mengejut Oleh Pegawai Pengawal Sendiri Atau Pegawai Lain Bagi Pihaknya Setiap 6 Bulan Sekali (AP.309)

DOKUMEN BAYARAN PENYELENGGARAAN BUKU VOT TIDAK TERATUR Pesanan Tempatan yang dikeluarkan tidak di rekod dalam ruang tanggungan di Buku Vot Bayaran Pukal tidak/lewat direkodkan ke dalam Buku Vot Penyelenggaraan buku vot tidak kemaskini Pindaan catatan dalam Buku Vot tidak ditandatangan ringkas Pemadam cecair diguna atas pembatalan catatan dalam Buku Vot

RM……… Butir-butir Tarikh (2) (1) Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan ….RM…….. VOT B08 PROG/AKT 010100 Peruntukan seperti di dalam Anggaran Tambahan....RM…….. OBJEK SEBAGAI RM……… 27000 Bekalan & Bahan-bahan Butir-butir (2) Tarikh (1) Tanggungan dibawa ke Hadapan (3) 12.2.01 Waran Peruntukan 18.2.01 Syarikat Entah Di Mana … bekalan alatulis 22.2.01 Syarikat Paper Lama – Bayar langganan Surat Khabar 26.2.01 Syarikat ABC – Bekalan Alatulis komputer 28.2.01 Bayar Syarikat Entah Dimana – Bil.No 12122 PT A123456 03.3.01 Waran Peruntukan Kecil kepada cawangan A 04.3.01 Syarikat Alam Bersih – belakan alat-alat dapur

Amaun yang diluluskan tahun ini: Tarikh Amaun Jumlah Tarikh Amaun Jumlah hingga tarikh hingga tarikh 12.02.01 50,000.00 50,000.00 (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) Kod No Br./ Debit Kredit Tanggungan Tgn. Perb. Baki SODO Ruj. Lain Dikenakan/ Belum Bersih masih (Dijelaskan) selesai ada 27000 WP 001 - 50,000.00 - - - 50,000.00 27102 A123456 - - 500.00 500.00 - 49,500.00 27101 BR 0001 150.00 - - 500.00 150.00 49,350.00 27103 A123458 - - 3500.00 4,000.00 150.00 45,850.00 27102 BR 0008 500.00 - ( 500.00) 3,500.00 650.00 45,850.00 03.03.01 -5,000.00 45,000.00 27000 WPK 001 5,000.00 - - 3,500.00 650.00 40,850.00 27201 A123462 - - 300.00 3,800.00 650.00 40,550.00

DOKUMEN BAYARAN DAFTAR BIL/PEMBAYARAN Tidak diselenggara dengan teratur dan kemaskini Tidak diperiksa oleh Ketua Pejabat/Pegawai bertanggungjawab sekali dalam sebulan Tidak menyelenggara Daftar Bil Daftar Pembayaran tidak lengkap atau tidak diselenggarakan

REKOD-REKOD TIDAK DISELENGGARA DENGAN TERATUR PASTIKAN: Sistem Penyelenggaraan Daftar Bil Mematuhi Arahan Perbendaharaan 103 (a), Dan Surat Pek. Perbendaharaan SPP.1/2002 Daftar Bil Disemak Sekurang-kurangnya Sebulan Sekali (AP 103(b)(SPP.7/2006) Menjalankan Pemeriksaan Mengejut (AP.309)

DOKUMEN BAYARAN Bil/Invois tidak dicop tarikh terima Bil/Invois tidak disahkan oleh pegawai yang diberikuasa dengan segera Pesanan Tempatan tidak disahkan setelah Bekalan/Perkhidmatan diterima Dokumen sokongan yang tidak lengkap Butiran dalam dokumen sokongan salah/ tidak lengkap

DOKUMEN BAYARAN Menentukan Pemantauan Terhadap Kesempurnaan Penyelenggaraan Buku Vot, Daftar Bil/Pembayaran, Daftar Pengeluaran Pesanan Kerajaan

URUSAN BAYARAN MEMASTIKAN SUPAYA Tiada Perbelanjaan Dilakukan Tanpa Kelulusan Peruntukan Mencukupi Untuk Menampong Perbelanjaan Semua Baucer Bayaran Disokong Dengan Dokumen/butiran yang lengkap Bayaran Dibuat Dalam Tempoh 30 Hari atau Mengikut Jadual Bayaran Dalam Perjanjian

URUSAN BAYARAN Dilakukan Selaras Dengan Kelulusan Menentukan Semua Perbelanjaan Dilakukan Selaras Dengan Kelulusan Yang Telah Diperolehi Memastikan Perbelanjaan Dari Akaun Amanah Mematuhi Arahan Akaun Amanah (Trust Deed) (AP.165)

URUSAN BAYARAN BAYARAN LEWAT Gagal/atau lewat memperolehi kelulusan Perbelanjaan Melebihi Peruntukan Pengesahan Dokumen Sokongan Mengambil Masa Yang Panjang (contoh: 22 – 175 hari) Baucer, Butiran Dan Dokumen- Dokumen Sokongannya Tidak Sempurna

CONTOH BIL LEWAT DIBAYAR URUSAN BAYARAN CONTOH BIL LEWAT DIBAYAR Bekalan/kerja Yang Telah Disempurnakan Sebelum 31 Disember 1999 Hanya Dibayar Pada Bulan Ogos 2000 – Alasan JANM Mendapati Pembekal Tidak Memenuhi Syarat

URUSAN BAYARAN Bayaran Bekalan Suci Hati (AP 59) BIL LEWAT DIBAYAR KAEDAH PENYELESAIANNYA:- Bayaran Bekalan Suci Hati (AP 59) Peg. B’jawab/ Ketua Pejabat Memohon Pendahuluan Diri Peg.Awam Untuk Menyelesaikan Bayaran Tersebut - Penyelarasan Dibuat Setelah Kes Selesai

URUSAN BAYARAN BIL LEWAT DIBAYAR PASTIKAN: Semak Daftar Pesanan Kerajaan Yang Dikeluarkan Tanggungan Di Buku Vot Diselesaikan Sewajarnya Semakan Buku Vot Dibuat Dari Semasa Ke Semasa Oleh Pemegang Waran (PP.8/1987)

URUSAN BAYARAN BAYARAN PUKAL TIADA PENGESAHAN PEGAWAI BERKENAAN KE ATAS BIL YANG DITERIMA DARIPADA SY. TELEKOM, TENAGA NASIONAL BERHAD DAN SYARIKAT PENERBANGAN TIADA BUKTI MENUNJUKKAN LAPORAN JAN DISEMAK DENGAN BIL-BIL ASAL YANG DITERIMA

URUSAN BAYARAN GAJI DAN ELAUN TERLEBIH BAYAR PENYELENGGARAAN FAIL PERIBADI DAN BUKU PERKHIDMATAN TIDAK KEMAS KINI MAKLUMAT SEPERTI PENGESAHAN JAWATAN, PERGERAKAN GAJI, TANGGUNG KERJA, CUTI REHAT, DAN CUTI SAKIT TIDAK DIREKOD/DISELENGGARA

URUSAN BAYARAN KELEWATAN BAYARAN GAJI PEGAWAI PENYATA PERUBAHAN (KEW.8) LEWAT DISEDIAKAN SIJIL GAJI AKHIR LEWAT DISEDIAKAN MAKLUMAT/BUTIRAN DALAM KEDUA-DUA DOKUMEN SOKONGAN DI ATAS TIDAK LENGKAP/BETUL

URUSAN BAYARAN BAYARAN TERTUNGGAK SETIAP AKHIR TAHUN Perolehan Kerja/Perkhidmatan Dan Barang Dibuat Pada Suku Keempat Tahun Semasa Kelewatan Mendapatkan Semula Bil/invois/tuntutan Dari Pembekal Perolehan Yang Tidak Mematuhi Peraturan

BAYARAN TERTUNGGAK SETIAP AKHIR TAHUN PASTIKAN: Berbelanja Mengikut Perancangan, Elak dari melakukan Perolehan pada Penghujung Tahun Pembekal menyampaikan dengan segera Bil/inbois/tuntutan Peraturan Dan Prosedur Perolehan Dipatuhi sebelum dilakukan

PEMBAYARAN DI LUAR ATURAN TIDAK ADA KETERANGAN YANG IA DILAKUKAN, DIBENARKAN DAN DISELESAIKAN DENGAN SEPATUTNYA BAYARAN TANPA PERUNTUKAN DALAM ANGGARAN BAYARAN TANPA PERUNTUKAN DAN DI- KECAJKAN KEPADA PERUNTUKAN LAIN BAYARAN YANG MENGAKIBATKAN “OVER DRAFT”. AP.107 & SPP 10/1980

PEMBAYARAN DI LUAR ATURAN BAYARAN TANPA KUASA BAYARAN TANPA TANDATANGAN PEGAWAI YANG DIBERIKUASA BAYARAN PENDAHULUAN TANPA KEBENARAN BAYARAN DUA KALI BAYARAN KEPADA YANG TIDAK BERHAK

KUASA PEGAWAI MELULUSKAN PERBELANJAAN? TANDATANGANI BAUCAR TANDATANGANI PESANAN KERAJAAN PEGAWAI MELULUSKAN BAYARAN.

PERUNTUKAN PERUNTUKAN MENCUKUPI? SIAPA YANG MENGAWAL PERUNTUKAN? BUKU VOT DISELENGGARAKAN MENGIKUT PP 8/87? KAKITANGAN MEMPUNYAI CUKUP KEMAHIRAN? PENYESUAIAN DIBUAT SETIAP BULAN?

BAYARAN TUNTUTAN SEBELUM 10 HB? TUNTUTAN TERATUR DAN WAJAR? DOKUMEN-DOKUMEN LAMPIRAN BETUL? PERKIRAAN ELAUN-ELAUN BETUL? PENGESAHAN MENCUKUPI?

BAYARAN BIL DAFTAR BIL DISELENGGARAKAN? BIL DIDAFTARKAN SECARA TERATUR? BAYARAN DIBUAT DALAM TEMPOH 1 BULAN? BAYARAN SECARA PEMFAKTORAN? BAYARAN SECARA PUKAL?

SEKIAN TERIMA KASIH ADA SOALAN ??? KAMARUDDIN ZAINAL E-mail:kamarz@intanbk.intan.my Tel: 03-20847665