Intervensi Perubahan IT Pada Grup Soho Presentasi Kelompok: Hendro-Ririn-Elisabeth

Profil Grup Soho Produk usaha : Jenis usaha : Competitive Advantage : Produksi dan distribusi obat-obatan (produk farmasi) dan kesehatan Jenis usaha : Perusahaan keluarga (lokal) Competitive Advantage : R&D Struktur usaha : PT Soho Industri Farmasi PT Ethica Industri Farmasi PT Parit Padang

Profil Grup Soho Visi : Menjadi leading corporation dalam bidang produksi dan distribusi health care product dan menuju ke arah customer satisfaction dengan produk yang bermutu

Sejarah perkembangan Grup Soho 2007 After two years of implementation 2005 Change management using BSC – S-MAP approacj 2003 Start to plan change in group level 1999 Change in IT implemented Identification of need to change 1998 The 1st generation – Mr. Tan passed away, taken over by the snd Tan 1997 Soho Farma Industri established 1951 Ethica Industri Farmasi established 1946

Analisa Problem & Identifikasi Strategi Grup Soho Current Situation Kondisi finansial sudah baik  pertumbuhan stabil Perusahaan hanya berfokus pada meningkatkan volume penjualan dengan tradiosional marketing Keluhan / Symptom: Budaya & cara kerja perusahaan blm align dengan strategi Karyawan bekerja terkotak-kotak  tidak ada koordinasi antar unit usaha, spt. Produksi dengan Marketing Komunikasi pusat dan cabang kurang baik Aktivitas individu tidak align dengan strategi 7S Current Shared Value Not OK – due to kultur konservatif Strategy Not OK – due to more tight competition Structure OK System Not OK – due to not integrated between distribution and manufacturing Style Not OK – due to not integrated management style in each company Staff Not OK – no view on company’s strategy and need of people to support the business Skill Not OK – no alignment with strategy

Organization Transformation Based on 3rd Generation KM: Agile 1st Generation KM: IT based, Best Pratice Sharing Hard variable Structure Strategy System (+) Speed of Learning Anticipate discontinuity (-) Speed of Learning Shared Value (culture) 3rd Generation KM: Agile K-Workers Skill Style Staff Soft variable 2st Generation KM: Social interaction, Community of Practice 4/5/2017

Learning Speed E1 E2 E3 E4 Strategy Organization Group Dynamic Realized Strategy Learning Speed Environment Turbulence and Uncertainty E1 E2 E3 E4 Strategy Organization (System) Gap: Learning/ Change Speed Gap: Learning / Change Speed Gap: Learning/ Change Speed Group Dynamic Soft variable Individual learning Soft variable Agile Learning Org: Organisasi Pembelajar yang dapat berubah dan ber adaptasi scara cepat Terhadap perubahan dan dinamika lngstra 4/5/2017

IT and Human Capital changes IT Equipment and Systems People Use information Change behaviour

To become players in national and regional People with traditional approach Implementing strategy map

The Strategy Map Pilihan banyak R&D Production Marketing Customer Perspective Financial Growth & Sustain Pendapatan dari tambahan ragam produk Pendapatan dari loyal customer Customer Perspective Pilihan banyak Harga terjangkau Kualitas baik Layanan mudah, ramah & memuaskan Mudah diperoleh/ selalu tersedia Internal Process Perspective R&D Production Supply Chain Management Marketing Customer Relation Learning & Growth Perspective Human Capital Information Capital Organization Capital

Formulasi Strategi Untuk bersaing dengan produk2 kompetitor dan meningkatkan pangsa pasar, maka strategi yg dilakukan adalah Product Development Produk baru dihadapi dengan strategi inovasi Pasar/potensial pelanggan yang ada dihadapi dengan strategi customer intimacy / satisfaction Produk sdh ada Produk baru Market ada Strategi Penetrasi Strategi Prod Dev. Market Baru Strategi Market Dev. Strategi Diversifikasi

Integration in IT improvements for its 3 companies IT Strategic Grid Integration in IT improvements for its 3 companies Factory Strategic Support Turnaround Operation Dependence Strategic value

Individual competence CM - IT Intervention Sentralisasi sistem komputer untuk membuat arus komunikasi dan koordinasi lebih baik Aplikasi IT dengan modul yang lebih lengkap untuk mendukung CRM Elektronik PA (performance appraisal) untuk meng-align BSC individu/unit dengan strategi korporat Media online untuk sharing knowledge antar karyawan atau karyawan dengan manajemen Intranet dan internet Website untuk layanan pelanggan (Q&A/feedback/complaint management dll) Mail-list atau mail-group dalam supply-chain (dokter/ahli kesehatan/penyedia bahan baku dsb) Internal structure External structure Individual competence 1 2 3 6 8 5 4 7 9

CM - Human Process Intervention Individual Pelatihan BSC oleh konsultan pada awal program Atasan mengingatkan tentang pencapaian sasaran setiap waktu Program motivasi Membagi bonus walaupun krisis Mendorong kreativitas karyawan Sayembara nama Coaching – bertanya pada yang lebih memahami Program Komunikasi (Communication plan) Membuat spanduk, kaos Menjangkau sampai level terbawah, spt. Supir, kurir Akses bertanya bagi karyawan kepada top manajemen Grup Tiap unit dituntun melakukan perbaikan sistematis dalam tugas masing-masing Latihan dan pengulangan Me-rekrut dari luar untuk mendapat ide baru Rapat setiap bulan untuk membahas score card Organisasi Membuka divisi baru yaitu Manajemen Strategi Korporat Grup Soho 1 2 3 6 7 Internal structure External structure Individual competence 8 5 4 9

S-Map implementation process Regular meeting for all companies – monitoring progress and integrated solution for any problems arise Sering meeting Lama, krn meeting tidak fokus Set up vision/mission by the family – cascading down to each companies and to all level objective Karyawan di ajak berdiskusi dan memasukkan ide Set up internal team for socialiation process Training ;langsung oleh konsultan luar Peserta terdiri dari pemilik sampai manager Karyawan diajak memasukkan ide Keeping momentum by pasang spanduk dan bagi2 kaos Gerilya ke 25 cabang Ada di buletin internal perusahaan Sosialisasi BSC /K-Map for manager team

1st implementation S-Map in 2005 Result 1st implementation S-Map in 2005 2007: Pendapatan meningkat rata2 25% PBIT naik 8 – 11% Pangsa pasar naik Customer satisfaction naik Training plan yang lebih terencana and aligned Item produk lebih banyak Start to export (1%) Established new company