MESYUARAT BERKESAN AB. RAHIM BIN MD. YASIN Jabatan Pengajian Melayu Kampus PendidikanTeknik Kuala Lumpur

APA ITU MESYUARAT ? Mesyuarat ialah perbincangan formal antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat adalah berbeza antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi, dan objektifnya.

Sila catatkan 5 perkara yang telah menimbulkan masalah kepada anda semasa menganjurkan mesyuarat di sekolah anda. .

JENIS-JENIS MESYUARAT Mesyuarat Agung Mesyuarat Tergempar Mesyuarat Jawatankuasa Mesyuarat ? ? ?

Tatasusila MESYUARAT Satu proses untuk meningkatkan tahap keberkesanan mesyuarat, menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan secara berkesan dan menjimatkan masa dan tenaga.

Tatasusila MESYUARAT Jangan tiba lewat TINDAKAN Jangan tiba lewat Elakkan gangguan telefon/handset/silent mode Tidak meninggalkan bilik mesyuarat Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat Mendengar secara aktif dan berminat terhadap sumbanga-sumbangan ahli-ahli Memberi fokus sewajarnya supaya objektif mesyuarat dicapai Mencar- perkara-perkara yang positif dan mengelakkan daripada perkara-perkara yang negatif. Mencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli yang aktif seperti ekspektasi anda terhadap ahli-ahli yang lain.

MEMBENTUK/ MENYUSUN AGENDA Tajuk Mesyuarat Tarikh, masa, tempat Kehadiran Ucapan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat Yang Lepas Perkara Berbangkit AGENDA BAHARU 7.1 …………………….. 7.2 ……………………. 7.3 ……………………. 7.4 …………………… Hal-hal Lain Ucapan Penangguhan

SURAT PANGGILAN MESYUARAT Rujukan fail Tarikh ………………………. Tuan/Puan, Mesyuarat Staf Akademik SK Tropika Kali Ke-2/2008 Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas

CARTA ALIR MENGENDALIKAN MESYUARAT Tetapkan tujuan/Objektif mesyuarat P Tetapkan tarikh/masa/tempat/ahli dan agenda mesyuarat Sebelum mesyuarat P SU Sediakan/hantar notis, agenda mesyuarat dan kertas kerja sekiranya ada SU Sediakan tempat dan peralatan Pengerusikan Mesyuarat - Buka mesyuarat - Mengawal perbincangan - Merumus mesyuarat SU Catatkan kehadiran ahli Catatkan butir-butir perbincangan Berikan penjelasan yang perlu P Semasa Mesyuarat SU Sediakan draf minit mesyuarat P Luluskan draf mesyuarat Selepas Mesyuarat Edarkan minit mesyuarat Menyediakan “post mortem” SU

PERANAN PENGERUSI dalam mesyuarat Perancangan: Kenapa perlu ada mesyuarat ? Bincang masalah/isu/agenda mesyuarat Siapa yang perlu hadir Apakah objektif mesyuarat Pilih masa, tempat yang sesuai Tentukan cara mana mesyuarat dijalankan dan bagaimana keputusan-keputusan mesyuarat akan dibuat

PERANAN PENGERUSI dalam mesyuarat Semasa Mesyuarat: Pada awal mesyuarat Datang awal Mulakan mesyuarat tepat pada waktu yang ditetapkan Wujudkan suasana yang sesuai untuk mesyuarat dengan ucapan alu-aluan dan memperkenalkan ahli-ahli sekiranya perlu Memaklumkan tujuan, objektif dan tempoh mesyuarat Memaklumkan prosedur mesyuarat Meluluskan minit mesyuarat Menjelaskan segala perkara pentadbiran atau pengurusan pada awal mesyuarat

PERANAN PENGERUSI dalam mesyuarat Semasa Mesyuarat: Perbincangan Mulakan perbincangan Beri peluang kepada ahli sama rama rata untuk bercakap Galakkan penyertaan semua ahli Dapatkan penjelasan mengenai perkara2 yang tidak jelas Mengawal suasana mesyuarat – terkeluar agenda Kekalkan suasana yang harmonis Beri kesimpulan kepada perkara yang dibincangkan

PERANAN PENGERUSI dalam mesyuarat Akhir Mesyuarat: Ulas kembali perkara utama yang telah dibincangkan Maklumkan keputusan2 yang telah diambil sama ada ditolak, diterima, diberi perhatian atau ditunda. Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil Tetapkan tarikh, masa, tempat mesyuarat akan datang sekiranya perlu. Tamatkan mesyuarat tepat pada masa yang telah dirancangkan.

PERANAN SETIAUSAHA Sebelum Semasa Selepas

PERANAN SETIAUSAHA Sebelum Mesyuarat Berbincang dengan Pengerusi tentang agenda mesyuarat Menghantar notis mesyuarat / dokumen sekiranya perlu Menentukan persiapan bilik / alat-alat mesyuarat – yang kondusif Siapkan check-list Datang awal

PERANAN SETIAUSAHA Semasa Mesyuarat Mencatat kehadiran ahli Mengedarkan fail mesyuarat/bahan/minit msyrt jika perlu Membantu pengerusi semasa mesyuarat Memberi penjelasan yang diperlukan kepada mesyuarat Mencatat minit mesyuarat

PERANAN SETIAUSAHA Selepas Mesyuarat Sediakan draf minit mesyuarat Berbincang dengan pengerusi / tentang draf Menyediakan minit mesyuarat Edar minit kepada ahli Menyimpan rekod dan dokumen-dokumen mesyuarat

Kepemimpinan Dalam Mesyuarat Ciri-ciri yang diperlukan Personaliti yang baik/dihormati Berpengetahuan – mempunyai kebijaksanaan membuat keputusan yang tepat. Berdisiplin - terhadap masa dan peraturan Mesra – dapat menjalin hubungan interpersonal dengan ahli Pendengar yang baik / good listener Adil dan saksama