PERTEMUAN Ke- 2 LITERASI KOMPUTER MENGHUBUNGKAN DATA ANTARA MS-WORD DAN MS-EXCEL Moraida Hasanah, S.Si., M.Si

Menyalin (Copy) atau Memindah (Cut) MS-Word MS-Excel Menyalin (Copy) atau Memindah (Cut) Moraida Hasanah, S.Si., M.Si

Selain itu…. Data Sumber Data Hasil LINK Contohnya : membuat surat massal atau Mailmerge yang sumber data surat diabil dari data MS-Excel

2.1. Menghubungkan Data dari MS-Word ke MS-Excel Untuk dapat menghubungkan data dari MS-Word ke MS-Excel adalah dengan melakukan transfer data dengan dua cara yaitu: Menyalin data dari MS-Word ke MS-Excel Kita dapat menyalin data dari MS-Word ke MS-Excel, baik berupa data tabel maupun naskah biasa dengan perintah Copy dan Paste tanpa harus menghilangkan data sumbernya. Memindahkan data dari MS-Word ke MS-Excel Kita dapat memindahkan data dari MS-Word ke MS-Excel, baik berupa data tabel maupun naskah biasa dengan perintah Cut dan Paste. Namun perintah ini akan menghilangkan data sumbernya.

Dalam transfer data dari MS-Word ke MS-Excel paste yang digunakan adalah Paste Special yang memuat beberapa pilihan perintah yang dapat digunakan yaitu: Soure menunjukkan tipe data sumber serta alamat penyimpanan dari data sumber tersebut. Paste digunakan untuk menempelkan hasil salinan data secara umum, dimana data hasil sudah tidak ada hubungannya lagi dengan data sumber. Paste Link digunakan untuk menempelkan hasil salinan data dengan membuat hubungan antar data. As digunakan untuk memilih beberapa jenis / bentuk hasil dari prose penyalinan data. Display As Icon digunakan saat jenis hasil salinan yang dipilih Microsoft Word Document Object.

Berikut ini adalah jenis –jenis hasil salinan data serta layout dari MS-Word ke MS-Excel :( dapat dilihat dari buku panduan) Microsoft Office Word Docment Object Picture (Enhanced Metafile) HTML Unicode Text Text Hyperlink

2.2. Menghubungkan Data dari MS-Word ke MS-Excel Untuk dapat menghubungkan data dari MS-Excel ke MS- Word adalah dengan melakukan transfer data juga dengan dua cara yaitu: Menyalin data dari MS-Excel ke MS-Word dengan perintah Copy dan Paste Memindahkan data dari MS-Word ke MS-Excel Kita data dari MS-Excel ke MS-Word dengan perintah Cut dan Paste.

Dalam transfer data dari MS-Excel ke MS-Word paste yang digunakan juga adalah Paste Special yang memuat beberapa pilihan perintah yang dapat digunakan. Berikut ini adalah jenis –jenis hasil salinan data serta layout dari MS-Word ke MS-Excel Microsoft Excel Worksheet Object hasil salinan data akan ditempelkan sebagai objekMS-Excel dan dapat diedit dengan cara double klik. Formatted Text (RTF) data hasil salinan berupa tabel MS-Word dimana kita dapat mengubah formatnya serta isinya seperti bekerja pada jendela MS- Word. Unformatted TextAs. Picture (Windows Metafile) Bitmap HTML Format Picture (Enhanced Metafile) Unformatted Unicode Text

2.3. Menggunakan Sumber Data MS-Excel untuk Membuat Surat Massal (Mailmerge) Selain proses menyalin dan memindah data kita dapat menghubungkan data antara MS-Word dan MS-Excel melalui pembuatan surat massal. Mailmerge (surat massal) merupakan fasilitas dalam MS-Word untuk pembuatan surat yang dapat ditujukan kepada beberapa orang sekaligus dengan isi naskah yang sama. Dalam membuat surat massal dibutuhkan dua file yaitu naskah surat (Mail Document) dan sumber data (Data Source). Jika sumber data yang digunakan dalam mailmerge cukuop besar maka untuk memudahkannya kita dapat menggunakan program MS- Excel sebagai sumber datanya. Untuk lebih memahami bisa dilakukan langkah – langkahnya sesuai buku panduan.

Beberapa fungsi tombol pada tab Mailings Envelopes untuk membuat Mailmerge dengan tipe amplop Labels untuk membuat Mailmerge dengan tipe label Star Mail Merge untuk membuat Mailmerge dengan beberapa pilihan tipe:Letters,E-mail Message, Envelopes, Labels, Directory, Normal Word Document,Step by Step Mail Merge Wizard. Select Recipients untuk menentukan sumber data yaitu: Type New List, Use Exiting List, Select from Outlook Contacts Open Data Source untuk memilih sumber data. Hal ini dilakukan jika ingin mengganti sumber data surat yang telah dipilih sebelumnya. Edit Recepients List untuk memilih atau menyaring record yang akan digunakan dalam surat. Address Block untuk menyisipkan nama/data lain dari daftar yang pernah dibuat dalam Address Block sebelunya.

Gretting Line untuk menyisipkan kata pembuka surat dalam bahasa inggris Insert Merge Field untuk menyisipkan nama- nama field dalam naskah surat Preview Result untuk menampilkan hasil surat sementara Finish & Merge untuk menggabung surat Edit Individual Documents menggabung surat ke dalam dokumen baru, dimana setiap record dicetak dalam halaman terpisah Print Document untuk mencetak surat Send E-mail Message untuk mengirim surat via E-mail Navigation Record untuk berpindah antar record First Record ke record pertama Prev Record ke record sebelumnya Next Record ke record selanjutnya Last Record ke record terakhir

Sampai di sini perkuliahan kita Minggu depan kita sambung lagi Assalamualaikum wr.wb Sampai jumpa By : Moraida Hasanah, S.Si., M.Si 12/5/2018