STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN PENGADAAN BARANG/JASA DIREKTORAT LOGISTIK INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

ISI PEMAPARAN PROSES BISNIS ORGANISASI LOGISTIK JENIS SOP UTAMA YANG BERKAITAN DENGAN UNIT KERJA

PROSES BISNIS

ALUR SISTEM PENGADAAN SATUAN PENGAWAS INTERNAL e- BUDGETING DIREKTORAT PERENCANAAN DAN DIREKTORAT LOGISTIK SATUAN PENGAWAS INTERNAL e- BUDGETING DIREKTORAT LOGISTIK e-PLANNING e-PROCUREMENT e- MONEV PENYUSUNAN RKA DAN RI (SISPRAN) PENYUSUNAN KERTAS KERJA DIREKTORAT LOGISTIK DAN DIREKTORAT SP e- PERFORMANCE e-DELIVERY & e-INVENTORY DIT LOGISTIK DAN DIREKTORAT KEUANGAN e-PAYMENT E- PENGAJUAN PENGADAAN SISTEM KERTAS KERJA E-PROCUREMENT E- CONTRACT HANDLING E- MONITORING SISTEM MANAJEMEN REKANAN ORACLE PURCHASING SISTEM BAST ORACLE INVENTORY SIMAK BMN SISTEM SPP SISTEM SPM KKPN APLIKASI SPAN ORACLE PAYABEL

ORGANISASI PELAKSANA PENGADAAN BARANG JASA SESUAI PERPRES 54/2010 PA (PENGGUNA ANGGARAN = MENDIKBUD)/KPA (KUASA PENGGUNA ANGGARAN = REKTOR) PPK (PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN) ULP (UNIT LAYANAN PENGADAAN)/ PEJABAT PENGADAAN) PANITIA/PEJABAT PENERIMA HASIL PEKERJAAN

STRUKTUR ORGANISASI DIREKTORAT LOGISTIK ITB DIREKTUR WAKIL DIREKTUR I KEPALA ULP WAKIL DIREKTUR II PERANGKAT PPK WAKIL KEPALA/ SEK ULP PERANGKAT PEJABAT PENERIMA HASIL PEKERJAAN Sekretariat Divisi Hukum Sub Direktorat Perencanaan Pengadaan, Kontrak, dan Monev Sub Direktorat Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Sub Direktorat Sistem Informasi, LPSE, Penerimaan Pekerjaan, dan Keuangan Seksi Perencanaan Pengadaan Jasa Seksi Perencanaan Pengadaan Barang Seksi Kontrak Pengadaan Seksi Monev . dan Hubungan Eksternal Seksi Pengadaan Jasa Seksi Pengadaan Barang Koor.Pengadaan Langsung Seksi Pemeriksaan dan Penerimaan Barang Seksi Pengawasan dan Penerimaan Jasa Seksi Keuangan Seksi Sisfo dan LPSE

BEBERAPA SOP DITLOG Sekretariat Perencanaan Pengadaan & Monev Pemilihan Penyedia Barang/Jasa Kontrak & Penerimaan Pekerjaan Pengajuan Pembayaran (Keuangan) SOP Perencanaan Pengadaan Barang SOP Pembuatan Master Barang SOP Perencanaan Pengadaan Jasa SOP Penetapan HPS SOP Penyampaian Dokumen Pengadaan ke Bagian Pemilihan Penyedia SOP Alur Dokumen Pengadaan (Lelang dan Pengadaan Langsung) SOP Kebijakan Pengalihan Jalur Kewenangan Pengadaan SOP Dasar Pemilihan Rekanan yang Diundang atau Direkomendasikan SOP Evaluasi Dokumen Penawaran SOP Penanganan Gagal Lelang/Pembatalan Lelang SOP Pemasukan dan Pembukaan Penawaran SOP Penyelenggaraan Pre-Construction Meeting Pekerjaan Jasa Pembangunan SOP Penerbitan Kontrak (Surat Perjanjian Kerjasama) SOP Penerimaan Barang (di gudang penerima dan atau langsung di tempat user) SOP Pengawasan Pekerjaan Jasa dan Pelaporan SOP Instalasi dan Uji Fungsi SOP Perbaikan Barang Dalam Masa Garansi SOP Permintaan Penggunaan Ruang Rapat SOP Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar SOP Permintaan Penggunaan Kendaraan Dinas SOP Permintaan Kebutuhan Fasilitas Kantor SOP Pengajuan Pembayaran Jalur Pengadaan Unit Kerja UP dan LS (<50 jt) SOP Pengajuan UMK SOP Pengajuan Pembayaran Pengadaan Barang/Jasa Jalur Logistik SOP Verifikasi dan Pendaftaran Rekanan LPSE SOP Penerbitan BA Aanwijzing dan Addendum SOP Pengadaan Barang/Jasa Jalur Kewenangan Unit Kerja SOP Perawatan Kendaraan Dinas SOP Bantuan/Penanganan Sistem Oracle EBS SOP Pengumuman Pemenang SOP Pendataan Pengajuan Kerja Lembur (Fasilitas Lembur, Uang Lembur) SOP Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing) SOP Swakelola (Tata Cara Pelaksanaan, SK Tim) SOP Pengelolaan Kepegawaian (kartu pegawai, asuransi, honorarium) SOP Penyampaian Dokumen Hasil Pengadaan ke Bagian Kontrak & Penerimaan Hasil Pekerjaan SOP Pembuatan SK Tim & Pembayaran Honor Non Pegawai SOP Perizinan Mengadakan Kegiatan di Luar Kota/Luar ITB SOP Penanganan Sanggah BEBERAPA SOP DITLOG SOP Quality Assurance Incoming dan Outgoing Data

SOP UTAMA TERKAIT UNIT KERJA SOP PENGAJUAN PENGADAAN DAN PERUBAHANNYA SOP RAPAT PENJELASAN PENGADAAN SOP PENERIMAAN HASIL PENGADAAN SOP PENGAJUAN KONTRAK SWAKELOLA SOP PEMBAYARAN PENGADAAN SOP PERBAIKAN ATAS HASIL PENGADAAN

DIAGRAM ALIR SOP PERENCANAAN PENGADAAN JASA NO URAIAN PEKERJAAN UNIT KERJA (UKA & UKP) SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA LOGISTIK DIREKTORAT SARANA DAN PRASARANA SEKSI MONEV DAN HUBUNGAN EKSTERNAL ULP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 UNIT MELAKUKAN RI (RENCANA IMPLEMENTASI) DI SISPRAN. SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA MEMILIH JALUR PENGADAAN (JALUR LOGISTIK ATAU JALUR UNIT). UNIT KERJA MENGUSULKAN PAKET PENGADAAN JASA MELALUI SURAT DAN DATA PENDUKUNG (RAB, RKS/SPEK, KAK, GAMBAR KERJA) MELALUI APLIKASI DI WEB :http://sisfo.logistik.itb.ac.id:8001., HARD COPY DIKIRIM KE DIREKTORAT LOGISTIK SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA BERKOORDINASI DENGAN DIREKTORAT SARANA DAN PRASARANA ( UNIT KERJA) TERKAIT VERIVIKASI DOKUMEN TEKNIS. SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA MEREVIEW DOKUMEN TEKNIS TERDIRI DARI RAB, SPESIFIKASI/RKS, KAK, GAMBAR KERJA UNTUK DOKUMEN NON TEKNIS TERDIRI DARI SUMBER DANA DAN MAK DIKOORDINASIKAN DENGAN SEKSI MONEV JIKA DOKUMEN TEKNIS DAN NON TEKNIS ADA KEKURANGAN/PERBAIKAN MAKA DILAKUKAN KOORDINASI DAN DOKUMEN DIKEMBALIKAN KE USER UNTUK DILENGKAPI DAN DIPERBAIKI MELALUI APLIKASI DI WEB :http://sisfo.logistik.itb.ac.id:8001. JIKA DOKUMEN TEKNIS DAN NON TEKNIS SUDAH LENGKAP MAKA DILANJUTKAN PENETAPAN HPS & MEMBUAT REQUITITION SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA MENGIRIMKAN DOKUMEN TEKNIS (BoQ, SPESIFIKASI/RKS, GAMBAR KERJA, KAK HARD COPY, DAN SOFT COPY), PENETAPAN HPS DAN REQUITITION KE ULP. SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA MENGADAKAN PREBID YANG DIHADIRI OLEH ULP, SEKSI MONEV RI 1 2 PEMILAHAN RAB, KAK/RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA VERIFIKASI BoQ, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA RAB, KAK/RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA 3 4 REVIEW DOKUMEN VERIFIKASI ANGGARAN 5 6 7 HPS & REQ HPS, REQ, BoQ, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA 8 PREBID MEETING 9

SOP PENGAJUAN KERTAS KERJA DIREKTORAT PERENCANAAN UNIT KERJA (UKA & UKP) DIREKTORAT LOGISTIK DIREKTORAT PERENCANAAN Pengajuan Kertas Kerja Verifikasi Kertas Kerja 1 2 Approve 3 4 tidak 5 ya Revisi Kertas Kerja SISFO DITLOG SISPRAN 6

Penjelasan Kertas Kerja (1) Tujuan Kertas Kerja adalah menyusun perencanaan kebutuhan barang beserta Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang dapat dipertanggungjawabkan keakuratannya, yang dilakukan sebelum proses Rencana Implementasi (RI) di SISPRAN. Kelompok barang yang harus disusun kertas kerjanya oleh unit kerja (khusus belanja Modal): Peralatan Ilmiah, Optikal dan Instrumentasi. Peralatan Pengukuran Mesin-mesin Industri, Umum dan Pembangkit Energi Kelompok barang yang harus dikoordinasikan ke USDI dalam menyusun kertas kerja (khusus belanja Modal): Mesin Pengolahan Data Elektronik (Komputer, Server, Laptop, Scanner) Peralatan Komunikasi dan Audio Visual (LCD, Video Conference) 5. Kelompok barang yang dapat dilihat di katalog : Kendaraan (Mobil, Motor) Kemikalia

Penjelasan Kertas Kerja (2) 6. Kelompok barang yang dikoordinasikan ke Direktorat Sarana dan Prasarana dalam penyusunan kertas kerjanya: Peralatan Bangunan, bengkel dan Pertukangan Peralatan Elektrik, mekanik, Lift dan pemipaan Pengadaan Air Conditioner (AC) 7. Kelompok bahan habis dan kelompok barang lainnya dapat langsung diambil dari master barang SISPRAN. Syarat penyusunan kertas kerja : Nama dan spesifikasi barang tidak boleh mencantumkan atau mengarah pada merek dan tipe barang tertentu Melakukan survei harga minimal ke dua tempat berdasarkan harga dari pabrikan/agen/distributor dengan memperhitungkan biaya import dan pajak-pajak. Berdasarkan perpres kertas Kerja yang diusulkan hanya berlaku 28 hari.

SOP PENGAJUAN PERUBAHAN RI (SPESIFIKASI, KUANTITI) UNIT KERJA (UKA & UKP) PERENCANAAN BARANG DIREKTORAT LOGISTIK ULP DIREKTORAT LOGISTIK Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang PENGAJUAN PERUBAHAN RI 1 Review 4 Aanwijzing 5 Spesifikasi, harga, ketersediaan barang dipasaran Konfirmasi, Membuat Surat Persetujuan Perubahan tidak 2 Revisi ya 6 ya Tanda tangan Surat Persetujuan Perubahan (oleh Kabag/Kasubbag SP) tidak Penetapan HPS , BOQ 3 Proses Pengadaan 7

Penjelasan SOP Perubahan RI Setelah unit kerja melakukan RI di Sispran, Direktorat Logistik menarik data RI tersebut, kemudian dibuat pemaketan Dari pemaketan tersebut kemudian setiap item barang direview oleh reviewer perencanaan barang dari sisi spesifikasi, kewajaran harga/anggaran, serta ketersediaan barang tersebut di pasaran. Jika point 2 tidak dipenuhi maka reviewer berkoordinasi dengan unit kerja pengusul untuk melakukan revisi. Setelah ada konfirmasi atas revisi kemudian dibuatkan surat persetujuan perubahan yang harus di tandatangani oleh pengelola SP unit kerja ybs. Surat persetujuan perubahan yang telah ditandatangani pengelola SP unit kerja, dikembalikan ke pihak perencanaan barang untuk dibuatkan BOQ final nya. Jika point 2 terpenuhi maka pihak perencanaan barang membuat penetapan HPS dan BOQ untuk kemudian diberikan kepada pihak ULP untuk dilakukan proses pengadaannya. Pada proses pengadaan tahap aanwijzing, jika unit pengusul masih akan mengajukan perubahan terhadap item barang atau terjadi perubahan atas dasar aanwijzing, maka kembali tim perencana barang membuat surat persetujuan perubahan yang harus ditandatangani oleh pengelola SP unit ybs.

DIAGRAM ALIR SOP RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIZING) NO URAIAN PEKERJAAN SUBDIT PERENCANAAN PENGADAAN B/J POKJA ULP SUBDIT PEMILIHAN PENYEDIA B/J SEKRETARIAT DITLOG USER (UKA/UKP) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 SUBDIT PERENCANAAN PENGADAAN BARANG & JASA MENYAMPAIKAN PAKET PENGADAAN (HPS, BOQ, GAMBAR, DAN RKS/KAK) KEPADA ULP. POKJA ULP MEMBUAT JADWAL PENGADAAN; MEMBUAT DRAFT SURAT UNDANGAN RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN ( AANWIZING); VERIFIKASI SURAT UNDANGAN RAPAT PENJELASAN (AANWIZING) SEBELUM DI TANDATANGANI KEPALA ULP. APPROVER SURAT UNDANGAN RAPAT PENJELASAN (AANWIZING) OLEH SUBDIT PEMILIHAN PENYEDIA B/J UNTUK DITANDATANGAI OLEH KEPALA ULP SURAT UNDANGAN RAPAT PENJELASAN DISAMPAIKAN KE SEKRETARIAT DITLOG UNTUK DI PERBANYAK (COPY) DI DISTRIBUSIKAN KEPADA UNIT KERJA DAN SEKSI PERENCANAAN B/J TERKAIT PAKET PENGADAAN B/J PELAKSANAAN RAPAT PENJELASAN (AANWIZING) SECARA ONLINE ATAU OFFLINE ANTARA POKJA, UNIT KERJA, SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN B/J, DAN PENYEDIA BARANG/JASA SESUAI DENGAN JADWAL YANG DITETAPKAN POKJA ULP MEMBUAT BERITA ACARA AANWIZING DENGAN BERKOORDINASI BERSAMA UNIT KERJA DAN SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN HPS, BoQ, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA 1 RAB, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA 2 MembuatJadwal 3 Draft Undangan Aanwizing 4 Verifi-kasi No 5 Yes Undangan Aanwizing 6 Undangan Aanwizing 7 Undangan Aanwizing 7 Undangan Aanwizing RAPAT AANWIZING 8 9 BA AANWIZING 9

SOP PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN BARANG SEKSI PEMERIKSAAN & PENERIMAAN NO URAIAN PEKERJAAN PPK SEKSI PEMERIKSAAN & PENERIMAAN PENYEDIA BARANG DIT. SARANA & PRASARANA USER (UKA/UKP) 1 2 3 4 5 6 7 SEKSI PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN BARANG MENERIMA KONTRAK/SPK BESERTA PURCHASE ORDER (PO) DARI PPK (MELALUI SEKSI KONTRAK) PENYEDIA MELAKUKAN PROSES PENGIRIMAN BARANG. SEKSI PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN BARANG MEMERIKSA DAN MENERIMA BARANG. PROSES ENTRY DATA / RECEIPT PADA ORACLE. SERAH TERIMA BARANG KEPADA DIREKTORAT SARANA DAN PRASARANA. PROSES INSTALASI DAN UJI FUNGSI BARANG PEMBUATAN BERITA ACARA SERAH TERIMA DAN BERITA ACARA PENYELESAIAN PEKERJAAN (BAPP) Kontrak Barang Undangan Aanwizing 1 Undangan Aanwizing PPK Mengeluarkan Peringatan 1 dan 2, hingga sanksi Blacklist bila penyedia tidak menyelesaikan pekerjaan sesuai waktu/mutu Persiapan Penerimaan barang (Kick off Meeting) RAB, RKS/SPEK, KAK/GBR KERJA Pengiriman barang tidak sesuai dokumen kontrak Pengiriman MembuatJadwal No Pemeriksaan & Penerimaan 3 2 5 BST1 Penyerahan Barang 4 BST3 BST2 6 Receipt 7 Bila hasil uji fungsi tidak sesuai, maka proses receipt di cancel dan dilakukan proses pengiriman kembali atas barang pengganti 8 Instalasi & Uji Fungsi 7 No BAST & BAPP Yes BAST & BAPP BAST & BAPP BAST & BAPP Selesai 9 9

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE SEKSI PEMERIKSAAN DAN PENERIMAAN BARANG 4

4

Input : Surat Permohonan Pembuatan SK Swakelola Penelitian SPK/Kontrak dan Input Data Kontrak di Aplikasi SPM 1. Input dan Output : Input : Surat Permohonan Pembuatan SK Swakelola Penelitian Output : a. SPK/Kontrak Penelitian b. Arsip Data Komputer (ADK) SPK/Kontrak c. Ringkasan, Kartu Pengawasan dan Register Data Realisasi Kontrak 2. Lingkup Pekerjaan : Bagian Legal Direktorat Logistik menerima permohonan pembuatan SK Swakelola Penelitian dari unit kerja. Bagian Legal Direktorat Logistik membuat SK Swakelola Penelitian. Bagian Legal Kontrak menerima draft SPK/Kontrak antara PPK dan Dekan unit kerja yang melakukan penelitian. SPK/Kontrak yang telah ditandatangani dikirim ke unit kerja masing-masing. Setelah SPK/Kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak, maka pihak dari unit kerja memasukan data SPK/Kontrak pada Aplikasi SPM yang dikeluarkan oleh KPPN Bandung. Hasil dari aplikasi tersebut berupa ADK, ringkasan kontrak, kartu pengawasan kontrak dan register data realisasi yang harus ditandatangani oleh PPK. Setelah ditandatangani oleh PPK, ADK, ringkasan kontrak, kartu pengawasan kontrak dan register data realisasi dikirim langsung ke KPPN Bandung. Menunggu persetujuan ADK dari KPPN Bandung, diberitahukan lewat email (apabila terjadi kesalahan dalam menginput kontrak, unit bersangkutan wajib untuk memperbaiki kesalahan tersebut dan melaporakn kembali ke KPPN Bandung) Setelah ada persetujuan dari KPPN Bandung, maka unit kerja dapat membuat SPP.

Alur SPK/Kontrak dan Input Data Kontrak di Aplikasi SPM

DIAGRAM ALIR SOP KONTRAK DAN INPUT DATA DI APLIKASI SPM NO URAIAN PEKERJAAN UNIT KERJA (UKA & UKP) BAGIAN LEGAL DAN KONTRAK DIR. LOGISTIK PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK) KPPN BANDUNG BAGIAN KEUANGAN DIR. LOGISTIK 1 2 3 4 5 6 7 8 9 UNIT MEMBUAT SURAT PERMOHONAN PEMBUATAN SK SWAKELOLA PENELITIAN BAGIAN LEGAL MEMBUAT/MEREVIEW SK SWAKELOLA PENELITIAN KEMUDIAN DITANDATANGANI OLEH PPK SETELAN SK PENELITIAN DITANDATANGANI UNIT KERJA MEMBUAT DRAFT KONTRAK PENELITIAN DRAFT KONTRAK DIKIRIM KE BAGIAN LEGAL (HARD COPY DAN SOFT COPY) BAGIAN LEGAL MEMBUAT/MEREVIEW DRAFT KONTRAK PENELITIAN KEMUDIAN DITANDATANGANI OLEH PPK DATA KONTRAK DI INPUT KEDALAM APLIKASI SPM SEKSI PERENCANAAN PENGADAAN JASA MENGIRIMKAN DOKUMEN TEKNIS (BoQ, SPESIFIKASI/RKS, GAMBAR KERJA, KAK HARD COPY, DAN SOFT COPY), PENETAPAN HPS DAN REQUITITION KE ULP. ADK, RINGKASAN, KARTUPENGAWASAN DAN DATA REALISASI KONTRAK DISETUJUI OLEH KPPN BANDUNG PEMBUATAN SPP OLEH UNIT KERJA Permohonan SK 1 2 Membuat SK Penelitian SK Penelitian Ditandatangan Draft Kontrak 3 Kontrak Ditandatangani Draft Kontrak dibuat/direview 4 5 6 Data Kontrak Di Input ke Aplikasi SPM ADK, Ringkasan, Pengawasan Dan Data DiSetujui 7 8 Pengarsipan ADK dll 9 Pembuatan SPP oleh Unit Kerja

SOP PERBAIKAN BARANG DALAM MASA GARANSI UNIT KERJA (UKA & UKP) DIREKTORAT LOGISTIK PENYEDIA BARANG Yes Mengajukan keluhan/komplain Barang Proses penerimaan dan pengecekan Barang Perbaikan Barang 1 2 Pengecekan masa Garansi 4 Barang dikembalikan 3 No Catatan: Kartu Garansi untuk pengadaan barang jalur logistik disimpan di unit kerja, kalau unit kerja mau mengajukan komplain harus menyertakan kartu garansi. Barang sudah diperbaiki Barang sudah diperbaiki 6 5

ITB Menuju World Class University TERIMA KASIH ITB Menuju World Class University