manajemen operasional dan produksi PERTEMUAN – 8 Mata Kuliah: Pengantar Bisnis Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP. 19811203 200604 1 004 (Aparatur Sipil Negara, Akademisi, Penulis, Praktisi) Certified ’Auditor Ahli’ ; Certified ’Analis Kepegawaian Ahli’ Certified ’Keuangan Daerah’ ; Certified ’Pengadaan Barang Jasa Pemerintah’

MATERI : 1. Pendahuluan. 2. Definisi, Fungsi dan Kegiatan dari Manajemen Operasional dan Produksi. 3. Sumber Daya yang Digunakan dalam Proses Produksi. 4. Memilih Lokasi. 5. Memilih Desain dan Tata Ruang. 6. Pengendalian Produksi. 7. Metode-Metode untuk Meningkatkan Efisiensi Produksi.

1. Pendahuluan Produksi adalah pengubahan bahan-bahan dari sumber-sumber menjadi hasil yang diinginkan oleh konsumen. Hasil itu dapat berupa barang ataupun jasa. Penentuan Tingkat (Volume) Produksi harus disesuaikan dengan jumlah permintaan pasar. Tingkat Produksi terlalu besar dibanding Permintaan Pasar, dapat mengakibatkan pemborosan biaya, seperti biaya penyimpanan, biaya modal dan biaya kerusakan barang selama penyimpanan. Tingkat Produksi terlalu kecil dibanding Permintaan Pasar, dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan memperoleh keuntungan dan hilangnya pelanggan kita.

2. Definisi, Fungsi dan Kegiatan dari Manajemen Operasional dan Produksi Manajemen Produksi adalah suatu proses secara berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi-fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rangka mencapai tujuan. Manajemen Produksi merupakan kegiatan manajemen yang berhubungan dengan pembuatan barang dan jasa. Manajemen Produksi dan Operasi adalah pelaksanaan kegiatan- kegiatan manajerial yang dibawakan dalam pemilihan, perancangan, pembaharuan, pengoperasian, dan pengawasan sistem-sistem produktif. Manajemen Produksi dan Operasional: manajemen proses di mana berbagai sumber daya (seperti misalnya karyawan dan mesin) digunakan untuk memproduksi barang dan jasa. (Menurut Jeff Madura).

Fungsi Manajemen Produksi: a). Fungsi Perencanaan: mencakup penentuan peranan dari kegiatan produksi termasuk perencanaan produk, perencanaan fasilitas, dan perencanaan penggunaan sumber daya produksi. b). Fungsi Pengorganisasian: mencakup penentuan struktur organisasi dan kebutuhan sumber daya yang diperlukan di bagian produksi untuk mencapai tujuan operasional, serta mengatur wewenang dan tanggung jawab yang diperlukan dalam pelaksanaannya. c). Fungsi Penggerakan: mencakup kegiatan memotivasi karyawan bagian produksi untuk melaksanakan tugasnya. d). Fungsi Pengendalian/Pengawasan: mencakup kegiatan mengembangkan standar kualitasl standar waktu kerja, dan standar hasil kerja pada bagian produksi.

Kegiatan dari Manajemen Operasional dan Produksi a. Pemilihan: keputusan strategis yang menyangkut pemilihan proses melalui apa berbagai barang dan jasa akan diproduksi atau disediakan. b. Perancangan: keputusan-keputusan taktikal yang menyangkut kreasi metoda-metoda pelaksanaan suatu operasi produktif. c. Pengoperasian: keputusan-keputusan perencanaan tingkat keluaran jangka panjang dan keputusan-keputusan jadwal pekerjaan, serta pengalokasian karyawan jangka pendek. d. Pengawasan: pengambilan tindakan korektif dalam operasi- operasi produksi barang atau penyediaan jasa. e. Pembaharuan: implementasi perbaikan-perbaik yang diperlukan dalam sistem produktif berdasarkan perubahan – perubahan permintaan, tujuan-tujuan organisasional, teknologi, dan manajemen.

3. Sumber Daya yang Digunakan dalam Proses Produksi Proses Produksi adalah serangkaian pekerjaan di mana berbagai sumber daya digunakan untuk memproduksi produk barang atau jasa. Sumber Daya yang digunakan oleh perusahaan dalam Proses Produksi, yaitu: a). Sumber Daya Manusia. b). Bahan Baku. c) Sumber Daya Lainnya, seperti bangunan, mesin, dan peralatan.

Mengombinasikan Berbagai Sumber Daya untuk Produksi Para manajer mencoba untuk memanfaatkan berbagai sumber daya, dengan cara yang memungkinkan tercapainya produksi dengan biaya yang rendah. Mereka menggabungkan berbagai sumber daya dengan menggunakan stasiun-”Stasiun Kerja” dan ”Lini Perakitan”. Stasiun Kerja (work station) adalah area dimana satu atau beebrapa orang karyawan diberi pekerjaan tertentu. Stasiun Kerja membutuhkan mesin dan peralatan sekaligus juga karyawan. Lini Perakitan (assembly line) terdiri atas serangkaian stasiun kerja, dimana setiap stasiun kerja dirancang untuk mengerjakan tahapan-tahapan tertentu dari proses produksi.

4. Memilih Lokasi Salah satu keputusan yang sangat penting dalam manajemen produksi adalah pemilihan lokasi untuk pabrik atau kantor. Lokasi dapat sangat memengaruhi biaya produksi dan selanjutnya kemampuan perusahaan untuk bersaing dengan perusahaan- perusahaan lain. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Keputusan Lokasi, yaitu: a). Biaya Ruang Kerja: Biaya membeli atau menyewa ruang kerja (seperti bangunan atau kantor) dapat sangat bervariasi di setiap lokasi. b). Biaya Tenaga Kerja: Biaya perekrutan karyawan sangat bervariasi di berbagai lokasi; penetapan gaji di kota cenderung akan lebih tinggi daripada gaji di luar kota besar untuk satu pekerjaan yang sama.

Sambungan …. Faktor-Faktor yang Memengaruhi Keputusan Lokasi c). Insentif Pajak. Pemerintah memberikan insentif ini untuk menaikkan tingkat kerja dan meningkatkan kondisi perekonomian di daerahnya. d). Sumber Permintaan. Biaya transportasi dan pelayanan produk tentunya akan dapat diminimalisasi dengan melakukan produksi di lokasi yang dekat dengan sumber permintaan. e). Akses Transportasi, artinya perusahaan hendaknya mudah diakses sehingga memudahkan pengiriman bahan baku; serta dapat memilih lokasi yang dekat dengan sumber utama transportasinya. f). Pasokan Tenaga Kerja. Perusahaan yang berencana untuk mempekerjakan tenaga kerja khusus, harus mampu menarik tenaga kerja yang dibutuhkannya. Mereka mungkin akan memilih lokasi di mana terdapat sejumlah besar pasokan tenaga kerja dengan spesialisasi tertentu tersebut. Misalnya, perusahaan-perusahaan berteknologi tinggi cenderung berlokasi di dekat perguruan tinggi di mana terdapat tenaga kerja terdidik dalam jumlah yang berlimpah.

5. Memilih Desain dan Tata Ruang Desain (design): menunjukkan ukuran dan struktur dari pabrik atau kantor. Tata Ruang (layout): adalah pengaturan mesin dan peralatan dalam pabrik atau kantor tersebut. Keputusan desain dan tata ruang secara langsung memengaruhi beban-beban operasional, karena hal-hal tersebut juga menentukan biaya sewa, mesin dan peralatan, serta mempengaruhi beban bunga perusahaan karena menentukan jumlah uang yang harus dipinjam untuk membeli properti atau mesin.

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Desain dan Tata Ruang, yaitu a). Karakteristik Lokasi. Keputusan desain dan tata ruang tergantung pada beberapa karakteristik dari lokasi yang dipilih. Sebagai contoh, jika di lokasi berada di daerah dengan harga tanah yang tinggi, maka perusahaan mungkin akan mendesain bangunan bertingkat sehingga hanya membutuhkan sedikit tanah. Tata ruang pabrik selanjutnya akan dipengaruhi oleh desain bangunan itu. b). Proses Produksi. Desain dan tata ruang juga tergantung pada proses produksi yang akan digunakan. Jika perusahaan menggunakan operasional lini perakitan, seluruh pekerjaan yang terdapat dalam operasional seharusnya ditempatkan dalam area umum yang sama. Tata Ruang Produk (product layout): memosisikan pekerjaan-pekerjaan dalam masing-masing urutan yang telah diberikan. Contoh: satu orang dapat khusus melakukan pembuatan komponen, sedangkan orang berikutnya merakit komponen tersebut, dan orang yang berikutnya lagi mengemas produk.

Sambungan …. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Desain dan Tata Ruang, yaitu c). Lini Produk. Sebagian besar perusahaan memproduksi lebih dari satu produk atau jasa di lokasinya. Perusahaan-perusahaan dengan lini produk yang sempit akan memusatkan perhatian pada produksi satu atau sedikit produk saja, yang memungkinkan perusahaan melakukan spesialisasi. Perusahaan dengan lini produk yang luas menawarkan beragam jenis produk. d). Kapasitas Produksi yang Diinginkan. Ketika merencanakan baik itu desain maupun tata ruang, kapasitas produksi yang diinginkan oleh perusahaan (tingkat produksi maksimum yang mungkin dicapai) harus ikut dipertimbangkan. Kebanyakan perusahaan mencoba untuk merencanakan pertumbuhan dengan memberikan fleksibilitas untuk meningkatkan kapasitas produksi dari waktu ke waktu.

6. Pengendalian Produksi Pengendalian Produksi merupakan serangkaian kegiatan prosedur yang bertujuan mengkoordinir semua elemen produktif (seperti pekerja, mesin, peralatan, dan material) ke dalam satu aliran di mana aliran tersebut akan memberikan hasil dengan gangguan minimun ongkos terendah, dan kemungkinan waktu tercepat. Jenis Pengendalian Produksi, yaitu: a. Order Control, digunakan oleh perusahaan manufaktur yang beroperasi pada waktu menerima pesanan-pesanan dari pembelinya. b. Flow Control, digunakan dalam pabrik-pabrik yang berproduksi untu persediaan dan dimaksudkan untuk mempercepat pengiriman barang jadi dari tempat persediaan begitu pembeli diterima.

Aktivitas dari Pengendalian Produksi Pengendalian Produksi : meliputi Pembelian Bahan Baku, Pengendalian Persediaan, Pengaturan Rute, Penjadwalan, dan Pengendalian Mutu. a). Pembelian Bahan Baku. Para manajer akan melakukan pekerjaan-pekerjaan berikut ini ketika membeli persediaan, yaitu: - Mereka harus memilih pemasok. - Mereka mencoba untuk mendapatkan potongan harga. - Mereka akan memutuskan apakah sebagian pekerjaan produksi dapat di-delegasikan kepada pemasok.

Sambungan … Pengendalian Produksi b). Pengendalian Persediaan adalah proses mengelola persediaan pada tingkat yang akan meminimalkan biaya. Pengendalian ini mengharuskan adanya manajemen: - Pengendalian Persediaan Bahan Baku. Ketika perusahaan menanggung persediaan bahan baku yang berlebihan, mereka mungkin perlu meminjam tambahan dana untuk mendanai persediaan tersebut. Hal ini akan menyebabkan naiknya ’biaya penyimpanan (carring cost)’ atau biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam memelihara (menyimpan) persediaan. Biaya penyimpanan meliputi biaya pendanaan sekaligus juga biaya-biaya yang terkait dengan penyimpanan atau pengasuransian persediaan. - Pengendalian Persediaan Barang Dalam Proses. Yaitu persediaan barang- barang setengah jadi. Perusahaan mencoba untuk terhindar dari kekurangan semua jenis persediaan. - Pengendalian Persediaan Barang Jadi. Seiring dengan perubahan yang terjadi pada permintaan akan produk perusahaan dari waktu ke waktu, para manajer perlu memonitor perbedaan antara penawaran-permintaan yang telah diantisipasi.

Persediaan (inventory) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Manfaat adanya persediaan, yaitu: a. Transit Inventory, artinya persediaan ini ada karena bahan perlu dipindahkan dari satu ke lain lokasi dan transportasinya memerlukan waktu. b. Buffer Inventory, artinya persediaan ini diperlukan untuk mengatasi ketidakpastian penawaran dan permintaa. c. Anticipation Inventory, artinya persediaan ini untuk mengantisipasi kebutuhan di masa mendatang. Misal: kebutuhan pakaian jadi menjelang hari raya, dsb. d. Decopling Inventory, artinya persediaan yang berfungsi memecah rangkaian proses menjadi bagian-bagian yang bebas, makin banyak bahan disimpan diantara dua bagian proses, makin sedkiti koordinasi yang diperlukan untuk menjaga kelancaran proses secara keseluruhan. e. Cycle Inventory, artinya persediaan ini merupakan akibat dari pemesanan maupun proses yang bekerja secara bertahap.

Sambungan … Pengendalian Produksi c). Pengaturan Rute (routing) adalah urut-urutan (atau rute) pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan produksi atau produk. d) Penjadwalan (scheduling) adalah tindakan penentuan periode waktu untuk masing-masing pekerjaan dalam proses produksi. Jadwal Produksi (production schedule) adalah rencana penentuan waktu dan volume pekerjaan-pekerjaan produksi. e). Pengendalian Mutu. Mutu (quality) adalah tingkat sampai sejauhmana produk atau jasa yang diberikan perusahaan mampu memenuhi keinginan atau harapan pelanggan. Pengendalian Mutu adalah proses untuk memastikan apakah mutu dari suatu produk telah memenuhi tingkat mutu yang diinginkan.

Kegiatan Pengendalian Kualitas (Mutu): a. Pengujian dan Inspeksi. Pengujian (testing) adalah suatu jenis khusus inspeksi. Inspeksi adalah memeriksa apakah produk memenuhi standar atau tidak. Pengujian hanya menyangkut kegiatan untuk melihat dan mengukur produk. b. Pemeriksaan Barang-Barang yang Dibeli. Artinya, semua barang- barang harus diperiksa untuk mengetahui apakah jenis dan kuantitas sesuai dengan yang dipesan sehingga barang-barang yang tidak memuaskan dan rusak dapat dikembalikan ke penyedia dan barang baru didapatkan secara cepat. c. Pemeriksaan Barang dalam Proses (selama produksi berjalan). Artinya, memeriksa proses pekerjaan apakah sudah dilakukan dengan benar, serta pengembangan peralatan-peralatan inspeksi otomatik yang dipasang pada mesin-mesin.

7. Metode-Metode untuk Meningkatkan Efisiensi Produksi Perusahaan selalu berusaha untuk meningkatkan efisiensi produksi (production efficiency), yaitu diindikasikan dengan biaya yang lebih rendah untuk jumlah output dan tingkat mutu tertentu. Efisiensi Produksi adalah kemampuan untuk memproduksi produk dengan biaya yang rendah. Banyak perusahaan menentukan tujuan efisiensi produksi dengan menggunakan ’tolak ukur (bencmarking), yaitu metode pengevaluasian kinerja dengan melakukan perbandingan terhadap beberapa tingkat (tolak ukur) tertentu, yang biasanya suatu tingkat yang telah dicapai oleh perusahaan lain. Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi produksi melalui metode-metode berikut ini, yaitu: a). Teknologi. b). Skala Ekonomis. c). Restrukturisasi.

Metode-Metode untuk Meningkatkan Efisiensi Produksi a). Teknologi. Artinya, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi produksinya dengan menerapkan teknologi baru. Mesin-mesin baru yang menggunakan teknologi yang telah dikembangkan dapat melakukan pekerjaan dengan lebih cepat. b). Skala Ekonomis. Artinya, perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mencapai skala ekonomi (economic of scale), yaitu biaya rata-rata yang lebih rendah yang timbul akibat melakukan produksi dalam jumlah yang lebih besar. Untuk memahami bagaimana skala ekonomis dapat terjadi, kita lihat dua jenis biaya yang terkait dalam produksi suatu produk, yaitu: - Biaya Tetap (fixed cost) adalah beban-beban operasional yang tidak mengalami perubahan sebagai akibat dari jumlah produk yang diproduksi. Contoh: biaya sewa sebuah pabrik tidaka akan dipengaruhi oleh jumlah produksi yang diproduksi di sana. - Biaya Variabel (variable cost) adalah beban-beban operasional yang berubah secara langsung mengikuti jumlah-jumlah produk yang diproduksi. Seiring dengan kenaikan output , maka biaya variabel juga akan ikut mengalami kenaikan, tetapi biaya tetap akan konstan.

Sambungan …Metode-Metode untuk Meningkatkan Efisiensi Produksi c). Restrukturisasi (restructurization) berkaitan dengan perubahan proses produksi sebagai salah satu usaha untuk meningkatkan efisiensi. Bentuk Restruksturisasi, yaitu: - Rekayasa Ulang (re-engineering), yaitu perancangan ulang struktur organisasi dan operasional sebuah perusahaan. - Perampingan (downsizing) atau pengurangan jumlah karyawan, yaitu usaha perusahaan untuk memangkas pengeluaran dengan melenyapkan posisi jabatan tertentu. Beberapa perampingan terjadi sebagai akibat dari teknologi karena proses produksi yang ter-otomatisasi telah menggantikan sumber daya manusia menjadi tenaga mesin- mesin.

SEKIAN & TERIMA KASIH