Arsip Nasional Republik Indonesia P EMBERKASAN

A KIBAT TIDAK ADA PENYUSUTAN

arsip kacau

P ENGERTIAN Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa yang dibuat dan diterima oleh pemerintahan daerah dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pemberkasan arsip (filing system) adalah suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Pemberkasan dapat dilakukan dengan metode pemberkasan subyek, numerik, alpha numerik, dan alphabetis. ( PERKA ANRI 18/2011).

M AKSUD DAN T UJUAN Maksud Menyatukan dan menyimpan setiap komponen arsip dalam satu kesatuan informasi secara logis dan sistematis. Tujuan Mewujudkan fungsi arsip sebagai bahan bukti - kegiatan/peristiwa - yang memenuhi syarat otentisitas dan kelengkapan. b.bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; (konsideans huruf b, UU 43/2009)

D ASAR H UKUM Pasal 3 Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk: a. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; d. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; e. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan f. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

D ASAR H UKUM.... Pasal 6 Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi. Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota.

PKD:wid-anri 9 MAS - LKD Penyelamatan Pengolahan Perawatan Penyimpanan Penggunaan LembagaSdmSistemSar-pra MAD - SKPD Penciptaan Penggunaan Penyimpanan Pemberkasan Perawatan Kebijakan Daerah Peraturan Anggaran Ps.5 UU.43/’09

P RINSIP Setiap berkas harus memenuhi unsur: a. Isi (konten);  otentik  terpercaya b. Konteks;  sesuai kegiatan/fakta c.Struktur.  menggambarkan kegiatan (file)  memory unit kerja (sub fond)  memory lembaga (fond)

P RINSIP.... Setiap berkas harus memenuhi syarat sebagai bukti, meliputi: a. Autentik; b.Lengkap; dan c.Terpercaya ( reliable ).

A LUR P EREKAMAN K EGIATAN Unit es II Unit es III Unit es IV Unit es III unit es IV fungsikegiatan fungsikegiatan

S TRUKTUR A RSIP KegiatanBerkas sub berkas A.perencanaan sub berkas B. pelaksanaan sub berkas C. hasil sub berkas D. evaluasi Item DPA

S TRUKTUR A RSIP Item DPA Kegiatan Sub Kegiatan Perencanaan Sub Kegiatan Pelaksanaan Sub Kegiatan Hasil Sub Kegiatan Evaluasi dan Pelaporan Sub Berkas Berkas

B ERKAS K EGIATAN A. Perencanaan  Kode Kegiatan  Nama Kegiatan RKT, DPA TOR, KAK RAB B. Pelaksanaan C.Hasil D.Evaluasi Keuangan Kegiatan Laporan Fisik: Foto/film Keuangan dan arsip Kualitas dan kemanfaatannya 2012 KLS Disusun Secara Kronologis

NoJenis KegiatanArsip sesuai dengan Jenis Kegiatan 1Kegiatan Rutin  Rubrik, sesuai aktifitas  Berkas obyek kegiatan (dosir) 2Kegiatan Proyek (sekali selesai )  Berkas Kegiatan (dosir) 3Kegiatan di luar Tupoksi  Sesuai tema/ substansi J ENIS B ERKAS A RSIP Y ANG T ERCIPTA

D AFTAR B ERKAS NoKegiatan AksesLokasiKet. KodeNama D AFTAR I SI B ERKAS NoKegiatan AksesLokasiKet. KodeNama

CATATAN Untuk Buku Agenda:  tidak untuk menyimpan arsip  beri catatan ttg lokasi simpan  diskusikan