PENGURUSAN MEL UNIVERSITI DENGAN SYSMEL registrar.utm.my/bpo

PROSES MEL UNIVERSITI

RASMI RASMI PERKHIDMATAN MEL Despatch Penghantaran Surat/ Bungkusan Dalaman UTM Despatch Penghantaran Surat/ Bungkusan ke Luar UTM Penghantaran Luar UTM Penghantaran Surat/ Bungkusan ke Luar UTM dengan Pos Laju atau Kurier Penghantaran Cepat RASMI RASMI

Despatch Masukan surat dalam sampul surat besar (satukan mengikut fakulti/ jabatan – tulis tarikh dan nama fak./jbtn) Letakan surat dalam peti mel jabatan/ fakulti yang disediakan atau pigeon hole di BPO Surat yang tidak dibenarkan :- SULIT/ TERHAD/ RAHSIA/ RAHSIA BESAR SEGERA DENGAN TANGAN SEGERA Dihantar ke luar UTM

Borang yang perlu ditandatangan setelah mengambil surat dalam peti mel Tandatangan Pembantu Operasi Jabatan/ fakulti TIADA LAGI TANDATANGAN DARIPADA BPO -BPO telah menggunakan kaedah touch & record. Rekod penghantaran akan disimpan di BPO untuk rujukan.

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN DESPATCH- PERLU :- Penghantaran Semua surat yang hendak dihantar dimasukkan dalam satu sampul surat mengikut tempat/ PTJ yang hendak dihantar. Cetak slip SYSMEL (no.sysmel) dan kepil bersama sampul surat. Penerimaan Membuat Akuan Penerimaan pada sistem SYSMEL

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN DESPATCH- TIDAK PERLU :- Penghantaran Mengisi slip Rekod Penghantaran Surat Dalaman

Penghantaran Luar UTM Masukkan surat dalam sampul surat. Tulis nama penuh dan alamat penerima pada sampul surat Letakkan surat dalam peti pos harian di BPO *Surat yang dihantar selepas jam 2.30 petang akan diproses pada hari berikutnya

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN POS HARIAN- PERLU :- Penghantaran Surat hendaklah dimasukan dalam sampul surat. Cetak slip SYSMEL (no.sysmel) dan kepil bersama sampul surat tersebut. Penerimaan Membuat Akuan Penerimaan pada sistem SYSMEL

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN POS HARIAN- TIDAK PERLU :- Penghantaran Mengisi slip Rekod Pos Harian

Penghantaran Cepat (POS LAJU/ Kurier) Tulis nama penuh dan alamat penerima pada sampul surat/ bungkusan Letakkan surat dalam tray pos laju/ kurier/ AR Register di BPO Surat diproses pada hari berikutnya jika Isnin – Rabu : dihantar selepas 2.30 ptg Khamis : dihantar selepas jam 12 tgh/hari Ahad : Syarikat kurier cuti

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN PENGHANTARAN CEPAT- PERLU :- Penghantaran Surat hendaklah dimasukan dalam sampul surat dan sekiranya bungkusan hendaklah dibalut dengan kemas. Cetak slip SYSMEL (no.sysmel) dan kepil bersama sampul surat/ bungkusan tersebut. Penerimaan Pastikan Unit Mel telah mengesahkan penerimaan surat/ bungkusan dalam sistem semasa penghantaran dibuat di Bahagian Pengurusan Organisasi (BPO)

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN PENGHANTARAN CEPAT & SURAT BERDAFTAR- TIDAK PERLU :- Penghantaran Mengisi borang/ Mengemukakan Surat Permohonan Perkhidmatan Pos Laju/ Kurier/ Surat Berdaftar

Pengurusan Mel Universiti 07-5530440/ 31213 PERTANYAAN

• BAHAGIAN PENGURUSAN ORGANISASI • • PEJABAT PENDAFTAR •