Perhitungan Beban Kerja dalam Rangka Efektivitas Kinerja Organisasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Cirebon, 8 November 2018

Dasar Hukum Pasal 56 ayat (1) UU 5/2014 tentang ASN Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja Pasal 78 Perpres 24 /2015 dan Pasal 876 Permensesneg 3/2015 Kementerian Sekretariat Negara harus menyusun analisis jabatan, peta jabatan, analisis beban kerja, dan uraian tugas terhadap seluruh jabatan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Pasal 6 PP Manajemen PNS 11/2017 Analisis Jabatan dan analisis beban kerja dilakukan oleh Instansi Pemerintah mengacu pada pedoman yang ditetapkan oleh Menteri. Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman pelaksanaan analisis Jabatan dan analisis beban kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Menteri. Pedoman: Perka BKN 12/2012 ttg Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan Permenpan 33/2011 ttg Pedoman Analisis Jabatan Perka BKN 19/2011 ttg Pedoman Umum Penyusunan Kebutuhan PNS

Manfaat Perhitungan Beban Kerja 01 02 03 Perencanaan Pegawai Penataan Organisasi Komposisi Organisasi Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai sesuai beban kerja (penyusunan Peta Jabatan sudah berdasarkan hasil ABK) Manfaat Perhitungan Beban Kerja Desain besaran struktur organisasi efektif dan efisien yang yang sesuai dengan beban kerja yang tepat Penyusunan persentase jabatan yang dapat diisi oleh Prajurit TNI/ Anggota Polri di Kemensetneg 04 05 06 Pemetaan Pegawai Penyempurnaan SOP Bank Kinerja PIAWAI Seleksi dan rotasi/ mutasi pegawai dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang kekurangan pegawai Mewujudkan SOP yang dilaksanakan secara tepat sesuai dengan standar waktu yang ditetapkan Penilaian Kinerja Individu PIAWAI (Portal Informasi Kinerja Pegawai)

e-ABK Kementerian Sekretariat Negara

ABK masih menggunakan data yang sederhana dengan form yang rumit Latar Belakang e-ABK 2010 2016 ABK masih menggunakan data yang sederhana dengan form yang rumit Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) telah memiliki dokumen ABK Kemensetneg menyusun Anjab berbasis elektronik (e-Anjab), terintegrasi dgn SIMSDM Perubahan organisasi sebagai tuntutan pelaksanaan RB, ABK perlu disempurnakan ABK berbasis elektronik (e-ABK) 2017 Belum menggambarkan kebutuhan pegawai masing-masing pemangku jabatan mengakses secara mandiri melalui SIMSDM

Data bersumber dari Uraian Tugas dan Tahapan kerja pada e-Anjab Strategi Peneyusunan di Lingkungan Kemensetneg e-ABK 1. Pembangunan sistem (Agust-Sept 2017) 2. Pembentukan Tim Penyusun e-ABK 7. Penyajian data/laporan 4. Penyusunan/Pelaksanaan Log in ke https://simsdm.setneg.go.id  Menu Proses  isi ABK 3. Uji Coba, Sosialisasi dan Asistensi (Sept-Nov 2017) 5. Monitoring/Pemantauan 6. Validasi dan evaluasi Tahapan: Revisi/ Editing Helpdesk Terintegrasi ke SIMSDM Akses mandiri pegawai

Muatan dalam e-ABK Nama Jabatan : …………………….... Kode Jabatan : ……………………… Eselon : ……………………… Ikhtisar Jabatan : ……………………… Otomatis terdapat pada Aplikasi No Uraian Tugas Satuan Hasil Waktu Penyelesaian (Menit) Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai yg Dibutuhkan Ket. 1 2 3 Jumlah Uraian Tugas dan Proses/Tahapan Tugas otomatis tertera pada aplikasi, yang diambil dari data e-Anjab, namun terdapat fasilitas/fitur untuk menambahkan Memilih hasil kerja yang diperoleh dalam melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas (dokumen, analisis, surat, memorandum dst.) Mengisi waktu penyelesaian suatu tugas jabatan dalam satuan menit yang digunakan dalam penyelesaian suatu tugas jabatan (waktu standar rata-rata penyelesaian tugas/sesuai dengan SOP) Memilih waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1 bulan = 6000 menit , triwulan = 1800 menit, semester = 36000 menit, dan 1 tahun 72000 menit beban/ volume kerja yang harus diselesaikan yang disesuaikan dengan waktu efektif yang digunakan Otomatis tertera dalam aplikasi setelah melakukan penyimpanan Keputusan Presiden No. 68 Tahun 1995

Pengukuran Jumlah Kebutuhan Pegawai Rumus Pengukuran Jumlah Kebutuhan Pegawai Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan Hasil 1,01 s.d. 1,49 dibulatkan 1  1 pegawai Hasil 1,50 s.d. 2,0 dibulatkan 1,99  2 pegawai (Pembulatan ke atas) Jumlah Kebutuhan Pegawai Σ IKJ Σ PJ x WKE = Catatan: Hasil 1,50 s.d. 2,0 dibulatkan ke atas menjadi 2 pegawai, perlu dilakukan analisis berdasarkan sifat pekerjaan (rutin, segera, penting, dan/atau rahasia) serta analisis peralatan/teknologi yang digunakan, apabila sifat pekerjaan dan peralatan yang tersedia di unit tersebut lengkap dan memiliki teknologi yang memadai, maka pegawai yang dibutuhkan cukup 1 pegawai Keterangan IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Waktu Penyelesaian) PJ : Pemegang Jabatan (1 orang) WKE : Waktu Kerja Efektif Tingkat Efisiensi Jabatan Untuk satu pemegang jabatan, kriteria beban kerja sbb: Sangat baik apabila hasil 1 < x < 2 Kurang efisien apabila hasil <1 Overload apabila hasil > 2

Demo e-ABK

Keuntungan Perhitungan Beban Kerja di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Melalui e-ABK Format lebih mudah dan menggambarkan kebutuhan riil pegawai sesuai PerKa BKN 19/2011 Mudah melakukan updating data atas beban kerja maupun jumlah kekurangan/kelebihan pegawai Mudah digunakan sebagai bahan referensi dalam pengambilan kebijakan tentang kelembagaan dan manajemen aparatur Memudahkan analisis, monitoring, verifikasi, dan penyajian data, sehingga lebih cepat, akurat, serta efisien

Hambatan/Tantangan & Pengembangan e-ABK 01 02 03 Perlu rekapitulasi hasil gap kebutuhan dengan jumlah jabatan yang diisi Perlu dilakukan validasi atas jumlah kekurangan/kelebihan pegawai pada satu unit kerja ataupun satu pemangku jabatan Penyederhanaan aplikasi lebih user friendly dan tampilan bisa mobile viewer Perlu dibuat standar norma waktu pada setiap penyelesaian kegiatan, mengingat perbedaan standar waktu antara unit kerja yang satu dengan unit kerja lain 04 07 Masih terdapat bugs dalam aplikasi terkait pembulatan hasil perhitungan ABK & saat sinkronisasi data bagi pejabat yang mutasi/promosi/ pensiun Menunggu kebijakan baru atas pedoman penyusunan ABK dari Kementerian PANRB (Pasal 6 ayat (2) PP Manajemen PNS)) 06 Penambahan fitur notifikasi kepada pejabat penilai untuk approval e-ABK 05

Terima Kasih