Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. PENYUSUTAN ARSIP oleh Ir. Setyo Edy Susanto, S.Th.I., M.Pd. 081218114781, 08161454619, 0817194619, 7FC88F1B 23 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

REVIEW PENYUSUTAN ARSIP Musnah 2 Aktif Inaktif Statis 1 3 Dinamis ? Aktif, Inaktif, Statis ? Arsip vital ? PAD ? PAS ? Organisasi ? Tempat Penyimpanan ? Penyusutan ? 1, 2, 3 ? Kapan 1, 2, 3 ? Inaktif diatas 10 thn ? Pemberkasan ? Penataan ? TND, PKA, JRA, SKKAA ? Pelayanan ? 23 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Landasan Hukum Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang kearsipan Peraturan Pemerintah No 34 tahun 1974 tentang penyusutan Peraturan Pemerintah No 87 tahun 1999 tentang tatacara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan Peraturan Pemerintah No 28 tahun 2012 pelaksanaan UU No 43 tahun 2009 Kepka ANRI No 9 tahun 2000 tentang pedoman penyusutan arsip pada lembaga negara Kepka ANRI No 25 tahun 2012 tentang pedoman pemusnahan arsip setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

Definisi Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. Urutan ke 4 dari PAD setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

Ketentuan Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip. Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

a. penyeleksian arsip inaktif; Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip, melalui kegiatan: a. penyeleksian arsip inaktif; b. penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan. Pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit kearsipan (PT) atau dari unit pencipta (kab/prov) ke lembaga kearsipan. setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip; Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip meliputi: a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip; b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian; c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan; setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip; surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun; keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip; berita acara pemusnahan arsip, tembusan ke ANRI daftar arsip yang dimusnahkan, tembusan ke setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

a. memiliki nilai guna kesejarahan; Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. Arsip yang diserahkan harus: autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya; e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan. setyosu@ipb.ac.id 23 May 2019

Aliran arsip dari aktif s.d. statis/musnah Penciptaan (pembuatan dan penerimaan) Arsip aktif diserahkan pada Unit Pengolah Diolah dan diberkaskan oleh Unit Pengolah Disimpan sesuai JRA di Central File + pelayanan Arsip inaktif dipindahkan ke Unit Kearsipan + file Diolah dan ditata oleh Unit Kearsipan Disimpan sesuai JRA di Record Center + pelayanan Arsip inaktif >= 10 tahun di serahkan ke Unit Arsip Setelah habis retensi inaktif : Musnah/Permanen Arsip musnah dimusnahkan di Unit Kearsipan Arsip permanen diserahkan ke Unit Arsip menjadi Arsip Statis (+file) + pelayanan Arsip inaktif >= 10 tahun dimusnahkan sesuai JRA 23 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Contoh Jadual Retensi Arsip (JRA)

REVIEW PENYUSUTAN ARSIP Musnah 2 Aktif Inaktif Statis 1 3 Dinamis ? Aktif, Inaktif, Statis ? Arsip vital ? PAD ? PAS ? Organisasi ? Tempat Penyimpanan ? Penyusutan ? 1, 2, 3 ? Kapan 1, 2, 3 ? Inaktif diatas 10 thn ? Pemberkasan ? Penataan ? TND, KA, JRA, SKKAA ? Pelayanan ? 23 May 2019 setyosu@ipb.ac.id

Terima Kasih Mari kita manfaatkan! 25th Oct 2008 sjabana@gmail.com 23 May 2019 setyosu@ipb.ac.id sjabana@gmail.com