Dr. nor azura binti adzharuddin KEMAHIRAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI KOC 3433 Dr. nor azura binti adzharuddin

Pengertian Komunikasi Komunikasi berasal dari perkataan Communicare, yang bermaksud kesamaan atau sama. Komunikasi adalah sebagai rantai hubungan antara sumber denganpenerima berunjangkan mesej yang disalurkan (Model SMCR). Qubein mendefinisikan komunikasi sebagai “…orang yang betul, menyatakan sesuatu yang benar, kepad penerima atau sasaran yang tepat, dengan cara yang betul, supaya didengari & difahami & memberi tindakbalas yang dihajati…”

Unsur-unsur dan Proses Komunikasi Proses komunikasi yang melibatkan antara dua komunikator melibatknan unsur-unsur berikut: Sumber – pencetus mesej. Idea – pemikiran terjana dari minda. Enkod – usaha sumber untuk mengolah idea tadi dalam satu pakej yang dapat disalurkan. Saluran – usaha sumber menghantar mesej yang sudah diolah. Penerimaan – sasaran kepada usaha penyaluran Dekod – usaha penerima untuk mentafsirkan mesej yang diterima.

sambungan…….. Pemahaman – hasil usaha pentafsiran mesej oleh penerima. Penerima – pihak yang menjadi bahan sasaran hantaran mesej oleh sumber. Maklumbalas – tindakbalas penerima terhadap mesej yang diterimanya. Gangguan – apa saja yang terdapat dalam alam sekitar yang menggugat penghantaran dan penerimaan mesej. Suasana – keadaan sekeliling komunikator sewaktu proses komunikasi berlangsung.

Tujuh langkah berikut mengikut tertibnya dalam proses komunikasi manusia, iaitu:- Sumber mesti ada idea. Idea mesti diolah (enkod) dalam bentuk tertentu (surat, memo, dll) supaya boleh dipindah. Idea ini haruslah disalurkan (transmitted). Mesej hendaklah diterima. Penerima hendaklah mentafsir (dekod) mesej. Mesej hendaklah difahami dengan tepat sebagaimana yang dihasratkan sumber. 7) Penerima hendaklah memberi maklum balas yang bersesuaian.

Pengkodan (coding) Sebelum menghantar, pengolah hendaklah mengolah atau menyusun ideanya dalam satu pakej. Sumber hendaklah memilih perkataan, frasa atau ayat yang sesuai untuk menyatakan makna yang tepat. Ada 2 perkara yang perlu diberi perhatian ketika pengkodan iaitu: - Apa yang sumber ingin sampaikan. - Bagaimana pada fikiran sumber mesej tersebut akan difahami oleh penerima. Pemahaman bergantung pada pengalaman lepas (apa yang pernah komunikator lihat, dengar atau alami). Perbezaan kod pengalaman lepas antara sumber dan penerima biasanya menyebabkan kerosakan komunikasi iaitu bila apa yang diungkapkan oleh sumber bukan apa yang didengari oleh penerima.

Penyaluran (transmission) Sumber mesti memilih saluran, biasanya lisan atau bertulis. Pemikiran masa yang sesuai (timing) amat mustahak untuk mendapatkan kesan komunikasi yang dihajati. Ada kalanya sumber sudah bersedia untuk menyalurkan tapi penerima belum bersedia untuk menerima. Maklum balas (feedback) Maklumat yang diberikan mengenai mesej yang telah diterima. Maklum balas dari penerima dirangka untuk meneruskan aliran maklumat antara kedua-dua pihak. Bila sumber terima maklum balas, dia akan gunakan maklumat ini untuk memandu ungkapan atau perlakuan seterusnya. Tanpa maklum balas komunikasi mungkin akan rosak, terutama apabila penerima tidak betul0betul faham mesej dan tidak cukup maklumat.

Gangguan (noise) Apa saja dalam alam sekeliling yang menggugat isi kandungan mesej yang disalurkan atau diterima. Kedua-dua komunikator hendaklah bekerja keras untuk mengatasi gangguan ini Gangguan fizikal biasanya datang dari alam sekeliling komunikator seperti bunyi bising enjin kenderaan, suara orang lain berbual dll. Gangguan psikologi terdapat dalam minda komunikator sendiri seperti tidak mampu memberikan tumpuan fikiran, khayal, menganggap mesej tidak mustahak dan sebagainya. Suasana (setting) Ia adalah sekitaran dalam mana komunikasi berlaku. Ia mempengaruhi komunikasi. Suasana formal akan menjadikan komunikasi formal. Antara komponen-komponen yang membentuk suasana adalah seperti cahaya, warna ruang dan juga susunan perabot atau hiasan.

Jenis-jenis Komunikasi Komunikasi Intrapersonal a) Berlaku dalam diri seseorang, melibatkan pemikiran, perasaan dan cara mana seseorang melihat dirinya. b) Individu itu sendiri berperanan sebagai sumber dan penerima. Mesej terdiri dari pemikiran dan perasaan, salurannya ialah otak yang memproses mesej manakala maklum balasnya ialah seperti bila dia bercakap sendiri, atau menolak idea tersebut dan diganti dengan lain.

bersambung…. Penampilan diri anda: -Sihat -Pemikiran segar -Bersih Apa yang anda kata Apa yang anda fikir Apa yang anda rasa Bagaimana keadaan diri anda Penampilan diri anda: -Sihat -Pemikiran segar -Bersih -Bergaya Perasaan & mood anda: -Lucu -Marah -Benci -Sayang Perasaan sosial anda: -Ibu bapa -Ahli keluarga Kepercayaan kuat anda: -Keagamaan -Patriotik -Percaya pada pelajaran Kapasiti Intelektual anda: -Logikal -Reflektif -Studios -Spekulatif Bakat anda: -Seni -Muzikal -Penulisan Ciri-ciri Sosial Anda: -Bebas -Tegas -Mesra -Emphatic

2. Komunikasi Antaraperseorangan (interpersonal) a) Biasanya berlaku bila dua orang komunikator berkomunikasi antara satu sama lain, walaupun boleh melibatkan lebih dari dua orang. b) Melibatkan kesemua unsur komunikasi. Mesej mereka adalah terdiri dari simbol-simbol verbal dan bukan verbal. c) Komunikasi jenis ini biasanya berlaku dalam suasana tidak formal dan selesa. 3. Komunikasi Kumpulan Kecil (small-group) a) Berlaku bila sebilangan manusia bertemu untuk mengatasi masalah. b) Kumpulan hendaklah cukup kecil hingga setiap anggota berpeluang untuk berinteraksi sesama yang lain.

sambungan….. c) Proses komunikasi menjadi lebih kompleks berbanding komunikasi antaraperseorangan kerana terdapat lebih ramai sumber-penerima. d) Kemungkinan berlaku kekeliruan tinggi kerana ramai yang menghantar mesej. e) Mesej lebir berstruktur kerana kelompok tersebut bertemu untuk tujuan tertentu. f) Disebabkan interaksi ini bertujuan untuk mengatasi masalah, maka kelompok ini biasanya bertemu dalam suasana yang lebih formal.

4. Komunikasi Awam (public) a) Sumber-penerima (pengucap) akan menyampaikan mesej kepada audiens. b) pengucap biasanya menyampaikan mesej yang amat teratur atau berstruktur melalui saluran yang sama seperti antaraperseorangan dan kumpulan kecil iaitu penglihatan dan pendengaran. c) Umumnya maklum balas dalam komunikasi jenis ini terhad. Mungkin audiens diberi peluang dalam sesi soal-jawab tetapi tidak boleh berhujah dengan pengucap. Namun begitu mereka boleh menyampaikan maklum balas bukan verbal seperti bertepuk tangan bila bersetuju. d) Kebanyakan komunikasi jenis ini berlaku dalam suasana formal.

Sekian………….