Pengertian Sistem Dalam arti yang lebih luas, bahwa secara etimologis “system” berasal dari bahasa Greek yaitu “systema” dari asal kata “synistanai” yang berarti menempatkn secara bersama (to place together).

Dari batasan tersebut, pengertian sistem dalat dijabarkan ke dalam berbagai batasan sebagai berikut : Sebagai langkah-langkah kegiatan atau tata cara yang terorganisir secara rapih, serta merupakan satu kebulatan penuh dalam mencapai suatu tujuan yang diharapkan. Sebagai suatu rangkaian dari metode-metode, prosedur-prosedur atau penggolongan/pengklasifikasi –an yang tersusun secara rapih dan sistematis

Merupakan sekelompok dari pendapat-pendapat, peristiwa maupun anggapan-anggapan dan lain sebagainya yang disusun dan diatur sebaik-baiknya. Merupakan sekelompok bagian-bagian kegiatan berdasarkan suatu kerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

SISTEM NOMOR Tujuan Mengatur rekod/berkas secara teratur, sistematis selama diperlukan. Mengambil rekod/berkas kembali dalam waktu relatif singkat Menyatukan berkas yang saling berhubungan sehingga akan merupakan suatu informasi lengkap, teratur, urut. Sistem Nomor merupakan SISTEM FILING yang mendasarkan penyimpanan dan pengambilan rekod (surat) atas dasar KODE NOMOR.

DUPLEX SISTEM NOMOR DENGAN DUPLEX SEPERTI TSB DI BAWAH INI CONTOH : 1 PERSONALIA 1 – 1 LAMARAN 1 – 2 CUTI 1 – 3 MUTASI CUTI : 1 – 2 CUTI SAKIT 1 – 2 – 1 CUTI HAMIL 1 – 2 – 2 CUTI TAHUNAN 1 – 2 – 3 DAN SETERUSNYA

DESIMAL SISTEM DESIMAL SERING DISEBUT SEBAGAI SISTEM DEWEY SISTEM INI DICIPTAKAN OLEH SEORANG AMERIKA AHLI PERPUSTAKAAN BERNAMA MELVILE DEWEY PADA TAHUN 1873.

MELVILE DEWEY MEMBAGI PENGETAHUAN DALAM 9 GOLONGAN 000 KARYA UMUM 100 FILSAFAT 200 AGAMA 300 ILMU-ILMU SOSIAL 400 BAHASA 500 ILMU-ILMU MURNI 600 ILMU-ILMU TERAPAN/TEKNOLOGI 700 SENI 800 KESUSASTERAAN 900 SEJARAH

MESKIPUN PENGGOLONGAN KLASIFIKASI INI KHUSUS UNTUK PERPUSTAKAAN, NAMUN DASAR KLASIFIKASI INI DAPAT DITERAPKAN PULA PADA KEARSIPAN CONTOH : 000 HUMAS 100 KEPEGAWAIAN 200 KEUANGAN 300 LAPORAN 400 PAJAK 500 PENDIDIKAN 600 PERATURAN 700 PERLENGKAPAN 800 KEMAHASISWAAN 900 KERJASAMA

500 PENDIDIKAN 510 DIKLAT 520 PENDIDIKAN DALAM NEGERI 530 PENDIDIKAN LUAR NEGERI 540 TUGAS BELAJAR 550 PENATARAN 560 STUDY TOUR 570 KKL 580 WORK SHOP 590 SEMINAR

530 PENDIDIKAN LUAR NEGERI 531 EROPA 532 AMERIKA 533 AUSTRALIA 534 ASIA 531.1 BELANDA 531.2 INGGRIS DAN SETERUSNYA

SISTEM GEOGRAFIK DAN KODE WILAYAH KOTA SEMARANG KECAMATAN GENUK 50110 KECAMATAN GUNUNGPATI 50220 KECAMATAN MIJEN 50210 KECAMATAN SMG BARAT 50140 KECAMATAN SMG SELATAN 50230 KECAMATAN SMG TENGAH 50130 KECAMATAN SMG TIMUR 50240 KECAMATAN SMG UTARA 50120 KECAMATAN SMG TUGU 50150

Contoh : KEC. TUGU 50150 KEL. BRINGIN 50158 KEL. DESAKEHUTANAN 50156 KEL. JRAKAH 50151 KEL. KARANGANYAR 50152 KEL. MANGKANGWETAN 50153 KEL. MANGUNHARJO 50154 KEL. MANGKANGKULON 50155 KEL. NGALIAN 50159 KEL. PODOREJO 50157 KEL. RANDUGARUT 50153 KEL. TUGUREJO 50151

TUGAS! SUSUNLAH FILE KEC. TUGU MENURUT KODE POS ! BUATLAH GAMBAR LETAK FILE MENURUT ALFABETIK + NUMERIK ! BUATLAH FILE SUSUNAN ANGGOTA KELUARGA BERDASARKAN : KELURAHAN, RW, RT DAN KEPERLUAN DIMANA SAUDARA TINGGAL ! BUATLAH BON PINJAM ARSIP SALAH SATU KEPALA KELUARGA, DAN GAMBAR POSISI FILE YANG DIPINJAM, LENGKAP DENGAN TICKLER FILENYA !

KODE UNIT KERJA UNIVERSITAS NEGERI UGM J01 UI J02 UNAIR J03 UNHAS J04 USU J05 UNPAD J06 UNDIP J07 DAN SETERUSNYA

KODE : DJPB = DIREKTORAT JEND. PERBENDAHARAAN I = BANDA ACEH II = MEDAN III = PADANG IV = PAKANBARU V = JAMBI VI = PALEMBANG VII = BANDAR LAMPUNG VIII = BENGKULU IX = PANGKAL PINANG X = SERANG

XI = JAKARTA XII = BANDUNG XIII = SEMARANG XIV = YOGYAKARTA XV = SURABAYA XVI = PONTIANAK XVII = PALANGKARAYA XVIII = BANJARMASIN XIX = SAMARINDA XX = DENPASAR

XXI = MATARAM XXII = KUPANG XXIII = MAKASAR XXIV = PALU XXV = KENDARI XXVI = GORONTALO XXVII = MANADO XXIX = AMBON XXX = JAYAPURA

How to Conduct An Organized Search for A Lost Record