Perencanaan Dan Pengendalian Proyek http://www.mercubuana.ac.id MODUL 9 METODE DAN TEKNIK PENGENDALIAN BIAYA 1. Identifikasi Varian Pada setiap rapat yang membicarakan aspek pengendalian biaya dan jadwal, akan selalu ditanyakan bagaimana kemajuan pelaksanaan kegiatan terakhir; apakah pengeluaran Angka kenyataan pemakaian tenaga melebihi anggaran atau kemajuan sesuai dengan anggaran dan jadwal. Untuk itu, menjelang saat pelaporan, dikumpulkan informasi mengenai status akhir kemajuan proyek dengan menghitung jumlah unit yang diselesaikan. Informasi ini kemudian dikenal sebagai analisis varians, yang akan memperlihatkan perbedaan antara hal-hal berikut :  Biaya pelaksanaan dengan anggaran  Waktu Pelaksanaan  Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencana .  Tanggal akhir dengan rencana.  Anggka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran  jumlah penyelesaian dengan rencana. A . Mendorong Mencari Penyebabnya Di samping menunjukkan angka perkumulatif antara rencana dan pelaksanaan pada saat pelaporan, analisis varians telah terjadi varians yang paling dominan dan kemudian mencari penyebabnya utuk diadakan koreksi. Terjadinya varians yang relatif besar, digunakan sampai memantau kemajuan pelaksanaan proyek. Batas tertentu untuk kegiatan akuntansi dan audit proyek yang berfungsi antara lain untuk meyakinkan apakah pembebanan biaya telah sesuai dengan prosedur dan alokasi, termasuk verifikasi dan penelitian kebenaran apakah telah dilaksanakan sesuai rencana anggaran. Jadi, Pendekatan dengan cara di atas akan memberikan gambaran hasil kerja lalu dan menunjukkan perbandingan hasil pelaksanaan dan perencanaan. B. Varians dengan Grafik "S" Cara lain untuk memperagakan adanya varians adalah dengan menggunakan grafik. Grafik dibuat dengan sumbu-X sebagai nilai kumulatif biaya atau jam-orang yang telah digunakan atau persentase (%) penyelesaian pekerjaan, 1

http://www.mercubuana.ac.id Perencanaan Dan Pengendalian Proyek Contoh Penggunaan Grafik "S" Contoh sederhana penggunaan grafik "S" adalah untuk menunjukkan varians biaya terhadap waktu seperti terlihat pada gambar atau grafik pelaksanaan kon- struksi dengan angka anggaran dan pengeluaran yang terjadi selama pelaksanaan konstruksi. Data yang diperoleh kemudian dianalisis dengan memakai metode grafik "S" dan penyajian dengan grafik "S" lebih jelas menunjukkan kecenderungan "membengkak" nya varians biaya dibanding dengan memakai cara tabulasi. C. Kombinasi Bagan Balok dan Grafik "S" Salah satu teknik pengendalian kemajuan proyek adalah memakai kombinasi grafik "S" dan tonggak kemajuan (milestone). Milestone adalah titik yang menandai suatu peristiwa yang dianggap penting dalam rangkaian pelaksanaan pekerjaan proyek. Perisfiwa itu dapat berupa saat mulai atau berakhirnva pekerjaan. Arti penting ini, misalnva, dihubungkan dengan keterkaitan perisfiwa tersebut dengan pekerjaan lain yang tidak dapat dimulai atau dilanjutkan sebelum milestone terlaksana. Sebagai Contoh, pekerjaan pembuatan pondasi proyek pembangunan perumahan. Sebelum pondasi selesai, pekerjaan lain seperti membuat lantai atau mendirikan dinding belum dapat dimulai, sehingga akhir dari pembuatan pondasi merupakan milestone.Titik milestone ditentukan pada waktu pembuatan perencanaan dasar yang disiapkan sebagai tolok ukur kegiatan pengendalian kemajuan proyek. Penggunaan milestone yang dikombinasikan dengan grafik "S" amat efektif untuk mengendalikan pembayaran berkala. Hal ini akan dibahas pada bagian yang membahas mengenai administrasi kontrak dan keuangan proyek. Konsep Nilai Hasil Sebelumnya telah disebutkan bahwa angka angka yang dihasilkan analisis varians menunjukkan perbedaan hasil kerja pada waktu pelaporan dibandingkan dengan anggaran atau jadwalnva. Dengan kata lain, metode ini menjawab pertanyaan apakah proyek pada saat ini (saat pelaporan) masih sesuai dengan anggaran atau jadwal. Kelemahan metode ini, yang menganalisis varians biaya dan jadwal masing-masing secara terpisah, adalah tidak mengungkapkan masalah kinerja kegiatan yang sedang dilakukan. Misalnya, walaupun suatu kegiatan tertentu pada saat pelaporan dinyatakan memiliki kemajuan yang melampaui 3

http://www.mercubuana.ac.id Perencanaan Dan Pengendalian Proyek diselesaikan. http://www.mercubuana.ac.id  Ditanyakan: berapa nilai hasil (earned value) pada saat pelaporan? Nilai hasil adalah biaya yang dianggarkan dari pekerjaan yang telah diselesaikan. Jumlah yang telah diselesaikan adalah 75 M3 atau = (75/300)(100% ) = 25%, dengan demikian menurut anggaran, pengeluaran adalah sebesar (25%)(Rp80 juta) = Rp20 juta. Jadi, nilai hasil adalah Rp 20 juta. Dalam hal ini pengeluaran aktual dapat lebih kecil (Rp15 juta), lebih besar ( Rp35 juta ) atau sama dengan nilai hasil, tergantung dari efisiensi pelaksanaan pekerjaan. Bila pekerjaan dilakukan dengan amat efisien dari yang diperkirakan dalam anggaran sehingga pengeluaran misalnya hanya Rp l5 juta, maka dikatakan nilai basil (Rp 20 juta) lebih besar dari pengeluaran. Dan bila yang terjadi adalah sebaliknya, maka nilai hasil lebih kecil dari pengeluaran (Rp35 juta). B. Pekerjaan yang Masih Berlangsung Contoh di atas adalah kasus yang sesungguhnya lebih ruwet. Misalnya, dalam satu paket yang terdiri dari pekerjaan a, b, c, dengan kemajuan sebagai berikut:  Pekerjaan a telah selesai 100 persen. Pekerjaan b masih dalam proses, sudah dimulai tetapi belum 100 persen selesai. Pekerjaan c belum dimulai sama sekali. Untuk menghitung nilai hasil paket kerja di atas, pendekatan yang digunakan adalah dengan memperhatikan bobot komponenkomponen pekerjaan tersebut terhadap total (a + b + c), sedangkan nilai basil komponen- komponen adalah sebagai berikut:  Komponen a telah 100 persen selesai = 100. Komponen b = besarnya persentase penyelesaian fisik sesungguhnya. Komponen c belum mulai = 0. Contoh perhitungan nilai hasil suatu paket yang terdiri dari beberapa pekerjaan dengan tingkat penyelesaian yang berbeda. Kegiatan konstruksi terdiri dari komponen-komponen pekerjaan menyiapkan lahan, civil, dan bangunan, memasang peralatan, memasang pipa, listrik dan instrumen isolasi serta pengecatan, dengan anggarannya masing-masing. Pada saat pelaporan diketahui penyelesaian fisik masing-masing komponen, sehingga dapat dihitung nilai hasil paket kerja 5