Manajemen Komunikasi Proyek Safitri jaya

Tujuan Memahami proses-proses dalam manajemen komunikasi proyek Memahami manfaat manajemen komunikasi proyek Memahami dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam manajemen komunikasi proyek

Arti penting komunikasi dalam proyek Komunikasi yang buruk dapat menyumbang angka kegagalan pada sebuah proyek Hasil riset menunjukkan bahwa banyak professional TI tidak mampu melakukan komunikasi yang baik Budaya kita tidak menempatkan professional TI sebagai komunikator yang baik

Defenisi Manajemen komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Tahapan manajemen komunikasi Perencanaan komunikasi Menentukan informasi dan komunikasi kebutuhan para pemangku kepentingan Distribusi Informasi Membuat informasi yang diperlukan tersedia untuk para pemangku kepentingan proyek tepat pada waktunya Pelaporan Kinerja Pengumpulan dan penyebaran informasi kinerja, termasuk laporan, proses pengukuran, dan perencanaan Mengelola stakeholders Mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari stakeholder proyek dan untuk menyelesaikan masalah

1. Perencanaan komunikasi Merupakan proses yang sangat penting dalam proyek, mengingat seringnya kegagalan proyek terkait dengan kegagalan komunikasi Membuat analisis stakeholder untuk komunikasi proyek juga membantu dalam perencanaan komunikasi

Isi rencana manajemen komunikasi Kebutuhan komunikasi stakeholder Informasi yang akan dikomunikasikan termasuk format, konten dan tingkat rincian Orang-orang yang terlibat Metode dan teknologi yang digunakan dalam penyampaian informasi Jadwal penyampaian informasi Metode untuk memperoleh informasi Metode penyampaian komunikasi terkait progress kerja Metode penyelesaian masalah Daftar istilah/terminologi

Contoh dokumen perencanaan komunikasi Stakeholder Doc name Doc template Contact person Due date Customer management Monthly status report Hardcopy Tom, Elsa First of month Customer business staff E-mail David Internal management Intranet Garry 11/11/2019 Training management Training plan Jonathan 11/6/2019

2. Distribusi informasi Dalam proses distribusi informasi, diperlukan cara yang tepat, orang yang tepat, waktu yang tepat dan format yang berguna, termasuk dalam menggunakan teknologi untuk meningkatkan distribusi informasi serta metode formal maupun informal.

Con… Beberapa hal penting dalam melakukan distribusi informasi : Penggunaan teknologi Cara formal atau informal Penanganan informasi yang sangat penting agar dapat didistribusikan dengan efektif dan tepat waktu Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok Teknik menyampaikan berita “buruk” Pengaturan jumlah jalur komunikasi

3. Pelaporan Kinerja Merupakan mekanisme penyampaian informasi terkait hasil kerja yang sudah dicapai, termasuk didalamnya adalah penggunaan sumber daya (manusia, anggaran, waktu) untuk mencapai tujuan proyek Yang termasuk dalam pelaporan kinerja antara lain : Laporan status menjelaskan di mana proyek berdiri di titik tertentu dalam waktu Laporan kemajuan menjelaskan apa yang telah dilakukan tim proyek selama kurun waktu tertentu Perkiraan memperkirakan status dan kemajuan proyek masa depan berdasarkan informasi terakhir dan trend

4. Mengelola stakeholder Manajer Proyek harus memahami dan bekerja dengan berbagai pihak yang berkepentingan. Perlu merancang suatu cara untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Dua alat penting termasuk : Matriks manajemen harapan Catatan isu

Contoh matrik manajemen harapan Ukuran sukses Prioritas Ekspektasi Tolak ukur Waktu 1 Semua jadwal harus realistis Semua target utama harus diprioritaskan Manajer proyek dan pihak sponsor harus lebih dahulu mengetahui apabila ada isu dan berdampak pada waktu yang sudah ditentukan Ruang lingkup 2 Semua lingkup aktivitas harus jelas dan detil Fokus pada rapat utama yang dibutuhkan sebelum mempertimbangkan hal-hal yang bersifat opsional Biaya 3 Proyek sepenuhnya bergantung pada organisasi Menjaga pengeluaran sesuai dengan rencana proyek

Contoh catatan isu No issue Description Impact on project Date reported Reported by Assigned to Priority level Due date Status comment 1 Server cost 10% more than planned Slight increase in project cost 1/11 Tom Rina M 3/11 Closed The sponsor agreed to provide additional funds to meet the deadline 2 2 people left the project Need to reassign personnel 4/11 Garry Tiara H 8/11 Open If Tiara cannot reassign people within a week, she should talk to Peter directly

Saran peningkatan komunikasi Kelola konflik secara efektif. Kembangkan keterampilan komunikasi yang lebih baik. Jalankan rapat yang efektif. Gunakan e-mail secara efektif. Gunakan template untuk komunikasi proyek.

Penanganan konflik Konfrontasi Kompromi Memperlancar Memaksa Penarikan Menghadapi konflik dengan menggunakan pendekatan pemecahan masalah Kompromi Menggunakan pendekatan memberikan dan mengambil Memperlancar Menekankan pada perbedaan dan kesepakatan Memaksa Menekankan pada pendekatan menang kalah. Penarikan Menarik dari ketidaksetujuan aktual atau potensial.

Mengatur kebutuhan rapat secara efektif Menentukan apakah rapat dapat dihindari. Tetapkan tujuan dan hasil yang diharapkan dari rapat . Menentukan siapa yang akan menghadiri rapat . Memberikan agenda untuk peserta sebelum rapat. Mempersiapkan materi dan bantuan visual, dan membuat persiapan logistik sebelumnya. Jalankan rapat secara profesional. Membangun hubungan

Mengembangkan infrastruktur komunikasi Sebuah infrastruktur komunikasi adalah satu set alat, teknik, dan prinsip- prinsip yang menyediakan sebuah dasar yang efektif untuk transfer informasi, diantaranya : Peralatan termasuk e-mail, perangkat lunak manajemen proyek, groupware, mesin fax, telepon, teleconferencing system, sistem manajemen dokumen, dan pengolah kata. Teknik termasuk pelaporan panduan dan template, peraturan dan prosedur pertemuan dasar, proses pengambilan keputusan, pendekatan pemecahan masalah, dan resolusi konflik dan teknik negosiasi. Prinsip-prinsip termasuk menggunakan dan membuka dialog yang telah disepakati etika kerja.

Beberapa saran dalam manajemen komunikasi Gunakan keterampilan berkomunikasi (khususnya dalam menangani konflik) Selalu berusaha untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi Lakukan rapat dengan efektif Gunakan e-mail secara efektif Gunakan template dalam komunikasi proyek Bangun infrastruktur komunikasi

Kesimpulan Tujuan dari manajemen komunikasi proyek adalah untuk memastikan generasi, koleksi, sosialisasi, penyimpanan, dan disposisi informasi proyek yang tepat waktu dan sesuai. Proses utama manajemen komunikasi : Perencanaan komunikasi Distribusi informasi Pelaporan kinerja Pengelolaan stakeholder