PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2007 TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) Kementerian Kewangan Malaysia

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007 Memperkemas dan memantapkan Peraturan Pengurusan Aset Alih Kerajaan

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan diberi penekanan. Pegawai Pengawal – KSU atau KP pemegang Waran Utama

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset. (b) Melantik: (i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan /Pusat Tanggungjawab (PTJ); (ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset; (iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset; dan (iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset. (c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya: (i) Laporan Harta Modal dan Inventori; (ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori; (iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan (iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib. (e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan meliputi: Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus kira

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat. (c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK. (d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan. (e) Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.

(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut: Harta Modal dan Inventori TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN ASET (f) Menyelaras penyediaan laporan berikut: Harta Modal dan Inventori Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj/Tatatertib

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian (peringkat Kementerian) Timbalan Ketua Pengarah (peringkat Ibu Pejabat) Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri) Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian/Jabatan Ahli : Semua Ketua Bahagian/Unit Ketua Unit Audit Dalam Pegawai-pegawai lain yang sesuai

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) AGENDA MESYUARAT: Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Tindakan Pelupusan Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih.

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK) BIDANG TUGAS JKPAK Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih Kerajaan. TEMPOH MESYUARAT Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).

PENGUATKUASAAN Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/ Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007. Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskan aset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.

PELAKSANAAN Dengan pelaksanaan TPA, Kementerian/Jabatan hendaklah memindahkan semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dari Borang: Kew. 312 Kew. PA-2 dan Kew. PA-4 Kew. 313 Kew. PA-3 dan Kew. PA-5 dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh 6 bulan dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.

PELAKSANAAN Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan dalam Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314) hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3) dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).

PEMBATALAN Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandung dalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan: (a) AP Bab II – Kehilangan dan Hapus kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja; PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitan barang-barang awam sahaja; (c) PP Bil 2 Tahun 1991; (d) SPP Bil. 7 Tahun 1995; (e) SPP Bil. 2 Tahun 1997; (f) SPP Bil. 3 Tahun 2002; PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8 Pengurusan Stor dan aset sahaja;

PEMBATALAN (h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja; (i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335 (SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457 (10) bertarikh 7 Januari 2002.

PEMAKAIAN Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

BEKALAN BORANG KEW. PA-2 - DAFTAR HARTA MODAL KEW. PA-3 - DAFTAR INVENTORI KEW. PA-6 - DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL & INVENTORI KEW.300-J3 - KAD KAWALAN STOK KEW.300-J4 - KAD PETAK DAPATKAN DARIPADA PERCETAKAN NASIONAL BHD. WARNA BORANG - PUTIH

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN KANDUNGAN TPA PENDAHULUAN BAB A PENERIMAAN BAB F KEHILANGAN /HAPUS KIRA TPA BAB B PENDAFTARAN BAB E PELUPUSAN BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN BAB D PENYELENGGARAAN

PENDAHULUAN TPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi: Bab A : Penerimaan Bab B : Pendaftaran Bab C : Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Bab D : Penyelenggaraan Bab E : Pelupusan Bab F : Kehilangan dan Hapus kira

DEFINISI ASET Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

DEFINISI ASET ALIH Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan.

KUMPULAN ASET ALIH Harta Modal   Inventori 

HARTA MODAL Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 dan ke atas setiap satu pada masa perolehan. (b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna.

INVENTORI Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual. (b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.

KATEGORI HARTA MODAL Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu: (i) Loji/Jentera Berat Kenderaan (iii) Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI Empat (4) kategori Inventori iaitu: (a) Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan secara berjadual: (i) Peralatan/Kelengkapan ICT/ Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/ Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan

KATEGORI INVENTORI (b) Tanpa mengira nilai perolehan asal: (ii) Perabot (iii) Hamparan, hiasan dan langsir (iv) Pinggan mangkuk

BAB A PENERIMAAN

BAB A - PENERIMAAN Objektif Penerimaan: Mempastikan setiap aset diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan. Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.

BAB A - PENERIMAAN (a) Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi. (b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.

BAB A - PENERIMAAN (c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset: Semak butiran dalam dokumen. Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan serta merta maka dokumen dicatat “ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan diuji”.

BAB A - PENERIMAAN Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 jika terdapat kerosakan/perselisihan. Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh Ketua Jabatan dihantar kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal. Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal. Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.

BAB B PENDAFTARAN

BAB B - PENDAFTARAN CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA TEMPOH MENDAFTAR OBJEKTIF CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA TEMPOH MENDAFTAR LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL & INVENTORI PENDAFTARAN ASET HADIAH PENDAFTARAN PENGESAHAN PENDAFTARAN PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH PUNCA MAKLUMAT DOKUMEN PENDAFTARAN BUTIRAN MAKLUMAT

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat Objektif Pendaftaran Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini Memudahkan pengesanan dan pemantauan Membolehkan keadaan aset diketahui Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. TEMPOH MENDAFTAR Dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

PENDAFTARAN ASET HADIAH Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pembelajaran dan pameran tidak perlu didaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaan diwujudkan bagi tujuan rekod.

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan bercadang menggunakannya. Aset lucuthak yang dikategorikan di bawah akta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan mengikut maksud tersebut sahaja.

Aset Yang Dibeli: PUNCA MAKLUMAT Pesanan Rasmi Kerajaan Nota Serahan Invois Dokumen Kontrak Kad Jaminan Manual Pengguna Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

Surat Ikatan Perjanjian (b)Dokumen lain yang berkaitan PUNCA MAKLUMAT Aset yang disewa beli: Surat Ikatan Perjanjian (b)Dokumen lain yang berkaitan

PUNCA MAKLUMAT Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain (a)Salinan Daftar jika diterima secara pindahan Salinan surat kelulusan menerima hadiah Salinan Sijil Lucuthak oleh Mahkamah

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran Aset Yang Belum Berdaftar: Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaran berasaskan maklumat di fizikal aset atau sumber-sumber lain yang berkaitan.

DOKUMEN PENDAFTARAN (a) Daftar Harta Modal Kew. PA-2 (b) Daftar Inventori Kew. PA-3 Pendaftaran melalui sistem berkomputer: Format yang sama diguna pakai. Daftar hendaklah dicetak. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

URUSAN PENDAFTARAN (a) Didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kementerian/Jabatan/PTJ menggunakan Kew. PA-2 & Kew. PA-3. (b) Satu Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai Daftar Inventori Kew. PA-5 disediakan.

URUSAN PENDAFTARAN (c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan secara tahunan seperti berikut: (i) Pendaftaran di peringkat PTJ Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat (ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada Kementerian.

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian URUSAN PENDAFTARAN (iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian mengetahui dan memantau keseluruhan aset di bawah kawalannya.

URUSAN PENDAFTARAN (d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku: (i) Penambahan/penggantian/ penaiktarafan (ii) Pemeriksaan aset (iii) Pelupusan (iv) Hapus kira

PELABELAN ASET Semua aset diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM). Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempat yang tidak mudah dilihat.

PELABELAN ASET Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran seperti panduan berikut: Kod Kementerian: }Berasaskan kod fail Kod Jabatan: }oleh MAMPU Kod Kumpulan sama ada: Harta Modal - H Inventori - I Tahun Pembelian: - 2007 No. Siri: - 1 CONTOH : KK/BKP 10/H/07/1

Pergerakan Aset Penyimpanan Daftar URUSAN PENDAFTARAN Pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-6. Penyimpanan Daftar Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulit keras dalam kabinet berkunci. Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan simpan di lokasi.

SENARAI ASET DI LOKASI Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan. 1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI Kew. PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2. CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA PENDAFTARAN Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran seperti Jadual 1 dan Jadual 2.

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN BAB C PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset Kerajaan hendaklah dikendali dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan: (a) Mengurangkan pembaziran (b) Menjimatkan kos (c) Mencapai jangkahayat (d) Mencegah penyalahgunaan (e) Mengelakkan kehilangan

PENGGUNAAN Bagi tujuan rasmi sahaja. (b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual. (c) Dikendali oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan. (d) Perlu direkodkan. (e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana lebih awal.

PENGGUNAAN Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.

Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat PENYIMPANAN Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima. Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.

(a) Fizikal (b) Rekod (c) Penempatan PEMERIKSAAN Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas: (a) Fizikal (b) Rekod (c) Penempatan

Tujuan pemeriksaan adalah untuk: (a) Mengetahui keadaan dan prestasi aset; (b) Memastikan setiap aset yang mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN 2 orang Pegawai Pemeriksa. Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya 2 orang Pegawai Pemeriksa. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang- kurangnya sekali setahun. Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11 kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11 bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew. PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.

BAB D PENYELENGGARAAN

Objektif Penyelenggaraan Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan. Memelihara dan memanjangkan jangkahayat Meningkatkan keupayaan Mengurangkan kerosakan Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan Menjamin keselamatan pengguna Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif Memelihara imej Kerajaan

PENYELENGGARAAN JENIS PENYELENGGARAN (a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan. (b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

PENYELENGGARAAN aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk MANUAL PENYELENGGARAAN Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tindakan penyelenggaraan.

PANDUAN PENYELENGGARAAN Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian /Jabatan: Menyedia senarai aset yang memerlukan penyelenggaraan Kew. PA-13. (b) Merancang penyelenggaraan (c) Melaksana program penyelenggaraan (d) Merekod penyelenggaraan dalam Kew. PA-14 (e) Menilai program penyelenggaraan Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta.

BAB E PELUPUSAN

ISI KANDUNGAN Definisi Pelupusan Objektif Justifikasi Pelupusan Kuasa Melulus Urus Setia Pelupusan Perakuan Pelupusan (PEP) Lembaga Pemeriksa Tempoh Tindakan Pelupusan

ISI KANDUNGAN Pelanjutan Tempoh Pinda Kaedah Pelupusan Pelaksanaan Kaedah Pelupusan Pelupusan Melalui Kontrak Pusat Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan

DEFINISI PELUPUSAN Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

OBJEKTIF PELUPUSAN Memastikan Jabatan Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak digunakan atau diperlukan. Menjimatkan ruang simpanan/pejabat. Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik. Membolehkan aset milik Kementerian /Jabatan dipindahkan ke Kementerian/ Jabatan lain.

JUSTIFIKASI PELUPUSAN Tidak Ekonomik Dibaiki Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan Usang/Obselete Disyor selepas pemeriksaan aset Rosak & tidak boleh digunakan Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan Luput tempoh penggunaan Perubahan Teknologi Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum Melebihi keperluan Tiada alat ganti

KUASA MELULUS PELUPUSAN Dua (2) peringkat: Perbendaharaan (b) Kementerian/Jabatan

KUASA MELULUS PERBENDAHARAAN (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhan melebihi RM500,000; dan Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai seperti berikut: - Hadiah - Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri - Tukar Beli (trade in) - Tukar Barang (barter trade) - Kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan dalam tatacara ini.

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan (b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 . Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.

Ketua Setiausaha/Timbalan } P.U.(B) 513 JADUAL Pegawai Kem/Jab Ketua Setiausaha/Timbalan } Setiausaha Bahagian Pentadbiran/ }Semua Kementerian Kewangan/Khidmat Sokongan/Operasi} Ketua Pengarah/Timbalan } Pengarah Bahagian (Pentadbiran/ } Semua Jab. Persekutuan Kewangan/Khidmat Sokongan/ } peringkat Ibu Pejabat /Operasi Ketua Jabatan }SemuaJabatan Persekutuan di Negeri

Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan URUS SETIA PELUPUSAN Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa mengikut Kew. PA-15 Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16 Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17 Menyemak dan memastikan permohonan pelupusan lengkap dan teratur Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus

URUS SETIA PELUPUSAN Memaklumkan kelulusan kepada Ketua Jabatan Untuk tindakan. Memohon pelanjutan tempoh pelupusan Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedah pemusnahan Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset Kew. PA-18

URUS SETIA PELUPUSAN Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19 Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset Kew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16 (a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal dan Elektronik seperti di Kembaran A dan perkakasan komputer di Kembaran B. (b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yang mempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakar khusus dalam peralatan-peralatan tertentu. PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan oleh Pegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan. (d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyai kepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun. (e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh 1 tahun.

PERLANTIKAN LEMBAGA PEMERIKSA Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan perlu melantik Lembaga Pemeriksa bagi membuat pemeriksaan. Lembaga Pemeriksa dilantik berdasarkan jawatan tidak lebih tempoh 2 tahun.

KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA (a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset berkenaan. (b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu. (c) Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yang setaraf. Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantik jika perlu.

TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA (a) Menyedia dan mengemuka Jadual Pemeriksaan kepada Urus Setia Pelupusan Jabatan. (b) Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan. (c) Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan dikeluarkan. (d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17. (e) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai. (f) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh surat kelulusan mengikut kaedah yang diluluskan.

PELANJUTAN TEMPOH Permohonan untuk lanjut tempoh dikemuka kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempoh hanya dibenarkan sekali sahaja. Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.

PINDA KAEDAH PELUPUSAN Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan dikemuka kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempoh pelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KAEDAH PELUPUSAN (a) Jualan secara : Tender Sebut harga Lelong (b) Jualan Sisa (c) Tukar Barang (Barter Trade) (d) Tukar Beli (Trade in) (e) Tukar Ganti (Cannibalize)

KAEDAH PELUPUSAN (g) Pindahan (h) Hadiah (i) Musnah secara: Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam (j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkan sesuai

Kaedah Pelupusan (1)Jualan secara: (i) TENDER (a) Boleh disertai oleh syarikat atau orang perseorangan – KEW.PA 22 (b) Diiklan sekurang-kurang (1) akhbar utama tempatan – KEW.PA 21 (c) Harga simpanan berdasarkan nilai semasa – KEW.PA-17 (d) Deposit tender 10% daripada harga tawaran atau maksimum RM10,000

(e). Memastikan harga tawaran yang. diterima tidak kurang daripada 70% (e) Memastikan harga tawaran yang diterima tidak kurang daripada 70% harga simpanan. Jika kurang, rujuk Perbendaharaan untuk pertimbangan. (f) Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan tender itu. (g) Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenarkan menyertai tender. (g) Pelawa semula atau mohon pinda kaedah pelupusan daripada Kuasa Melulus jika tiada sebarang tawaran diterima.

Kaedah Pelupusan (2) Jualan secara : (ii) SEBUTHARGA (a) Dipelawa sekurang-kurangnya 10 syarikat/orang perseorangan (b) Sebar meluas – KEW.PA -24 (c) Harga simpanan berdasarkan nilai semasa aset- KEW. PA- 17 (d) Deposit sebutharga 10% daripada harga tawaran tertakluk maksimum RM5,000

(e). Harga tawaran yang diterima tidak (e) Harga tawaran yang diterima tidak kurang daripada 70% harga simpanan.Jika kurang, rujuk Perbendaharan untuk pertimbangan. (f) Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebut harga hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan sebut harga itu. (g) Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan aset tidak dibenarkan menyertai sebut harga.

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat Kementerian/Jabatan hendaklah menggunakan peraturan berkenaan.

Kaedah Pelupusan Jualan secara: (iii) LELONGAN AWAM – ( Tambahan Pertama PKP 1 TAHUN 2004) Syarikat APAC (W/P, N/S, Melaka, Johor, Sabah & Sarawak) bagi kenderaan, jentera berat & barangan am. LASB – Perlis, Kedah, Perak, Pulau Pinang, Pahang, Terengganu, Kelantan dan Selangor bagi kenderaan dan jentera berat sahaja.

Kaedah Pelupusan (2) JUALAN SISA Kementerian/Jabatan uruskan sendiri dengan Syarikat Bumiputera mengikut Negeri/Setempat yang berdaftar dengan Kem. Kewangan di bawah bidang 221302 Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit). (Tambahan Pertama Kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2001)

Kaedah Pelupusan (3) TUKAR BARANG -(BARTER TRADE) (a) Dari jenis yang sama atau berbeza. (b) Melalui Tender Terhad. (c) Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai. (d) Ada unsur/aset keselamatan.

Kaedah Pelupusan (4) TUKARBELI (TRADE – IN) (a) Aset sama jenis, masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan. Tiada Kementerian/Jabatan lain berminat, hanya pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan sahaja. (b) Mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal. (c) Aset perlu dikeluarkan sebelum penggantiannya dipasang(loji/alat hawa dingin).

(d) Penggantian aset disahkan oleh Jabatan Teknikal. (e) Harga jualan dirundingkan diantara Kementerian/Jabatan dengan pembeli berasaskan nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau harga pasaran. (f) Pastikan peruntukan mencukupi. Hasil jualan aset dikredit sebagai HASIL Kerajaan dan tidak boleh ditolak daripada harga sebenar aset yang dibeli.

Kaedah Pelupusan (5)TUKAR GANTI (CANNIBALIZE) (a) Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian tertentu (jentera/kenderaan/perkakasan komputer) dan dipasang sebagai alat /komponen ganti bagi tujuan pembaikan/penjimatan. (b) Aset sama jenis dan penggunaannya. (c) Diperiksa dan disahkan oleh Pegawai Teknikal.

Kaedah Pelupusan (6)PINDAHAN (a) Pindahan boleh dibuat antara Kementerian/Jabatan bagi aset boleh guna dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan lagi(melebihi keperluan,tidak diperlu selepas projek siap,obsolete) (b) Pindahan antara Jab. Persekutuan tertakluk kepada Kuasa Melulus . (c) Pindahan Jabatan Persekutuan Ke Jabatan Negeri perlu kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.

(d)Tidak dikenakan apa-apa bayaran. (e)Kos pengendalian pindahan ditanggung Kementerian/Jabatan penerima. (f) Berasaskan permohonan bertulis. Rekod aset hendaklah diserah kepada Kementerian/Jabatan penerima. (g)Kementerian/Jabatan penerima meneruskan pengemaskinian Rekod Daftar yang berkaitan (h)Surat Akuan Penerima dikemukakan kepada Kuasa Melulus.

Kaedah Pelupusan (7) HADIAH (a) Boleh dilaksanakan antara Jab. Persekutuan dengan pertubuhan sukarela dan badan yang diiktiraf Kerajaan. (b) Disokong surat permohonan (c) Aset yang dihadiah untuk latihan & pameran diguna untuk tujuan tersebut sahaja. (d) Kelulusan Perbendaharaan

Kaedah Pelupusan (8) MUSNAH – (i) Tanam (ii) Dibakar (iii) Dibuang (iv) Ditenggelam (a) Mendapat kelulusan tempat pemusnahan (PBT,JAS, Jabatan Laut dll) (b) Mematuhi peraturan,garis panduan

Ditanggalkan/dikeluarkan terlebih dahulu untuk kegunaan sebagai alat ganti. Diketuk,dipotong,digelek dan sebagainya ikut mana sesuai supaya tiada pihak lain dapat mengambil/menjualkannya. (e)Sijil Menyaksikan- tarikh, tempat & tandatangan- KEW.PA- 18

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN PELUPUSAN Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan JPJ diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah dilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.

KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BAB F KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

BAB F – KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA TAFSIRAN CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA OBJEKTIF (e) Tindakan Kem/Jab selepas Kelulusan KUASA MELULUS HAPUS KIRA URUS SETIA KEHILANGAN & HAPUS KIRA (d)Laporan Akhir PROSES HAPUS KIRA (c)Jawatankuasa Penyiasat (a)Melaporkan Kehilangan (b)Laporan Awal

TAFSIRAN KEHILANGAN Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUS KIRA Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL Pegawai Pengawal ialah: Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN Ketua Jabatan termasuk: Ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS HAPUS KIRA Dua (2) peringkat: (a) Perbendaharaan (b) Pegawai Pengawal

KUASA MELULUS PERINGKAT PERBENDAHARAAN (a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000. Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone. (c) Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL (a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggung- jawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira. T U G A S (a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3. (b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan. (c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. (d) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (e) Mendapatkan hasil siasatan polis. (f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat. (g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal. (h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur. (i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUS SETIA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA (j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset. (k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya. Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira. (m) Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/ tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan. (n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

1. Melaporkan Kehilangan PROSES HAPUS KIRA 1. Melaporkan Kehilangan Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. (b) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28 Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat.

PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28 (b) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan (ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

PROSES HAPUS KIRA 2. Laporan Awal – Kew. PA-28 (c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW.PA -28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Nyatakan:- 1. Keterangan Aset yang hilang. (a) Jenis Aset (b) Jenama dan Model (c ) Kuantiti (d) Tarikh Perolehan (e) Harga Perolehan Asal 2. Tempat sebenar di mana kehilangan berlaku.

Tarikh kehilangan berlaku atau diketahui. Cara bagaimana kehilangan berlaku. Nama dan jawatan yanh akhir sekali menyimpan/mengguna aset yang hilang. Sama ada seseorang pegawai difikirkan prima facie bertanggungjawab ke atas kehilangan itu. Jika ya, nama dan jawatannya. Sama ada seseorang pegawai telah ditahan kerja. No. Rujukan dan Tarikh Laporan Polis.

9. Langkah –langkah sedia ada untuk mengelakkan kehilangan itu berlaku. 10. Langkah-langkah segera yang diambil bagi mencegah berulangnya kejadian ini. 11. Catatan . Tandatangan Ketua Jabatan Nama: Jawatan: Tarikh: Cop Jabatan:

3. Jawatankuasa Penyiasat PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat (a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. Keanggotaan: (a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; (b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat; (c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

3. Jawatankuasa Penyiasat PROSES HAPUS KIRA 3. Jawatankuasa Penyiasat (c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat 1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian. 3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan 4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang. 5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi. 6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. 7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyedia Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia. Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. (d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. (i) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau (ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 (e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau (ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan (iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

PROSES HAPUS KIRA 5. Laporan Akhir KEW. PA-30 Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN KEW. PA -30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN Keterangan Aset yang hilang. (a) Jenis Aset (b) Jenama dan Model (c ) Kuantiti (d) Tarikh Perolehan (e) Harga Perolehan Asal (f) Anggaran Nilai Semasa

Perihal Kehilangan (a) Tarikh diketahui (b) Tarikh sebenar berlaku (c) Tempat kejadian (d) Bagaimana kehilangan diketahui (e) Bagaimana kehilangan berlaku Sama ada Laporan Hasil Penyiasatan Polis telah diterima. Jika ada, sila sertakan.

4.(a) Nama pegawai yang: (i) Secara langsung menjaga aset tersebut. (ii) Bertanggungjawab sebagai penyelia. (iii) Bertanggungjawab ke atas kehilangan itu (b) Mengenai setiap pegawai di atas, nyatakan:- (i) Jawatan hakiki pada masa kehilangan (ii) Tugasnya(sertakan senarai tugas) (iii) Taraf jawatan (sama ada tetap/dalam percubaan/sementara/kontrak)

(iv). Sama ada ditahan kerja atau digantung. kerja (iv) Sama ada ditahan kerja atau digantung kerja. Jika ada, nyatakan tarikh kuatkuasa hukuman. (v) Tarikh bersara atau penamatan perkhidmatan. (vi) Sama ada pernah melakukan apa-apa kesalahan dan hukumannya. (Jika ada, berikan butir-butir ringkas dan rujukannya) (vii) Maklumat lain, jika ada.

Nyatakan adakah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan, Arahan Keselamatan Kerajaan atau arahan lain termasuk langkah berjaga-jaga yang tidak dipatuhi atau diikuti. Jika ada, nyatakan peraturan atau arahan tersebut. Apakah langkah-langkah yang telah diambil untuk mencegah berulangnya kejadian ini. Rumusan siasatan Nyatakan sama ada surcaj atau tatatertib patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi.

Tandatangan: …………………(Pengerusi) Nama : Jawatan : Tarikh : Tandatangan : ………………….(Ahli Jawatan : Tarikh :

Syor dan Ulasan Pegawai Pengawal:- ………………………………………………. Ulasan: ………………………………….. ................................................. Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh : Cop Kementerian/Jabatan:

4.Tindakan Kementerian/Jabatan Selepas Kelulusan (a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. (b) Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan. (d) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan dan Hapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.

PENJELASAN PEKELILING SEKSYEN PENGURUSAN ASET BAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP) PERBENDAHARAAN MALAYSIA Tingkat 4, Blok Selatan Kompleks Kementerian Kewangan Presint 2, 62592 PUTRAJAYA. Help Desk Officer : Kementerian Pelajaran Malaysia Normah Ahmad 03-88823689

SEKIAN TERIMA KASIH normah.ahmad@treasury.gov.my