MINIT MESYUARAT BERKUALITI AB. RAHIM BIN MD. YASIN KETUA JABATAN PENGAJIAN MELAYU IPG KAMPUS PENDIDIKAN TEKNIK KUALA LUMPUR abrymd/jpm/2011

Apakah minit mesyuarat? Laporan tentang perkata yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat abrymd/jpm/2011

Dua peringkat dalam penyediaan minit mesyuarat Setiausaha mencatat segala hasil perbincangan semasa mesyuarat berjalan seperti butiran yang berikut : semua isi penting mesyuarat semua keputusan yang dicapai cadangan dan sokongan dan undian yang dibuat nama pencadang dan penyokong sesuatu isu jumlah undi yang menyokong dan menentang abrymd/jpm/2011

PERINGKAT 2 : Setiausaha menulis minit mesyuarat berdasarkan catatannya dengan menggunakan bahasa yang gramatis, jelas, dan tepat : Draf minit mesyuarat perlu disediakan dalam masa tiga hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi Minit mesyuarat yang sebenar hendaklah diedarkan kepada anggota mesyuarat dalam masa tujuh hari selepas mesyuarat Minit mesyuarat perlu dijadikan dokumen rujukan oleh anggota untuk dilaksanakan tindakan yang telah diputuskan dalam mesyuarat abrymd/jpm/2011

Penulisan minit mesyuarat Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana merupakan satu dokumentasi, dan akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan. Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam penulisan. Lazimnya, format minit mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia : 9-10) abrymd/jpm/2011

Perkara yang perlu dalam penyediaan minit mesyuarat? Butiran tentang mesyuarat Nama mesyuarat Bilangan kali mesyuarat Tarikh Masa Tempat abrymd/jpm/2011

Dokumen Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan utama (jika ada) abrymd/jpm/2011

Kehadiran hendaklah ditulis mengikut susunan seperti yang berikut : Senarai kehadiran Senarai lengkap anggota yang hadir adalah penting bagi pengesahan minit pada masa akan datang, dan memerlukan pandangan mereka sama ada sah atau tidak sesuatu minit mesyuarat Kehadiran hendaklah ditulis mengikut susunan seperti yang berikut : Hadir – senarai nama anggota mesyuarat yang hadir serta jawatan Turut hadir – senarai nama (bukan ahli) yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas Tidak hadir – senarai nama anggota yang tidak hadir (bersebab atau tidak bersebab) abrymd/jpm/2011

Isi Minit Mesyuarat Ucapan alu-alauan pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Perkara yang ditetapkan dalam agenda Hal-hal lain Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi Tandatangan pencatat Tandatangan penyemak/pengerusi majlis abrymd/jpm/2011

Tindakan selanjutnya? Pengerusi akan menyemak rangka minit mesyuarat selepas tiga hari tarikh diadakan mesyuarat. Selepas itu tindakan berikut perlu dilakukan : Pengerusi mengarahkan setiausaha membaca mint mesyuarat yang lepas dengan jelas Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan) Semua pembetulan yang dibuat itu mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang salah Perkara berbangkit – sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir yang dicapai daripada perbincangan tentang perkara berbangkit yang dikemukakan dalam mesyuarat itu dilaporkan secara ringas. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan, institusi, atau pegawai yang berkenaan Mencatat hal-hal lain yang dibincangkan Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi akan menandatangani minit pada tempat yang disediakan abrymd/jpm/2011

CIRI MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat, dan padat kerana laras bahasanya bersifat formal – pemerian yang menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya: BETUL : memandangkan bahawa …. maka ….. SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab BETUL : berbangkit daripada …. SALAH : oleh itu BETUL : beliau berpendapat … SALAH : beliau berfikir …. abrymd/jpm/2011

Mesyuarat bersetuju menerima ….. Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa …… 2. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya : Mesyuarat bersetuju menerima ….. Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa …… abrymd/jpm/2011

Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan Gaya bahasa minit mesyuarat juga berbentuk ungkapan, iaitu kata-kata tetentu dijadikan ungkapan khusus seperti : Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan Jawatankuasa kecil Penganugerahan …. telah mengesahkan minit mesyuarat yang telah diadakan pada ….. tanpa sebarang pindaan. Minit mesyuarat yang diadakan pada ….. telah disahkan tanpa sebarang pindaan. abrymd/jpm/2011

Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada ….. dengan pindaan yang berikut : …………… Minit mesyuarat yang diadakan pada …. telah disahkan dengan pindaan yang berikut : i. ……………… ii. ……………… iii. ……………… abrymd/jpm/2011

Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan penggantian, misalnya : Batalkan ceraian …… yang berbunyi Gantikan dengan …… abrymd/jpm/2011

Mengusulkan, membahaskan, dibahaskan Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah : Mengusulkan, membahaskan, dibahaskan Mencadangkan, membincangkan, dibincangkan Mengesyorkan, disyorkan abrymd/jpm/2011

Contoh ungkapan Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula tawaran yang dikemukakan semula. Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan mengkaji hal tersebut dengan teliti. Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib melonggarkan syarat kemasuka yang ada sekarang. abrymd/jpm/2011

Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti yang berikut : Bersetuju atau menolak Meluluskan atau tidak meluluskan Memperakukan ata tidak memperakukan abrymd/jpm/2011

Contoh ungkapan Mesyuarat bersetuju menerima usul yang dikemukakan. Mesyuarat tidak meluluskan permohonan penduduk kampung itu. Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan. abrymd/jpm/2011

Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut : bahawa, supaya, yang Misalnya : Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta yang menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan sijil penyertaan. Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada minggu lalu telah memberikan peringatan kepada ibu bapa supaya sentiasa mengawasi kemajuan anak-anak mereka yang belajar di sekolah itu. abrymd/jpm/2011

Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan. (lihat contoh minit mesyuarat) Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat dan perlulah digunakan ungkapan ditangguhkan bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu ialah mesyuarat kali yang terakhir. Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30 petang abrymd/jpm/2011

Pada akhir/penutup mesyarat, hendaklah dicatat nama dan jawatan orang yeng mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya : Disahkan oleh t.t …………………………. (Nama Penuh Pengerusi) Disediakan oleh t.t ……………………… (Nama penuh Setiausaha) abrymd/jpm/2011

Sekian, terima kasih abrymd/jpm/2011