TAKLIMAT DOKUMEN KUALITI SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI(SPSK) KELUARAN : 04 TAHUN 2017 2017

APA ITU SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK) ? Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang mengikut tatacara sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited untuk meningkat dan memantapkan PEMBELAJARAN dan PEMUDAHCARAAN (PdPc) yang berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan.

Pendekatan ISO Dokumen dan Prosedur DO WHAT YOU SAY ( Buat apa yang dikata) 3. SAY WHAT YOU DO ( Cakap apa yang dibuat ) 4. RECORD WHAT IS DONE ( Rekod kerja ikut prosedur ) 5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG BETUL… 6. Improve base on results ( Penambahbaikan berdasarkan keputusan )

PUNCA KUASA ISO DI MALAYSIA Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/1996 – Makluman Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) Bil2/2002 – Mewajibkan agensi kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003 Tahun 2008 – Fungsi Sektor Jaminan Kualiti ( Unit Kepiawaian dan Inovasi) - Melaksanakan sistem Pengurusan Kualiti berdasarkan PKPA

KEPERLUAN STANDARD MS ISO 9001:2008 SEKSYEN 4 - Sistem Pengurusan Kualiti SEKSYEN 5 - Tanggungjawab Pengurusan SEKSYEN 6 - Pengurusan Sumber SEKSYEN 7 - Realisasi Perkhidmatan SEKSYEN 8 - Pengukuran ,Analisis dan Penambahbaikan * Seksyen 1, 2, 3 = definisi Pengurusan Kualiti

KENAPA PERLU SPSK DIKEMASKINI / DISEMAK ? Tidak relevan dgn keadaan semasa – SKPMg2 Perlu selaras dengan kehendak stake holder – KPM / JPNJ / PPD / Sekolah Peluang penambahbaikan - borang Sistem pengurusan kualiti lebih efisien dan up to date Terdapat perubahan istilah dan perubahan proses . Cth Pelajaran kepada Pendidikan Tambahan Prosedur Kualiti baharu.

KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN KE SEMUA SEKOLAH ? 1. SERAGAM 2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG SAMA 3. PGB/GPK PENTADBIRAN BERTUKAR KE SEKOLAH LAIN TIADA MASALAH 4. BANYAK KEBAIKAN DARI KELEMAHAN

KEBAIKAN SPSK 1.Sekolah bukan buat proses yang baharu tetapi proses sedia ada dan dilakukan setiap hari. Tiada pertambahan kerja tetapi cuma perlu gunakan borang sebagai dokumentasi 2.Membantu pihak pentadbir menyediakan dan urus dokumentasi dengan baik. Jika diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk pengiktirafan…cth New Deal/ Kluster / SBT.

KEBAIKAN SPSK 3.Membantu pihak pentadbir mengurus kerja dengan lebih mudah Pengurusan panitia, jadual waktu, PdPc, pencerapan, peperiksaan, mesyuarat, aduan, pusat sumber & kewangan menjadi mudah, rujuk Prosedur Kualiti. 4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas dengan lebih cekap sebab ada cara kerja yang jelas dan diterangkan satu persatu.

KEBAIKAN SPSK 5. Pengurusan Kewangan lebih cekap…PT Kewangan tahu macam mana nak urus dan guru/ketua panitia pun tahu macam mana nak urus/beli barang. 6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen berkaitan aduan, pihak sekolah sudah ada dan ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. 7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir dengan guru-guru dapat dipupuk dan dibugarkan…masing-masing tahu tugas/ peranan…semua ikut peraturan dan guna borang yang sama.

KEBAIKAN SPSK 8.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin ) -> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid ) -> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk ) -> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat -> Risiko/ kesalahan dikurangkan -> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah – Verifikasi SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah dengan markah JNJK

KEPERLUAN DOKUMENTASI SPSK Pelaksanaan SPSK memerlukan 3 peringkat dokumen : Manual Kualiti ( MK ) Prosedur Kualiti ( PK ) Dokumen Sokongan & Rekod Kualiti / Borang ( kesemuanya bila dirangkum menjadi DOKUMEN KUALITI )

HIERARKI DOKUMEN KUALITI 1. MANUAL KUALITI: Menerangkan : Dasar dan Objektif PdPc Sistem Pengurusan Kualiti mengikut Standard yang perlu dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

HIERARKI DOKUMEN KUALITI 2. PROSEDUR KUALITI Menerangkan: i. Proses kerja bagi melaksanakan segala aktiviti pengurusan & operasi SPSK dalam PdPc di Sekolah Rendah & Sekolah Menengah

HIERARKI DOKUMEN KUALITI 3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI: i. Dokumen Sokongan – Dokumen yang menjadi rujukan dan panduan serta perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran, garis panduan dsb. ii. Rekod Kualiti – Bukti kepatuhan kepada sistem yang digunakan spt borang-borang, rekod , fail dsb.

PROSEDUR KUALITI ( PK ) SEKOLAH RENDAH & MENENGAH NO PK TAJUK PK01 PENGURUSAN PANITIA PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PEMUDAHCARAAN PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN PK05 PENGURUSAN PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID PK07 PENGURUSAN MESYUARAT PK08 PENGURUSAN ADUAN DAN MAKLUM BALAS PELANGGAN PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH NO PK TAJUK PK10 PENGURUSAN LATIHAN PERSONEL PK11 PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN PK12 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM PK15 KAWALAN KE ATAS KETIDAK AKURAN PERKHIDMATAN PK16 TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN & PENAMBAHBAIKAN PK17 KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

PROSEDUR KUALITI ( PK ) SEKOLAH RENDAH & MENENGAH TAMBAHAN PROSEDUR KUALITI NO PK TAJUK PK18 PENGURUSAN PENTAKSIRAN KOKURIKULUM PK19 PENGURUSAN SUKAN DAN PERMAINAN 17 17

PENAMBAHBAIKAN SPSK TAHUN 2017 – KELUARAN 04 LATAR BELAKANG Edisi 2017 terbaru Baiki segala kelemahan dan penambahbaikan Sokongan padu daripada Pengarah Pendidikan Negeri Johor dan KS Sektor Jaminan Kualiti. Latest update dgn SPA,JNJK,SPK & Unit Kewangan JPN Skop pelaksanaan masih sama : meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem pengurusan PdPc di sekolah. User Friendly ( Mesra Pengguna )

PENAMBAHBAIKAN MANUAL KUALITI SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Istilah Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran (PdP) 2. Istilah Pengurusan Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc) 3. Kandungan Manual Kualiti – Bahagian 4, Seksyen 7(Penghasilan Perkhidmatan) 3. Kandungan Manual Kualiti – Bahagian 4, Seksyen 7(Realisasi Perkhidmatan) 4. Menggunapakai 1 slogan (Selangkah Di Hadapan) 4. Menggunapakai 4 slogan (One Step Ahead) (Johor Top 5) (Johor LEADS) (Johor Showcase) 5. Motto – (Johor Top 5) 5. Tiada motto 6. Menggunapakai istilah ‘pelajaran’. Cth:-Pejabat Pelajaran Daerah Muar 6. Menggunapakai istilah ‘pendidikan’. Cth:-Pejabat Pendidikan Daerah Muar 7. Piagam Pelangan kurang jelas. 7. Piagam Pelanggan yang dikemaskini dan ditambahbaik.

PENAMBAHBAIKAN PK01- PENGURUSAN PANITIA SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Definisi dinyatakan secara am 2. Definisi dinyatakan dengan jelas 4. Penambahan istilah PdPc dan SKPMg2 * QR Code Scanner = Quick Responses Code Scanner

CARTA ALIR PK01

PENAMBAHBAIKAN PK02- PENGURUSAN JADUAL WAKTU SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 2. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Rekod kualiti melibatkan 3 jenis rekod kualiti iaitu:- -Jadual Waktu Peribadi Guru -Jadual Waktu Kelas -Jadual Guru Ganti PK02/2 2. Penambahan kepada Slip Guru Ganti PK02/3

CARTA ALIR PK02

PENAMBAHBAIKAN PK03- PENGURUSAN PdPc SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Tajuk digunapakai ialah Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran (PdP) 2. Tajuk baharu yang digunapakai ialah Pengurusan Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc)

CARTA ALIR PK03

PENAMBAHBAIKAN PK04- PENGURUSAN PENCERAPAN SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Istilah digunapakai ialah Pembelajaran dan Pengajaran (PdP) 2. Istilah baharu yang digunapakai ialah Pembelajaran dan Pemudahcaraan (PdPc)

CARTA ALIR PK04

PENAMBAHBAIKAN PK05- PENGURUSAN PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Tajuk : Pengurusan Peperiksaan 2. Tajuk : Pengurusan Penilaian dan Pentaksiran 3. Rujukan : penambahan kepada a) Surat Pekeliling LPM Bil 1/2014 b) SKPMg2-Standard 3 Aspek 3.1.4 (Pengurusan Penilaian Murid) 4. Penambahan kepada Pelaksanaan PBS

CARTA ALIR PK05

PENAMBAHBAIKAN PK06- PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Rujukan : Penambahan kepada 3.4 SKPMg2 Standard 4 Aspek 4.5.1 Guru Sebagai Penilai 3. Rekod Kualiti : Penambahan kepada PK06/2- Borang analisis semakan hasil kerja murid

CARTA ALIR PK06

PENAMBAHBAIKAN PK07- PENGURUSAN MESYUARAT SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Rekod kualiti : Penambahan kepada PK07/2 Senarai kehadiran PK07/4 Rekod edaran

CARTA ALIR PK07

PENAMBAHBAIKAN PK08- PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Tajuk : Pengurusan Aduan Pelanggan 2. Tajuk : Pengurusan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan 3. Objektif – memastikan proses pengurusan aduan dan maklum balas pelanggan diurus dalam masa 15 hari bekerja 4. Definisi, penambahan kepada :- GPA – Guru Penyelaras Aduan 5. Tiada kawalan borang

CARTA ALIR PK08

PENAMBAHBAIKAN PK09- PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner Tiada perubahan

CARTA ALIR PK09

PENAMBAHBAIKAN PK10- PENGURUSAN LATIHAN PERSONEL SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Tajuk : Penguruan Perkembangan Staf 2. Tajuk : Pengurusan Latihan Personel 3. Rujukan : Penambahan kepada a) AKP perlu menghadiri sekurang- kurangnya 5 hari berkursus atau latihan b) Blended approach 4. Definisi : penambahan kepada a) SPL KPM : Sistem Pengurusan Latihan Kementerian Pendidikan Malaysia

PENAMBAHBAIKAN PK11- PENGURUSAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Tajuk : Pengurusan Perolehan 2. Tajuk : Pengurusan Perolehan dan pembelian

CARTA ALIR PK11

PENAMBAHBAIKAN PK12- PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner Tiada perubahan

PENAMBAHBAIKAN PK13- PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner 2. Definisi, penambahan:- a) APDM – Aplikasi Pangkalan Data Murid 3. Kawalan borang dan instrumen

PENAMBAHBAIKAN PK14- PENGURUSAN AUDIT DALAM SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner Tiada perubahan

PENAMBAHBAIKAN PK15- KAWALAN KE ATAS KETIDAKAKURAN PERKHIDMATAN SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner Tiada perubahan

PENAMBAHBAIKAN PK16- TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner Tiada perubahan

PENAMBAHBAIKAN PK17- KAJIAN SEMULA PENGURUSAN SPSK 2012 SPSK 2017 1. Muka hadapan 1. Muka hadapan diperbaharui dengan adanya QR Code Scanner Tiada perubahan

PK18- PENGURUSAN KOKURIKULUM

PK18- PENGURUSAN KOKURIKULUM

PK18- PENGURUSAN KOKURIKULUM

PK18- PENGURUSAN KOKURIKULUM

PK18- PENGURUSAN KOKURIKULUM

PK19- PENGURUSAN SUKAN DAN PERMAINAN

PK19- PENGURUSAN SUKAN DAN PERMAINAN

PK19- PENGURUSAN SUKAN DAN PERMAINAN

PK19- PENGURUSAN SUKAN DAN PERMAINAN

“BETULKAN YANG BIASA, BIASAKAN YANG BETUL” Sekian, Terima Kasih